Nota reserves en voorzieningen gemeente Ermelo 2013

Bijlage 1: Teksten van relevante artikelen uit de “Gemeentewet”

Artikel 186

• 1.

  De begroting, de begrotingswijzigingen, de meerjarenraming, de jaarrekening en het jaarverslag worden ingericht overeenkomstig bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te geven regels.

Artikel 189

• 1.

  Voor alle taken en activiteiten brengt de raad jaarlijks op de begroting de bedragen die hij daarvoor beschikbaar stelt, alsmede de financiële middelen die hij naar verwachting kan aanwenden.

Artikel 191

• 1.

  De raad stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

Artikel 212

• 1.

  De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

• 2.

  De verordening bevat in ieder geval:

  • a.

    regels voor waardering en afschrijving van activa;

  • b.

    regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie.

Bijlage 2: teksten van relevante artikelen uit het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten” geldend per 17 juni 2012

Bijlage 3: Uitspraken Commissie BBV (notities, aanbevelingen en stellige uitspraken)

“Notitie riolering”, oktober 2009

Stellige uitspraak:

• 3.1

  Uit het oogpunt van transparantie en ten behoeve van de periodieke bijstelling van het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) is van belang dat de voorziening onderhoud resp. vervanging in de begroting en in de jaarrekening zodanig wordt toegelicht dat de relatie is te leggen met het GRP en inzicht kan worden geboden in het onderscheid onderhoud c.q. spaarcomponent vervangingsinvesteringen.

  De gemeente kan niet meer in mindering brengen op de boekwaarde van vervangingsinvesteringen dan aan spaarbedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen bijeen gespaard is in de voorziening. Uit oogpunt van efficiency kan de gemeente die een riooltarief in rekening brengt één rioolvoorziening op grond van art 44.2 BBV aanhouden waarin dan zowel de egalisatiebijdragen voor het toekomstig groot onderhoud als de spaarbedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen zitten. Het gemaakte onderscheid is nodig omdat de spaarcomponent voor toekomstige vervangingsinvesteringen in mindering gebracht worden op de aanschafwaarde van de betreffende investeringen (afboeking in de balanssfeer) en de pieklasten grootonderhoud rechtstreeks op de voorziening wordt afgeboekt.

Aanbeveling:

• 3a.

  De commissie BBV doet de aanbeveling om –als een gemeente een riooltarief hanteert- de gerealiseerde resultaten riolering te muteren op een bestemmingsreserve ‘riolering’, het geeft inzicht in de mate waarin de planning wordt gerealiseerd, en doet de aanbeveling de kaders ervoor vast te leggen in de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Herziene notitie grondexploitatie februari 2012 (bijgesteld)

Stellige uitspraak :

• 6.4.

  Het treffen van een afboeking of een voorziening gebeurt bij een geprognosticeerd verlies direct ter grootte van dit volledige verlies. Als sprake is van een voorziening ingericht ter bestrijding van de (verwachte) tekorten in grondexploitaties, dan moet die worden gepresenteerd als een waardecorrectie op de post Bouwgrond in exploitatie. Deze wijze van verantwoording is naar analogie van de voorziening voor dubieuze debiteuren.

Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen, mei 2007

Stellige uitspraak :

• 2.3

  Voorzieningen die worden gevormd om de (groot) onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd. Indien er geen (recent) beheerplan aanwezig is, kunnen de kosten van groot onderhoud wel door vrijval via resultaatbestemming vanuit een (daartoe gevormde) reserve worden gedekt.

• 3.1.

  De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen dus niet worden geactiveerd.

• -

  Kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

• -

  Kosten van groot onderhoud kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de administratie:

  • 1.

    Kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen, met eventuele vrijval via resultaatbestemming van een daartoe gevormde reserve.

  • 2.

    Kosten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het BBV).

• -

  Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

Aanbevelingen:

• 2c.

  Indien voor de dekking van de kapitaallasten van een investering met een economisch nut een reserve is opgebouwd, doet de commissie de aanbeveling om die bestemmingsreserve conform de (afschrijving)parameters van het bijbehorende actief via resultaatbestemming periodiek vrij te laten vallen ter (gedeeltelijke) dekking van de kapitaallasten.

Notitie invoering wijziging artikel 44.2 BBV

Met deze wijziging van het BBV worden de meeste nu onder artikel 44, lid 2 bedoelde voorzieningen een overlopende post.

De tekstuele wijzigingen

Artikel 44, lid 2:

Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b.

Artikel 49:

In de balans worden onder de overlopende passiva afzonderlijk opgenomen:

b. de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren;

Artikel 40a:

In de balans worden onder de overlopende activa afzonderlijk opgenomen:

a. de van Europese en Nederlandse overheidslichamen nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel;

b. overige nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen.

Ook voor de toelichting op de balans zijn er wijzigingen in het BBV aangebracht, waarmee het verloop van de nieuwe balansposten inzake overlopende activa en passiva zichtbaar wordt:

Artikel 52a:

1. In de toelichting op de balans wordt per uitkering met een specifiek bestedingsdoel het verloop gedurende het jaar van de ontvangen voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b, in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken:

• a.

  het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

• b.

  de toevoegingen;

• c.

  de vrijgevallen bedragen;

• d.

  het saldo aan het einde van het boekjaar.

2. In de toelichting op de balans wordt per uitkering met een specifiek bestedingsdoel het verloop gedurende het jaar van de nog te ontvangen voorschotbedragen, bedoeld in artikel 40a, onderdeel a, in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken:

• a.

  het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

• b.

  de toevoegingen;

• c.

  de ontvangen bedragen;

• d.

  het saldo aan het einde van het boekjaar.

Notitie hoofdlijnen resultaatbestemmen

Begroting en resultaatbestemmen

Artikel 17 BBV geeft aan hoe resultaatbestemmen in de begroting wordt verwerkt. In het overzicht van baten en lasten worden de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan bestemmingsreserves elk afzonderlijk zichtbaar gemaakt (zie onder d):

Artikel 17

Het overzicht van baten en lasten bevat:

• a.

  per programma, of per programmaonderdeel, de raming van de baten en lasten en het saldo;

• b.

  het overzicht van de geraamde algemene dekkingsmiddelen en het geraamde bedrag voor onvoorzien;

• c.

  het geraamde resultaat voor bestemming, volgend uit de onderdelen a en b;

• d.

  de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

• e.

  het geraamde resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d.

Via begrotingswijzigingen kan PS/raad gedurende het begrotingsjaar besluiten tot wijzigingen van het overzicht van baten en lasten (artikel 18 BBV). Als het gewenst is dat de door de raad geautoriseerde beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan bestemmingsreserves worden gewijzigd is hiervoor een begrotingswijziging nodig.

