Verordening van Provinciale Staten van de provincie Fryslân houdende regels voor gedeputeerden, staten- en commissieleden Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden provincie Fryslân 2015

Ondertekening

TOELICHTING

ALGEMEEN

Wettelijke regelingen

De regeling van de rechtspositie van gedeputeerden, statenleden en leden van provinciale commissies vindt op drie of vier niveaus plaats, te weten bij wet, algemene maatregel van bestuur (AMvB), ministeriële regeling (alleen gedeputeerden) en provinciale verordening. Wettelijk is voor gedeputeerden in de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers (Appa) de uitkering na aftreden en het pensioen geregeld. Voor statenleden is de tijdelijke vervanging bij zwangerschap en bevalling of ziekte wettelijk geregeld. In de Provinciewet is aangegeven dat de nadere invulling van de rechtspositie van gedeputeerden, staten- en commissieleden moet worden geregeld bij of krachtens de wet (AMvB en ministeriële regeling). Daartoe zijn tot stand gekomen het Rechtspositiebesluit gedeputeerden en het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden. In een ministeriële regeling, de Regeling rechtspositie gedeputeerden, zijn sommige vergoedingen nader uitgewerkt. In deze wetten en nadere regelgeving zijn alle voor de rechtspositie van belang zijnde onderwerpen geregeld. Een aantal voorzieningen, zoals de hoogte van de bezoldiging en de verschillende onkostenvergoedingen, is in beide rechtspositiebesluiten overwegend geregeld in dwingendebepalingen. Voor secundaire voorzieningen, zoals bijvoorbeeld de verstrekking van een OV- jaarkaart geldt dat de provincie de vrijheid heeft om deze voorzieningen te treffen.

De vergoedingen en regelingen voor staten- en commissieleden en gedeputeerden die bij of krachtens wet (lees Provinciewet, rechtspositiebesluit of regeling) dwingendrechtelijk geregeld zijn, zijn niet opgenomen in deze verordening. Dit betreft de vergoedingen voor:

1. de vergoeding voor werkzaamheden voor statenleden

2. de onkostenvergoeding voor statenleden en gedeputeerden

3. de toelage voor fractievoorzitters, leden van de vertrouwenscommissie, leden van de rekenkamerfunctie, dan wel van de onderzoekscommissie

4. de compensatiemaatregelen voor staten- en commissieleden als zij een WW, BWOO of arbeidsongeschiktheidsuitkering hebben

5. de vergoeding van de contributie voor het lidmaatschap van de beroepsverenigingen

6. de verstrekking van een computer

7. de voorzieningen bij ziekte en dienstongeval

8. de vergoeding voor de waarneming van het voorzitterschap van provinciale staten

9. de voorzieningen bij tijdelijk ontslag wegens zwangerschap en bevalling of ziekte

10. voorzieningen voor staten- of commissieleden en gedeputeerden met een fysieke beperking

11. de bezoldiging van de gedeputeerden.

Hoofdlijnen provinciale verordening

In de verordening zijn bepalingen opgenomen inzake de rechtspositie van gedeputeerden, statenleden en leden van provinciale commissies zover die niet dwingend geregeld zijn in hogere wet- en regelgeving. De grondslag hiervoor is te vinden in de Provinciewet en genoemde rechtspositiebesluiten. Buiten hetgeen hun bij of krachtens de wet is toegekend genieten de gedeputeerden als zodanig geen inkomsten, in welke vorm dan ook, ten laste van de provincie (artikel 43 van de Provinciewet). Dit betekent dat de rechtspositionele aanspraken voor zittende gedeputeerden uitsluitend te vinden zijn in respectievelijk de Provinciewet, het Rechtspositiebesluit gedeputeerden, de Regeling rechtspositie gedeputeerden en de provinciale verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden. Gewezen gedeputeerden ontlenen hun aanspraak op een ontslaguitkering en pensioen aan de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers. Een soortgelijke bepaling als artikel 43 is in artikel 96 van de Provinciewet opgenomen voor staten- en commissieleden. Het tweede lid van die bepaling voegt daaraan toe dat bij provinciale verordening aan staten- en commissieleden voordelen, anders dan in de vorm van vergoedingen en tegemoetkomingen, mogen worden toegekend. Daarvoor is wel ministeriële goedkeuring vereist.

