de BYOD-regeling gemeente Epe

Geldend van 01-12-2018 t/m heden

Intitulé

de BYOD-regeling gemeente Epe

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Epe;

Gelet op het gestelde in artikel 160 van de Gemeentewet waarbij de bevoegdheid tot het vaststellen, van regels voor het ambtelijk personeel en gewezen personeel, behoudens de griffie, wordt opgedragen aan het college;

Gelet op het gestelde in artikel 15:1:25 van de CAR/UWO waarbij het college kan bepalen in welke - niet elders voorziene - gevallen een vergoeding van kosten zal worden verleend;

Gelet op de instemming van het Georganiseerd Overleg d.d. 7 november 2018.

B e s l u i t :

vast te stellen “de BYOD-regeling gemeente Epe”.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. Werkgever: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Epe dan wel diens gemandateerden.

b. Werknemer: de werknemer in de zin van artikel 1:1 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling sector Gemeenten (CAR) die in dienst is aangesteld en onder de werking van de CAR valt.

c. Extern personeel: (Tijdelijk) te werk gestelde medewerkers, niet vallend onder werknemer zoals onder b. bedoeld, zoals stagiaires, ingehuurd personeel, detacheringskrachten en overige medewerkers niet in loondienst. 

d. Device: De privé smartphone van de medewerker die zakelijk wordt ingezet en voldoet aan de door werkgever gestelde eisen (zie bijlage 1).

e. Gebruiker: Medewerker die zakelijk gebruik maakt van zijn privé smartphone.

f. Voorwaarden: Bij de byod regeling behorende voorwaarden over het gebruik van het device (bijlage 2).

g. Vergoeding Onbelaste onkostenvergoeding voor de inzet van de privé smartphone voor zakelijk gebruik.

Artikel 2 Doelgroep

  • 1. In het kader van deze regeling kan een werknemer (behalve Boa’s en werknemers van het crisisteam) in dienst bij  werkgever gebruik maken van de BYOD-regeling gemeente Epe. Deelname is vrijwillig en bedoeld voor de werknemer die het prettig vindt om zijn eigen device (Smartphone) en abonnement te gebruiken.

  • 2. Extern personeel  behoort niet tot de doelgroep van deze regeling.

Artikel 3. Vergoeding

  • 1. De werknemer die in het kader van deze regeling zijn eigen device inzet voor zakelijk gebruik  ontvangt hiervoor een onbelaste vergoeding van € 29,03 per maand. Hieronder zijn begrepen een bedrag voor het apparaat, een bedrag voor het abonnement (spraak en data bij een Smartphone), de verzekering, accessoires en het onderhoud.

  • 2. De onbelaste vergoeding wordt apart vermeld op de salarisstrook.

Artikel 4. Voorwaarden voor deelname

  • 1. De werknemer beschikt over een device dat voldoet aan de door werkgever gestelde eisen (zie bijlage 1).

  • 2. De werknemer heeft tijdens de aanvraagprocedure in Youforce verklaard bekend te zijn en akkoord te gaan met de voorwaarden bij Bring Your Own Device (bijlage 2) en beveiligingsregels en deze in acht te zullen nemen. Deze informatie is beschikbaar gesteld op WhatsEpe.

Artikel 5. Duur deelname

  • 1. Deelname aan deze regeling is voor de duur van 1 jaar en kan niet tussentijds worden beëindigd.

  • 2. Deelname aan deze regeling wordt per vervaldatum stilzwijgend verlengd voor dezelfde periode en vergoeding.

  • 3. Bij schorsing, non-activiteit of langdurig verlof stopt werkgever de maandelijkse onbelaste vergoeding en de-activeert de applicatie(s). De vergoeding stopt op de ingangsdatum van de schorsing, non-activiteit of langdurig verlof.

Artikel 6. Aanvraagprocedure

  • 1. De werknemer dient via Youforce een verzoek in voor deelname aan de BYOD-regeling, met vermelding van de gewenste ingangsdatum.