Rekening en resultaatbestemmen

Artikel 27 BBV geeft aan hoe de mutaties op bestemmingsreserves in de rekening worden verwerkt:

Artikel 27

1. De programmarekening bevat:

a. de gerealiseerde baten en lasten per programma;

b. het overzicht van de gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen;

c. het gerealiseerde resultaat voor bestemming, volgend uit de onderdelen a en b;

d. de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

e. het gerealiseerde resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d.

2. De programmarekening bevat van de onderdelen genoemd in het eerste lid ook de ramingen uit de begroting voor en na wijziging.

In de rekening kunnen de toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmingsreserves worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting(swijzigingen) door de raad is goedgekeurd voor de betreffende bestemmingsreserve. Verder kunnen er raadsbesluiten zijn die inhouden dat specifiek benoemde saldi, bijvoorbeeld een overschot op de uitvoering van de WMO, ook nog in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mogen worden gebracht. Uit oogpunt van een goede en integrale allocatiefunctie adviseert de cie. BBV om terughoudend te zijn met dergelijke besluiten en de kaders ervoor in de 212-verordening op te nemen. Voorkomen moet worden dat het gepresenteerde gerealiseerde resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening via een automatisme van potjes vullen richting nul tendeert. Wenselijk is dat een resultaat wordt gepresenteerd dat zo goed mogelijk laat zien hoe de gemeente in het betreffende jaar heeft gepresteerd.

Het gerealiseerde resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening wordt in de eindbalans afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen. In het volgende jaar kan de raad vervolgens besluiten over de bestemming van het resultaat vorig boekjaar.

Bijlage 4 Financiële Verordening Artikel 212 Gemeentewet Gemeente Ermelo

Weergegeven zijn de relevante artikelen uit deze verordening.

Artikel 9 – Tussentijdse rapportage en informatie

• ·

  Het college informeert de raad tweemaal per jaar door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente. De eerste keer gelijktijdig met de kadernota. De tweede keer gelijktijdig met de begroting.

• ·

  3. De tussenrapportage bevat de afwijkingen van de te leveren prestaties en de eventueel noodzakelijke bijstelling van het beleid en een overzicht van de bijgestelde raming van:

  od. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

Artikel 11 – Reserves en voorzieningen

De raad stelt ten behoeve van het beleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen een nota Reserves en voorzieningen vast. De nota bepaalt daarnaast het doel, de vorming en de vrijval van reserves en voorzieningen, een en ander in relatie tot het weerstandsvermogen. Bij de kadernota wordt jaarlijks de actualiteit van de nota getoetst.

Artikel 15 – Weerstandsvermogen

Het college biedt de raad een nota Weerstandsvermogen aan met de kaders voor de bepaling van de weerstandcapaciteit, het weerstandvermogen en het risicobeheer. Bij de kadernota wordt jaarlijks de actualiteit van de nota getoetst.

Toelichting op de artikelen

Artikel 9 – Tussentijdse rapportage en informatie

Een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor de raad zijn de tussenrapportages. Hiermee wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. De rapportages beperken zich tot de vermelding van de afwijkingen van de begroting en de overige bestuurlijk/politiek relevante onderwerpen.

De eerste rapportage is vooral financieel van aard (en is te zien als de eerste actualisering van de in oktober vastgestelde primitieve begroting). De tweede rapportage is gebaseerd op informatie over de beleidsuitvoering over het eerste halfjaar en financieel over de eerste acht maanden van het jaar.

In dit artikel verzoekt de raad het college om informatie vooraf gaande aan het aangaan van de opgesomde rechtshandelingen met financieel gevolg, indien het aangaan van deze verplichtingen de in het artikel genoemde bedragen overschrijden. Het gaat dus om noodzakelijke uitgaven die niet voorzien zijn in de begroting. De uitgaven die onder deze bedragen blijven worden achteraf verantwoord in de tussenrapportages (kadernota of najaarsnota). Vaststelling daarvan autoriseert die uitgaven dan alsnog.

De bepalingen uit dit artikel ontslaan het college niet van de actieve informatieplicht in andere gevallen.

Ook moeten besluiten van het college voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door de raad is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen het college en de raad over wanneer de raad in elk geval vooraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken.

Artikel 11 – Reserves en voorzieningen

Dit artikel schrijft voor dat de raad een nota Reserves en voorzieningen vaststelt. (Dit is gebeurd op 28 oktober 2004. Bovendien wordt elk jaar bij de Kadernota de actualiteit van de nota getoetst en worden zo nodig wijzigingsvoorstellen voorgelegd aan de raad). Met het vaststellen van deze nota stelt de raad de kaders vast voor de vorming van reserves en voorzieningen. Hieronder valt ook de wettelijk verplichte voorziening voor oninbare vorderingen (dubieuze debiteuren). De reden waarom gekozen is voor een afzonderlijke nota is dat het beleid ten aanzien van de vorming van reserves en voorzieningen daarin aanzienlijk breder en diepgaande is vastgelegd dan in deze verordening kan.

Artikel 15 – Weerstandsvermogen

Hierin is bepaalt dat het college de raad een nota weerstandsvermogen aanbiedt. Hierin worden de kaders aangegeven voor de bepaling van de weerstandcapaciteit, de benodigde omvang van het weerstandvermogen en het risicobeheer.

Bijlage 5. Reserves en voorzieningen nader bekeken

5.0 Inleiding

Reserves en voorzieningen zijn balansposten met de volgende betekenis in de gemeentelijke financiën.

De balans van een gemeente is te onderscheiden naar:

• ·

  het bezit: dit vertegenwoordigt het geïnvesteerd vermogen in gebouwen en bedrijfsmiddelen (vaste activa), de onderhanden werken, alsmede de kortlopende vorderingen en liquide middelen (vlottende activa)

• ·

  de financiering: deze zijde van de balans laat zien hoe de activa is gefinancierd, met langlopende schulden en het eigen vermogen (vaste passiva ook wel genoemd vaste financieringsmiddelen) en kortlopende passiva (vlottende passiva)

Volgens artikel 42 van het BBV bestaat het eigen vermogen uit de reserves (zijnde de algemene reserve en bestemmingsreserves) en het resultaat na bestemming, volgend uit de rekening. Het resultaat na bestemming is in feite het saldo van het resultaat voor bestemming en de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves. In de huidige terminologie is dit dan een rekeningsaldo waaraan nog geen bestemming is gegeven en waarvoor een voorstel wordt gedaan voor de bestemming ervan in de jaarrekening. Op de balans wordt dit tot uitdrukking gebracht als “rekeningresultaat” en behoort dus tot het eigen vermogen. De feitelijke bestemming van dit saldo vindt pas plaats nadat de raad heeft besloten over een voorstel tot de bestemming ervan.

