Nadere regel toetsing structurele subsidies 2012 (groter dan € 125.000)

1. Inleiding

Met de inwerkingtreding van de ASF 2012, waarbij vertrouwen en vermindering van regeldruk de boventoon voeren, is het wel noodzakelijk om risico’s van te voren goed in te schatten, beheersmaatregelen te treffen en heldere prestatieafspraken te maken. De provincie heeft in de subsidierelaties een regisserende, beschikkende en controlerende rol. De gesubsidieerde instellingen zijn zelfstandige instellingen met een eigen bestuurlijke verantwoordelijkheid. De provincie heeft er vanuit haar maatschappelijke verantwoordelijkheid belang bij dat instellingen op zorgvuldige wijze omgaan met de subsidies die zij van de provincie ontvangen. Als er financiële problemen ontstaan bij de gesubsidieerde instellingen, kan de continuïteit van de gesubsidieerde activiteiten en de te leveren prestaties in gevaar komen en worden gemeenschapsgelden niet gebruikt voor het doel waarvoor ze beschikbaar zijn gesteld.

Gelet op de omvang van de subsidies en het maatschappelijk belang van gesubsidieerde instellingen zijn de risico’s groot. Daarom is aandacht voor risicomanagement onvermijdelijk. Sinds 2007 wordt bij de financiële toetsing van gesubsidieerde instellingen gebruik gemaakt van een rekenmodel, waardoor grip op de risicovolle ontwikkelingen geboden wordt en indien nodig adequate beheersmaatregelen kunnen worden getroffen. Dit rekenmodel werd gehanteerd bij subsidies groter dan € 100.000. Aan de hand van indicatoren wordt het risico ingeschat op een schaal van 1 tot en met 4 en de daarbij behorende beheersmaatregelen getroffen. Met het inwerking treden van de ASF 2012 is het grensbedrag verhoogd naar € 125.000, wat overeenkomt met het grensbedrag van arrangement III van de ASF 2012. Daarnaast is op basis van het proportionaliteitbeginsel en de ervaringen over de afgelopen 6 jaar, gekeken naar de controlelast per classificatie. Dit heeft geleid tot de nodige aanpassingen. De ASF 2012 en de Subsidieverordening Jeugdzorg Provincie Flevoland 2005 geven de mogelijkheid nadere regels vast te stellen. Met deze nadere regel wordt duidelijkheid gegeven naar de gesubsidieerde instellingen.

2. Doel van deze nadere regel

Deze nadere regel heeft als doel duidelijkheid te verschaffen over de factoren die van invloed zijn op de toetsing en classificering van gesubsidieerde instellingen en de mate waarin Gedeputeerde Staten controle gaan uitoefenen. Daarnaast verschaft het duidelijkheid over de te treffen maatregelen door Gedeputeerde Staten als de omstandigheden daartoe aanleiding geven.

3. Wijze van indeling in de diverse classificaties

Gedeputeerde Staten hanteren bij het toetsen van de begroting en de jaarrekening van de gesubsidieerde instellingen de classificatieschaal 1 tot en met 4. Hoe hoger het nummer van de classificatie des te intensiever de controle van de provincie zal zijn. Aan de hand van de toetsing kan de intensiteit dus worden op- en afgeschaald.

4. Factoren voor de toetsing van begroting en jaarverslag van gesubsidieerde instellingen

Instellingen zullen op basis van het vastgestelde risicoprofiel worden ingedeeld in een classificatie. Om te bepalen in welke classificatie een instelling valt hanteert Gedeputeerde Staten een classificatieformulier. De financiële positie van de instelling wordt objectief gemeten aan de hand van een aantal factoren, te weten:

• •

  Omvang van de reserves en voorzieningen;

• •

  Verloop van liquiditeit, solvabiliteit, jaarresultaat, operationele kasstroom;

• •

  Realisatie van prestaties, kwaliteit van de administratie en stabiliteit van de organisatie;

• •

  Controleverklaring van een accountant.