De verordening bevat bepalingen inzake:

- de beloning voor de werkzaamheden commissieleden, waarbij is op te merken dat voor statenleden en gedeputeerden niets is opgenomen omdat hun bezoldiging uitputtend is geregeld in het Rechtspositiebesluiten;

- reis- en verblijfkosten van gedeputeerden, staten- en commissieleden, waarbij voor gedeputeerden een onderscheid is gemaakt tussen woon-werkverkeer en zakelijke reizen;

- Buitenlandse reizen;

- reis- en pensionkosten en verhuiskosten van de bij benoeming verhuisplichtige gedeputeerde;

- beschikbaarstelling van computer- en communicatieapparatuur aan gedeputeerden, staten- en commissieleden en faciliteiten in de vorm van deelname van statenleden aan cursussen, congressen e.d.;

- een aantal secundaire voorzieningen voor statenleden, zoals een uitkering overlijden;

- de procedure van declareren en betalen.

De arbeidsverhouding van de gedeputeerde en het statenlid

Statenleden zijn niet in dienstbetrekking bij de provincie. De provincie is dus niet de werkgever. Dat betekent bijvoorbeeld dat zij voor zover het betreft het statenlidmaatschap niet vallen onder de werknemersverzekeringen zoals de Werkloosheidswet, Ziektewet en WIA. Omdat er geen dienstbetrekking met de provincie is vallen statenleden niet onder de Wet op de loonbelasting 1964 maar worden hun inkomsten getoetst aan de Wet inkomstenbelasting 2001. Wel kan een statenlid opteren voor de loonbelasting door te kiezen voor het fictief werknemerschap (zie hieronder). 

Gedeputeerden zijn ingevolge de Ambtenarenwet als benoemde bestuurders in openbare dienst aangesteld en vallen onder de werking van die wet. Echter de bepalingen over het materiële ambtenarenrecht uit de Ambtenarenwet zijn niet van toepassing op gedeputeerden. Hun rechtspositie wordt, zoals hiervoor is aangegeven, beheerst door specifieke wet- en regelgeving. De aanstelling in openbare dienst houdt voor de toepassing van de fiscale wetgeving in dat sprake is van een arbeidsverhouding die als dienstbetrekking wordt aangemerkt. Dit betekent dat gedeputeerden direct onder de werking van de Wet op de loonbelasting 1964 vallen. Gedeputeerden vallen niet onder de werking van de Ziektewet, Werkloosheidswet en WIA. Evenmin geldt voor hen de pensioenvoorziening bij het ABP. De uitkering na aftreden en ouderdoms- en nabestaandenpensioen zijn voor gedeputeerden geregeld in de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers.

De loon- en inkomstenbelasting Opting in regeling

Statenleden kunnen opteren voor de loonbelasting. Het statenlid kan met de provincie overeenkomen dat deze loonheffing inhoudt. Dat wordt de “opting-in regeling” genoemd. De administratie van de provincie is zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de daaraan gestelde wettelijke eisen. In een gezamenlijke verklaring melden de provincie en het statenlid aan de Belastingdienst dat wordt geopteerd voor de loonbelasting. Als gezamenlijk wordt gekozen voor het loonbelastingsysteem dan draagt de provincie de ingehouden loonheffing af aan de Belastingdienst. Omdat een statenlid geen werknemer in de formele zin van het woord is, valt hij niet onder de sociale zekerheidswetgeving. Om die reden worden over de statenvergoeding ook geen premies sociale zekerheid ingehouden. De inkomsten worden als loon belast in box 1. Het statenlid hoeft in dat geval geen administratie bij te houden. Kosten die worden gemaakt kunnen niet worden afgetrokken. Wel kan de provincie onder voorwaarden bepaalde vergoedingen onbelast verstrekken en bepaalde faciliteiten onbelast in bruikleen beschikbaar stellen.

De Belastingdienst accepteert inmiddels ook van commissieleden de toepassing van de opting-in-regeling.