Vrijwel al deze onderdelen worden geregeld geëvalueerd middels de hiervoor van toepassing zijnde beleidsnota’s. Kortlopende vorderingen en schulden worden gelet op de geringe omvang en lage risico’s niet geëvalueerd.

5.1 Onderscheid reserve en voorziening

Het BBV maakt onderscheid tussen reserves en voorzieningen. Zolang raad de bestemming van een bepaald bedrag nog kan wijzigen is sprake van een (bestemmings)reserve. Het gebruik van voorzieningen is geen beleidskeuze, maar een wettelijk voorschrift (BBV). Het gebruik maken van reserves echter is wél een vrije beleidskeuze van de raad.

Door het vormen van reserves en voorzieningen wordt vermogen afgezonderd. De reserves vormen gezamenlijk het eigen vermogen van de gemeente. De voorzieningen worden tot het vreemd vermogen gerekend, vanwege de verplichtingen tegenover derden die er uit voortvloeien.

In onderstaande tabel wordt het onderscheid tussen de reserves en voorzieningen in het kort weergegeven.

5.2 Functies van reserves en voorzieningen

Reserves en voorzieningen moeten altijd een doel dienen. Naast het doel hebben reserves en voorzieningen ook een bepaalde functie. Gebruikelijk is het volgende onderscheid:

1) Bufferfunctie

De bufferfunctie is een belangrijke functie van het eigen vermogen van overheidslichamen. Deze bufferfunctie is noodzakelijk om enerzijds ongewenste en onvoorziene (incidenteel) toekomstige tegenvallers op te kunnen vangen waarmee in de planning geen rekening is gehouden en die noodzakelijkerwijs dienen plaats te vinden en anderzijds ter afdekking van bestaande risico’s. Uiteraard kunnen in onvoorziene omstandigheden ook diverse andere reserves en budgetten in gezet worden.

2) Bestedingsfunctie

Bij de bestedingsfunctie gaat het om de inzet van reserves en voorzieningen die worden gebruikt om de realisering van activa/projecten mogelijk te maken. Met uitzondering van de algemene reserve zijn alle overige reserves en voorzieningen in het leven geroepen om bepaalde uitgaven te doen. Bij de bestemmingsreserves ligt het bestedingsdoel vast.

3) Financieringsfunctie

Reserves en voorzieningen kunnen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen van de gemeente. Indien deze aanwezig zijn in de vorm van liquide middelen beperkt het gebruik daarvan het beroep op de geld- en kapitaalmarkt. De gemeente “leent” in dit geval als het ware van zichzelf in plaats van dit geld te lenen van derden. Hiermee wordt dus bespaard op het betalen van rente op afgesloten leningen.

Op grond van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) moeten alle investeringsuitgaven worden gefinancierd met langlopende middelen. Dit kan geschieden door het gebruiken van de reserves en voorzieningen (interne financiering) of anderzijds door het aantrekken van vaste geldleningen (vaste financiering). Kortheidshalve wordt tevens verwezen naar het treasurystatuut voor de randvoorwaarden voor het liquiditeitsbeheer en beleid

4) Inkomensfunctie

Reserves en voorzieningen kunnen wanneer zij in liquide vorm aanwezig zijn rentedragend worden uitgezet bij een bankinstelling. Hierdoor worden rente-inkomsten gegenereerd. Ook kan bij de financiering van kapitaaluitgaven gebruik worden gemaakt van reserves en voorzieningen. Hierdoor kan bespaard worden op aan derden te betalen rentekosten. Voor wat betreft de bespaarde rente over de eigen financieringsmiddelen bestaat in principe de keus:

• deze rente toe te voegen aan de reserve, of;

• deze rente ten gunste te laten komen aan de exploitatie, in dit geval wordt de bespaarde rente over de reserves teruggeleid naar de begroting om daar te fungeren als dekkingsmiddel.

Als de inkomensfunctie wordt toegepast dan kan/kunnen de desbetreffende reserve(s) niet meer aangewend worden, tenzij budgettair dekking wordt gevonden voor de wegvallende rente-inkomsten. Derhalve is dan sprake van een beperking in de besteedbaarheid van de reserve (= geblokkeerde reserve).

5) Egalisatiefunctie

De reserves en voorzieningen kunnen ook een egalisatiefunctie hebben. Dit betekent dat lasten en baten over de jaren heen regelmatig ten laste/ten gunste van de exploitatiebegroting kunnen worden gebracht. Hierdoor worden extreme pieken en dalen in het begroting en rekening vermeden. Zo ook kunnen ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht middels een egalisatiereserve worden opgevangen.

5.3 Reserves

5.3.1 Algemeen

Onder reserves worden afgezonderde (eigen) vermogensbestanddelen verstaan die al dan niet met

het oog op het realiseren van een vooraf bepaald doel zijn gevormd. In artikel 43 van het BBV worden als reserves onderscheiden:

• a.

  de algemene reserve;

• b.

  bestemmingsreserves, die dienen om ongewenste schommelingen op te vangen in de tarieven dieaan derden in rekening worden gebracht, maar die niet specifiek besteed hoeven te worden;

• c.

  overige bestemmingsreserves.

Ingevolge artikel 54 BBV worden in de toelichting op de balans de aard en reden van iedere reserve en de toevoegingen alsmede onttrekkingen toegelicht. Van het verloop van iedere reserve gedurende het jaar wordt in de toelichting eveneens een overzicht gegeven.

Een belangrijk voorschrift is dat toevoegingen dan wel onttrekkingen nog slechts via de resultaatbestemming mogen plaatsvinden en dus niet rechtstreeks via de exploitatie (resultaatbepaling). Dit houdt tevens in dat alle mutaties in de reserves de goedkeuring behoeven van de raad, hetzij bij de vaststelling van de begroting c.q. begrotingswijziging, dan wel bij een separaat besluit of de bestemming van het rekeningresultaat.

5.3.2 Algemene reserve

De algemene reserve is een reserve waaraan door de gemeenteraad geen bestemming is gegeven. Algemene reserves worden in principe gevormd uit het eigen kapitaal, de rekeningoverschotten en bijzondere incidentele baten. De algemene reserve dient in eerste instantie als waarborg voor de continuïteit en kan ingezet worden voor incidentele aangelegenheden. De algemene reserve wordt dan ook mede gerekend tot het weerstandsvermogen.

