Organisatiebesluit gemeente Epe

Artikel 1, Cultuur van de organisatie

• 1. Van directie en management wordt een managementstijl verwacht waarbij het management zorgt voor het vervullen van de organisatorische en inhoudelijke condities die het de mede-erkers mogelijk maken hun werk te doen. Het management zorgt dat de organisatorische en fysieke randvoorwaarden zijn vervuld die voor het werk nodig zijn, zodanig dat medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatiedoelen. Het management creëert mede door voorbeeldgedrag een werkomgeving met ruimte voor professioneel medewerkerschap.

• 2. Van allen wordt een dienstverlenende en klantgerichte attitude verwacht en een flexibele opstelling bij veranderingen in het takenpakket. Uitgangspunt voor professioneel mede-werkerschap is dat elke medewerker zelf verantwoordelijk is voor de eigen werkzaamheden en daarin met een initiatiefrijke en resultaatgerichte houding zoekt naar afstemming, samenwerking en verbeteringsmogelijkheden.

• 3. Van allen wordt verwacht dat zij hun werkzaamheden verrichten naar de gegeven kwaliteits-maatstaven en dat zij samenwerken aan het realiseren van de vastgestelde doelen van de organisatie als geheel en van de daarvan afgeleide doelen van de afdelingen.

• 4. Voor medewerkers, management en directie worden de vereiste competenties vastgesteld. Het competentieprofiel is het toetsingskader voor de geschiktheid bij benoeming en functioneren.

• 5. Uitgangspunt binnen de organisatie is een open en respectvolle onderlinge communicatie.

• 6. Van medewerkers, management en directie wordt verwacht dat zij te allen tijde integer handelen.

Artikel 2, Inrichting van de organisatie

• 1. Burgemeester en wethouders stellen de organisatorische hoofdstructuur vast.

• 2. Aan het hoofd van de hele organisatie staat de gemeentesecretaris, die samen met de adjunct-gemeentesecretaris de directie vormt.

• 3.

  • 1.

    De ambtelijke organisatie is ingedeeld in afdelingen. Afdelingen staan onder leiding van een afdelingsmanager.

  • 2.

    Aan de directie kan een stafafdeling worden toegevoegd.

• 4. De directie stelt, onder goedkeuring van burgemeester en wethouders, naamgeving, aantal en taken van de afdelingen vast. De taaktoedeling van de afdelingen kan afwijken van de in het BMC gegeven ordeningsprincipes indien de aard van de taak of de schaal waarop deze moet worden uitgevoerd afwijking bijzonder aangewezen maakt.

• 5. De afdelingsmanager stelt, onder goedkeuring van de directie, de interne structuur en naamgeving, aantal en taken van de onderdelen binnen de afdeling vast. Uitgangspunt voor de interne structuur is eenheid van leiding, wat wil zeggen dat een medewerker slechts één leidinggevende heeft, waardoor het duidelijk is wie leiding heeft, wie opdrachten mag geven, aan wie moet worden gerapporteerd en aan wie verantwoording moet worden afgelegd. Uitsluitend om reden van span of control kan er maximaal één hiërarchisch leidinggevend niveau (teamleider) onder het niveau van afdelingsmanager gepositioneerd worden.

• 6. De directie kan, naar aanleiding van een door burgemeester en wethouders vastgesteld projectvoorstel, besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen ter voorbereiding en/of uitvoering van het beleid van majeur politiek bestuurlijk belang, dat meerdere afdelingen aangaat. Het beheer van zo’n verband wordt opgedragen aan een projectleider (buitenlijns project).

• 7. De afdelingsmanager kan naar aanleiding van een door de directie vastgesteld project-voorstel, besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden binnen of tussen eenheden ter uitvoering van projecten ressorterende onder zijn/haar afdeling. De afdelings-manager zorgt voor afstemming met en betrokkenheid van andere afdelingen. Het beheer van zo’n verband wordt opgedragen aan een projectleider (binnenlijns project).

Artikel 3, Sturingsinstrumenten

• 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de ontwikkeling en het beheer van een instrumentarium voor planning en control ten aanzien van het gemeentelijke beleid en de gemeentelijke middelen.

• 2. Burgemeester en wethouders stellen een reglement vast, waarin de taken en bevoegdheden van de concerncontroller zijn geregeld.

• 3. De directie legt jaarlijks aan burgemeester en wethouders een plan voor ter uitvoering van de programmabegroting.

• 4. Ten minste twee keer per jaar en verder op door burgemeester en wethouders te bepalen tijdstippen legt de directie, door middel van een managementrapportage, verantwoording af over het gevoerd dagelijks beheer door de afdelingsmanagers.

• 5. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels omtrent de inrichting van een managementrapportage.

Artikel 4, De directie

• 1. Burgemeester en wethouders zijn ten opzichte van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie.

• 2. De ambtelijke leiding van de organisatie als geheel berust bij de directie.

