Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus - Tricijn

Besluit van het dagelijks bestuur van het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus - Tricijn houdende regels omtrent het Inkoopbeleid 2020

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieGemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus - Tricijn
OrganisatietypeRegionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regelingBesluit van het dagelijks bestuur van het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus - Tricijn houdende regels omtrent het Inkoopbeleid 2020
CiteertitelInkoopbeleid 2020
Vastgesteld doordagelijks bestuur
Onderwerpfinanciën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

07-05-2020nieuwe regeling

18-12-2019

bgr-2020-462

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van het dagelijks bestuur van het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus - Tricijn houdende regels omtrent het Inkoopbeleid 2020

1. Inleiding

 

Inkopen en aanbesteden zijn nauw aan elkaar verbonden. Het inkopen van leveringen, diensten en werken is het grotere geheel, waarvan aanbesteden een specifiek onderdeel is. Aanbesteden is een van de manieren om in te kopen. Kenmerkend voor deze wijze van inkopen is het gelijktijdig, onder dezelfde condities, voorwaarden en procedureregels in concurrentie op de markt brengen van de opdracht.

 

Het inkoopbeleid geeft het bestuurlijk kader voor de ambtelijke organisatie van GBLT bij het verwerven van leveringen en diensten bij ondernemers. Het beleid is een actualisatie van het vorige beleid uit 2016. In de vormgeving van het beleid is aansluiting gezocht bij de voorbeelden vanuit de Unie van Waterschappen en de vereniging van Nederlandse gemeenten. Dit resulteert in algemeen geformuleerde richtlijnen. Voor een goed begrip van de uitwerking in de praktijk is een kenschets van de bedrijfsvoering van GBLT waardevol.

 

GBLT is een uitvoeringsorganisatie van waterschappen en gemeenten voor belastingprocessen. De doelen van GBLT zijn (opnieuw) vastgesteld, waarbij bovenaan de lijst staan:

  • aantoonbare verantwoording van belastingopbrengsten;

  • juist volledig en tijdig opgelegd.

De belastingkasstroom die GBLT behartigt is jaarlijks meer dan € 600 miljoen. De eigen bedrijfsvoering van GBLT bedraagt ongeveer € 21 miljoen, waarvan ruim € 8 miljoen aan ingekochte leveringen en diensten. Gezien de verhouding tussen opbrengsten en kosten is de kwaliteit van het belastingproces voor de opdrachtgevers belangrijker dan de kosten. De hefboomwerking maakt dat de kwaliteit van de medewerkers, de data, de processen en de systemen de belangrijkste succesfactor zijn voor GBLT. Dat weerspiegelt zich ook in het inkoopbeleid. Bij GBLT focust de inkoop op de kwaliteit van de ingekochte leveringen en diensten.

 

Een nadere blik op de genoemde € 8 miljoen aan ingekochte waarde leert dat er drie belangrijke inkoopgebieden zijn; ICT (25%), arbeidscapaciteit (50%), postverwerking (15%). GBLT besteedt geen werken aan. Huisvestingsdiensten betrekt GBLT volledig en lumpsum bij de Gemeente Zwolle, een van de deelnemende opdrachtgevers. Deze voert een inkoopbeleid (met maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten) dat in hoge mate dezelfde lijnen volgt als GBLT. Die inspanning hoeft GBLT niet over te doen. Het GBLT beleid is dus vooral relevant en effectief wanneer het toepasbaar is bij de inkoop van ICT, bij externe capaciteit en bij postverwerking (print/porti).

 

Gezien het feit dat het inkoopbeleid ondersteunend is aan het organisatiebeleid, is het voornamelijk gericht op de tactische en operationele beslissingen en processen. Strategisch beslissingen en processen, zoals make-or-buy afwegingen, worden over het algemeen voorafgaand aan het inkoopproces gemaakt. Denk hierbij aan het HRM capaciteitsbeleid en/of de ICT-visie. Deze zijn leidend voor de daarop volgende inkoopproces.