5.3.3 Bestemmingsreserves

Volgens het BBV kan de gemeenteraad op basis van eigen keuzes en afwegingen bepalen of reserves worden ingesteld. Zodra de raad aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven is sprake van een bestemmingsreserve. 5 Een bestemmingsreserve is weliswaar een vastgelegde toekomstige aanwending, maar geen financiële verplichting. De bestemming dan ook kan altijd door de gemeenteraad veranderd worden.

De bestemmingsreserves worden eveneens tot het eigen vermogen gerekend omdat deze reserves bij een heroverweging van beleid een andere bestemming kunnen krijgen dan wel aan de algemene reserves

kunnen worden toegevoegd. Voor een aantal reserves geldt echter dat een wijziging van de bestemming, gelet op de hieraan verbonden consequenties, niet echt mogelijk is zonder dit financiële gevolgen heeft voor de exploitatie (bijvoorbeeld de reserve ter dekking van kapitaallasten).

Naast de bestemmingsreserves in algemene zin kunnen tot deze reserves worden gerekend:

• ·

  de egalisatiereserves die dienen om ongewenste schommelingen op te vangen in de tarieven die aan derden in rekening worden gebracht wegens door de organisatie geleverde prestaties;

• ·

  overige bestemmingsreserves; bijvoorbeeld bestemmingsreserve ter dekking van kapitaallasten.

Indien tarieven worden geheven waarvan de besteding gebonden is, dat wil zeggen dat de middelen moeten worden teruggegeven als ze niet aan het specifieke doel waarvoor ze zijn geheven worden uitgegeven, dan vallen deze middelen (als ze niet worden uitgegeven) onder de voorzieningen. Als geen sprake is van een gebonden besteding dan dienen ze onder de bestemmingsreserves te worden opgenomen.

Van belang is in dit verband de Notitie riolering, oktober 2009, aanbeveling 3a.

als een gemeente een riooltarief hanteert dienen de gerealiseerde resultaten riolering gemuteerd te worden op een bestemmingsreserve ‘riolering’, welke inzicht geeft in de mate waarin de planning wordt gerealiseerd, en doet de aanbeveling de kaders ervoor vast te leggen in de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Alsmede Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen, mei 2007, Aanbevelingen 2c:

indien voor de dekking van de kapitaallasten van een investering met een economisch nut een reserve is opgebouwd, doet de commissie de aanbeveling om die bestemmingsreserve conform de afschrijvingparameters van het bijbehorende actief via resultaatbestemming periodiek vrij te laten vallen ter (gedeeltelijke) dekking van de kapitaallasten.

5.3.4 Beklemde reserves (geblokkeerde en niet-geblokkeerde reserves)

Naast de bovengenoemde wettelijke verdeling van reserves is er het verschil tussen zgn. geblokkeerde en

niet-geblokkeerde reserves. De term geblokkeerd houdt in dit geval in dat de reserve niet zonder meer kan worden aangesproken omdat dit consequenties heeft voor de dekking in de exploitatie. Een reserve is bijvoorbeeld geblokkeerd wanneer de rente die over de reserve wordt berekend ten gunste van de exploitatie wordt gebracht.

5.3.5 Dekkingsreserves

Tot de bestemmingsreserves worden ook gerekend reserves die aangehouden worden voor de dekking

van kapitaallasten van activa die reeds in bezit zijn van de gemeente. Tegenover deze geactiveerde investeringen staan gelijke bedragen die van de reserves zijn afgezonderd en ondergebracht in de zogenaamde dekkingsreserves. Jaarlijks vallen van deze dekkingsreserves bedragen vrij gelijk aan de kapitaallasten van de geactiveerde investeringen. Deze bedragen worden in de begroting en jaarrekening als baten verantwoord. Vanwege de daarop rustende dekkingsfunctie van de dekkingsreserve is deze volledig geblokkeerd.

5.3.6 Economisch nut/maatschappelijk nut

Het BBV geeft nadere regels voor het activeren van uitgaven. Volgens art. 62 van het BBV moeten investeringen met een economisch nut (het goed is verhandelbaar en/of genereert inkomsten) bruto worden geactiveerd. Er mag geen directe dekking plaatsvinden door te beschikken over een reserve. Dit betekent dat het niet is toegestaan onttrekkingen aan reserves in mindering te brengen op activa met een economisch nut.

Naast kapitaalgoederen met economisch nut onderscheid het BBV ook kapitaalgoederen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Hiermee wordt gedoeld op goederen waarvoor geen markt is. Voorbeelden hiervan zijn wegen, bruggen en openbaar groen. Bij deze kapitaalgoederen is directe dekking door ineens te beschikken over een reserve wel toegestaan (art. 63 lid 3 van het BBV).

Gezien dit verbod op het netto activeren dient bij bestemmingsreserves rekening te worden gehouden met het onderscheid tussen bestemmingsreserves die vrij besteedbaar zijn en bestemmingsreserves die worden aangehouden voor de dekking van (een gedeelte van) de kapitaallasten van activa.

5.3.7 Stille reserves

Als de boekwaarde van een activum lager is dan de daadwerkelijke economische waarde kan dit leiden tot een herwaardering van het betreffende activum. Als gevolg hiervan zou dan een herwaarderingsreserve ter grootte van het verschil tussen de boekwaarde en de actuele waarde ontstaan. Zonder herwaardering spreken we van een stille reserve. Het gaat hierbij om alle activa niet voor de openbare dienst bestemd die een hogere waarde hebben dan de boekwaarde, gebaseerd op de verkrijging- of vervaardigingprijs. Voorbeelden hiervan kunnen zijn:

• ·

  landbouw- en overige gronden, die (nog) niet in bouwgrondexploitaties zijn opgenomen;

• ·

  gebouwen, waaronder woningen, waarvan de te verwachten opbrengstwaarde aanzienlijk uitgaat boven de (eventueel aanwezige) boekwaarde;

• ·

  verhandelbare aandelen die op korte termijn kunnen worden omgezet in liquide middelen en waaraan geen of onvoldoende waarde is toegekend.

Een bijzondere categorie activa waarin stille reserves aanwezig kunnen zijn is de categorie financiële vaste activa. Met de invoering van het BBV zijn gemeenten verplicht inzicht te geven in de omvang en samenstelling van hun financiële vaste activa. Het gaat dan om de aandelen in gemeenschappelijke regelingen, de deelnemingen en het effectenbezit.

Stille reserves moeten worden onderscheiden van geheime reserves. In tegenstelling tot een stille reserve is een geheime reserve niet uit de balans of de toelichting daarop af te leiden. Het betreffende activum komt dan in het geheel niet op de balans voor.

