Regeling vervallen per 13-05-2014

Verordening op de info- en opiniebijeenkomst 2010

Geldend van 12-10-2010 t/m 12-05-2014

Intitulé

VERORDENING OP DE INFO- EN DE OPINIEBIJEENKOMST 2010

De raad van de gemeente Etten-Leur, in vergadering bijeen op 11 oktober 2010

gezien het voorstel van de raadsvoorzitter en de griffier d.d. 1 september 2010;

gelet op de artikelen 82 en 147 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

Vast te stellen de verordening op de info- en de opiniebijeenkomst 2010;

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

  • 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

    • a.

      infobijeenkomst: een bijeenkomst voorafgaande aan de opiniebijeenkomst waarin de geagendeerde onderwerpen in het algemeen op informerende wijze worden besproken;

    • b.

      opiniebijeenkomst: een bijeenkomst voorafgaande aan de raad, waarin over de geagendeerde onderwerpen in het algemeen argumenten worden uitgewisseld en meningen worden gevormd, hierin wordt gevraagd of voorstellen tot hamerstuk c.q. besluitstuk kunnen worden verklaard;

    • c.

      raad: een bijeenkomst waarbij aansluitend aan de opinieraad een raad wordt gehouden over de als hamerstuk c.q. besluitstuk aangemerkte voorstellen;

    • d.

      deelnemers: raadsleden, burgerleden, collegeleden, ambtenaren, inwoners, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties en eventueel anderen;

    • e.

      fractiedeelnemers: raadsleden en burgerleden die namens een raadsfractie deelnemen;

    • f.

      presidium: presidium zoals bepaald in artikel 5 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad;

    • g.

      voorzitter: voorzitter of diens vervanger;

    • h.

      griffier: griffier of diens vervanger;

Hoofdstuk 2 Doel, taken en samenstelling

Artikel 2 Doel

Infobijeenkomst

  • 1.

    Het doel van een infobijeenkomst is: het bieden van ruimte aan inwoners, maatschappelijke organisaties en fractiedeelnemers om over de geagendeerde onderwerpen zoveel mogelijk informatie uit te wisselen.

  • 2.

    Het gaat er om een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of een voorstel te krijgen, zodat men in de opiniebijeenkomst een goede mening kan vormen. College en ambtelijke organisatie hebben de mogelijkheid tijdens een infobijeenkomst van belang zijnde informatie over te dragen aan de deelnemers.

Opiniebijeenkomst

  • 3.

    Het doel van de opiniebijeenkomst is: het bieden van ruimte aan fractiedeelnemers om hun meningen en ideeën te geven en hierover met elkaar van gedachten te wisselen.

  • 4.

    Het gaat erom een goed inzicht in een situatie, een onderwerp of een voorstel te krijgen, zodat in de raad tot een gewogen oordeel gekomen kan worden.

Raad

  • 5.

    Het doel van de raad is om aansluitend aan de opiniebijeenkomst middels een vergadering van de raad de stukken waarover de opiniebijeenkomst geen debat wenst en als hamerstuk c.q. besluitstuk heeft aangemerkt, een besluit te nemen. Op de raad is het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van toepassing.

Artikel 3 Taken en rollen deelnemers

Infobijeenkomst

  • 1.

    De deelnemers dragen bij aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp en stellen in het algemeen informatieve vragen.

  • 2.

    Aan het eind van de behandeling van een onderwerp kunnen fractiedeelnemers kort laten blijken of zij voldoende geïnformeerd zijn.

Opiniebijeenkomst

  • 3.

    De fractiedeelnemers inventariseren onderling meningen, ideeën, voor- en nadelen of argumenten pro en contra van een onderwerp of voorstel en wisselen hierover met elkaar van gedachten. Zij dragen bij aan een zo volledig mogelijk inzicht in voor- en nadelen van een onderwerp of voorstel.

  • 4.

    Aan het eind van de behandeling van een onderwerp kunnen fractiedeelnemers laten blijken naar welk standpunt zij neigen.

  • 5.

    De voorzitter zal hierbij inventariseren of men het voorstel als hamerstuk c.q. besluitstuk in de aansluitende raad wil vaststellen of dat men op een later moment een politiek debat in de raad wil.

Raad

  • 6.

    De leden van de raad stellen in de raad aansluitend op de opiniebijeenkomst de hamer- c.q. besluitstukken vast.

Artikel 4 Samenstelling

Algemeen

  • 1.

    Voor benoeming door de raad van fractiedeelnemers, niet zijnde raadsleden, komen uitsluitend in aanmerking personen die door de fracties zijn voorgedragen. Zij worden benoemd als burgerlid en kunnen zowel aan de infobijeenkomst als opiniebijeenkomst deelnemen.

  • 2.

    Een fractiedeelnemer als bedoeld in het voorgaande lid dient, voorafgaand aan zijn benoeming, een schriftelijke en ondertekende verklaring af te leggen waarin hij o.a. verklaart zich volledig te conformeren aan de rechten en plichten die bij of krachtens de Gemeentewet aan een raadslid zijn of worden gesteld. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een fractiedeelnemer als bedoeld in lid 2 van dit artikel.