Jaarlijks heeft GBLT enkele tientallen aanbestedingen op de inkoopkalender staan. De meeste hebben een repetitief karakter, wat van invloed is op de vormgeving van het inkoopproces.

2. Doel van het inkoopbeleid

 

GBLT wil met dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

  • a.

    Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

  • GBLT leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoopbeleid na. Daarnaast koopt GBLT efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven dienen daadwerkelijk bij te dragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. GBLT houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten van GBLT.

  • b.

    Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

  • Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de ondernemer en in wederzijds respect tussen GBLT en de ondernemer. GBLT spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

  • c.

    Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

  • Bij het inkopen van leveringen en diensten speelt kwaliteit van de in te kopen leveringen endiensten een belangrijke rol. Foutloos productie door onze systemen en dienstverleners levert de beste bijdrage aan de bedrijfsdoelstelling. Behalve kwaliteit betrekt GBLT ook interne en andere (externe) kosten in de afweging.

  • d.

    GBLT stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.

  • Zowel GBLT als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. GBLT verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. GBLT streeft er naar het Inkoopproces volledig digitaal te laten verlopen. Naast de procedurele verlichting zorgt dit ook voor rechtmatigheidsborging. Tevens maakt GBLT, waar mogelijk, gebruik het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

  • e.

    Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van GBLT

  • Inkoop dient ondersteunend te zijn aan de doelstellingen van GBLT en daar direct en voortdurend aan bij te dragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van GBLT.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

GBLT leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door GBLT restrictief worden uitgelegd en toegepast. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  • Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Europese Richtlijnen 2014/24/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbescherming richtlijn’) vormen momenteel de belangrijkste basis.

  • (Herziene) Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit (AMvB): dit nieuwe wettelijk kader implementeert de ‘Aanbestedingsrichtlijnen’. Deze wet biedt één kader voor Overheidsopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden en rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

  • Gids proportionaliteit: In de Aanbestedingswet 2012 is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken.

  • Burgerlijk Wetboek: Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

  • Mededingingswet: Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Het niet toegestaan dat inschrijvers door concurrentievervalsing een opdracht gegund krijgen.

Het wettelijk kader voor GBLT is zeer omvangrijk. Eén aspect daaruit verdient in het kader van inkoop en aanbesteden een aparte vermelding:

  • Privacywetgeving: GBLT is verplicht om zorgvuldig om te gaan met (persoons)gegevens van burgers en bedrijven. GBLT verwacht van de opdrachtnemers die namens GBLT (persoons)gegevens verwerken eenzelfde niveau aan bescherming. Naast de AVG is ook de fiscale geheimhoudingsplicht uit Algemene wet inzake rijksbelastingen en de Invorderingswet 1990 van toepassing op iedereen die betrokken is bij het belastingproces, dus ook ondernemers van diensten en hun medewerkers. Op welke manier GBLT omgaat met persoonsgegevens en de bescherming is beschreven in het privacy beleid.

3.2 Algemene beginselen bij Inkoop

  • a.

    Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  • GBLT neemt bij overheidsopdrachten boven -en onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

    • Non-Discriminatie (gelijke behandeling): Gelijke omstandigheden worden niet verschillend behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Ook discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

    • Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

    • Objectiviteit: Het optreden van de (decentrale) overheid moet niet alleen transparant maar ook objectief en (op de inhoudelijke merites) controleerbaar zijn. De gestelde eisen en criteria om te bepalen of een inschrijver geschikt is, zijn relevant voor de te verstrekken opdracht.

    • Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. GBLT past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit is een richtsnoer (in de vorm van een algemene maatregel van bestuur) waarin de onderwerpen waarop het proportionaliteitsbeginsel van toepassing is, nader worden uitgewerkt, toegelicht en van voorbeelden worden voorzien. De Gids Proportionaliteit bevat vetgedrukte voorschriften waarvoor geldt comply or explain, oftewel ‘pas toe of leg uit’.

    • Wederzijdse erkenning: Leveringen en diensten van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die leveringen en diensten op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van GBLT. Dit beginsel is van toepassing als er geen harmonisatiewetgeving vanuit Europa is, of als producten niet in de toepassingssfeer van deze wetgeving vallen.

