Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie 2011

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

• a)

  de wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

• b)

  verordening GBA: de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• c)

  bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;

• d)

  basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;

• e)

  aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet GBA;

• f)

  verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders Epe;

• g)

  beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen functionaris of dienst plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie personen;

• h)

  ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de basisadministratie van de gemeente Epe is opgenomen;

• i)

  geregistreerde: degene die geen ingeschrevene is en over wie gegevens zijn opgenomen in de basisadministratie van de gemeente;

• j)

  afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;

• k)

  binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een organisatieonderdeel is van de gemeente Epe;

• l)

  derde: elke andere persoon of instelling of rechtspersoondan een afnemer en de ingeschrevene;

• m)

  GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit GBA.

• n)

  authentiek gegeven; een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat bij wettelijkvoorschrift al authentiek wordt aangemerkt;

• o)

  protocollering: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie aan een afnemer of derde;

• p)

  telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100, lid 2 van de wet.

• q)

  reglement: reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Epe.

Artikel 3 Beheer van de basisadministratie gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA)

Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder g.

• a)

  de beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan;

• b)

  (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

• c)

  (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

• d)

  Verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelde, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie (bijlage II).

Artikel 6 Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens

Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:

• a)

  de (persoonsgegevens) beheerder;

• b)

  de door de beheerder aangewezen medewerkers werkzaam bij de eenheid Publiekswinkel;

• c)

  de tijdelijke (uitzend) krachten en stagiaires werkzaam bij de eenheid Publiekswinkel,

• d)

  voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet in de bijlage bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden; zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 7 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens worden verstrekt

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet GBA worden aan de in de bijlage II genoemde binnengemeentelijke afnemers, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens genoemd in de bijlage aangegeven gegevens verstrekt ten behoeve van de eveneens in genoemde bijlage aangegeven doeleinden of worden de gegevens systematisch verstrekt voor de daarbij genoemde doeleinden.

Artikel 8 Vrije derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid, van de wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet GBA, aan de in bijlage IV bij dit reglement aangegeven vrije derden gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 9 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet GBA worden telefonisch geen inlichtingen verstrekt.

Als er collega’s van andere gemeente bellen en het verzoek is terecht, dan wordt er teruggebeld op het algemene nummer van de betreffende gemeente. Dan wordt gevraagd naar de vragende collega en de gegevens worden dan telefonisch verstrekt.

Verder worden er gegevens verstrekt aan aangewezen medewerkers van de Politie. Zij zijn met name genoemd op een lijst. Deze lijst wordt bewaard in een map bij de balie van de Publiekswinkel.

Artikel 10 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 6, 7, en 8, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

Artikel 12 Categorieën van personen van wie gegevens zijn opgenomen en de opgenomen gegevens

De basisadministratie bevat:

• a)

  van de ingeschrevene de aangehaakte gegevens als genoemd in de GBA beheerregeling;

• b)

  van de geregistreerde de persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA en de genoemde aangehaakte gegevens.

Artikel 13 Wijze van verkrijging aangehaakte gegevens

Aangehaakte gegevens in de basisadministratie worden verkregen uit de basisadministratie op aangifte van de burger of middels verzoek tot plaatsing van een afnemersindicatie van de binnengemeentelijke afnemers.

Artikel 15 Verstrekkingen en de gegevens die worden verstrekt

Aan afnemers en derden kunnen op hun verzoek de in bijlage IV genoemde aangehaakte gegevens worden verstrekt voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene of geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 16 Verwijdering van gegevens

Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 4 weken.

Artikel 17 Protocolplicht

De beheerder houdt van het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 11 gedurende het jaar volgend op de verstrekking een protocol bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt.

Artikel 19 Recht op correctie

Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van aangehaakte gegevens, als bedoeld in artikel 36, lid 1 Wet bescherming persoonsgegevens worden ingediend bij de verantwoordelijke.

Artikel 20 Vernietiging

Vernietiging van aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet.

Artikel 21 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens artikel 10 van de verordening vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 22 Protocollering/verstrekking gegevens aan de burger

De privacyprocedures zoals beschreven in de Wet GBA, artikel 103 en 110, gelden ook voor gebruik door de binnengemeentelijke afnemers. Via andere geautomatiseerde toepassingen worden de verstrekkingen aan de binnengemeentelijke afnemers bijgehouden en kunnen herleid worden.

Een burger kan niet rechtstreeks om inzage vragen bij de beheerder van andere geautomatiseerde toepassingen. Indien een burger inzage wil in de gegevens die in het afgelopen jaar vanuit andere geautomatiseerde toepassingen over hem verstrekt zijn aan interne afnemers, moet hij het bij de eenheid Publiekswinkel opvragen van de gemeente van inschrijving.