  • 3.

    Een fractiedeelnemer als bedoeld in lid 1 van dit artikel dient voordat hij zijn functie kan uitoefenen de volgende eed of belofte af te leggen:

    «Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot burgerlid benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.

    Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets als burgerlid te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.

    Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als burgerlid naar eer en geweten zal vervullen.

    Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!»

    («Dat verklaar en beloof ik!»)

  • 4.

    De raad kan maximaal vier fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden per in de gemeenteraad vertegenwoordigde fractie benoemen.

  • 5.

    Bij wisseling van een onderwerp c.q. van een cluster onderwerpen kunnen de fractiedeelnemers wisselen, onderwerpen worden per beleidsveld geclusterd.

Infobijeenkomst

  • 6.

    Aan de vergadertafel nemen plaats de voorzitter, de griffier en de fractiedeelnemers. Namens elke in de raad vertegenwoordigde fractie neemt één fractiedeelnemer plaats aan de vergadertafel. De portefeuillehouder(s) en (ambtelijke) adviseur(s) nemen plaats aan de tafel van de collegeleden.

Opiniebijeenkomst

  • 7.

    Aan de vergadertafel nemen plaats de voorzitter, de griffier en de fractiedeelnemers. De fractiedeelnemers nemen plaats op basis van maximaal 3 zetels voor de fracties met vier en meer raadszetels en maximaal 2 zetels voor de fracties met drie en minder raadszetels. De portefeuillehouder(s) en (ambtelijke) adviseur(s) nemen plaats aan de tafel van de collegeleden.

Raad

  • 8.

    Aan de raad nemen uitsluitend leden van de raad deel.

Artikel 5 Voorzitter

  • 1. De voorzitters en plaatsvervangende voorzitters van de infobijeenkomst en opiniebijeenkomst worden door de raad uit zijn midden benoemd.

  • 2. De voorzitter is geen deelnemer. Ook de plaatsvervangend voorzitter is, wanneer deze als voorzitter fungeert, geen deelnemer.

  • 3. De voorzitter van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst is belast met:

    • a.

      het leiden van de bijeenkomst;

    • b.

      het uitnodigen van aanwezigen om deel te nemen;

    • c.

      het verlenen van het woord aan de deelnemers;

    • d.

      het formuleren van nog openstaande vragen;

    • e.

      het vastleggen van de toezeggingen;

    • f.

      het concluderen dat het onderwerp:

      • -

        is afgedaan;

      • -

        nogmaals wordt geagendeerd voor een volgende bijeenkomst;

      • -

        kan worden geagendeerd voor de raad als hamerstuk c.q. als debatstuk

        wordt geagendeerd voor de raad;

      • -

        in handen wordt gesteld van het college.

    • g.

      het handhaven van de orde. De voorzitter bewaakt de orde van de vergadering, maar ook de deelnemers dragen hun verantwoordelijkheid;

    • h.

      het doen naleven van deze regeling, in gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de voorzitter.

  • 4. De raad wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad respectievelijk zijn plaatsvervanger.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

  • 1. De zittingsperiode van een fractiedeelnemer, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 2. Een fractiedeelnemer en zijn plaatsvervanger houden op lid te zijn van de infobijeenkomst respectievelijk opiniebijeenkomst indien zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen.

  • 3. De raad kan een fractiedeelnemer niet zijnde raadslid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht de fractiedeelnemer is benoemd. Het ontslag gaat in op de dag na de datum waarop de gemeenteraad het ontslag heeft verleend

  • 4. Een fractiedeelnemer kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

  • 5. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4.

  • 6. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van de fractiedeelnemer die op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Artikel 7 Griffier

Ter ondersteuning van iedere bijeenkomst fungeert de griffier, de waarnemend griffier en/of een griffiemedewerker.

Artikel 8 Overige deelnemers

  • 1. Naast de fractiedeelnemers kunnen anderen deelnemen aan de infobijeenkomst. Daarbij wordt in ieder geval gedacht aan de betrokken portefeuillehouder, ambtenaren, adviseurs, inwoners en woordvoerders van maatschappelijke groeperingen.

  • 2. Naast de fractiedeelnemers kunnen deelnemen aan de opiniebijeenkomst: de betrokken portefeuillehouder(s).

Hoofdstuk 3 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

Artikel 9 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

  • 1. De voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders en de secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

  • 2. Indien de burgemeester of een wethouder bij een vergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter.

  • 3. De voorzitter neemt zo spoedig mogelijk een voorlopige beslissing op het verzoek.

Hoofdstuk 4 Vergaderingen

Artikel 10 Plaats en tijdstip vergadering

  • 1. De infobijeenkomsten vinden in de regel plaats, op een maandag en/of dinsdag, volgens een door het presidium vastgesteld schema, inloop 19.00 uur en aanvang 19.30 uur, in het Oude Raadhuis/Raadzaal of zo mogelijk op locatie.

  • 2. De opiniebijeenkomsten en de raadsvergaderingen vinden in de regel plaats, op maandag en/of dinsdag, volgens een door het presidium vastgesteld schema, inloop 19.00 uur en aanvang 19.30 uur, in het Oude Raadhuis.