Artikel 63, lid 1 BBV staat herwaardering van activa tegen een hogere actuele waarde dan de boekwaarde in de weg. Een stille reserve kan dus niet worden weg geboekt. 6

5.3.8 Negatieve reserves

Reserves vormen, tezamen met het rekeningresultaat, het eigen vermogen van gemeenten. Omdat een nadelig rekeningresultaat na bestemming wordt onttrokken aan de algemene reserve kan de algemene reserve (theoretisch) een negatief saldo hebben.

Een bestemmingsreserve daarentegen kan niet negatief zijn. Het gaat immers om aanwezige financiële middelen die door de raad geoormerkt worden. Wanneer in een bestemmingsreserve een nadelig saldo dreigt te ontstaan, bijvoorbeeld omdat realisatie van het bestemmingsdoel meer kost dan in de bestemmingsreserve aan financiële middelen beschikbaar is, zal de raad aanvullende financiële middelen moeten bestemmen.

5.3.9 Egalisatie van baten en lasten

Daar waar in het verleden veelal egalisatiereserves werden gevormd is onder de huidige voorschriften nu veelal sprake van egalisatievoorzieningen. 7 De enige uitzondering hierop vormt de situatie waarin schommelingen in een belastingtarief moet worden opgevangen. In dit geval is sprake van een bestemmingsreserve. 8

5.4 Voorzieningen

Voorzieningen maken onderdeel uit van het vreemd vermogen. Voorzieningen worden gevormd wegens (Artikel 44):

• a.

  verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker, doch redelijkerwijs te schatten is;

• b.

  op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

• c.

  kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

Het gaat hier bij om op balansdatum bestaande verplichtingen en/of verliezen alsmede op balansdatum bestaande risico’s. Voor de raad bestaat hierin weinig keuze, zodra aan deze voorwaarden wordt voldaan is een voorziening dwingend voorgeschreven.

In het BBV worden de nog niet bestede middelen van derden, die specifiek moeten worden besteed, tot de voorzieningen gerekend, met uitzondering van de voorschotbedragen bedoeld in artikel 49b 9 welke behoren tot de overlopende posten. De reden hiervoor is dat de gemeenten relatief veel heffingen van burgers kunnen vragen. Het nog niet bestede deel van deze middelen aanmerken als reserve zou de suggestie wekken dat de raad vrij is in het veranderen van de aanwendingsrichting van deze middelen.

Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van leningen en vorderingen verrekend (artikel 63).

5.4.1 arbeidskostengerelateerde verplichtingen

Artikel 44 bepaalt dat voorzieningen niet worden gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Het gaat dan om kosten met een voorspelbaar gelijkmatig patroon zoals vakantiegelden, pensioen- en wachtgeldverplichtingen. Wel dienen verplichtingen waarvan het bedrag oploopt als voorzieningen te worden opgenomen. Gedacht kan worden aan wachtgeldverplichtingen bij personele krimp. Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen met een niet vergelijkbaar volume moet wel een voorziening worden ingesteld.

Een gemeente dient zelf te bepalen of bij een arbeidskostengerelateerde verplichting sprake is van een jaarlijks vergelijkbaar volume. Van belang is of de desbetreffende kosten een voorspelbaar gelijkmatig patroon (vakantiegelden) dan wel een ongelijkmatig patroon (wachtgelden voor wethouders) hebben. In het eerste geval zal geen voorziening getroffen moeten worden, in het tweede geval wel. 10

Voor de analyse om te bepalen of sprake is van een vergelijkbaar volume is het uitgangspunt een tijdsperiode van 4 jaar. Zo’n periode valt samen met de periode van de begroting en meerjarenraming 11

Bepalend voor het instellen van een voorziening voor pensioenen en wachtgelden wethouders is het ongelijkmatig karakter van de verplichting. Als deze jaarlijks van een vergelijkbaar volume is mag geen voorziening worden ingesteld. Het betreft verder wisselingen binnen een relatief kleine groep, de jaarlijkse schommelingen in de verplichtingen in verband met pensioenen en wachtgelden wethouders kunnen al snel aanzienlijk zijn. Daarom zal normaal gesproken een voorziening voor pensioenen en wachtgelden wethouders moeten worden getroffen. 12 Tot slot speelt mee of er een verzekering is afgesloten. Als de verzekering 13 voor pensioenen van wethouders de verplichtingen volledig dekt, is er geen reden om een voorziening te treffen.

5.4.2 voorzieningen gewaardeerd tegen contante waarde

Voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn ingesteld. Het is daarom niet toegestaan rente toe te rekenen aan voorzieningen (artikel 45). Toevoegingen moeten gebaseerd zijn op de tijdige opbouw van de noodzakelijke omvang van de voorziening. Uitzondering is de voorziening tegen contante waarde. Daarbij zijn de jaarlijkse toevoegingen in verband met de CW-rekenrente wel toegestaan, deze zijn dan immers nodig om de voorziening op het juiste niveau te houden. 14

5.4.3 negatieve voorzieningen

Gelet op de inhoud van artikel 44, waarin wordt aangegeven waarvoor voorzieningen gevormd dienen te worden, kunnen voorzieningen normaliter niet negatief zijn. 15 Immers, voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor achterliggende verplichtingen en risico’s. De enige uitzondering wordt gevormd door voorzieningen die gevormd zijn uit de opbrengsten van heffingen (bijvoorbeeld rioolrechten) 16 : Reden voor deze uitzondering is dat tarieven van deze heffingen vaak geëgaliseerd worden. De investeringen kunnen ongelijkmatig over de in de berekeningen betrokken periode gespreid zijn, terwijl de uit geëgaliseerde tarieven voortkomende opbrengsten gedurende deze periode voldoende zijn om de lasten te dekken. In dat geval kan het voorkomen dat gedurende een beperkt aantal jaren binnen die periode de aan dit doel gekoppelde voorziening een negatieve stand te zien geeft. 17

Voor groot onderhoud van een gebouw is het gebruikelijk een voorziening in te stellen. Maar zo’n voorziening kan eveneens geen negatief saldo vertonen, ook niet tijdelijk. Om dit te voorkomen, zal de exploitatie zwaarder moeten worden belast. 18

5.4.4 onderhoudsvoorzieningen (relatie met MOP/beheersplannen)

Op het gebied van onderhoudsvoorzieningen zijn door de commissie BBV een aantal uitspraken gedaan en aanbevelingen opgesteld. Van belang is in dit verband de Notitie riolering, stellige uitspraak 3.1 (oktober 2009):

• ·

  de voorziening onderhoud resp. vervanging riolering wordt in de begroting en in de jaarrekening toegelicht zodat dat de relatie is te leggen met het GRP en inzicht kan worden geboden in het onderscheid onderhoud c . q . spaarcomponent vervangingsinvesteringen.