Fiscale standaardpositie

Als niet voor de loonbelasting wordt geopteerd dan geldt voor het statenlid dat hij voor de Wet inkomstenbelasting 2001 resultaat uit een werkzaamheid geniet. In dat geval is het winstsysteem van toepassing. Betrokkene moet dan alle ontvangsten verantwoorden als winst en kan de gemaakte kosten daarop in mindering brengen. Statenleden die gekozen hebben voor de standaardregeling zullen dan ook over de netto-onkostenvergoeding inkomstenbelasting moeten betalen, tenzij zij aan de hand van bewijsmateriaal kunnen aantonen dat de vergoeding besteed is aan onkosten voortvloeiend uit het statenlidmaatschap. De verstrekking van een OV-kaart behoort dan ook in beginsel tot de te belasten voordelen.

Betrokkenen kunnen bij de aangifte inkomstenbelasting hun werkelijke beroepskosten, met inachtneming van een aantal wettelijke beperkingen en normeringen, in mindering brengen op hun belastbaar inkomen (belastbare resultaat). De provincie dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen op grond van deze verordening aan de Belastingdienst te melden middels een opgave IB47. Verstrekkingen (bijvoorbeeld een OV-jaarkaart) moeten naar de waarde in het economische verkeer worden opgegeven. Het daadwerkelijk zakelijk gebruik leidt dan tot aftrek.

Eenmalige keuze per zittingsperiode

Zoals hierboven naar voren is gekomen kan de keuze om al of niet te opteren voor de loonbelasting voor het statenlid ingrijpende gevolgen hebben. De beslissing om voor de loonbelasting te opteren kan eenmaal per zittingsperiode worden gemaakt en geldt in beginsel voor de (resterende) zittingsperiode. Wel kan betrokkene als spijtoptant terugkomen op deze beslissing voor de resterende periode. Opteren voor de loonbelasting hoeft niet bij aanvang van de zittingsperiode te gebeuren maar kan ook gedurende de zittingsperiode voor de resterende periode.

De vergoedingssystematiek

Voor de uitoefening van het politieke ambt moeten bestuurders niet het eigen inkomen hoeven aan te spreken. Een adequate vergoedingssystematiek is daarom van belang. Waar er functionele uitgaven zijn verdient het aanbeveling terughoudend te zijn met een financieringswijze waarin de bestuurder deze uit eigen middelen vooruit betaalt en de provincie ze terugbetaalt. Eigen middelen en publieke middelen moeten zoveel mogelijk gescheiden worden gehouden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur de kosten direct in rekening te brengen bij de provincie. Aan de mogelijkheid om zo nodig declaraties in te dienen zal echter behoefte blijven bestaan.

Controle en verantwoording

Voor de bestuurlijke uitgaven is - net als voor de besteding van alle andere publieke middelen - transparantie van groot belang. Daartoe dienen enerzijds inzichtelijke regels en richtlijnen die voor het vergoedingen- en voorzieningenstelsel gelden en anderzijds een duidelijke verantwoording van het daadwerkelijk gebruik. Op deze wijze kan worden voorkomen dat er onnodige discussies plaatsvinden omtrent het gebruik van] onkostenregelingen of voorzieningen door provinciebestuurders en over de eventueel] verschuldigde belasting. Dat is ook in hun belang omdat zij hun functie moeten kunnen uitoefenen zonder te worden gehinderd door onzekerheden omtrent de financiering van de functionele uitgaven. Daartoe is vereist dat er een zodanig sluitende financiële en administratieve organisatie is ingericht] dat er vertrouwen kan bestaan omtrent de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven.

In hoofdstuk V is in verband hiermee, in aanvulling op de in de beheers- en controleverordening vastgestelde regels, een aantal belangrijke procedures vastgelegd over rechtstreekse facturering van functionele uitgaven, declaratie van vooruit betaalde kosten en het gebruik van creditcards. Daarnaast zijn er in de bruikleenovereenkomsten heldere afspraken vastgelegd over het gebruik van computer- en communicatieapparatuur die] beschikbaar wordt gesteld voor de uitoefening van de politieke functie. In aanvulling hierop is een gedragscode ontwikkeld waarin nadere gedragsregels zijn vastgelegd.

ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING

Hoofdstuk II Voorzieningen voor statenleden

Artikel 2 Reiskosten statenleden

In dit artikel is het recht op vergoeding van reiskosten voor statenleden geregeld. De grondslag hiervoor is te vinden in het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden. Vergoed kunnen worden de kosten van openbaar vervoer of bij gebruik van eigen vervoermiddelen een kilometervergoeding zoals die voor het rijkspersoneel geldt. De vergoeding van de reiskosten met het openbaar vervoer is onbelast. Onder reiskosten voor reizen ten behoeve van een provincie gemaakte reis worden in ieder geval verstaan:

- reiskosten voor het bijwonen van een activiteit door de provincie georganiseerd

- reiskosten voor het bijwonen van een activiteit waarover een provinciaal orgaan tot deelname heeft besloten

- reiskosten voor het bijwonen van activiteiten die door de provincie gesponsord worden en waarvoor statenleden schriftelijk zijn uitgenodigd

- reiskosten voor het bijwonen van een activiteit waarvan de betreffende statencommissie (in meerderheid) van oordeel is dat deelname past bij het functioneren als statenlid

- reiskosten voor het bijwonen van fractievergaderingen

- reiskosten voor het bijwonen van werkbezoeken die door de fractie georganiseerd worden

- reiskosten voor fractiebijeenkomsten met een zakelijk karakter ten behoeve van het werk als statenfractie

Deze lijst is niet uitputtend. Het is aan de statenleden en hun fracties zelf om hier een verantwoorde invulling aan te geven. Het is vooral van belang dat er een zakelijk verband kan worden gelegd met werkzaamheden ten behoeve van de provincie. Indien er bijvoorbeeld een bijeenkomst is met fracties van andere provincies waar gesproken wordt over bestuurlijke samenwerking, dan is dit ‘ten behoeve van de provincie’. De statengriffie zal deze categorie reis- en verblijfskosten ten behoeve van bepaalde fractiewerkzaamheden niet toetsen aan de verordening. De statengriffie heeft immers geen zicht op fractievergaderingen en bijeenkomsten ten behoeve van de fracties. Wel toetst de accountant de toepassing van de declaratieregels voor provinciale staten steekproefsgewijs. Verder worden per kwartaal per statenlid de declaraties op de provinciale website gepubliceerd.

Reiskosten voor verkiezingsactiviteiten vallen nadrukkelijk niet onder de reiskosten die worden vergoed.

Voor statenleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de verstrekte vergoedingen bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord. De reiskosten kunnen binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten worden opgevoerd. Door de kilometervergoeding voor reizen aan te merken als eindheffingsbestanddeel kan deze netto worden uitbetaald.

Artikel 3 Verblijfkosten

Dit artikel regelt de vergoeding van verblijfkosten. De grondslag hiervoor is te vinden in de Provinciewet. De vergoeding kan worden toegekend als het statenlid een staten- of commissievergadering bijwoont maar ook ingeval van dienstreizen. Daarvoor gelden dezelfde maxima als voor het rijkspersoneel. Ook is het mogelijk maaltijden en consumpties bij zakelijk verblijf op het provinciehuis te verstrekken.

Op de vergoeding of verstrekking van maaltijden is de werkkostenregeling van toepassing voor de statenleden die geopteerd hebben voor het fictief werknemerschap. Voor de statenleden die gekozen hebben voor de standaardpositie geldt dat als het zakelijk karakter van niet meer dan bijkomstig belang is dat de vergoeding of de waarde in het economisch verkeer van de verstrekking tot het loon worden gerekend. Bij verstrekkingen in de vorm van maaltijden in bedrijfskantines met een privékarakter wordt de waarde van een kantinemaaltijd vastgesteld op een forfaitair bedrag.

Voor statenleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikelen 4 Buitenlandse dienstreis

Provinciale staten, delegaties daaruit of gedeputeerden maken wel eens in het provinciale belang excursies of reizen naar het buitenland. Hiervoor moet provinciale staten expliciet toestemming verlenen. De reis of excursie wordt in alle gevallen door of vanwege de provincie georganiseerd.

Bij buitenlandse dienstreizen in het provinciaal belang kunnen aan het statenlid de in redelijkheid gemaakte werkelijke reis- en verblijfkosten worden vergoed. De tarieven in het voor het rijkspersoneel geldende Reisbesluit buitenland zijn daarbij richtsnoer.