• 3. De directie bestaat uit de gemeentesecretaris en de adjunct-gemeentesecretaris.

• 4. De gemeentesecretaris is voorzitter van de directie en jegens burgemeester en wethouders eindverantwoordelijk voor het functioneren van de directie, alsmede van de gehele ambtelijke organisatie.

• 5. De gemeentesecretaris richt zich primair op ondersteuning van burgemeester en wethouders en van de burgemeester en adviseert hen uit dien hoofde desgevraagd of uit eigen beweging over strategische onderwerpen. Hij neemt passende initiatieven in belang van consistentie, integraliteit, strategische actualiteit en externe uitingen van het gemeentelijk beleid.

• 6. De adjunct-gemeentesecretaris richt zich primair op de bedrijfsvoering en is uit dien hoofde gesprekspartner voor de afdelingsmanagers bij de totstandkoming van het afdelingsplan en de voortgang daarvan gedurende het jaar en adviseert burgemeester en wethouders desgevraagd of uit eigen beweging over strategisch concernbeleid.

• 7. De directie organiseert jaarlijks en op gezette tijden bijeenkomsten met burgemeester en wethouders om gezamenlijk de strategische onderwerpen en thema's te bespreken en hierover afspraken te maken.

Artikel 6, De adjunct-gemeentesecretaris

• 1. De adjunct-gemeentesecretaris is onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en met inachtneming van de bevoegdheden van de afdelingsmanagers verantwoordelijk voor:

  • a.

    de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden afdelingen;

  • b.

    een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

• 2. De adjunct-gemeentesecretaris:

  • a.

    ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de afdelingsmanagers, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

  • b.

    stelt in overleg met de afdelingsmanagers procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

  • c.

    legt in overleg met de afdelingsmanagers het systeem van voortgangssignalering vast.

  • d.

    voert periodiek overleg met de afdelingsmanagers over de voortgang van de werkzaamheden.

  • e.

    kan vergaderingen op afdelingen bijwonen.

• 3. De adjunct-gemeentesecretaris:

  • a.

    bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen de portefeuillehouders en de afdelingsmanagers, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige of wenselijke contacten.

  • b.

    bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de afdelingsmanagers, een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen. Hij geeft, indien noodzakelijk, aanwijzingen aan afdelingsmanagers om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

• 4. De adjunct-secretaris fungeert als afdelingsmanager van een aan de directie toegevoegde stafafdeling.

Artikel 7, De afdelingsmanager

• 1. De afdelingsmanager geeft integraal leiding aan de onder hem ressorterende afdeling en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor:

  • a.

    een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering aan burgemeester en wethouders;

  • b.

    een goede taakverdeling tussen de medewerkers;

  • c.

    dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan diens afdeling, naar behoren worden en kunnen worden vervuld;

  • d.

    een goed functionerend afdelingsoverleg;

  • e.

    alle rechtspositionele beslissingen over aangelegenheden die aan hem zijn gemandateerd.

• 2. De afdelingsmanager houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.

• 3. Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer de afdelingsmanager en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde aangelegenheid, is de visie van de afdelingsmanager bepalend. De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting.

• 4. De afdelingsmanager:

  • a.

    ziet er op toe dat een ambtelijk advies alleen wordt aangebracht als de portefeuille-houder bij de voorbereiding van het ambtelijk advies actief is betrokken bij de inhoud en richting, de politiek-bestuurlijke kanten en de timing. De portefeuille-houder kent het aangebrachte ambtelijk advies. Dat wordt kenbaar gemaakt in het ambtelijke advies. Het portefeuille-overleg dient er mede voor om de betrokkenheid te borgen;

  • b.

    draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies, zo mogelijk met alternatieven, volledig wordt voorgelegd aan burgemeester en wethouders;

  • c.

    indien een aangelegenheid tevens het taakgebied van één of meer afdelingen raakt of er coördinatiebehoeften of -mogelijkheden bestaan, ziet hij er op toe dat wordt overlegd met die andere afdelingen. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt de manager van de primair verantwoordelijke afdeling de aangelegenheid aan de gemeentesecretaris ter bespreking voor;

  • d.

    toetst de voorstellen die bij het college van burgemeester en wethouders worden ingediend voorts op:

  • .

    een heldere probleemstelling;

  • .

    integraliteit: de relatie met andere beleidsvelden, het collegeprogramma, de begroting, de strategische visie en de zogenoemde piofa-jc-aspecten;

  • .

    vermelding van politiek-bestuurlijk relevante keuzepunten;

  • .

    duidelijke formulering van het besluit van burgemeester en wethouders;

  • .

    een voorstel voor de interne en externe communicatie over het besluit.

• 5. De afdelingsmanager wordt bij afwezigheid vervangen door een door de directie aangewezen vervanger. Uitgangspunt daarbij is horizontale vervanging. Is deze vervanging niet geregeld of is ook de vervanger afwezig, dan neemt de adjunct-gemeentesecretaris de afdelingsmanager waar.

