Verordening voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente geertruidenberg 2003

Geldend van 01-12-2003 t/m heden

Intitulé

Verordening voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente geertruidenberg 2003 (Controleverordening gemeente Geertruidenberg)

 

De raad van de gemeente GEERTRUIDENBERG;

 

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van Geertruidenberg van 14 oktober2003;

 

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

 

Besluit

 

in te trekken:

Verordening voor de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Geertruidenberg van 2 januari 1997. 

vast te stellen:

Verordening voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Geertruidenberg 2003 

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant: een door de raad aangewezen:

  • *

    registeraccountant of

  • *

    accountant-administratieconsulent met een aantekeningin het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3,Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

  • *

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegdeaccountants samenwerken, belast met de controle van dein artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

  • b.

    accountantscontrole: de controle van de in artikel 197Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door dedoor de raad aangewezen accountant van:

  • *

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekeninggepresenteerde baten en lasten en de grootteen samenstelling van het vermogen;

  • *

    het rechtmatig tot stand komen van de batenen lasten en balansmutaties;

  • *

    het in overeenstemming zijn van de door het collegeopgestelde jaarrekening met de bij of* krachtens algemene maatregel van bestuurte stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • *

    de inrichting van het financieel beheer en de financiëleorganisatie gericht op de vraag of deze een getrouween rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemenemaatregel van bestuur worden gesteld op grond van hetzesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht wordengenomen.

  • c.

    rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: hetovereenstemmen van het tot stand komen van de financiëlebeheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevantewet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluitaccountantscontrole gemeenten.

  • d.

    deelverantwoording: een in opdracht van de raad tenbehoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoordingvan een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen degemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeeluit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan eendoor de raad aan te wijzen accountant.De aanwijzing van de accountant geschiedt voor eenperiode van 4 jaren.

     

  • 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbestedingvan de accountantscontrole voor.

     

  • 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountants-controle het programma van eisen vast.In het programma van eisen worden voor de jaarlijkseaccountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties eneventueel afwijkende rapporteringstolerantiesbij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingenen de daarbij toe te passen omvangsbasesen goedkeuringstoleranties en eventueelafwijkende rapporteringstoleranties;

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdsecontroles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van deaanvullende tussentijdse rapportering en voorieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

    • f.

      de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingenmet bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties,waaraan de accountant bij zijn controle specifiekaandacht moet besteden;

    • g.

      de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelenmet bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties,waaraan de accountant bij zijn controle specifiekaandacht moet besteden.

  • 4 In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g, kande raad in het programma van eisen opnemen, dat deraad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrolein overleg met de accountant vaststelt de posten vande jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen,de gemeentelijke functies en de gemeentelijke productenen de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan deaccountant bij zijn controle specifiek aandacht moetbesteden en welke rapporteringstoleranties hijdaarbij dient te hanteren.

     

  • 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountants-controle stelt de raad voor de selectie van de accountantde selectiecriteria vast en per selectiecriterium debijbehorende weging vast.

     

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

  • 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstellingvan de jaarrekening conform de geldende interne- en externewet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voorcontrole.

     

  • 2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekeningten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten,deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goedtoegankelijk zijn.

     

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aande accountant, dat alle hem bekende informatie van belangvoor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

     

  • 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samenmet de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aande raad, uiterlijk 10 dagen voor de geplande commissiever-gaderingen in de maand juni, conform het vastgestelde roostervoor raads-en commissievergaderingen.

     

  • 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaringen voor behandeling van de jaarrekening in de raadbeschikbaar komt en die van invloed is op het beelddat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het collegeaan de raad en de accountant gemeld.

     

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van deopdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrolewordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van dedaarbij behorende werkzaamheden.

     

  • 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdracht-verlening de frequentie van de uit te voeren controles.De accountant kan de controlewerkzaamheden zondervoorafgaande kennisgeving uitvoeren.

     

  • 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffendeaccountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overlegplaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging uitde raad; een vertegenwoordiging van de rekenkamer(functie);de portefeuillehouder financiën; de gemeentesecretaris;de controller en het hoofd financiën.

     

Artikel 5 Toegang tot informatie

  • 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van allekassen, waardepapieren en voorraden en het inzien vanalle boeken, notulen, brieven, computerbestanden enoverige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountants-controle nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor,dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerk-zaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot allekantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen eninformatiedragers van de gemeente.

     

  • 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenarenmondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringente verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdrachtdenkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor,dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hunmedewerking verlenen.

     

  • 3. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenarenvan de gemeente zijn gehouden de accountant alleinformatie te verstrekken, opdat de accountant zicheen juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatigetotstandkoming van baten, lasten en balansmutaties enhet gevoerde beheer en over de getrouwheid van dedaarover verstrekte informatie.

     

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

  • 1. Het college kan de door de raad aangewezen accountantopdracht geven tot het uitvoeren van specifiekewerkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid,de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover deonafhankelijkheid van de accountant daarmee niet inhet geding komt.Het college informeert de raad vooraf over deze aande accountant te verstrekken opdrachten.

     

  • 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van

    het beleid betreffende de specifieke uitkeringen

    volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

    Het college is voor de controle van de rechtmatigebesteding van specifieke uitkeringen bevoegd deopdracht te verlenen aan een andere dan de doorde raad benoemde accountant, indien dit in het belangvan de gemeente is.