  • 3. Indien er een extra bijeenkomst wordt gehouden vindt deze zoveel als mogelijk een dag later plaats op hetzelfde tijdstip.

Artikel 11 Oproep

  • 1. De voorzitter, c.q. de griffier namens de voorzitter, roept alle raads- en burgerleden, ten minste tien dagen voor het houden van de bijeenkomst op. Voorafgaande aan de infobijeenkomst zal de griffier in overleg met de voorzitter nagaan welke overige deelnemers worden uitgenodigd.

  • 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de raads- en burgerleden toegezonden, ter inzage gelegd in de leeskamer in het Stadskantoor en op Internet geplaatst.

  • 3. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het Stadskantoor gebracht.

  • 4. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een fractiedeelnemer inzage.

  • 5. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 12, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk toegezonden en ter inzage gelegd.

Artikel 12 De agenda

  • 1. Voordat de oproep wordt verzonden, stelt het presidium de agenda van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst voorlopig vast.

  • 2. Het presidium kan bij de voorlopige vaststelling van de agenda van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst bepalen dat een voorstel rechtstreeks wordt behandeld in de opiniebijeenkomst en dus niet wordt geplaatst op de voorlopige agenda van de infobijeenkomst.

  • 3. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende voorlopige agenda opstellen.

  • 4. Fractiedeelnemers kunnen voorafgaande aan de infobijeenkomst verzoeken het woord te mogen voeren over niet geagendeerde onderwerpen indien dit 24 uur voorafgaande aan de infobijeenkomst bij de griffier is gemeld en geen uitvoeringszaken betreft, dit ter beoordeling van de voorzitter.

  • 5. Aan het einde van elke vergadering van de opiniebijeenkomst wordt de mogelijkheid geboden tot het houden van een rondvraag. Indien de verantwoordelijk portefeuillehouder niet aanwezig is tijdens de opiniebijeenkomst vindt beantwoording van de gestelde vraag plaats tijdens de raadsvergadering volgend op de opiniebijeenkomst.

  • 6. Bij aanvang van de vergadering stellen de fractiedeelnemers de agenda vast.

  • 7. Op voorstel van een fractiedeelnemer kan de voorzitter de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

  • 1. De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in de Etten-Leurse Bode en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

  • 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

    • b.

      de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

    • c.

      de mogelijkheid tot het deelnemen als bedoeld in artikel 8 lid 1.

Artikel 14 Verslaglegging

  • 1. Van een infobijeenkomst, de opiniebijeenkomst en de raad aansluitend aan de opiniebijeenkomst worden korte en zakelijke verslagen gemaakt

  • 2. Het verslag maakt in ieder geval melding van:

    • a

      aanwezige fractiedeelnemers;

    • b.

      besproken onderwerpen en voorstellen;

    • c.

      door de portefeuillehouder(s) gedane toezeggingen;

    • d.

      bij de inforaad: conclusies over de informatieverstrekking van de onderwerpen;

    • e.

      bij de opiniebijeenkomst: de meningen van de fracties en conclusies;

    • f.

      bij de raad aansluitend aan de opiniebijeenkomst: de genomen besluiten.

  • 3. Het verslag van de infobijeenkomst wordt indien mogelijk ter vaststelling voorgelegd aan de eerste raadsvergadering aansluitend aan de opiniebijeenkomst en na vaststelling door de raadsvoorzitter en de griffier ondertekend.

  • 4. Het verslag van de opiniebijeenkomst wordt indien mogelijk ter vaststelling voorgelegd aan de eerste raadsvergadering na de raadsvergadering aansluitend aan de opiniebijeenkomst en na vaststelling door de raadsvoorzitter en de griffier ondertekend.

Hoofdstuk 5 Orde der vergadering

Artikel 15 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent iedere fractiedeelnemer die daadwerkelijk aan de vergadering deelneemt onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 16 Spreektijd

  • 1. Een fractiedeelnemer kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden en de overige aanwezigen.

  • 2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid, kunnen de fractiedeelnemers aan de info- respectievelijk de opiniebijeenkomst besluiten voor de behandeling van een onderwerp of voor de gehele vergadering maximum spreektijden vast te stellen per fractie, voor de burgemeester en voor de wethouders. Daarbij kan tevens worden bepaald dat de beraadslaging zal worden beperkt tot één termijn.

Artikel 17 Deelname aan de beraadslaging door anderen aan de opiniebijeenkomst

  • 1.

    De fractiedeelnemers aan de opiniebijeenkomst kunnen bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige fractiedeelnemers, de wethouder, de secretaris, de griffier en de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging.

  • 2.

    Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der fractiedeelnemers genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

  • 3.

    Het eerste lid van dit artikel is alleen van toepassing indien een voorstel rechtstreeks, dus zonder behandeling in de infobijeenkomst, in de opiniebijeenkomst wordt behandeld.

Artikel 18 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van

Artikel 19 Besluitenlijst

  • 1. De besluitenlijst van een besloten vergadering worden niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de fractiedeelnemers ter inzage bij de griffier.