Daarbij wordt rekening gehouden met omgevingsfactoren zoals: financiële afhankelijkheid van de provincie en van anderen. Het classificatieformulier is een rekenkundig model. Dit houdt in dat aan elk der indicatoren gewichten zijn toegekend die voor alle gesubsidieerde instellingen gelijk zijn. Naast deze rekenkundige oordeelsvorming op basis van objectieve getallen is er ruimte voor subjectieve oordeelsvorming door de provincie, als het objectief bepaalde beeld te sterk afwijkt van het bestaande beeld.

De vier classificaties met de daarbij behorende verwachtingen betreffen:

Classificatie 1: Financieel gezonde instellingen

Fase subsidieaanvraag Conform ASF 2012, artikel 13.

Fase monitoring

• •

  Minimaal 3x per jaar vindt een ambtelijk overleg plaats tussen de gesubsidieerde instelling en een beleidmedewerker van de provincie over de voortgang van de te leveren prestaties en de ontwikkelingen die betrekking hebben op het functioneren van de instelling. Het onderwerp financiën kan ad hoc aan de orde komen. Zo nodig kan een financieel medewerker namens de provincie hierbij aanwezig zijn.

• •

  Afhankelijk van de omstandigheden vindt er minimaal 2x per jaar een bestuurlijk overleg plaats tussen het bestuur van de gesubsidieerde instelling en een gedeputeerde van de provincie over de ontwikkelingen die betrekking hebben op het functioneren van de instelling en indien nodig over de financiën.

   

Fase subsidievaststelling Conform ASF 2012, artikel 24.

Classificatie 2: Instellingen met aandachtspunten(problemen) voor de toekomst die de financiële positie in gevaar kunnen brengen. Afhankelijk van de situatie is in aanvulling op classificatie 1 het volgende van toepassing:

Fase subsidieaanvraag Conform artikel 13, lid 4 van de ASF 2012 beschrijft de gesubsidieerde instelling de doelstellingen en acties die nodig zijn voor het structureel oplossen van aandachtspunten en problemen. Dit kan in een apart document en/of maakt onderdeel uit van het jaarplan.

Fase monitoring

• •

  Conform artikel 18, lid 2 van de ASF 2012 verhoogt de provincie het aantal ambtelijk overleggen tussen de gesubsidieerde instelling en de beleidsmedewerker van de provincie naar 4x per jaar. Hierin komt tevens het perioderesultaat en de verwachting op jaarresultaat aan de orde. De managementrapportages van de instelling kunnen hierbij gehanteerd worden. Daarnaast zal de voortgang op de acties en doelstellingen aan de orde komen. Bij dit overleg kan tevens een financieel medewerker namens de provincie vertegenwoordigd zijn.

• •

  Minimaal 2x per jaar vindt er een overleg plaats tussen het bestuur van de gesubsidieerde instelling en een gedeputeerde van de Provincie over de ontwikkelingen die betrekking hebben op het functioneren van de instelling en over de financiële situatie.

• •

  Het college van Gedeputeerde Staten wordt minimaal 2x per jaar door een gedeputeerde van de provincie geïnformeerd over de situatie van de gesubsidieerde instelling.

Fase subsidievaststelling Conform ASF 2012, artikel 24. Geen aanvullingen.  

Classificatie 3: Instellingen met een (tamelijk) zorgwekkende financiële positie. Afhankelijk van de situatie is in aanvulling op classificatie 2 één of meerdere punten van toepassing:

Fase subsidieaanvraag

• •

  Conform artikel 13, lid 4 van de ASF 2012 levert de gesubsidieerde instelling een (meer-)jaarbegroting aan, waarbij extra aandacht is besteed aan de risicoparagraaf op grond van de te treffen maatregelen;

• •

  Conform artikel 14, lid 5 van de ASF 2012 kunnen Gedeputeerde Staten voor de inhoudelijke en/of financiële beoordeling van de ingediende aanvraag om subsidie een externe deskundige raadplegen;

• •

  Door de provincie wordt beoordeeld of het verhogen van de frequentie van bevoorschotting kan bijdragen aan het oplossen van de (tamelijk) zorgwekkende positie.