  • b.

    Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  • GBLT neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, vertrouwensbeginsel, zorgvuldigheidsbeginsel, fairplaybeginsel en het verbod op detournement de pouvoir.

3.3 Uniforme documenten

GBLT streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. GBLT gebruikt de volgende standaarden voor inkopen:

  • Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

  • Standaard klachtafhandeling bij aanbesteden;

  • Inkoopvoorwaarden van waterschappen voor leveringen, diensten en ICT:

    • o

      AWVODI 2018

    • o

      AWIV 2018

    • o

      AWBIT 2018

  • Verwerkingsovereenkomst;

  • Integriteits- en geheimhoudingsverklaring.

GBLT kan niet onder alle (markt) omstandigheden vasthouden aan deze standaard.

3.4 Klachtenregeling Aanbesteden

GBLT heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen – en conform de landelijke standaard - de klachtafhandeling aanbesteden: deel 1, Standaard voor klachtafhandeling opgesteld door het Ministerie van Economische Zaken, maart 2013, overgenomen. In de aanbestedingsstukken wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze GBLT de klacht zal behandelen.

De klachtenregeling staat ook op de internetsite van GBLT.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

Het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocedures is vanuit integriteitsoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit inkoopbeleid wordt geborgd dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen. Dit beleid is daarmee een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van GBLT.

 

  • a.

    GBLT stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

  • Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij te allen tijde integer handelen en zich houden aan de binnen GBLT vastgestelde gedragscode integriteit. Zij dienen zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Dit betekent dat men altijd in staat is verantwoording af te leggen over gemaakte keuzes zowel naar interne als externe betrokkenen. Deze transparantie geldt voor alle activiteiten binnen het inkoopproces.

  • b.

    GBLT contracteert enkel integere ondernemers.

  • GBLT verwacht dat ondernemers integer handelen en wil enkel zaken doen met betrouwbare ondernemers die zich bijvoorbeeld niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van de uitsluitingsgronden van de Aanbestedingswet 2012.

  • Als er reële vermoedens zijn van onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals bijvoorbeeld vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal Inkoop GBLT aan de directie een voorstel voorleggen om daarvan melding te doen bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).

4.2 Maatschappelijk verantwoord Inkopen

GBLT onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Het volgt de ontwikkelingen en zal adequaat reageren op wet- en regelgeving.

  • a.

    Duurzaam inkopen.

  • GBLT heeft als decentrale overheid een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. GBLT onderschrijft dan ook het “Klimaatakkoord Unie en Rijk 2010 – 2020” waarin de afspraak is opgenomen dat de waterschappen de ambitie hebben om duurzaam in te kopen, 2015 e.v. 100% (Programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheid; DBO). Productgroepen, waarvoor criteriadocumenten zijn opgesteld, worden in aanbestedingsprocedures toegepast, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

  • Meer informatie over de productgroepen en de criteriadocumenten is te lezen op de website van PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat).

 

  • Duurzaam Inkopen betreft de sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

    • Bij de product- en marktanalyse wordt geïnventariseerd welke mogelijkheden er zijn op het gebied van (het verhogen van) duurzaamheid;

    • In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningcriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden waar relevant duurzaamheidcriteria opgenomen.

    • GBLT koopt bij voorkeur digitaal in.

  • b.

    Plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen

  • De Rijksoverheid heeft het Plan van aanpak maatschappelijk verantwoord inkopen overheden 2015– 2020 opgesteld (september 2015). Dit plan is tot stand gekomen met bijdragen van Unie van Waterschappen (UvW) namens de waterschappen. In dit plan verschuift de ontwikkelrichting voor MVI/Duurzaam Inkopen van het toepassen van minimumeisen naar het aanmoedigen en/of uitnodigen van ondernemers om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te leveren.

  • c.

    Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

  • GBLT heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en, indien passend, social return. GBLT stimuleert daarom, waar mogelijk en doelmatig, de participatie van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt in het arbeidsproces.