  • 2. Deze besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering nemen de in de voornoemde besluitenlijst aanwezige fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst een beslissing over het al dan niet openbaar maken van deze besluitenlijst. De vastgestelde besluitenlijst wordt door de voorzitter en de (plv.)griffier/griffiemedewerker die voor de ondersteuning tijdens de vergadering zorg heeft gedragen ondertekend.

Artikel 20 Geheimhouding

  • 1. Voor de afloop van de besloten vergadering beslissen de fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden.

  • 2. De geheimhouding dient in acht te worden genomen door een ieder die bij de vergadering aanwezig is en door een ieder die op een andere wijze kennis heeft van de stukken.

  • 3. De fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst kunnen besluiten de geheimhouding op te heffen.

Artikel 21 Opheffing geheimhouding

Indien de fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers

Artikel 22 Toehoorders en pers

  • 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

  • 3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 23 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

Artikel 24 Verbod gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan.

Artikel 25 Aanhalingstitel en inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening op de Info- en Opiniebijeenkomst 2010".

  • 2.

    De verordening treedt in werking op 12 oktober 2010.

  • 3.

    De "Verordening op Info- en Opiniebijeenkomst 2010", vastgesteld bij raadsbesluit van 13 juli 2010, wordt ingetrokken.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Etten-Leur van 11 oktober 2010
De raad voornoemd,
De griffier, de voorzitter,
Drs. W.C.M. Voeten. Mw. H. van Rijnbach-de Groot.

Toelichtingop de “Verordening op de Info- en Opiniebijeenkomst 2009"

Algemeen

In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden. De in deze verordening opgenomen infobijeenkomst en opiniebijeenkomst zijn raadscommissies ex artikel 82 Gemeentewet. Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies.

In het programma-akkoord 2006-2010 getiteld ‘de burger centraal door continuïteit en vernieuwing’ is het volgende opgenomen:

“Het doorvoeren van veranderingen in de duale werkwijze in Etten-Leur om raad en college hun taken beter te laten vervullen

Wij gaan een werkgroep, waarin alle fracties uit de raad vertegenwoordigd zijn, laten onderzoeken welke veranderingen in de duale werkwijze in Etten-Leur dienen te worden aangebracht. Dit enerzijds om de raad beter in staat te stellen haar taken, zijnde de bevolking vertegenwoordigen, kaders stellen en controleren van de uitvoering, beter te vervullen en anderzijds het college in staat te stellen zijn bestuursbevoegdheden uit te voeren. Belangrijke voorwaarden voor eventueel door te voeren aanpassingen zijn helderheid voor de burgers en vergroten van de mogelijkheden tot participatie door de burgers. Bij het onderzoek dient ook bekeken te worden welke aanpassingen in het huidige commissiestelsel noodzakelijk zijn.”

Per 1 januari 2009 is het nieuwe vergadermodel na een zorgvuldige en interactieve voorbereiding ingevoerd. Bij de invoering was afgesproken het vergadermodel na één jaar te evalueren. Op basis van de resultaten van de uitgevoerde evaluatie alsmede op basis van het bepaalde in het raadsprogramma 2010-2014 getiteld ‘Sturen met tegenwind, samen de economische crisis voorbij’ is deze verordening geactualiseerd.

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat de term raad zoals in deze verordening genoemd enkel gebruikt wordt voor de raadsvergadering direct volgend op de opiniebijeenkomst, tijdens welke de zogeheten ‘hamerstukken’ worden vastgesteld.

HOOFDSTUK 2 DOEL, TAKEN EN SAMENSTELLING

Artikel 2 Doel

De infobijeenkomst

De infobijeenkomst heeft tot doel om zo veel mogelijk informatie uit te wisselen over de geagendeerde onderwerpen. Het gaat hierbij zowel om informatie-uitwisseling tussen fractiedeelnemers en (organisaties van) burger als om informatie-uitwisseling tussen de fractiedeelnemers onderling als om informatie-uitwisseling tussen de fractiedeelnemers en de het college respectievelijk de ambtelijke organisatie.

Het gemeentebestuur heeft de burgerparticipatie hoog in het vaandel staan. Om daadwerkelijk in het besluitvormingsproces burgerparticipatie een maximale meerwaarde te geven is het zaak de burgers zo vroeg mogelijk in het proces hun inbreng te laten leveren, bij de infobijeenkomst dus. Immers de invloed is groter naarmate we nog verder van het uiteindelijke besluit af staan. Afhankelijk van het voorstel dat voorligt, zal de burgerparticipatie anders worden ingevuld in de infobijeenkomst. Onderstaand worden de verschillende vormen beschreven:

  • o

    Wanneer sprake is van een raadsopdracht, wordt aan de burgers met name gevraagd of het overzicht van de te behandelen onderwerpen volledig is.

  • o

    Wanneer sprake is van een voorstel met verschillende te kiezen varianten worden burgers gevraagd aan te geven welke argumenten voor respectievelijk tegen de verschillende varianten zij hebben. Het gaat dan uiteraard met name om argumenten die nog niet in het voorstel van het college verwerkt zijn.