     

  • 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoordingaan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank,e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht.Indien een deel van deze verantwoording dient te wordenuitgevoerd door een accountant, is het college bevoegdhiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dande door de raad aangewezen accountant, indien dit inhet belang van de gemeente is.

     

Artikel 7 Rapportering

  • 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingenconstateert die leiden tot het niet afgeven vaneen goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstondschriftelijk aan de raad en zendt een afschrifthiervan aan het college

     

  • 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslagvan bevindingen brengt de accountant over de door hemuitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijnbevindingen van niet van bestuurlijk belang aan deambtenaar van wie het geldelijk beheer, hetvermogensbeheer, de administratie en de beheersdadenzijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar deambtenaar werkzaam is, de (concern-) controller enhet hoofd financiën dan wel andere daarvoor inaanmerking komende ambtenaren.

     

  • 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingenworden voor verzending aan de raad door de accountantaan het college voorgelegd met de mogelijkheid voorhet college om op deze stukken te reageren.

     

  • 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan deraadsbehandeling van de jaarstukken het verslagvan bevindingen met (een voor dit doel door de raadingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

     

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 27 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.

 

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Controleverordening gemeente Geertruidenberg".

 

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 27 november 2003
 
Geertruidenberg, 27 november 2003
 
De raad voornoemd,
De griffier,                                              De voorzitter,
 
 
Drs K M C Millenaar-Rammelaere               M.J.A. Meijer
 

Toelichting op de artikelen

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1, GW). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 GW). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 GW). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt artikel 171, lid 1 GW, 

Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld In artikel 36, lid 3 Wet op de Accountant-administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Artikel 213, lid 7 GW zegt, dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van de accountant door de raad te geschieden. 

Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. In deze verordening is een periode van 4 jaar, gelijk aan een raadsperiode opgenomen. Een kortere termijn is niet efficiënt gelet op de inwerktijd van een accountant en een langere periode perkt de vrijheid van een raad om een accountant aan te wijzen teveel in. Het opstellen van een programma van eisen als bedoeld in deze verordening is nieuw. Te denken valt daarbij aan afspraken over rapporteringstoleranties, deelverantwoordingen, tussentijdse controles, wensen vanuit de raad om t.a.v. gemeentelijke producten of organisatie-onderdelen meer specifiek aandacht te besteden. Deze voorbereiding leidt ertoe dat dit praktisch gesproken eerst met ingang van het verslagjaar 2004 kan worden toegepast. Voor 2003 zal derhalve voor 1 (verslag)jaar, als overgangsjaar, een beperkter opdracht worden verstrekt. Het tweede lid regelt, dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet, dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant, zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten. 

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten” dat krachtens artikel 213, lid 6 GW door de minister is vastgesteld. Het “Besluit accountantscontrole gemeenten” bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. 

Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening. In het Besluit accountantcontrole worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door de raad aan te wijzen deelverantwoordingen en 3% voor onzekerheden in de controle). De goedkeuringstoleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld. Een rapporteringstolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. 

Rapporteringstoleranties kunnen door de raad lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. 

In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de raad zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles. 

Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen. Dit daar de raad dan rekening kan houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen. Bij veel grote gemeenten zal het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog zijn, dat de accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractsduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractsduur zal de prijs van het contract eveneens hoger zijn. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen.

De raad ïs het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen. Dit wordt geregeld in het vijfde Lid van artikel 2. 

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. 

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen. 

Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht het college een verklaring af te. geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring verstrekt. Gelet op het algemeen gebruik is deze bepaling in de verordening opgenomen.

 

In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 GW). Voor deze datum, 1juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 GW) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De rekening dient in de maand juni in de commissies behandeld te worden en in de raad vastgesteld te worden. Daarom is aansluiting gezocht bij de uiterste termijn van aanlevering van stukken conform de raads-en commissiecyclus. 

De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, lid 2 GW bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. De wet schrijft hier een facilitaire dienst aan het college voor. 

Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.

Artikel 4. Uitvoering controle

Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. 

Artikel 5. Toegang tot informatie

In het vorige artikel hebben we gezien, dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen.

Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole. 

Artikel 6. Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant. Het betreft advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. 

Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de administratieve Organisatie, aan de door de raad aangewezen accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad aangewezen accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen, waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren, Het lid bepaalt, dat het college voor werkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van onderdelen van de gemeente de door de raad aangewezen accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.

 

Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad aangewezen accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant. 

Artikel 7. Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 213 GW regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kan de raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel In het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld. 

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. 

Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. 

Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. 

Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht. 

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 GW (oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 213 GW bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2003. Het wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening 213 GW evenals de nieuwe verordening 212 GW voor 15 november 2003 moet zijn vastgesteld. De nieuwe verordening 213 GW moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 GW). 

Artikel 9. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen. 

Vaststelling

De ondertekening van uitgaande stukken van de raad door de burgemeester is in het nieuwe duale bestel gehandhaafd (artikel 75, lid 1 GW). Door de komst van de griffier zijn de taken van de gemeentesecretaris gewijzigd. De secretaris hoeft niet meer aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de raad. Deze taak wordt overgenomen door de griffier (artikel 107b GW). Door deze wijziging is het niet meer de secretaris, die alle uitgaande stukken van de raad mede ondertekent.