Voor statenleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoeding en verstrekkingen naar de waarde in het economisch verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 5 Cursus, congres, seminar of symposium

Op grond van artikel 12 lid 1 van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden komt niet partij-politieke scholing in verband met de vervulling van het statenlidmaatschap in

aanmerking voor vergoeding. In dit artikel is de procedure verder uitgewerkt. Een onderscheid is gemaakt tussen cursussen, congressen e.d. die door of vanwege de provincie in het provinciaal belang zijn georganiseerd en cursussen, congressen e.d. waaraan individuele statenleden of gedeputeerden in verband met de vervulling van het statenlidmaatschap op eigen initiatief deelnemen. In het laatste geval zijn er aanvullende voorwaarden gesteld (inhoudelijke informatie over de cursus of het congres en een kostenspecificatie).

Gezien de aard en duur van het ambt liggen voor staten- en commissieleden opleidingen voor de hand die gericht zijn op het persoonlijk functioneren in het ambt en niet opleidingen die gericht zijn op loopbaanontwikkeling. Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden. Onder deze scholingskosten worden verstaan de cursus- en lesgelden, de kosten van het studiemateriaal, examen- en diplomakosten en de aanschafkosten van verplicht gesteld studiemateriaal, alsmede reis- en verblijfkosten in het kader van de opleiding.

Voor statenleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 6 Computer en internetverbinding

In het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden het statenlid van de provincie een computer (of een tablet of een dual-use apparaat) in bruikleen krijgt of een vergoeding ontvangt voor de aanschaf of het gebruik van zijn eigen computer. De vergoeding is daarmee niet in strijd met de Provinciewet. Bijbehorende apparatuur is apparatuur die is bestemd om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een printer, of een docking station. De randapparatuur moet voor het werk functioneel zijn en kan niet zelfstandig gebruikt worden. De nadere voorwaarden zijn geregeld in de bruikleenovereenkomst die het statenlid met de provincie sluit. Het model van die overeenkomst is door gedeputeerde staten vastgesteld. Provinciale staten kunnen nadere voorwaarden stellen aan de eisen voor de apparatuur die van de vergoeding gekocht wordt. Met deze bepaling en deze nadere voorwaarden voldoet de tegemoetkoming ook aan de regels voor het noodzakelijkheidscriterium.

De aanleg- en abonnementskosten van de internetvoorziening komen ten laste van de provincie. Omdat bijna iedereen tegenwoordig al een internetverbinding heeft wordt de al aanwezige internetverbinding niet vergoed, maar alleen de uitbreiding voor zover die nodig is voor het uitoefenen van de functie. Provinciale staten kunnen hiervoor een voor ieder gelijk maximaal vergoedingsbedrag vaststellen. Voor statenleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economisch verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 7 Uitkering bij overlijden

Bij overlijden van het statenlid bestaat er voor de nagelaten betrekkingen recht op een overlijdensuitkering ter grootte van de vergoeding voor de werkzaamheden welke het statenlid over de laatste drie maanden genoot. Deze voorziening sluit aan bij die voor gedeputeerden.

Artikel 8 Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel

In verband met de werkkostenregeling moeten een aantal netto-vergoedingen en verstrekkingen door de provincie aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel. Anders worden deze door de Belastingdienst als loon gezien en moet hierover belasting worden ingehouden. Ook de vergoedingen en verstrekkingen die door de Belastingdienst gezien worden als gerichte vrijstelling of voor nihil waardering in aanmerking komen moeten in eerste instantie wel aangewezen worden. In een later stadium wordt dan (in de financiële administratie) aangegeven dat dit gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen betreft.

Hoofdstuk III Voorzieningen voor gedeputeerden

Artikelen 10, 11 en 13 Reiskosten woon/werk en zakelijke reis- en verblijfkosten

Voor gedeputeerden is een vergoeding voor het woon-werkverkeer geregeld overeenkomstig de bepalingen bij en krachtens het Rechtspositiebesluit gedeputeerden.

Ingevolge artikel 11 worden zakelijke reiskosten, indien gemaakt met het openbaar vervoer of met een taxi, volledig vergoed (mits in redelijkheid gemaakt) en indien gemaakt met de eigen personenauto vergoed overeenkomstig het kilometertarief dat is vastgesteld in de bepalingen bij en krachtens het Rechtspositiebesluit gedeputeerden. Als een OV-jaarkaart/NS-businesscard is verstrekt zijn er uiteraard geen reiskosten met openbare middelen van vervoer te declareren. Zakelijke reiskosten met eigen middelen van vervoer worden in dat geval alleen bij hoge uitzondering vergoed: als met het openbaarvervoer niet of slechts met aanzienlijk tijdverlies kan worden gereisd. De voor gedeputeerden geregelde vergoeding van kosten voor woon/werkverkeer, de vergoeding/verstrekking van de ov-jaarkaart/NS-businesscard en de vergoeding van reis- en verblijfkosten voor dienstreizen zijn aangewezen als vergoeding c.q. verstrekking die in de forfaitaire ruimte valt. Dat is van belang voor zoveel die vergoeding/verstrekking fiscaal bovenmatig is, zoals de kilometervergoeding voor dienstreizen met de personenauto.