  • 2. De werknemer heeft toestemming van de leidinggevende om zijn device zakelijk te gebruiken en hiervoor een onkostenvergoeding aan te vragen.

  • 3. Deelname start altijd op de eerste van de maand.

Artikel 7. Eigendom device

Een onder deze regeling aangeschaft device is eigendom van de werknemer. Garantie en service regelt de werknemer zelf.

Artikel 8. Inkoopadvies

Werkgever kan de werknemer éénmalig adviseren bij de aanschaf van een device die voldoet aan de gestelde eisen.

Artikel 9. Functioneren apparatuur

De werknemer is verantwoordelijk voor het goed (blijven) functioneren van het device. Werkgever biedt ondersteuning als het gaat om de initiële installatie van de bel-app, het verzorgen van de toegang tot de agenda en email op het device en het functioneel beheer van de bel-app.

Artikel 10. Verlies en diefstal

Werkgever is niet verantwoordelijk voor de kosten die voor werknemer ontstaan door beschadiging, verlies of diefstal van het device.

Artikel 11. Wisselen van device

De werknemer die gebruik maakt van een smartphone die in bruikleen is verstrekt door werkgever en deel wil nemen aan de BYOD-regeling gemeente Epe kan er voor kiezen:

  • -

    de in bruikleen gekregen smartphone in te leveren bij werkgever en een eigen device in te zetten;

  • -

    de in bruikleen gekregen smartphone (zonder simkaart) over te nemen tegen betaling van de restwaarde + 10 procent.

  • -

    werkgever en  werknemer spreken een ‘overstapdatum’ af.

  • -

    na 1 jaar kan opnieuw worden gekozen tussen het zakelijk inzetten van de eigen smartphone of het gebruiken van een door werkgever in bruikleen verstrekte smartphone.

Artikel 12. Evaluatie

De BYOD-regeling wordt in het 4e kwartaal van 2019 geëvalueerd. Dit kan resulteren in een aanpassing van de BYOD-regeling en kan gevolgen hebben voor elke deelnemer aan de regeling.

Artikel 13. Wijzigingen

Wijziging van deze regeling voortvloeiende uit de evaluatie, prijsontwikkelingen in de markt of fiscale regelgeving vindt plaats nadat hierover in de commissie voor georganiseerd overleg overeenstemming is bereikt.

Artikel 14. Onvoorziene gevallen / hardheidsclausule

In situaties waarin deze regeling niet voorziet kan het College besluiten van de regeling af te wijken.

Artikel 15. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 december 2018. Deze regeling wordt aangehaald als “de BYOD-regeling gemeente Epe”.

Ondertekening

Epe, 6 november 2018

de burgemeester, Ir. H. van der Hoeve MPA
de secretaris, mw. C. Kats

Bijlage 1

Eisen smartphone

Taken

  • -

    Bellen en gebeld kunnen worden

  • -

    Mobiel e-mailen (opdrachten ontvangen)

  • -

    Mobiel agenda beheren

  • -

    Foto’s maken

  • -

    Benaderen clouddiensten/apps zoals (YouForce, zaaksysteem.nl, etc.) (via browser of mobielvriendelijke app.)

 

Benodigd: Smartphone + data- en belabonnement

 

Eisen smartphone:

  • -

    3G/4G mogelijkheid

  • -

    WiFi mogelijkheid

  • -

    Minimaal 4 inch scherm

  • -

    Minimaal 16 GB geheugen

  • -

    Draait op één van de volgende besturingssystemen: minimaal iOS 7 of hoger, Android 5.0 of hoger

  • -

    Koppelbaar met de Outlook-server voor email en agenda

  • -

    Belapp kan geïnstalleerd worden (type is nog niet bekend, maar wordt uitgevraagd met zelfde randvoorwaarden)

 

Eisen abonnement:

  • -

    Abonnement van minimaal 100 minuten voor bellen buiten de belapp (bij slechte data dekking).

  • -

    Databundel van minimaal 1GB

 

Eisen accessoires:

  • -

    Beschermhoesje

  • -

    Reserve oplaadsnoer