  • o

    Daar waar sprake is van een voorstel (bijvoorbeeld een bestemmingsplan), waaraan een intensief interactief traject is voorafgegaan, zal de informatie die de raad van de burgers vraagt met name zijn om aan te geven of het proces goed verlopen is en om vragen te stellen wanneer er nog geen volledige duidelijkheid bij de raad is naar de argumenten (van het college) om op basis van een zienswijze al dan niet een wijzing aan te brengen in het definitieve voorstel. Voorkomen moet worden dat in de Infobijeenkomst het werk van het college wordt overgedaan, waardoor de burger met verkeerde verwachtingen naar de Infobijeenkomst komt. Immers inhoudelijke weging van argumenten heeft plaatsgevonden in het interactieve proces (werkgroep of klankbordgroep) en de formele inspraakprocedure die vooraf gaat aan het aanbieden van het voorstel door het college aan de raad

  • o

    Wanneer sprake is van voorstellen zonder keuzemogelijkheden, bijvoorbeeld omdat de wet geen vrijheid laat aan de gemeente, zal de inbreng van burgers naar verwachting beperkt zijn. In dit geval zal het presidium bij de voorlopige vaststelling van de agenda van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst waarschijnlijk bepalen dat een voorstel rechtstreeks wordt behandeld in de opiniebijeenkomst en dus niet wordt geplaatst op de voorlopige agenda van de infobijeenkomst.

Burgerparticipatie wordt toegepast om ervoor te zorgen dat niet alleen informatie uit het college maar ook informatie van de burgers ten grondslag ligt aan de besluitvorming van de raad. Besloten is daarom inwoners mee te laten praten in de Infobijeenkomsten. Inwoners krijgen tijdens een vergadering van de Infobijeenkomst dan ook als eerste het woord. Vervolgens kunnen raads- en burgerleden mede op basis daarvan informerende vragen stellen. Door aan de voorkant veel meer te investeren in contacten tussen raadsleden en burgers, is aan de achterkant geen formeel inspreekrecht in Opiniebijeenkomst of de raad meer nodig.

Om burgers ook de gelegenheid te bieden om informeel met de raads- of burgerleden te spreken over zaken die wel maar ook over zaken die niet geagendeerd zijn, vindt voorafgaand aan zowel de Infobijeenkomst als de Opiniebijeenkomst een inloophalfuur plaats.

Daarnaast geldt uiteraard dat in het kader van het beleid zoals dat wordt weergegeven in de nota burgerparticipatie ook door het college vooraf met burgers wordt gecommuniceerd. Afhankelijk van het onderwerp zal hierbij sprake zijn van meebeslissen, coproduceren, adviseren, raadplegen of informeren. Voor een nadere uitwerking van de burgerparticipatie wordt kortheidshalve verwezen naar de op 1 juli 2008 door de raad vastgestelde nota ‘Burgerparticipatie in Etten-Leur, Samen bereik je meer!’

Opiniebijeenkomst

Tijdens de opiniebijeenkomst kunnen fractiedeelnemers hun meningen en ideeën te geven en hierover met elkaar van gedachten wisselen. Zij kunnen hiertoe ook met elkaar en met de verantwoordelijk portefeuillehouder in discussie treden. Indien een voorstel rechtstreeks in de opiniebijeenkomst wordt behandeld en dus geen behandeling in een infobijeenkomst heeft plaatsgehad, is door het toevoegen van artikel 17 de mogelijkheid geboden dat op voorstel van een fractiedeelnemer burgers toch het woord kunnen voeren.

Raad

De raad die aansluitend aan de opiniebijeenkomst plaatsvindt, heeft als doel een besluit te nemen over de zogeheten ‘hamerstukken’. Hamerstukken zijn stukken waarvan tijdens de opiniebijeenkomst is vastgesteld dat geen nadere discussie tijdens de raadsvergadering hoeft plaats te vinden. Er is geen nadere discussie nodig indien:

  • o

    Alle fracties van mening zijn dat overeenkomstig het voorstel besloten moet worden

  • o

    Maximaal twee fracties van mening zijn dat niet conform het voorstel kan worden besloten én niet voornemens zijn een amendement of motie in te dienen én enkel willen volstaan met een stemverklaring

Voorstellen waarover nog wel discussie in de raadsvergadering moet plaatsvinden, komen niet aan de orde in de raadsvergadering die direct volgt op de opiniebijeenkomst maar worden behandeld in de raadsvergadering die in de regel twee weken na de opiniebijeenkomst plaatsvindt.

Artikel 3 Taken en rollen deelnemers

Infobijeenkomst

De deelnemers, dus zowel burgers als maatschappelijke organisaties als raads- en burgerleden, dragen bij aan een zo volledig mogelijk beeld van een onderwerp en stellen in het algemeen informatieve vragen. Aan het eind van de behandeling van een onderwerp kunnen fractiedeelnemers (de raads- en burgerleden) kort laten blijken of zij voldoende geïnformeerd zijn. Indien de fractiedeelnemers voldoende geïnformeerd zijn wordt een voorstel geagendeerd voor de eerstvolgende opiniebijeenkomst volgend op de infobijeenkomst.