Op grond van de regeling wordt onder openbaar vervoer voor dienstreizen wel verstaan een veerpont of een veerboot. Tol- en parkeerkosten worden niet genoemd in de regeling en mogen daarom op grond van de Provinciewet niet vergoed worden.

Artikel 12 Dienstauto

Als onderdeel van de bedrijfsvoering kan de provincie een dienstauto met of zonder chauffeur voor zakelijk gebruik beschikbaar stellen aan gedeputeerden. De dienstauto kan ook voor het woon-werkverkeer worden gebruikt. In dat geval vindt wel een korting plaats op de tegemoetkoming in de reiskosten woon/werk bij verstrekking van een OV-kaart/NS- businesscard of worden deze niet vergoed. Die korting vindt in dat geval ook plaats als een OV-jaarkaart/NS-businesscard is verstrekt. De dienstauto kan ook worden gebruikt voor de vervulling van een q.q.-nevenfunctie. De eventueel uit hoofde van die nevenfunctie ontvangen vergoeding van reiskosten ter zake wordt in dat geval in de provinciale kas gestort. De dienstauto is niet beschikbaar voor privégebruik.

Artikelen 14 en 15 Buitenlandse dienstreis

Bij buitenlandse dienstreizen in het in het provinciale belang kan aan de gedeputeerde de in redelijkheid gemaakte werkelijke reis- en verblijfskosten worden vergoed. De tarieven in het voor het rijkspersoneel geldende Reisbesluit buitenland zijn daarbij richtsnoer.

De kosten genoemd in de artikelen 11, 13 en 14 voor het meereizen van echtgeno(o)t(e) c.q. partner op een binnenlandse c.q. buitenlandse reis komen voor rekening van de gedeputeerde. De gedeputeerde vergoedt de provincie hiervoor de daadwerkelijke meerkosten. Wanneer diens aanwezigheid noodzakelijk of wenselijk is voor de uitoefeningvan de functie en in het provinciaal belang kunnen gedeputeerde staten besluiten dat degenoemde kosten van de echtgeno(o)t(e) c.q. partner voor rekening komen van de provincie.

Artikel 16 Computer en Internetverbinding

In het Rechtspositiebesluit gedeputeerden is geregeld dat de gedeputeerde van de provincie een computer (of een tablet of een dual-use apparaat) in bruikleen krijgt of een vergoeding ontvangt voor de aanschaf of het gebruik van zijn eigen computer. De vergoeding is daarmee niet in strijd met de Provinciewet. Bijbehorende apparatuur is apparatuur die is bestemd om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een printer, of een docking station. De randapparatuur moet voor het werk functioneel zijn en kan niet zelfstandig gebruikt worden. De nadere voorwaarden zijn geregeld in de bruikleenovereenkomst die de gedeputeerde met de provincie sluit. Het model van die overeenkomst is door gedeputeerde staten vastgesteld. Provinciale staten kunnen nadere voorwaarden stellen aan de eisen voor de apparatuur die van de vergoeding gekocht wordt. Met deze bepaling en deze nadere voorwaarden voldoet de tegemoetkoming ook aan de regels voor het noodzakelijkheidscriterium.

De aanleg- en abonnementskosten van de internetvoorziening komen ten laste van de provincie. Omdat bijna iedereen tegenwoordig al een internetverbinding heeft wordt de al aanwezige internetverbinding niet vergoed, maar alleen de uitbreiding voor zover die nodig is voor het uitoefenen van de functie. Provinciale staten kunnen hiervoor een voor ieder gelijk maximaal vergoedingsbedrag vaststellen.