• ·

  de gemeente kan niet meer in mindering brengen op de boekwaarde van vervangingsinvesteringen dan aan spaarbedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen bijeen gespaard is in de voorziening.

• ·

  het is toegestaan dat de gemeente die een riooltarief in rekening brengt één rioolvoorziening op grond van art 44.2 BBV aanhoudt waarin dan zowel de egalisatiebijdragen voor het toekomstig groot onderhoud als de spaarbedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen zitten. Het gemaakte onderscheid is nodig omdat de spaarcomponent voor toekomstige vervangingingsinvesteringen in mindering gebracht worden op de aanschafwaarde van de betreffende investeringen (afboeking in de balanssfeer) en de pieklasten grootonderhoud rechtstreeks op de voorziening wordt afgeboekt.

Alsmede de Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen, stellige uitspraak 2.2 (mei 2007):

• ·

  de kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen dus niet worden geactiveerd. Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht

• ·

  kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Kosten van groot onderhoud kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de administratie:

  1. Kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen, met eventuele vrijval via resultaatbestemming van een daartoe gevormde reserve.

  2. Kosten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het BBV).

en verder stellige uitspraak 2.3:

voorzieningen die worden gevormd om de (groot) onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd.

Indien er geen (recent) beheerplan aanwezig is, kunnen de kosten van groot onderhoud wel door vrijval via resultaatbestemming vanuit een (daartoe gevormde) reserve worden gedekt.

5.4.5 relatie met weerstandsvermogen

Indien zeker is dat een verplichting daadwerkelijk tot een bepaalde betaling leid, kan niet meer van een voorziening worden gesproken maar is sprake van een schuld. Is de omvang van het risico niet goed in te schatten dan dient hiervoor geen voorziening te worden getroffen maar een vermelding plaats te vinden in de paragraaf weerstandsvermogen.

5.4.6 wanneer boeken t.l.v. exploitatie, wanneer direct t.l.v. voorzieningen

De raad stelt de voorzieningen in, en besluit tot dotaties daarin, via de vaststelling van de programma’s (dus in het resultaatbepalende deel van de begroting en/of de jaarrekening). De raad heeft bij het vaststellen van voorzieningen weinig ruimte voor het maken van keuzen (allocatiefunctie). Voorzieningen worden direct op de programma’s geboekt, dat wil zeggen ze worden in het resultaatbepalende deel opgenomen. Alleen mutaties in reserves vinden plaats in het resultaatbestemmende deel.

Toevoegingen aan voorzieningen

Voorzieningen dienen naar beste schatting dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico's. Als lopende een begrotingsjaar blijkt dat een toevoeging nodig is aan een voorziening, zal dat plaats moeten vinden via een rechtstreekse boeking ten laste van het desbetreffende programma. Als het lastenbedrag van het programma niet wordt overschreden, omdat er meevallers zijn op andere onderdelen van het programma, is er geen begrotingswijziging nodig tenzij sprake is van een belangrijke beleidswijziging (zie ook de toelichting op artikel 7 BBV). Als het geautoriseerde lastenbedrag van het programma lopende het jaar wel wordt overschreden door een ontoereikende omvang van een voorziening is er een door de raad vast te stellen begrotingswijziging/ raadsbesluit nodig (artikel18 BBV).

Onttrekkingen van voorzieningen

Voorzieningen hebben een verplichtend karakter (artikel 44 BBV). De uitgaven worden rechtstreeks afgeboekt van een voorziening. De uitvoering van het programma, en daarmee het verloop van de voorziening, wordt toegelicht in de begroting en de jaarstukken. Bevoegdheid tot het doen van uitgaven ligt bij het college, dat verantwoording aflegt over de uitgaven bij de rekening.

Voorziening opheffen

Wanneer van een voorziening de achterliggende verplichting, het verlies, risico of specifieke besteding komt te vervallen, dan moet de voorziening worden opgeheven. De raad zal vervolgens formeel de voorziening opheffen bij het vaststellen van de jaarrekening.

Wanneer een voorziening is gevormd ter gelijkmatige verdeling van lasten over begrotingsjaren (44 lid 1c BBV), dan zal de gemeenteraad de beslissing (moeten) nemen over bijvoorbeeld het opheffen van een “voorziening onderhoud” omdat de raad deze lasten niet langer wil egaliseren. De gevolgen van die beslissing worden dus in de volgende jaarrekening en in de begroting verwerkt .

Bijlage 6 Tussentijdse aanpassingen nota “Reserves en Voorzieningen 2004”

Investeren ten laste van reserves.

Kadernota 2011

Notitie “investeren ten laste van reserves”:

1 . Activa met maatschappelijk nut in de openbare ruimte (bijvoorbeeld wegen).

Oude boekwaardes worden alsnog ten laste van de reserves ineens volledig afgeschreven. Ook bij het investeringsplan zal bekeken worden of investeringskredieten alsnog ineens afgeschreven kunnen worden ten laste van de reserves. Bij elke kredietaanvraag zal nog nadrukkelijker beoordeeld worden of het krediet geheel of gedeeltelijk onder de noemer "maatschappelijk nut in de openbare ruimte" is te brengen.

2 . Minimumgrens voor activeren.

De minimumgrens voor activeren wordt verhoogd naar € 100.000,00 (was € 25.000,00). Een uitzondering geldt voor I&A, tractie, brandweer, Beheerscommissie Accommodaties, gemeentewerf en gemeentehuis. Zaken die niet geactiveerd worden, komen ineens ten laste van de exploitatie en kunnen ineens uit de reserves worden gedekt.

3 . Splitsen van kredieten in afzonderlijke onderdelen.

Door investeringskredieten te splitsen, met name die onderdelen af te zonderen die ineens naar de exploitatie kunnen worden gebracht vallen structureel de desbetreffende kapitaallasten vrij.

4. Boekwaarde activa.

Als er geen sprake is van waardetoevoeging aan het gebouw, dan is afboeking ten laste van de exploitatie en vervolgens is dekking in één keer uit de reserves mogelijk. Is dit niet aan de orde dan kan de verwerkingswijze conform punt 5 worden toegepast.