Artikel 8, Overleg directie – afdelingsmanagers (DIA)

• 1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de directie en de afdelingsmanagers wekelijks gezamenlijk overleg onder de naam 'DIA'. De adjunct-gemeentesecretaris is voorzitter van het DIA. Aan het DIA wordt een notulist toegevoegd.

• 2. In geval van verhindering van de adjunct-gemeentesecretaris treedt de gemeentesecretaris op als voorzitter.

• 3. In geval van verhindering worden de afdelingsmanagers vervangen door hun vervanger.

• 4. Indien het te bespreken onderwerp daartoe aanleiding geeft, kunnen anderen dan de leden van het DIA op verzoek van de voorzitter aan het overleg deelnemen.

• 5. De voorzitter stelt de agenda samen. De afdelingsmanagers kunnen, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tot uiterlijk de vrijdag voorafgaande aan de eerstvolgende vergadering schriftelijk agendapunten inbrengen. De adjunct-gemeentesecretaris bepaalt de vergaderorde.

• 6. Van het overleg wordt een besluitenlijst gemaakt. Bij de besluitenlijst wordt een wekelijks geactualiseerde actie- c.q. voortgangslijst gevoegd.

• 7. De afdelingsmanagers dragen zorg voor een spoedige overdracht van het besprokene naar de afdelingen. De besluitenlijst en daarbij behorende actie- c.q. voortgangslijst maken deel uit van het periodiek werkoverleg van de afdelingen.

• 8. Bij de uitwerking van zaken, die in het DIA zijn besproken, wordt van iedereen solidariteit en loyaliteit verwacht.

• 9. Het DIA heeft tot taak:

  • a.

    coördinatie van de uitvoering en advisering over het strategisch concernbeleid;

  • b.

    onderlinge afstemming van de stijlen van leidinggeven;

  • c.

    coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

  • d.

    zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang van de werkzaamheden;

  • e.

    informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken;

  • f.

    zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie;

  • g.

    bespreking en coördinatie van vergaderingen van burgemeester en wethouders;

  • h.

    totstandkoming van de bedrijfscultuur uit het BMC;

  • i.

    tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen en toetsing van signalen vanuit het bestuur op de praktische verwerking in de organisatie.

• 10. De activiteiten van het DIA zijn gericht op het tot stand brengen van:

  • a.

    coördinatie en zo nodig integratie van bestuurlijke en ambtelijke activiteiten en van ambtelijke activiteiten onderling, in tijd, procedure, werkverdeling, capaciteitsbesteding, kosten, kwaliteit en presentatie;

  • b.

    leiding geven en organiseren met het doel de juiste voorwaarden te scheppen om de effectiviteit van de organisatie in stand te houden en zo mogelijk te vergroten;

  • c.

    ontwikkeling van de organisatie en helder formuleren van visies en ideeën zowel ten aanzien van het beleidsproces als de sturing van de organisatie;

  • d.

    uitwisseling van informatie die voor meer dan één afdeling van belang is; 

Artikel 9, Afdelingsoverleg

• 1. Ter bewaking van de eenheid in advisering door de afdeling en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt afdelingsoverleg gevoerd.

• 2. Het afdelingsoverleg heeft in ieder geval tot taak:

  • a.

    doorkoppeling van het besprokene in de directie, het DIA en bespreking van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

  • b.

    planning en coördinatie van de werkzaamheden van de afdeling;

  • c.

    het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;

  • d.

    het bespreken van personeelsbeleid.

• 3. Aan het overleg nemen alle medewerkers deel. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor de afdelingsmanager, gehoord de adjunct-gemeentesecretaris, te besluiten met delen van de afdeling overleg te voeren.

• 4. Het afdelingsoverleg vindt tenminste éénmaal per maand plaats. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor de afdelingsmanager, gehoord de adjunct-gemeentesecretaris, te besluiten minder frequent te overleggen.

• 5. De afdelingsmanager draagt zorg voor de agendering van stukken. Hij zit het overleg voor. Medewerkers van de afdeling kunnen agendapunten inbrengen.

• 6. Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De medewerkers van de afdeling en de deelnemers aan het DIA krijgen een kopie van het verslag.

Artikel 10, Portefeuillemanagement

• 1. De afdelingsmanager voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:

  • a.

    de voortgang en planning van diverse zaken van de afdeling/portefeuille;

  • b.

    bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven;

  • c.

    het bespreken van nieuwe zaken voor de afdeling/portefeuille.

• 2. Dit overleg over agenda- en portefeuillemanagement vindt tenminste een maal per maand plaats.

Artikel 12, Slotbepalingen

• 1. In de gevallen waarin dit organisatiebesluit niet voorziet, wordt voorzien door burgemeester en wethouders;

• 2. Dit besluit kan worden aangehaald als de Organisatiebesluit gemeente Epe en treedt tegelijk in werking met de Aanpassingswet dualisering gemeenten.