Indien de fractiedeelnemers niet voldoende geïnformeerd zijn bestaan de volgende mogelijkheden:

  • Ø

    Het college wordt gevraagd voor de eerstvolgende opiniebijeenkomst volgend op de infobijeenkomst de ontbrekende informatie aan te dragen. Tijdens de eerstvolgende opiniebijeenkomst volgend op de infobijeenkomst wordt dan bepaald of de informatie voldoende is om tot oordeelsvorming te komen

  • Ø

    Het college wordt gevraagd de ontbrekende informatie aan te dragen. Zodra de ontbrekende informatie is ontvangen wordt het voorstel door het presidium opnieuw geagendeerd voor een infobijeenkomst

Het is ook mogelijk dat een onderwerp alleen ter informatie wordt geagendeerd voor de infobijeenkomst. Aan het einde van de behandeling van het onderwerp wordt dan geconcludeerd of de informatie voldoende is of dat nadere informatie nodig is. Indien nadere informatie nodig is, wordt afgesproken wanneer deze door het college wordt aangeleverd en of op basis van de aanvullende informatie nogmaals in de infobijeenkomst moet worden gesproken over het onderwerp.

Onderwerpen die alleen ter informatie worden behandeld, komen in de regel niet meer aan de orde in de opiniebijeenkomst respectievelijk de raad. De enige uitzondering hierop geldt wanneer een raadslid een motie wil inbrengen in de raad over het onderwerp waarover alleen informatief is gesproken. Een motie komt dan, al dan niet na discussie in de opiniebijeenkomst, aan de orde in de raadsvergadering.

Opiniebijeenkomst

Dit onderdeel behoeft geen nadere toelichting.

Raad

Dit onderdeel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 4 Samenstelling

De raad bepaalt de samenstelling van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Omdat de infobijeenkomst geen advies geeft aan de raad maar een advies formuleert aan de opiniebijeenkomst is er voor gekozen om aan de opiniebijeenkomst maar één fractiedeelnemer per in de raad vertegenwoordigde fractie aan de vergadertafel te laten plaatsnemen. Dit ook omdat tijdens de infobijeenkomsten de drempel voor deelname door inwoners en maatschappelijke organisaties zo laag mogelijk moet zijn

Om de evenwichtige vertegenwoordiging waarover artikel 82 lid 3 van de Gemeentewet spreekt te bewerkstelligen is in het zevende lid van artikel 4 voor de opiniebijeenkomst bepaald dat fracties met 4 en meer leden in de gemeenteraad maximaal drie fractiedeelnemers aan de opiniebijeenkomst mogen laten deelnemen en fracties met 3 en minder leden in de gemeenteraad maximaal drie fractiedeelnemers aan de opiniebijeenkomst mogen laten deelnemen. De term maximaal is toegevoegd om fracties de mogelijkheid te bieden met minder dan het maximaal toegestane aantal leden aan de vergaderingen deel te nemen. Het is overigens wel noodzakelijk dat het quorum aanwezig is. Het bepaalde in artikel 16 van het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad is in deze van overeenkomstige toepassing

De verhoudingen in de info- en opiniebijeenkomst hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om tot een evenwichtige verdeling te komen is gekozen voor een minimum en een maximum aantal leden. Sommige gemeenten kiezen voor een maximum van twee leden per fractie. Zoals ook uit het eerste lid blijkt, hoeven de fractiedeelnemers van een infobijeenkomst en een opiniebijeenkomst geen raadslid te zijn. Wel is er in de modelbepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde fractiedeelnemers voordragen. Daarnaast heeft de raad ervoor gekozen dat het niet noodzakelijk is dat de in het eerste lid bedoelde fractiedeelnemers op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. Hiermee is de mogelijkheid geopend om burgers te benoemen die niet op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan, maar bijvoorbeeld op basis van hun deskundigheid tot lid van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst worden benoemd. Over het aantal fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden dat de raad wil benoemen zijn afspraken gemaakt in het programma-akkoord 2006-2010. Deze afspraak die is bestendigd in het raadsprogramma 2010-2014, inhoudende dat elke fractie maximaal 4 niet raadsleden kan voordragen als fractiedeelnemer, is in deze verordening opgenomen. Op grond van het tweede lid moeten fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. In lid 2 is bepaald dat fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden zich moeten conformeren aan de rechten en plichten die bij of krachtens de Gemeentewet aan een raadslid zijn of worden gesteld. Hierbij wordt opgemerkt dat het bepaalde in hoofdstuk IV (voorzieningen van commissieleden) van de verordening rechtspositie raads- en commissieleden onverkort van toepassing is en blijft op fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden.

Omdat fractiedeelnemers ook te maken kunnen krijgen met vertrouwelijke of geheime informatie is ervoor gekozen op ook hen een eed of belofte te laten afleggen alvorens zij hun werkzaamheden mogen vervullen. De tekst van de eed/belofte is opgesteld op basis van artikel 14 van de Gemeentewet.