  •  

  • Op grond van de Aanbestedingswet 2012 kan GBLT, onder bepaalde voorwaarden, een overheidsopdracht voorbehouden. De achtergrond van artikel 2.82 en artikel 2.82a van de Aanbestedingswet is het sociale belang van het voorzien van sociale werkvoorzieningen van voldoende activiteiten en het feit dat sociale werkvoorzieningen veelal een achterstand hebben bij het verwerven van opdrachten ten opzichte van bedrijven zonder mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. In die gevallen waarbij de aard van de gevraagde dienst zich leent om te worden uitgevoerd door deze bedrijven wordt de haalbaarheid van deze optie eerst overwogen. Daarnaast worden leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

GBLT acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt, en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Marktwerking en Onafhankelijkheid

  • a.

    GBLT acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

  • GBLT streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers zowel tijdens als na de contractperiode. GBLT moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemers), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

  • b.

    GBLT kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  • Gedurende de contractperiode kan bij de ondernemer afhankelijkheid ontstaan van GBLT door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. GBLT kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

  • a.

    GBLT heeft oog voor haar beheersgebied, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

  • In gevallen waar het volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en GBLT moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

  • b.

    GBLT heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

  • Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. GBLT houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet GBLT door, waar mogelijk, gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

6. Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

 

stap

fase inkoopproces

toelichting

1

Voortraject

• Bepalen van inkoopbehoefte

• Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse)

• Raming en bepalen van het financiële budget

• Keuze aanbestedingsprocedure

2

Specificeren

• Opstellen van eisen en gunningscriteria

• Omschrijven van de opdracht

• Opstellen aanbestedingsstukken

3

Selecteren

• Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers

• Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraagof publicatie TenderNed

• Inschrijvingen evalueren

• Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de aanbestedingsregelgeving)

• Gunning aan EMVI inschrijver

4

Contracteren

• Informeren afgewezen ondernemers en gegunde inschrijver

• Tekenen (raam) overeenkomst met gegunde inschrijver

• Registreren getekende overeenkomst

5

Bestellen

• Uitvoeren van de opdracht

• Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken

• Bewaken termijnen

• Controleren nakoming afgesproken prestaties

• Tijdige betaling facturen

7

Nazorg

• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd

• Volledig maken en controleren van het inkoopdossier

• Evalueren overeenkomst met ondernemer

6.2 Verantwoordelijken

In een professionele inkooporganisatie zijn rechtmatigheid, doeltreffendheid, doelmatigheid en integriteit geborgd. De inkooporganisatie is gebaseerd op het gecoördineerde inkoopproces dat binnen GBLT is vastgesteld. Binnen dit proces is en blijft de budgethouder eindverantwoordelijk voor zijn budget, de inkoop en aanbestedingen. Hij zal zich laten ondersteunen op inkooptechnisch gebied door Inkoop GBLT. In conflicterende situaties heeft de budgethouder de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid, waarbij hij een rapportageplicht heeft naar de directie.

6.3 Contractmanagement

Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van GBLT.

 

Een onderdeel van contractmanagement is contractbeheer. Contractbeheer is een speciale vorm van documentenbeheer. Door het invoeren van contractbeheer wordt inzichtelijk welke contracten er zijn afgesloten en wanneer ze moeten worden opgezegd. Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip, op de juiste plaats is. Contractbeheer heeft als doel de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en de juiste contractuele afspraken en informatie, welke wordt opgenomen in het contractdossier. Contractbeheer draagt hierdoor bij aan het reduceren van de risico’s en het uitnutten van de beoogde voordelen.

 

Hierbij zijn de doelstellingen van contractbeheer:

Bij het sluiten van contracten: verkrijgen van goede afspraken en reduceren van onzekerheden over toekomstige prestaties.

Bij het uitvoeren van contracten: zorgdragen voor de juiste prestaties in overeenstemming met de overeenkomst op aspecten als kwaliteit, plaats en hoeveelheden.

Bij het beëindigen van contracten: op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment beëindigen van het contract.