5. Activeren en kapitaallasten.

Als de investering geactiveerd moet worden, komen de kapitaallasten ten laste van de exploitatie. Volgens het BBV mogen kapitaallasten gedekt worden uit de reserves. Waar wenselijk kunnen de kapitaallasten (en eventuele andere exploitatielasten) gedekt worden uit de reserves. Hiertoe in het eerste jaar een specifieke beklemde bestemmingsreserve instellen met een vaste bestemming en deze vullen. Dit wordt in Ermelo niet standaard bij alle investeringen gehanteerd, maar beperkt voor door het college van b&w en de raad geaccordeerde onderwerpen (specifieke investeringen). Hiertoe dient het totaalbedrag van de kapitaallasten over de totale afschrijvingstermijn te worden bepaald. Dit totaalbedrag moet dan in het eerste jaar afgezonderd worden van de reserve (bijvoorbeeld reserve VEO) en ineens gestort worden in een afzonderlijke beklemde bestemmingsreserve. De raad moet dan tevens de bestemming definitief vastzetten. Deze bestemmingsreserve mag dan niet meer meegeteld worden in de weerstandscapaciteit. Deze werkwijze mag ook gebruikt worden voor de overige exploitatielasten (bijvoorbeeld onderhoud en energie) met betrekking tot de desbetreffende investering.

Rente in relatie tot reserves en voorzieningen

Kadernota 2011

Voorgesteld wordt de systematiek van bespaarde rente in onze begroting en rekening los te laten en geen rentevergoedingen meer te verstrekken aan reserves en voorzieningen (met name de reserve Grondexploitatie). Een uitzondering hierop wordt gemaakt voor reserves en voorzieningen die gewaardeerd zijn tegen contante waarde (bijvoorbeeld de risicovoorziening De Verbinding). In dit laatste geval moet wel een rentepercentage bepaald worden. Conceptadvies met betrekking tot renteontwikkelingen 2012:

• 1.

  De Nota Reserves en voorzieningen gemeente Ermelo is leidend.

• 2.

  Het rentepercentage 2012 bepalen op 3,75.

• 3.

  De systematiek van bespaarde rente loslaten.

• 4.

  Geen rentevergoedingen meer te verstrekken aan reserves en voorzieningen, met uitzondering van reserves en voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.

• 5.

  Het wegvallen van de bespaarde rente begraafplaats niet compenseren door hogere tarieven begraafplaats. Dit leidt tot een jaarlijks nadeel van € 60.000,00 op het product begraafplaats. Dit product is dus niet langer volledig kostendekkend.

Onderbouwingsformulieren

Door het college is in november 2010 het advies “Onderbouwingsformulieren Reserves en Voorzieningen 2010” vastgesteld. Deze zijn ter inzage aangeboden aan de raad. In dit advies is een actualisatie van de onderbouwing van alle bestaande reserves en voorzieningen voorgelegd.

Decemberwijziging 2006

In de raad van 21 december 2006 is de raad een wijziging in de formats van de onderbouwingsformulieren van de reserves en voorzieningen aangeboden.

Negatieve standen reserves en voorzieningen en afromen

Programmarekening 2008 herzien bij Programmarekening 2009 en Programmarekening 2010

Conform de Nota Reserves en Voorzieningen in de gemeente Ermelo 2004 moet jaarlijks worden gekeken naar de omvang van de reserves en voorzieningen in relatie tot de onderliggende verplichtingen en de vastgestelde maximale c.q. minimale stand. Op basis van de genoemde notitie moeten negatieve standen onverkort aangezuiverd worden en moet de stand boven de toegestane maximumstand afgeroomd worden.

Met de accountant zijn de volgende afspraken gemaakt:

• 1.

  Negatieve standen bij voorzieningen, ook al is dat niet geraamd, moeten in de rekening worden aangevuld.

• 2.

  Negatieve standen bij reserves worden niet in de rekening verwerkt, maar meegenomen in de eerstvolgende kadernota.

• 3.

  Afromingen van voorzieningen worden, ook al is dat niet geraamd, wel meegenomen in de rekening.

• 4.

  Afromingen van reserves worden niet verwerkt in de rekening, maar wel meegenomen in de eerstvolgende kadernota.

• 5.

  Het opheffen van een voorziening moet in de rekening worden verwerkt.

• 6.

  Het instellen van een nieuwe voorziening moet in de rekening worden verwerkt.

• 7.

  Het opheffen of instellen van een reserve mag niet in de rekening worden verwerkt, maar moet worden meegenomen in de eerstvolgende kadernota.

Kadernota 2011

Het instellen, opheffen of wijzigen van reserves en voorzieningen mag uitsluitend gebaseerd zijn op een door de raad genomen besluit. In deze Kadernota 2011 doen wij u de volgende voorstellen:

▪ Reserve Grondexploitatie: de algemene kosten grondexploitatie worden voortaan niet meer verdeeld over de verschillende complexen, maar ten laste gebracht van de reserve Grondexploitatie.

▪ Reserve Grondexploitatie: op grond van de nota Grondbeleid wordt de reserve Grondexploitatie opgesplitst in twee reserves, te weten de reserve Grondexploitatie en de risicoreserve Grondexploitatie.

Hoofdlijnennotitie resultaatbestemmen: bestemmingsreserves.

Kadernota 2008

In de loop van 2007 heeft de Commissie BBV uitgebracht de Hoofdlijnennotitie resultaatbestemming. Deze notitie geeft nadere regels over hoe om te gaan met werkelijke boekingen (toevoegingen aan en beschikkingen over) bestemmingsreserves. Bepaald is dat in de rekening de toevoegingen en onttrekkingen aan de bestemmingsreserves mogen worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting(swijziging) door de raad is goedgekeurd voor de desbetreffende bestemmingsreserve. Zijn bijvoorbeeld de kosten hoger uitgevallen dan begroot, dan mag het meerdere niet langer in de rekening beschikt worden over de desbetreffende bestemmingsreserve. Dit moet dan eerst via de eerstvolgende kadernota geautoriseerd worden door de raad.

De Commissie BBV heeft in haar notitie aangegeven dat het de raad toegestaan is om een zogenaamd reparatiebesluit te nemen, inhoudende dat specifiek benoemde saldi in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mogen worden gebracht. Hiermee wordt de "oude" werkwijze weer hersteld.

Om praktische redenen wordt voorgesteld om door middel van deze Kadernota 2008 te besluiten dat het bovengenoemde reparatiebesluit in Ermelo voor alle door de raad ingestelde bestemmingsreserves geldt.

Najaarsnota 2009

In het rapport van bevindingen Rekening 2008 heeft PwC aangegeven dat het door Ermelo genomen reparatiebesluit te breed is en dat de hoofdlijnennotitie niet goed is toegepast. Dit betreft dan de reserve

Renteschommelingen, de reserve Wijken en platforms, de reserve Grondexploitatie en de reserve

Peuterspeelzaalwerk. Uitzonderingen op de hoofdlijnennotitie moeten middels afzonderlijke raadsbesluiten

(expliciet) door de raad geautoriseerd worden.

