Archiefreglement provincie Fryslân 2005

1 De griffier en de secretaris dragen er zorg voor, dat uit ieder document, of uit daarbij horende informatie, blijkt:

• •

  wanneer het document is ontvangen of opgemaakt;

• •

  wie de afzender of opsteller is;

• •

  op welke taak het document betrekking heeft;

• •

  wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is;

• •

  wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

2 Over documenten worden kenmerken zodanig geregistreerd, dat ze daarmee op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

3 Door de griffier en de secretaris kunnen van de in het tweede lid van dit artikel bedoelde registratie worden uitgezonderd:

• •

  documenten die niet nodig zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover;

• •

  documenten die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard;

• •

  documenten die geen verband houden met de communicatie met de burger;

• •

  documenten waarvan de noodzaak tot registratie niet blijkt;

• •

  documenten waarvan de registratie op een andere wijze wordt uitgevoerd.

4 Het verzenden van e-mail aan derden is slechts toegestaan nadat gedeputeerde staten daarvoor toestemming hebben verleend.

5 Van ontvangen of verzonden e-mail wordt een digitale kopie doorgezonden naar de afdeling Archief en Bibliotheek.

6 De e-mail in digitale vorm bedoeld in het vijfde lid wordt, indien deze op grond van de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komt, in een chronologisch bestand opgeslagen en periodiek vernietigd met in achtneming van de wettelijke regels; indien de e-mail voor blijvende bewaring in aanmerking komt, is het afdelingshoofd Archief en Bibliotheek belast met de uitvoering van het beheer.

1 De griffier en de secretaris zien erop toe, dat door de afdeling Archief en Bibliotheek van documenten en informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de documenten en informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

2 De organisatieonderdelen die de te inventariseren documenten en informatiebestanden in beheer hebben of hebben gehad en de provinciale organen en onderdelen waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, zijn de afdeling Archief en Bibliotheek behulpzaam bij de in het eerste lid bedoelde inventarisatie. De afdeling Informatie en Automatisering is de afdeling Archief en Bibliotheek behulpzaam voor zover het de inventarisatie van digitale documenten en informatiebestanden betreft, indien er geen verantwoordelijk onderdeel meer is.

3 Artikel 9, eerste lid, onderdeel a, b,en c, alsmede d onder 5 tot en met 8 en artikel 9, tweede lid, van de regeling zijn niet van toepassing op documenten en informatiebestanden die ingevolge de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komen. Onderdeel d onder 4 is slechts van toepassing indien de in de regeling bedoelde andere bestanden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

4 In afwijking van het tweede lid is artikel 9, eerste lid, van de regeling in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het document of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 5, derde lid, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.

5 De provinciale organen als bedoeld onder artikel 1 onder d en de onderdelen van de provinciale dienst als bedoeld in artikel 1 onder e stellen het afdelingshoofd Archief en Bibliotheek onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. Ten minste eenmaal per jaar wordt door de afdeling Archief en Bibliotheek een inventarisatie verricht binnen de provinciale dienst betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

6 De afdeling Archief en Bibliotheek geeft onverwijld de bewaartermijn aan van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid; de afdeling Archief en Bibliotheek doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie.

7 Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

• a.

  de provinciale organen als bedoeld onder artikel 1 onder d en de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

• b.

  de provinciale organen als bedoeld onder artikel 1 onder d en de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel;

• c.

  de afdeling Informatie en Automatisering indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

8 De afdeling Informatie en Automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.

1 Onverminderd het bepaalde in het tweede lid, is het raadplegen en uitlenen van documenten slechts toegestaan aan functionarissen van de griffie dan wel de provinciale dienst, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid of als dat in het kader van aan hen opgedragen werkzaamheden is vereist.

2 Raadpleging van documenten die onder beheer staan van gedeputeerde staten door leden van provinciale staten of functionarissen van de griffie, geschiedt conform de gedragslijn passieve inlichtingenplicht.

3 Documenten die betrekking hebben op persoonlijke aangelegenheden worden alleen ter inzage gegeven aan functionarissen van de griffie dan van de provinciale dienst als dat in het kader van hun werkzaamheden is vereist, en aan de betrokkene tenzij andere wettelijke regels zich daartegen verzetten.

4 Het raadplegen en/of uitlenen van documenten waarop geheimhouding rust vindt uitsluitend plaats voor zover aan de verzoeker terzake van de inhoud geheimhouding is opgelegd.

5 De griffier en de secretaris laten bijhouden welke documenten die onder zijn beheer staan, worden uitgeleend en laat de tijdige terugbezorging ervan controleren.

1 De griffier en de secretaris dragen zorg voor het geheimhouden van documenten waarop geheimhouding rust. Degenen die dergelijke documenten daadwerkelijk onder zich hebben, zijn daarvoor verantwoordelijk.

2 Ten minste eenmaal per jaar en bij de overbrenging van documenten doen de griffier en de secretaris voorstellen omtrent verlenging van geheimhouding van betreffende documenten aan degene(n) die bij of krachtens de Provinciewet geheimhouding heeft opgelegd.

1 De griffier en de secretaris dragen zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en voor vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

2 Documenten en informatiebestanden die voor vernietiging zijn geselecteerd worden voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.

3 Deze bewaartermijn wordt ook bijgehouden in de in artikel 12 lid 1 bedoelde inventaris.

1 De griffier en de secretaris dragen er zorg voor dat de documenten die krachtens de in artikel 5 lid 1 van de wet bedoelde lijst daarvoor in aanmerking komen zo spoedig mogelijk worden vernietigd. De vernietiging vindt plaats uiterlijk één jaar nadat de termijn die voor deze documenten geldt, is verstreken.

2 Vernietiging van documenten en informatiebestanden kan tevens plaatsvinden op grond van een in opdracht van de griffier of de secretaris opgestelde en vastgestelde stukkenlijst. Deze stukkenlijst wordt opgesteld op basis van de selectielijst.

3 Vernietiging van documenten en informatiebestanden wordt uitgevoerd door de afdeling Archief en Bibliotheek of door een instantie die door de afdeling Archief en Bibliotheek is gemachtigd, onder eindverantwoordelijkheid van de griffier of de secretaris.

4 Van vernietiging van documenten wordt een verklaring opgemaakt, met daarin tenminste een specificatie van deze documenten, die ook aangeeft op grond waarvan en hoe de vernietiging is uitgevoerd.