Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo

1. BudgetOnder “budget” wordt verstaan een taakstelling (=uitvoeringsopdracht) op basis van de gemeentebegroting (productenraming), tot uitdrukking komend in het bedrag (een bate en/of een last) dat verbonden is aan een product of (hulp)kostenplaats, welke door het college van burgemeester en wethouders kan worden toegekend aan een budgetverantwoordelijke.

De taakstelling vloeit onder andere voort uit de taakomschrijving en de daarbij behorende prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, kengetallen en voorschriften, zoals vermeld in de programmabegroting, respectievelijk de productenraming en de onderliggende beleids- en beheersnota’s dan wel beheersplannen.

2. Kapitaalkrediet

Onder “kapitaalkrediet” wordt verstaan een door de gemeenteraad aan het college van burgemeester en wethouders gegeven mandaat om kapitaaluitgaven te doen voor een, door de gemeenteraad daaraan gegeven bestemming, en tot aan een, daaraan door de gemeenteraad verbonden, maximum bedrag, welke door het college van burgemeester en wethouders weer kan worden toegekend aan een kredietverantwoordelijke.

Kapitaaluitgaaf

Onder “kapitaaluitgaaf” wordt verstaan een uitgaaf die beoogt een kapitaalgoed tot stand te doen komen.

Kapitaalgoed

Onder “kapitaalgoed” wordt verstaan een zaak welke meerjarig nut genereert.

3. Budgetcompensatie

Onder “budgetcompensatie” wordt verstaan het zodanig schuiven met een in de begroting opgenomen bedrag dat het hierbij behorende, in de begroting opgenomen, bestedingsdoel wijzigt in een ander, eveneens in de begroting opgenomen, bestedingsdoel.

4. Budget- en kredietverantwoordelijke

“Budget- en kredietverantwoordelijke” is degene die de eindverantwoordelijkheid draagt over het beheer van de budgetten en/of kapitaalkredieten en de uitvoering van de daarbij behorende taakstellingen, voor zover deze behoren bij zijn afdeling of verbijzonderde projectorganisatie.

5. Budget- en kredietbeheerder

“Budget- en kredietbeheerder” is de door een budget- en kredietverantwoordelijke schriftelijk aangewezen medewerker aan wie het beheer van budgetten en kapitaalkredieten is opgedragen.

1. De afdelingshoofden zijn budget- en kredietverantwoordelijke.

2. In afwijking van lid 1 kan het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van een verbijzonderde projectorganisatie een projectleider aanwijzen als budget- en kredietverantwoordelijke.

3. De budget- en kredietverantwoordelijke verstrekt de directie, het college van burgemeester en wethouders en de concerncontroller op hun verzoek alle informatie over het beheer van aan hem toegekende budgetten en kapitaalkredieten.

4. De budget- en kredietverantwoordelijke legt, door tussenkomst van de directie, tenminste tweemaal per jaar verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders over de besteding van de onder hem ressorterende budgetten en kapitaalkredieten (inclusief de aangegane verplichtingen) en de uitvoering van de hieraan verbonden taakstellingen.

De eerste maal in juli over de eerste zes maanden, de tweede maal in januari over het gehele voorbije jaar.

De budget- en kredietverantwoordelijke rapporteert tenminste over budget- en kredietafwijkingen van 3% of meer ten opzichte van de op productniveau vastgestelde budgetten en/of kredieten, met een minimum van € 5.000,-- voor budgetten en een minimum van € 10.000,-- voor kredieten.

In afwijking van het vorenstaande wordt ten behoeve van de rapportage voor “productniveau” gelezen “activiteitenniveau” voor de programma’s die uit één product bestaan.

5. De functie van budget- en kredietverantwoordelijke is onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur, met de functie van kassier en met de registrerende functie.

6. De budget- en kredietverantwoordelijke draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan de onder zijn verantwoordelijkheid vallende budgetten en kredieten dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer. Hij neemt hierbij de kaders en richtlijnen van de directie in acht.

7. De budget- en kredietverantwoordelijke van wie het budget of kapitaalkrediet ontoereikend is om een voorgenomen uitgaaf te dekken, is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het b&w-advies waarin (aanvullende) dekking voor de betreffende uitgaaf wordt aangegeven.

1. Een budget- en kredietbeheerder kan formatief in een ander organisatie-onderdeel werkzaam zijn dan het organisatie-onderdeel van de budget- en kredietverantwoordelijke.

2. Indien geen medewerker is aangewezen is de budget- en kredietverantwoordelijke tevens budget- en kredietbeheerder.

3. De budget- en kredietbeheerder heeft bij wijze van mandaat de beschikkingsbevoegdheid over aan hem toevertrouwde budgetten en kredieten.