De fracties kunnen zelf bepalen welke fractiedeelnemers aan welk onderdeel van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst deelnemen. Voor een toelichting op de onderdelen wordt verwezen naar de toelichting op artikel 12.

Artikel 5 Voorzitter

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de infobijeenkomst en opiniebijeenkomst door de raad te laten benoemen. Om praktische redenen wordt voorgesteld alle leden van het presidium als (plaatsvervangend) voorzitter te laten benoemen van zowel de infobijeenkomst als de opiniebijeenkomst. Immers bij de infobijeenkomsten kan het presidium bepalen dat gewerkt gaat worden met parallelle sessies. Er zijn dan op hetzelfde moment meerdere (plaatsvervangend) voorzitters nodig. Bovendien hebben de huidige (plaatsvervangend) voorzitters allemaal al een aantal jaren ervaring opgedaan met het voorzitten van commissievergaderingen. In een volgende raadsperiode kan opnieuw worden bezien hoeveel (plaatsvervangend) voorzitters dienen te worden benoemd.

Wanneer de presidiumleden die zijn aangewezen door de in de raad vertegenwoordigde fracties allemaal worden benoemd als (plaatsvervangend) voorzitter zal tijdens de presidiumvergaderingen worden bepaald wie welk (onderdeel van) een infobijeenkomst respectievelijk opiniebijeenkomst zal voorzitten. In de uitnodiging zal worden aangeven wie per onderdeel zal optreden als voorzitter.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter) geen lid van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst.

Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk opiniebijeenkomst in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de fractiedeelnemers aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 5, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, eerste lid.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de fractiedeelnemers, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen en indien een fractiedeelnemer is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zesde lid). De raad kan een fractiedeelnemer niet zijnde raadslid op voorstel van de fractie die de fractiedeelnemer niet zijnde raadslid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op eigen fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden. Er is in deze bepaling niet voorzien in een ontslagregeling voor fractiedeelnemers, deze hebben in principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen, voor ontslag worden voorgedragen, ontslag nemen of overlijden.

Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden.

Artikel 7 Griffier

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 8 Overige deelnemers

Naast de fractiedeelnemers kunnen anderen deelnemen aan de infobijeenkomst. Daarbij wordt in ieder geval gedacht aan de betrokken portefeuillehouder, ambtenaren, adviseurs, inwoners en woordvoerders van maatschappelijke groeperingen. Het presidium kan besluiten inwoners en woordvoerders van maatschappelijke groeperingen persoonlijk uit te nodigen voor een infobijeenkomst.

Naast de fractiedeelnemers kunnen deelnemen aan de opiniebijeenkomst: de betrokken portefeuillehouder(s). Indien het presidium het wenselijk vindt, kan op basis van het bepaalde in artikel 9 de burgemeester (bestuursorgaan burgemeester) alsmede de gemeentesecretaris/algemeen directeur worden uitgenodigd.

Hoofdstuk 3 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

Artikel 9 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

Het kan gewenst zijn dat een lid van het college, de burgemeester of de secretaris deelneemt aan de infobijeenkomst of de opiniebijeenkomst. De fractiedeelnemers aan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst kunnen per vergadering beslissen of de aanwezigheid al dan niet gewenst is en of de genodigde aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid Gemeentewet, dat artikel 21, tweede lid, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden, de burgemeester en de secretaris uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de fractiedeelnemers hiermee instemmen. In de regel zal de portefeuillehouder veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst. Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om de voorzitter van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst een voorlopige beslissing omtrent de aanwezigheid van de burgemeester of een wethouder en de deelname aan de beraadslagingen te laten nemen. Als de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst het niet met deze voorlopige beslissing van de voorzitter eens is, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is niet nodig. Als de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst niet aangeeft dat de aanwezigheid van het college niet gewenst is, volstaat de beslissing van de voorzitter.

Hoofdstuk 4 Vergaderingen

Artikel 10 Plaats en tijdstip vergadering

De infobijeenkomsten vinden in de regel plaats, op een maandag en/of dinsdag, volgens een door het presidium vastgesteld schema, inloop 19.00 uur en aanvang 19.30 uur, in het Oude Raadhuis/Raadzaal. De inloop tussen 19.00 uur en 19.30 uur is bedoeld voor laagdrempelig informeel contact tussen fractiedeelnemers en inwoners. Ook bestaat de mogelijkheid dat inwoners dit moment gebruiken om zaken te presenteren aan de fractiedeelnemers. Indien inwoners van deze gelegenheid gebruik willen maken, melden zij dit bij de griffie. De griffie bespreekt het verzoek in het presidium. Het presidium besluit of en zo ja wanneer er gelegenheid is tot presentatie. Wanneer de gemeenteraad op bezoek gaat in een wijk (wijkbijeenkomst) zal de bijeenkomst daar waar mogelijk op locatie worden gehouden.

De leden twee en drie behoeven geen nadere toelichting.