6.4 Dossiervorming

Tijdens het verloop van een inkoopproces worden veel documenten geproduceerd en ontvangen. In het contractdossier worden alle (relevante) documenten uit het aanbestedingsproces vanaf de voorbereiding tot en met het ondertekenen van de overeenkomst opgenomen, zodat de commerciële afspraken naspeurbaar vastliggen met juridische bewijsvoering. Het contractdossier wordt bijgehouden door de Inkoop GBLT.

6.5 Leveranciersmanagement

Leveranciersmanagement omvat alle activiteiten in een organisatie die gericht zijn op het verkennen, starten, onderhouden en verder ontwikkelen van samenwerkingsrelaties met ondernemers.

Het is een continue proces van identificeren en ontwikkelen van relaties op het juiste niveau met ondernemers en speelt een belangrijke rol bij de realisatie van de inkoopvoordelen, dat een professioneel inkoopproces met zicht meebrengt.

 

Behalve dat transparantie in het aanbesteden een belangrijke richtlijn is, kun je transparantie aanbrengen in prestaties. Zo stelt GBLT de ondernemer en eigen organisatie in staat de prestatie te verbeteren tot het afgesproken niveau.

7. Aanbestedingsprocedure

7.1 Bepalen van de aanbestedingsprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert GBLT de volgende methode:

GBLT zal de procedures hanteren volgens de kleurenschema’s voor leveringen, diensten en werken van de decentrale overheid, zoals neergelegd in paragraaf 3.4.2. van de Gids proportionaliteit 2020, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij:

  • complexiteit van de opdracht;

  • gewenst eindresultaat;

  • aantal potentiële inschrijvers;

  • transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers;

  • omvang van de opdracht;

  • het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren.

GBLT kan ook gemotiveerd kiezen voor een lichtere procedure, in afwijking op de procedures uit de kleurenschema’s van de Gids Proportionaliteit 2020. Dit kan middels voorafgaande goedkeuring van de directie, maar kan alleen voor zover er geen Europese drempels worden overschreden. Afwijking van de procedures die gelden voor Europese aanbestedingen zijn slechts onder bijzondere omstandigheden toegestaan.

 

Indien wordt gekozen voor een zwaardere procedure dient dit te worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.

 

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

GBLT vraagt aan één ondernemer een offerte.

 

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

GBLT vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte en is in staat de keuze van de uitgenodigde ondernemers te motiveren, indien daartoe een verzoek komt.

 

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal GBLT conform het Schema drempelbedragen van inkoopprocedures nationaal aanbesteden.

 

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen zal het waterschap in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

7.2 Afwijkingsbevoegdheid

Bij aanbestedingen moet Inkoop GBLT vooraf om advies gevraagd worden, met name als het gaat om de motivatie van de aanbestedingsprocedure en de inkoopvoorwaarden die GBLT hanteert. Inkoop GBLT kan extern advies inwinnen.

Aan de hand van de inhoudelijke kenmerken van een opdracht, de marktsituatie en/of de specifieke omstandigheden van de opdracht, kan men vooraf gemotiveerd afwijken van de gestelde aanbestedingsprocedure, voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is.

Het toepassen van een andere procedure moet in het kader van rechtmatigheid verantwoord worden aan de directie.

7.3 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve vooraf gaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. GBLT wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

7.4 Vergoeding inschrijfkosten

GBLT hanteert het beleid om geen vergoeding van inschrijfkosten toe te kennen, tenzij die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat.

7.5 Inkoopkalender

GBLT hanteert een inkoopkalender welke elk kwartaal wordt ge-update. Een inkoopkalender is een planning waar actuele en toekomstige opdrachten op staan. Ten aanzien van nieuwe opdrachten krijgt afdeling Inkoop input van de contracteigenaar of budgethouder.

De inkoopkalender is een intern document en alleen toegankelijk voor de directie en de budgethouders. Het gaat om een werkdocument, dat inzichtelijk maakt wat er wordt inkocht, met welke aanbestedingsprocedure er in het verleden is aanbesteed en op welk moment er gestart wordt om aan te besteden én of de huidige overeenkomst verlengd kan worden.