4. De budget- en kredietbeheerder draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan het aan hem toevertrouwde budget danwel kapitaalkrediet dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer.

5. De budget- en kredietbeheerder dient te allen tijde inzicht te kunnen geven in door hem aangegane financiële verplichtingen.

6. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budget- en kredietbeheerder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget of kapitaalkrediet beschikbaar is danwel beschikbaar komt.

7. De budget- en kredietbeheerder legt op verzoek van de budget- en kredietverantwoordelijke over het door hem gevoerde beheer van een budget of kapitaalkrediet en de uitvoering van de daaraan verbonden taakstellingen verantwoording af aan de budget- en kredietverantwoordelijke door alle informatie, betrekking hebbend op dat budget of kapitaalkrediet, te verstrekken

8. De functie van budget- en kredietbeheerder is onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur, met de functie van kassier en met de registrerende functie.

9. Een budget- en kredietbeheerder signaleert (dreigende) budget- en kredietafwijkingen en (dreigende) afwijkingen van de bijbehorende taakstellingen en overlegt in voorkomende gevallen met betrokken adviserende ambtenaren en/of budget- en kredietbeheerders en/of budget- en kredietverantwoordelijken over budgetcompensatie.

1. In die gevallen waarin onzekerheid bestaat over de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf, dan wel de hoogte van de kapitaaluitgaaf niet op voorhand duidelijk is, kan aan de gemeenteraad geen kapitaalkrediet worden gevraagd.

Een uitzondering kan worden gemaakt voor kredieten die een zogenaamd “spaarkarakter” hebben en dienen om voorzienbare noodzakelijke grote investeringen in de nabije toekomst mogelijk te maken.

2. De kosten die worden gemaakt om de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf te onderzoeken komen te allen tijde ten laste van de exploitatiebegroting.

Het in dit lid bepaalde geldt niet t.a.v. (haalbaarheids)onderzoeken binnen de grondexploitatie.

3. Volledig ongebruikte kapitaalkredieten die ouder zijn dan twee jaar worden bij de jaarrekening afgesloten, tenzij de raad voor afloop van het boekjaar besloten heeft deze door te schuiven naar een later jaar.Restant-kapitaalkredieten lopen naar een volgend boekjaar over nadat de betreffende budget- en kredietverantwoordelijke de afdeling planning en control daarom middels het formulier ntb/nto schriftelijk heeft verzocht.

Restant-kapitaalkredieten waarop tijdens het boekjaar geen uitgaven zijn verantwoord kunnen slechts opnieuw naar het volgend boekjaar overlopen indien in het verzoek wordt aangetoond dat op de restant-kapitaalkredieten in het volgend boekjaar daadwerkelijk uitgaven zullen worden gedaan.

De budget- en kredietverantwoordelijke dient het verzoek uiterlijk in januari van het nieuwe boekjaar in.

Restant-kapitaalkredieten waarvoor op 1 februari van het nieuwe boekjaar geen verzoek is ontvangen worden afgesloten.

4. Na realisatie van het kapitaalgoed wordt het betreffende kapitaalkrediet ultimo boekjaar afgesloten.

1. Een opdracht voor de levering van een product en/of dienst wordt eerst geplaatst nadat is komen vast te staan dat het budget ten laste waarvan de factuur moet worden gebracht voldoende dekking biedt.

2. Indien geen toereikend budget aanwezig is kan door de budget- en kredietverantwoordelijke dan wel het college van burgemeester en wethouders besloten worden tot budgetcompensatie.

3. Indien budgetcompensatie niet mogelijk is kan, op advies van de budget- en kredietverantwoordelijke, door het college van burgemeester en wethouders aan de raad aanvullende budgetruimte worden gevraagd.

Het college van burgemeester en wethouders kan deze aanvullende budgetruimte verkrijgen door

• 1.

  de raad voor te stellen budgetten tussen programma’s te verschuiven, waarbij de aanvullende budgetruimte binnen een programma wordt gecreëerd door een aframing van lasten en/of verhoging van baten binnen één of meerdere ander(e) programma(´s);

• 2.

  de raad bij de begroting (integraal afwegingsmoment) voorstellen voor nieuw beleid te presenteren.

4. Indien geen toereikend kapitaalkrediet aanwezig is kan, op advies van de budget- en kredietverantwoordelijke, door het college van burgemeester en wethouders aan de raad een aanvullend kapitaalkrediet worden gevraagd.

Daarbij wordt aangegeven op welke wijze de met deze aanvraag samenhangende extra kapitaallasten zullen worden gedekt.