Inmiddels heeft nader overleg met onze accountant plaatsgevonden. Alhoewel PwC aangeeft dat de huidige

regeling niet erg praktisch is, houden zij toch vast aan de regel dat er uitsluitend in specifieke gevallen een

reparatiebesluit genomen mag worden. Derhalve stellen wij in deze Najaarsnota 2009 voor om:

• 1.

  Het reparatiebesluit bestemmingsreserves uit 2008 weer in te trekken.

• 2.

  Een reparatiebesluit te nemen voor de bestemmingsreserves:

  • a.

    Reserve Algemene Buffer. Immers calamiteiten, schadevergoedingen en aansprakelijkheidsstellingen zijn niet door ons vooraf in te schatten.

  • b.

    Reserve Gladheidsbestrijding: Immers het weer is door ons niet te beïnvloeden.

  • c.

    Reserve Wwb uitgaven i-deel. Dit is een openeinderegeling.

Kadernota 2012

Thans stellen wij u voor om ook met betrekking tot de reserves Grondexploitatie een reparatiebesluit te nemen. Hierover is tijdens de controle van de Rekening 2011 met de accountant overleg gepleegd. Deloitte heeft aangegeven zich te kunnen vinden in dit reparatiebesluit voor de reserves Grondexploitatie.

De redenen hiervoor zijn:

• ·

  De herziening van de exploitatieopzetten vindt plaats in de eerste maand van het nieuwe jaar. De eventuele budgettaire gevolgen moeten nog meegenomen worden in de rekening van het voorgaande jaar. Echter voor zover deze budgettaire gevolgen via de reserves Grondexploitatie lopen mag dat gedeelte niet in de rekening worden meegenomen. Dit moet dan in de eerstvolgende kadernota verwerkt worden.

• ·

  Winstnemingen kunnen eerst aan het eind van het jaar berekend worden. Deze moeten wettelijk gezien nog in de rekening meegenomen worden. De Nota Grondbeleid schrijft voor dat deze voordelen gestort moeten worden in de reserves Grondexploitatie. Dit mag wettelijk gezien eerst in de kadernota plaatsvinden. Gevolg is dat een deel van de budgettaire gevolgen in de rekening wordt verwerkt en dus onderdeel uitmaakt van het rekeningsaldo en dat een deel in de kadernota wordt verwerkt. Door het nemen van het zogenaamde reparatiebesluit kunnen alle budgettaire gevolgen in de rekening worden meegenomen. Derhalve stellen wij thans voor een reparatiebesluit te nemen met betrekking tot de reserves Grondexploitatie.

Notitie Verkrijging, Vervaardiging en onderhoud kapitaalgoederen: afschrijvingstermijn.

Kadernota 2008

In de loop van 2007 heeft de commissie BBV deze notitie uitgebracht. Daarin is de volgende aanbeveling gedaan: "Als er voor de dekking van kapitaallasten van een investering een reserve is opgebouwd, dan moet de beschikking over de reserve aansluiten bij de afschrijvingstermijn". Ermelo werkt al volgens deze uitspraak.

Notitie Verkrijging, Vervaardiging en onderhoud kapitaalgoederen: Beheerplan.

Kadernota 2008

In de loop van 2007 heeft de commissie BBV deze notitie uitgebracht. Daarin is de volgende stellige uitspraak gedaan: "Voorzieningen die worden gevormd om de onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren, kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een recent beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed". Wij werken al conform deze uitspraak. Het betekent tevens dat indien er geen (recent) beheerplan aanwezig is, de kosten van groot onderhoud ten laste van de exploitatie moeten komen en dat zij eventueel gedekt kunnen worden uit een bestemmingsreserve. Dekking uit een voorziening mag dan niet. De commissie BBV heeft niet aangegeven wat zij verstaat onder een recent beheerplan. In het rapport van bevindingen Jaarrekening 2007 heeft PricewaterhouseCoopers aangegeven dat zij de voorzieningen hebben getoetst op een recent beheerplan. Daarbij hebben zij geconstateerd dat de voorziening onderhoud wegen is gebaseerd op het Wegenbeheersplan 2001-2010. De accountant is van mening dat dit niet onder de noemer recent beheerplan valt en de voorziening dus niet onderbouwd is. Wij stellen voor in dit concrete geval de voorziening onderhoud wegen op te heffen en een nieuwe bestemmingsreserve onderhoud wegen in te stellen.

Aanpassing BBV 2004 inzake voorzieningen: subsidies.

Kadernota 2008

In de loop van 2007 is het BBV aangepast. Deze aanpassing heeft betrekking op artikel 44 inzake de vorming van voorzieningen. Bestaand was al dat tot de voorzieningen ook worden gerekend de van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Nieuw is dat uitgezonderd worden de van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. Deze bedragen mogen niet meer in een voorziening worden gestort, maar moeten rechtstreeks op de balans worden verantwoord.

Bijlage 7 Overzicht huidige aanwezige reserves en voorzieningen (begroting 2013)

Bijlage 8 Overzicht huidige aanwezige reserves en voorzieningen na nota R&V 2013

Bijlage 9 Berekening dekking rentekosten

In deze bijlage wordt berekend hoeveel budget in de begroting 2013 aanwezig is om de financieringskosten te dekken als wordt beschikt over de algemene reserve.

Aan algemene reserve is op 1-1-2017 een bedrag van € 24.933.00,00 beschikbaar. Daarvan is benodigd voor het weerstandsvermogen € 12.100.000,00 bij een ratio van 2,0. Per saldo is € 12.833.000,00 van de algemene reserve vrij besteedbaar zonder gevolgen voor het gewenste weerstandvermogen.

In de begroting 2013-2016 is de stelpost 6770423 stelpost rente aanwending reserves opgenomen. Deze stelpost dient om nog niet in de begroting verwerkte financieringslasten ontstaan door een beschikking over de reserves te dekken. Het saldo in deze reserve bedrag loopt op tot € 800.000,00 structureel in 2015. Dit komt overeen met een beschikking over de reserves van € 21.330.000,00.

Van deze € 21.330.000,00 is € 5.700.000,00 benodigd om de financieringslasten door een beschikking over de reserve VEO te dekken. Per saldo is derhalve voor nieuwe beschikkingen over de reserves beschikbaar een bedrag van € 15.610.000,00.

In ons voorstel is betoogd om een bedrag van € 12.833.000,00 binnen de algemene reserve als vrij besteedbaar aan te merken. Een volledige besteding en beschikking van dit bedrag is dus volledig afgedekt voor de hier resulterende en nog niet in de begroting verwerkte financieringskosten. In de stelpost ‘rente aanwending reserves’ ontstaat een structureel voordeel van € 104.000,00.