Verordening op de vertrouwenscommissie inzake de benoeming van de Commissaris van de Koning in de provincie Fryslân 2016

1 De commissie is belast met de beoordeling van kandidaten voor de functie van commissaris van de Koning in de provincie Fryslân en de voorbereiding van een aanbeveling van Provinciale Staten van Fryslân aan de minister inzake de benoeming van een commissaris van de Koning in de provincie Fryslân.

2 De commissie voert gesprekken met de door de minister geselecteerde kandidaten en eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten, die hetzij zich uit eigener beweging tot de commissie hebben gewend, hetzij door de commissie worden uitgenodigd, overeenkomstig het bepaalde in de circulaire. Indien de commissie besluit een door de minister geselecteerde kandidaat niet te ontvangen, stelt de commissie de minister en de kandidaat schriftelijk van dit besluit op de hoogte.

3 Bij de beoordeling van kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze zal worden vastgesteld door Provinciale Staten van Fryslân.

4 De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. Zij brengt daaromtrent schriftelijk verslag uit aan Provinciale Staten en aan de minister. De commissie doet het verslag aan Provinciale Staten vergezeld gaan van een concept-aanbeveling van ten minste twee kandidaten - in volgorde van voorkeur- die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid. Zowel het verslag als de concept-aanbeveling van de commissie zijn geheim.

5 De commissie is tevens belast met alle noodzakelijke werkzaamheden om te komen tot het voorzien in een waarnemer door de regering, zoals bedoeld in artikel 76 van de Provinciewet.

1 De commissie bestaat uit zoveel Statenleden als er politieke fracties waren in Provinciale Staten van Fryslân, bij de vaststelling van deze verordening.

2 In de commissie hebben de voorzitters, zoals deze bekend waren bij de vaststelling van deze verordening, van de in het eerste lid genoemde fracties zitting.

3 De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

4 Het lidmaatschap is persoonlijk, echter in geval van langdurige ziekte van meer dan een maand of overlijden kan een lid van de commissie worden vervangen. De betref-fende fractie wordt in dat geval in de gelegenheid gesteld een vervanger voor te dra-gen voor de rest van de procedure.

5 Op voordracht van gedeputeerde staten wordt een gedeputeerde als adviseur aan de commissie toegevoegd. De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht. De adviseur kan uitsluitend in geval van langdurige ziekte van meer dan een maand of overlijden op voordracht van gedeputeerde staten door een andere ge-deputeerde worden vervangen voor de rest van de procedure.

6 De griffier van Provinciale Staten van Fryslân is secretaris van de commissie en kan zich in die hoedanigheid door de adjunct-griffier van Provinciale Staten van Fryslân laten bijstaan en vervangen. De griffier of de commissie kunnen zich desgewenst door een ambtenaar van de griffie van Provinciale Staten van Fryslân laten bijstaan.

7 De secretaris/algemeen directeur van de provincie verleent, waar nodig, ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

8 De verplichtingen welke bij of krachtens wettelijk voorschrift, de circulaire, of de onderhavige verordening aan de leden en de secretaris zijn opgelegd, zijn op gelijke wijze van toepassing op de plaatsvervangende leden en de plaatsvervangend secretaris, alsmede op de adviseur, bedoeld in het vijfde lid, en op de ambtenaren, bedoeld in het zesde en zevende lid.

1 De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

2 Daar waar de commissie het nodig acht wint zij advies in van derden, uitgezonderd adviezen die de kandidaten zelf betreffen.

3 In geval van postverzending worden alle stukken, bestemd voor de commissie, aan het huisadres van de leden van de commissie, de adviseur, de secretaris en de plaatsvervangend secretaris gericht en aldaar door hen bewaard op een wijze, die recht doet aan de in deze verordening aan hen opgelegde geheimhoudingsverplichtingen.

4 Alle stukken bestemd voor de commissie, worden gericht aan de secretaris.

5 Alle stukken die van de commissie uitgaan worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend en voorzien van het predicaat geheim.

6 De vergaderingen van de commissie vinden plaats achter gesloten deuren.

7 De commissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal commissieleden aanwezig is. Uitgangspunt is dat de commissie in voltalligheid vergadert.

8 Van het behandelde ter vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Deze verslagen worden door de commissie vastgesteld en zijn geheim.

9 Indien geen volgende vergadering wordt gehouden, stelt de voorzitter het verslag vast, nadat de leden van de commissie met het ontwerpverslag hebben ingestemd.

10 De commissie besluit bij meerderheid van stemmen, waaronder besluitvorming over de opvattingen van de commissie, bedoeld in artikel 2, vierde lid. Elk lid heeft één stem.