Fase monitoring

• •

  Conform artikel 18, lid 2 van de ASF 2012 vindt minimaal 6x per jaar een ambtelijk overleg plaats tussen de gesubsidieerde instelling en de beleidmedewerker van de provincie. Aanvullend op classificatie 2 komt hierin aan de orde: de voortgang op het plan van aanpak o.b.v. van de managementletter;

• •

  Minimaal 2x per jaar vindt een bestuurlijk overleg plaats tussen het bestuur van de gesubsidieerde instelling en een gedeputeerde van de provincie (en mogelijk overige structurele subsidieverstrekkers) over het oplossen van de problemen en de toekomst van de instelling. Een beleidmedewerker is namens de provincie hierbij vertegenwoordigd;

• •

  Door de provincie wordt beoordeeld of het verhogen van de frequentie van bevoorschotting kan bijdragen aan het oplossen van de (tamelijk) zorgwekkende positie;

• •

  Conform artikel 21, lid 5 van de ASF 2012 kan de provincie instellingen in aanmerking laten komen voor een audit (subsidies > € 1.000.000);

• •

  Het college van Gedeputeerde Staten wordt ambtelijk geïnformeerd over de situatie van de instelling en de afspraken die met de instelling worden gemaakt over de verbetering van de situatie op korte en lange termijn. Hierbij wordt een inschatting gemaakt van de daadkracht van bestuur en leiding om problemen op juiste wijze aan te sturen. Als beeld negatief is, kan dat aanleiding zijn de subsidierelatie te beëindigen of vroegtijdig de maatregelen in de volgende fase van de classificatie te overwegen.

Fase subsidievaststelling

• •

  Conform artikel 21, lid 5 van de ASF 2012 kan de provincie instellingen in aanmerking laten komen voor een audit (subsidies > € 1.000.000). Specifieke onderzoeksvragen kunnen hierbij gesteld worden aan de accountant;

• •

  Conform artikel 24, lid 3 van de ASF 2012 kan de provincie een managementletter bij de gesubsidieerde instelling opvragen alsmede een plan van aanpak voor het structureel oplossen van aandachtspunten en problemen op korte en lange termijn;

• •

  De gesubsidieerde instelling stelt een plan van aanpak op t.a.v. het structureel oplossen van aandachtspunten en problemen;

• •

  Het college van Gedeputeerde Staten wordt ambtelijk geïnformeerd over de situatie van de instelling en de afspraken die met de instelling worden gemaakt over de verbetering van de situatie op korte en lange termijn. Hierbij wordt een inschatting gemaakt van de daadkracht van bestuur en leiding om problemen op juiste wijze aan te sturen. Als beeld negatief is, kan dat aanleiding zijn de subsidierelatie te beëindigen of vroegtijdig de maatregelen in de volgende fase van de classificatie te overwegen.

Classificatie 4: Instellingen met zodanig acute financiële problemen dat een situatie van surseance van betaling of faillissement dreigt.

Gedeputeerde Staten maken een afweging en besluit over de volgende mogelijkheden:

• •

  Doorlichting van de instelling door een accountant of een adviseur;

• •

  Gebruik maken van eigen bevoegdheden als toetsinghouder op grond van de Awb;

• •

  De subsidierelatie met de instelling beëindigen en eventueel voorschotten terugvorderen.

   

Hiertoe zal een provinciaal team worden gevormd, waarin de noodzakelijke specifieke kennis en deskundigheid vertegenwoordigd is. Na gedegen onderzoek levert dit team een bevindingenrapport dat wordt voorgelegd aan het college van Gedeputeerde Staten.  

Indien wordt besloten tot voortzetting van subsidiëring treden de maatregelen van instellingen met classificatie 3 in werking.  

5. Intrekking

De beleidsregel toetsing structurele subsidies (2007) wordt met ingang van 1 oktober 2012 ingetrokken.

6. Ingangsdatum

Deze nadere regel treedt in werking met ingang van 1 oktober 2012.