1. De budget- en kredietverantwoordelijke is bevoegd om met budgetten te schuiven teneinde (dreigende) overschrijdingen op bepaalde budgetten te compenseren met onderschrijdingen op andere budgetten. Voorwaarde is dat slechts wordt geschoven met budgetten binnen één en hetzelfde product of (hulp)kostenplaats.

2. De budget- en kredietverantwoordelijke heeft een inspanningsverantwoordelijkheid om (dreigende) overschrijdingen op budgetten te compenseren met onderschrijdingen op andere budgetten binnen zijn eigen afdeling of verbijzonderde projectorganisatie.

3. De betreffende budget- en kredietverantwoordelijke meldt een genomen besluit tot budgetcompensatie schriftelijk aan de afdeling planning en control ten behoeve van de begrotingswijziging.

4. De onder lid 2 genoemde inspanningsverantwoordelijkheid geldt niet voor (dreigende) onder-/overschrijdingen als gevolg van:

• ·

  Calamiteiten, zoals bodemsaneringen, schadeclaims, natuurgeweld en vandalisme;

• ·

  Mutaties in de Algemene Uitkering uit het gemeentefonds en de belastingopbrengsten;

• ·

  Rente-ontwikkelingen;

• ·

  Mutaties in salarissen en sociale lasten, voor zover het autonome ontwikkelingen betreft;

• ·

  Mutaties in wachtgeldsituaties;

• ·

  Waggs;

• ·

  Mutaties in de financiële verplichtingen t.b.v. gemeenschappelijke regelingen;

• ·

  Mutaties in het BTW-compensatiefonds.

5. De onder de leden 1 en 2 genoemde onder-/overschrijdingen mogen, zonder dat het college van burgemeester en wethouders daartoe heeft besloten, niet het gevolg zijn van bewuste prestatieverlaging.

6. De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen producten en/of (hulp)kostenplaatsen, maar binnen één en hetzelfde programma, is voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders.

7. Budgetcompensatie tussen programma’s is slechts toegestaan na goedkeuring van de gemeenteraad.

8. De volgende budgetten kunnen niet bij budgetcompensatie betrokken zijn:

• ·

  doorbelaste lasten en baten van en naar (hulp)kostenplaatsen;

• ·

  dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;

• ·

  alle budgetten vallend onder het product “Overige algemene dekkingsmiddelen”.

9. De aanwending van een (restant)kapitaalkrediet voor kapitaaluitgaven, anders dan die voor welke het kapitaalkrediet door de gemeenteraad werd gevoteerd, is niet toegestaan.

1. Opdrachten voor leveringen, diensten en werken worden in overeenstemming met het gemeentelijke inkoop-/aanbestedingsbeleid verstrekt.

2. Lid 1 kan buiten toepassing blijven indien sprake is van een uitgaaf op basis van een lopend contract of indien een bepaald product dan wel bepaalde dienst slechts door één leverancier wordt geleverd.

1. Een beroep op het budget voor onvoorziene uitgaven is slechts mogelijk indien tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende vier voorwaarden:

• ·

  de betreffende uitgaaf is onvermijdelijk;

• ·

  de betreffende uitgaaf is onuitstelbaar;

• ·

  de betreffende uitgaaf is onvoorzien;

• ·

  de betreffende uitgaaf is incidenteel.

2. Budgetten voor onvoorziene uitgaven en de budgetten verbonden aan het product “overige algemene dekkingsmiddelen”, met uitzondering van de voorzieningen, worden beheerd door de afdeling planning en control; de beschikkingsbevoegdheid over deze budgetten ligt bij het college van burgemeester en wethouders.

Voorzieningen worden beheerd door daartoe aangewezen budgetbeheerder; de beschikkings-bevoegdheid ligt bij het college van burgemeester en wethouders.

3. Op stelposten mogen geen werkelijke baten en lasten worden verantwoord.

1. De na afloop van een boekjaar resterende budgetten vallen vrij in het rekeningresultaat van dat boekjaar.

2. Slechts verplichtingen die zijn ontstaan in een boekjaar kunnen, op voorwaarde dat

• ·

  de levering en/of uitvoering op of vóór 31 december van het boekjaar heeft plaatsgevonden én

• ·

  de factuur danwel het boekstuk niet meer in dat boekjaar is ontvangen danwel uitgereikt, na afloop van dat boekjaar (in de vorm van nto/ntb-posten) nog ten laste danwel ten gunste van budgetten van dat boekjaar worden gebracht.

3. De in lid 2 genoemde verplichtingen worden, met uitzondering van de budgetten die betrekking hebben op niet-compensabele activiteiten, exclusief compensabele en/of verrekenbare btw in de financiële administratie verantwoord.