Artikel 11 Oproep

De fractiedeelnemers ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste tien dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de fractiedeelnemers in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (vierde lid). Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda worden in de leeskamer in het Stadskantoor voor de fractiedeelnemers ter inzage gelegd. Een set van de vergaderstukken, die aan de fractiedeelnemers worden toegezonden, worden in de publiekhal van het Stadskantoor alsmede in de openbare bibliotheek voor eenieder ter inzage gelegd. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. De ter inzage liggende vergaderstukken worden zo veel als mogelijk ook op Internet geplaatst. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten.

Artikel 12 De agenda

De fracties bepalen zelf welke fractiedeelnemers deelnemen aan (een onderdeel van) een infobijeenkomst respectievelijk een opiniebijeenkomst. Bij de infobijeenkomst bestaat de mogelijkheid te werken met parallelle sessies. Zowel de infobijeenkomst als de opiniebijeenkomst worden door het presidium ingedeeld op basis van de programma’s in de begroting. Op deze wijze is ook aansluiting gevonden bij de keuze die het college van burgemeester en wethouders heeft gemaakt voor het werken met programmawethouders.

Deze verdeling in programma’s is gemaakt om de fracties de gelegenheid te bieden desgewenst de blokken te verdelen onder hun (fractie)specialisten.

Voor het verzenden van de oproep, stelt het presidium de agenda van de infobijeenkomst en de opiniebijeenkomst voorlopig vast (lid 1). Het versturen van de agenda is geregeld in artikel 11. In dit artikel is allereerst een procedure voor spoedeisende zaken geregeld. Uiteindelijk bepaalt de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie ex artikel 82 Gemeentewet komt tot uitdrukking in het derde en vierde lid. Dit betekent onder andere dat de infobijeenkomst kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. De infobijeenkomst bepaalt vervolgens op voorstel van het presidium in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.

Om te zorgen dat de mogelijkheid voor het houden van een rondvraag, die gebruikelijk was tijdens de commissievergaderingen die tot 2008 zijn gehouden, in ere te herstellen is lid 5 aan dit artikel toegevoegd.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor. Bij de herziening van deze verordening en van het reglement van orde voor de raad is tevens de verplichting opgenomen op de agenda en stukken ook op Internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit een voor de hand liggende regeling die, doordat alle gemeenten beschikking hebben over een website, ook praktisch uitvoerbaar is. Dit is echter niet verplicht op grond van de Gemeentewet; gemeenten kunnen ervoor kiezen het derde lid niet over te nemen.

Artikel 14 Verslaglegging

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

HOOFDSTUK 5 ORDE DER VERGADERING

Artikel 15 Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de griffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Indien de griffier tevens de functie van commissiegriffier op zich neemt, ondertekent hij de presentielijst. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de fractiedeelnemers niet zijnde raadsleden te kunnen vaststellen.

Omdat in het verleden onduidelijkheid is gerezen welke fractiedeelnemers voor vergoeding in aanmerking komen is ervoor gekozen een passage toe te voegen waarin wordt aangegeven dat alleen de fractiedeelnemers die aanzitten aan de vergadertafel de presentielijst moeten tekenen en daarmee voor (in geval van fractiedeelnemers die geen raadslid zijn) voor de vergoeding per bijgewoonde vergadering in aanmerking komen.

Artikel 16 Spreektijd

Het artikel strekt ertoe te benadrukken dat de fractiedeelnemers ook uit eigen initiatief regels kunnen stellen over de spreektijd van de leden. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak tot het handhaven van de orde tijdens de vergadering wel wijzigingen voorstellen in de omvang van de spreektijd. Met lid 2 wordt bewerkstelligd dat indien speektijd wordt toegepast elke fractie even veel spreektijd krijgt. Er kan, gelet op de formulering van lid 2, gekozen worden voor het afspreken van een maximale spreektijd voor één of meer onderwerpen als ook voor een maximale spreektijd voor de gehele vergadering. Indien gekozen wordt voor een maximale spreektijd voor de gehele vergadering is het aan elke fractie zelf om te bepalen op welke wijze de totaal beschikbare spreektijd over de agendapunten wordt verdeeld.

Artikel 17 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Dit artikel is toegevoegd om ervoor te zorgen dat indien een voorstel rechtstreeks wordt behandeld in de opiniebijeenkomst en dus niet in een infobijeenkomst burgers of vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties op voorstel van een fractiedeelnemer toch het woord kunnen voeren.

In het tweede lid wordt het begrip 'beslissing' gebruikt. Het gaat hier namelijk niet om het besluitbegrip in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

Hoofdstuk 6 Besloten vergaderingArtikel 18 Algemeen Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.

Artikel 19 Besluitenlijst

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage liggen bij de griffier. Uiteraard kan ook voor inzage bij de plaatsvervangend griffier of griffiemedewerker worden gekozen, indien deze (vrijwel) voortdurend aanwezig is. De infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst beslist over het openbaar maken van dit verslag.

Artikel 20 Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 jo artikel 55 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst opleggen. Overigens kan de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 21 Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 20 blijkt kan de raad de geheimhouding die de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers

Artikel 22 Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 23 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van de infobijeenkomst respectievelijk de opiniebijeenkomst in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 24 Verbod gebruik mobiele telefoons

Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten staan.

Artikel 25 Aanhalingstitel en inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.