11 De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid van de commissie wordt desgewenst in de schriftelijke rapportage als bedoeld in artikel 2, vierde lid opgenomen.

1 De voorzitter en de secretaris nodigen in overleg met de commissie degenen uit die kandidaat zijn voor het ambt van commissaris van de Koning in de provincie Fryslân.

2 Plaats, datum en tijdstip van dit gesprek, alsmede de wijze van corresponderen met de kandidaten, worden zodanig gekozen dat de namen van de kandidaten niet bekend worden bij de kandidaten onderling of bij derden.

3 Over de kandidaten worden geen inlichtingen - schriftelijk of mondeling - ingewonnen dan door tussenkomst van de minister. Overleg met derden - met uitzondering van de minister - is uitgesloten.

1 De conceptaanbeveling van de commissie, bedoeld in artikel 2, vierde lid, wordt door Provinciale Staten achter gesloten deuren behandeld.

2 Onverminderd artikel 61, zesde lid, van de Provinciewet en artikel IX, vierde lid, van de circulaire bevelen Provinciale Staten aan de minister in volgorde van hun voorkeur twee kandidaten aan. Deze aanbeveling is geheim, met uitzondering van de naam van de kandidaat die de eerste voorkeur heeft van Provinciale Staten.

1 Ten aanzien van al hetgeen tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden van de commissie direct of indirect door de commissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd of aan de leden van de commissie wordt voorgelegd, geldt voor de voorzitter en leden van de commissie, de secretaris, de adviseurs, de secretaris/directeur en de griffieambtenaren die hen bijstaan een volstrekte geheimhoudingsplicht. De voorzitter ziet hierop toe.

2 De leden van de commissie, alsmede alle overige personen welke de commissie in haar werkzaamheden terzijde staan, bevestigen schriftelijk van de inhoud van dit artikel op de hoogte te zijn.

3 Noch aan de leden van Provinciale Staten die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen wordt inzage of informatie verstrekt over de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering. Aan Provinciale Staten als zodanig wordt deze informatie slechts verstrekt, voor zover dit door de commissie noodzakelijk wordt geacht in het kader van de conceptaanbeveling bedoeld in artikel 2, vierde lid.

4 Ten aanzien van al hetgeen door de commissie aan Provinciale Staten wordt overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht geldt voor de voorzitter, de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, alsmede de ambtenaren die Provinciale Staten bij hun werkzaamheden terzijde staan, een volstrekte geheimhoudingsplicht.

5 De behandeling van de in het vierde lid bedoelde stukken, gegevens of informatie zal door Provinciale Staten steeds achter gesloten deuren plaatsvinden. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.

6 Noch de commissie, noch Provinciale Staten heffen de geheimhouding op.

7 Alle uit hoofde van deze verordening geldende verplichtingen tot geheimhouding blijven onverminderd van kracht na het moment waarop de commissie ingevolge artikel 8, eerste lid, zal zijn ontbonden.

1 De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgend op die waarop de benoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Fryslân door middel van het toezenden van het daartoe strekkende Koninklijk Besluit door de minister aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van Fryslân bekend is gemaakt.

2 De voorzitter en de secretaris dragen er zorg voor dat op het in het eerste lid bedoelde tijdstip alle archiefbescheiden, die de commissie zelf heeft opgemaakt, onverwijld in verzegelde enveloppen en gerubriceerd als 'geheim' worden overgebracht naar de krachtens de Archiefwet 1995 daartoe aangewezen archiefbewaarplaats. De voorzitter en secretaris dragen er eveneens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in het derde tot en met zesde lid.

3 Van de in het tweede lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbren-ging volgens artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15 eerste lid, onder a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

4 De originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de minister worden onmiddellijk na het in het eerste lid bedoelde tijdstip aan de minister teruggezonden.

5 Alle aan de voorzitter, de commissieleden, de adviseur, de plaatsvervangend secretaris of de ambtenaren, bedoeld in artikel 3, zesde en zevende lid, verstrekte bescheiden, alsmede alle eventuele kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden, worden onmiddellijk na het in het eerste lid bedoelde tijdstip bij de secretaris van de commissie ter vernietiging ingeleverd.

6 De in het vijfde lid bedoelde bescheiden worden door de secretaris van de commissie terstond vernietigd.

1 Deze verordening treedt direct na vaststelling in werking.

2 Deze verordening vervalt - met uitzondering van het bepaalde in artikel 7, zevende lid - op het moment waarop de benoeming van de commissaris van de Koning in de provincie Fryslân door middel van het toezenden van het daartoe strekkende Koninklijk Besluit door de minister aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van Fryslân bekend is gemaakt.