Artikel 17 Communicatie-apparatuur

Als communicatie-apparatuur zal in veel gevallen een mobiele telefoon verstrekt worden. De nadere voorwaarden zijn geregeld in de bruikleenovereenkomst die de gedeputeerde met de provincie sluit. Het model van die overeenkomst is door gedeputeerde staten vastgesteld. 15% van de gesprekskosten worden bij de gedeputeerde in rekening gebracht als gemiddelde vergoeding voor privé-gebruik van de mobiele telefoon.

Artikel 19 Reis- en pensionkosten en verhuiskosten

Ook personen van buiten provinciale staten kunnen tot gedeputeerde worden benoemd. Dat kunnen ook personen zijn die niet in de provincie zelf wonen. Die zijn op grond van de Provinciewet verplicht om te gaan wonen in de provincie waar zij gedeputeerde zijn geworden. In dit artikel is geregeld dat zij bij verhuizing naar de provincie in aanmerking komen voor een verhuiskostenvergoeding en eventueel voor vergoeding van reis- en pensionkosten in afwachting van de verhuizing. De vergoedingen zijn onbelast.

Hoofdstuk III Voorzieningen voor commissieleden

Artikel 21 Vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen

In dit artikel is het presentiegeld voor leden van provinciale commissies geregeld die zijn ingesteld op basis artikel 80 t/m 82 van de Provinciewet. Deze bepaling geldt niet voor statenleden en gedeputeerden die in de commissie zitten. Hun vergoeding is immers al geregeld in de rechtspositiebesluiten. Uitgezonderd zijn verder onder meer ambtenaren (op grond van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden) en bestuurders van gesubsidieerde organisaties die in die hoedanigheid in de commissie zitting hebben.

Uitgezonderd zijn tenslotte vertegenwoordigers van belangengroepen e.d. tenzij hun lidmaatschap tevens in belangrijke mate het provinciaal belang dient. De hoogte van het presentiegeld is in het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden overwegend dwingendrechtelijk bepaald. Het bedrag van het presentiegeld wordt geïndexeerd. Het wordt jaarlijks per 1 januari herzien aan de hand van het indexcijfer CAO lonen overheid. Hiervoor is in de provincie geen nadere besluitvorming nodig. Het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden biedt de mogelijkheid om in de provinciale verordening te regelen dat in bepaalde gevallen een hoger bedrag aan presentiegeld wordt toegekend dan het eerder bedoelde bedrag. Dat is geregeld in het vierde lid.

Artikel 22 Reis- en verblijfkosten

De grondslag hiervoor is te vinden in de Provinciewet (commissieleden). Vergoed kunnen worden de kosten van openbaar vervoer of bij gebruik van eigen vervoermiddelen een kilometervergoeding zoals die voor het rijkspersoneel geldt. De vergoeding van de reiskosten met het openbaar vervoer is onbelast.

Reiskosten voor verkiezingsactiviteiten vallen nadrukkelijk niet onder de reiskosten die worden vergoed. Voor staten- en commissieleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de verstrekte vergoedingen bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord. De reiskosten kunnen binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten worden opgevoerd

Artikel 23 Buitenlandse excursie of reis

Hiervoor moeten provinciale staten expliciet toestemming verlenen.

Hoofdstuk IV De procedure van declaratie en betaling

Artikelen 25 t/m 28 De procedure van declaratie en betaling

In de verordening zijn drie wijzen van betaling aangegeven. Ook is aangegeven in welke gevallen welke betalingswijze aan de orde is en welke procedurevoorschriften in achtgenomen moeten worden. Hierbij gaat de voorkeur uit naar rechtstreekse facturering bij de provincie, en daarna declaratie van vooruitbetaalde kosten of gebruik van de provinciale creditcard, waarbij deze laatste twee afhankelijk zijn van de situatie. De accountant toetst de toepassing van de declaratieregels voor provinciale staten steekproefsgewijs. Verder wordt op basis van deze toetsing jaarlijks een geaggregeerd overzicht van gedeclareerde kosten, voorzien van het oordeel van de accountant van provinciale staten en een algemene toelichting, gepubliceerd op de provinciale website.

Gebruik creditcard

Aan gedeputeerden kan onder voorwaarden een creditcard beschikbaar worden gesteld voor functionele uitgaven ten laste van de provincie. Gebruik van creditcards is mogelijk in de

volgende gevallen:

- zakelijke reis- en verblijfkosten van gedeputeerden;

- reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen van gedeputeerden;

- reis- en pensionkosten en verhuiskosten.