4. In afwijking van de leden 1 en 2 kan het college van burgemeester en wethouders onder de volgende voorwaarden budgetten aanwijzen waarvoor restanten mogen worden gebruikt voor reservering voor uitvoering van de bij die budgetten behorende taak:

• 1.

  het, voor de uitvoering van de specifieke taak, begrote bedrag is (deels) ongebruikt, én

• 2.

  het budgetrestant bedraagt minimaal € 10.000,--, én

• 3.

  de budgetverantwoordelijke toont aan dat de taak in het boekjaar niet (volledig) is uitgevoerd, én

• 4.

  de budgetverantwoordelijke toont aan dat de taak in het, op het boekjaar volgende, jaar daadwerkelijk uitgevoerd moet worden, én

• 5.

  de budgetverantwoordelijke toont aan dat in het, op het boekjaar volgende, jaar voor het alsnog uitvoeren van de taak extra (in de zin van “boven op het reeds bestaande budget”) uitgaven moeten worden gedaan, én

• 6.

  de reservering wordt in het betreffende boekjaar afzonderlijk vermeld op het product “Overige algemene dekkingsmiddelen” (activiteit “Reserves en voorzieningen”) en blijft daarmee buiten de resultaatbepaling, én

• 7.

  de reservering behoudt zijn bestemming maximaal 1 jaar. Na 1 jaar verliest de reservering haar bestemming en gaat zij, indien nog niet aangewend, te allen tijde op in de algemene middelen.

5. In uitzonderlijke gevallen kan het college op voorstel van de afdeling planning & control van het bepaalde in lid 4 afwijken.

1. Voor de betaalbaarstelling van facturen zijn altijd twee parafen vereist: één van de betreffende budget- en kredietbeheerder en één van een medewerker van de financiële administratie.

2. In afwijking van lid 1 is de budget- en kredietverantwoordelijke bevoegd bij ontstentenis van de betreffende budget- en kredietbeheerder namens deze te paraferen.

Is ook de budget- en kredietverantwoordelijke afwezig dan is het plaatsvervangend afdelingshoofd bevoegd namens de betreffende budget- en kredietbeheerder te paraferen.

3. De beoordeling van de factuur, de rechtmatigheidstoets en de codering geschiedt onder verantwoordelijkheid van de betreffende budget- en kredietbeheerder.

4. De financiële administratie faciliteert de codering van inkomende facturen en draagt zorg voor de procesbegeleiding van deze boekstukken en de tijdige en correcte boeking hiervan.

5. De budget- en kredietverantwoordelijke draagt binnen zijn afdeling zorg voor tijdige afdoening van inkomende facturen.

1. De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het verzenden/uitreiken van brieven voor geleverde diensten en/of werken, danwel subsidie-aanvragen en zendt daarvan afschrift aan de financiële administratie en in bijzondere gevallen de afdeling planning & control.

2. De financiële administratie stelt de factuur op en verzendt deze, met uitzondering van de facturen m.b.t. Callunu en de Beheerscommissie Accommodaties, en verzorgt de incassering.

1. Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor dekking van structurele lasten, tenzij in bijzondere gevallen de raad daartoe, na overleg met de accountant, daartoe besluit.

2. Vrijvallende ramingen van kapitaallasten van vervangingsinvesteringen kunnen slechts als dekking van incidentele lasten worden ingezet.

1. Begrotingswijzigingen worden voorbereid door de afdeling planning en control.

De begrotingswijzigingen binnen producten worden ter besluitvorming voorgelegd aan de concerncontroller, tenzij het een programma betreft die uit één product bestaat. Alsdan geldt het voorgaande binnen activiteitenniveau.

De begrotingswijzigingen binnen programma’s worden ter besluitvorming voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.

Begrotingswijzigingen die programma-overstijgend zijn worden ter besluitvorming voorgelegd aan de raad, bij de bestuursrapportages (kadernota/najaarsnota).

Uit doelmatigheidsoverwegingen kunnen in december nog programma-overstijgende begrotingswijzigingen worden voorgelegd aan de raad, mits deze het karakter hebben van administratief technische wijziging, dan wel in het kader van het BBV noodzakelijk zijn.

2. De afdeling planning & control draagt zorg voor de tijdige en correcte verwerking van begrotingswijzigingen in het financiële systeem..

1. Het college van burgemeester en wethouders kan, onder goedkeuring van de raad, een regeling vaststellen op grond waarvan doelmatig budget- en kredietbeheer kan worden beloond.

2. De onder lid 1 bedoelde regeling bevat in ieder geval de criteria op grond waarvan doelmatig budget- en kredietbeheer wordt beoordeeld alsmede de dekking van de lasten van de financiële beloning.

1. Daar waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.

1. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2006.

2. De “regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo 2005” (b&w-besluit 23-11-2004) vervalt.