Verordening organisatie financieel beleid en beheer gemeente Gennep

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het College.

b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Gennep en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  De Raad stelt bij aanvang van een nieuwe Raadsperiode een programma-indeling voor de komende Raadsperiode vast.

• 2.

  De Raad stelt op voorstel van het College per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten (prestatie-indicatoren) en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid (effect-indicatoren).

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

• 2.

  De toedeling van producten aan de programma’s staat voor de Raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden in de begroting expliciet gemeld.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 5.

  De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen een paragraaf subsidies met daarin een overzicht van de te verstrekken c.q. verstrekte subsidies.

Artikel 4. Kaders ontwerpbegroting

• 1.

  Het College biedt jaarlijks aan de Raad een voorstel aan voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming, met daarin een actualisatie van het lopende begrotingsjaar en de kaders voor het volgende begrotingsjaar. Tevens wordt de Voorjaarsnota aangeboden met daarin de beleidsvoornemens voor komend jaar.

• 2.

  De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerpbegroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door de Raad zijn vastgesteld.

• 3.

  De Raad stelt deze stukken uiterlijk in juli voorafgaand aan het jaar waarop de nota betrekking heeft, vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1.

  De Raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  De investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Bij de behandeling in de Raad van de tussentijdse rapportages zoals genoemd in artikel 6 doet het College voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

• 4.

  Het College informeert in ieder geval vooraf de Raad en neemt pas een besluit, nadat de Raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het College te brengen voor zover het betreft niet passend binnen de bij de programmabegroting vastgestelde budgetten inzake:

  a.    investeringen groter dan € 100.000,=.

  b.    aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 100.000,=.

  c.    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 10.000,=.

  d.    het aangaan van nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 10.000,= .

• 5.

  Beleidsvoorstellen gedurende het begrotingsjaar met financiële gevolgen zijn voorzien van een begrotingswijziging, waardoor de begroting in evenwicht blijft. Besluiten tot wijziging van de vastgestelde begroting kunnen tot uiterlijk bij de vaststelling van de jaarrekening over  het betreffende begrotingsjaar worden genomen.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het College informeert de Raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de lopende begroting van de gemeente over de eerste vier en de eerste acht maanden van het begrotingsjaar. Deze tussentijdse rapportages worden tegelijk met de nota zoals omschreven in artikel 4 voor het komende begrotingsjaar resp. met de begroting van het komende begrotingsjaar aangeboden aan de Raad.

• 2.

  De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  a.    de baten en lasten per programma;

  b.    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  c.    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

  d.    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  e.    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede een realisatie en raming van de productenrealisatie en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3.

  In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000,= toegelicht en daar waar nodig aangevuld met de genomen en/of te nemen maatregelen ter voorkoming van overschrijdingen.

• 4.

  Vooruitlopend op de presentatie van de jaarstukken kan in overleg met het auditcomité een 80/20 analyse worden opgesteld.

Artikel 7. Jaarlijkse verantwoording

• 1.

  Het College legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording, die is opgebouwd uit een beleidsmatig (programma- en paragraafverantwoording) en een financieel deel (balans, staat van baten en lasten en toelichting), geeft het College aan:

  -    wat is bereikt;

  -    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen;

  -    op welke wijze dat bereikt is;

  -    wat de kosten zijn.

• 2.

  Het College biedt de jaarstukken (de verantwoording) voor 1 juli volgend op het begrotingsjaar aan de Raad aan.

• 3.

  De Raad stelt de jaarstukken voor 15 juli, gelijktijdig met de Voorjaarsnota en de trimesterrapportage, vast.

Artikel 8. Waardering & afschrijving vaste activa

Het College biedt eenmaal per vier jaar een nota afschrijvingsbeleid aan. De Raad stelt de nota vast.

Artikel 9. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het College biedt de Raad eenmaal per vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De Raad stelt de nota vast.

Artikel 10. Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het College doet de Raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing en gemeentelijke leges.

• 2.

  Het College biedt eenmaal per vier jaar de Raad een nota grondbeleid aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De Raad stelt de nota vast.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1.

  Het College zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: a.    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de Raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  b.    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  c.    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  d.    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het College neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht zoals deze zijn vastgelegd in het door de Raad vastgestelde treasurystatuut.

Artikel 13. Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1.

  Het College biedt tenminste eenmaal per vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. De Raad stelt de nota vast.

• 2.

  Het College geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken een integraal beeld van het door de Raad vastgestelde beleid en geeft daarin ook de meerjarige verwachtingen omtrent ontwikkelingen bij zowel de weerstandscapaciteit als de risico's.

Artikel 14. Grondbeleid

• 1.

  Het College biedt tenminste eenmaal per vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan. De Raad stelt de nota vast.

Artikel 15. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

a.    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

b.    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

c.    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d.    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

e.    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

f.    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16. Interne controle

Het College zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het College maatregelen tot herstel.

Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik

• 1.

  Het College zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

• 2.

  Het College biedt de Raad eenmaal per vier jaar een nota aan met de uitgangspunten voor het beleid voor de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 18. Financiële organisatie

• 1.

  Het College zorgt voor en legt vast:

  a.    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  b.    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  c.    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  d.    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  e.    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 19. Inkoop en aanbesteding

Het College zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 20. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2012.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de verordening ex artikel 212 Gemeentewet van de gemeente Gennep, vastgesteld door de Raad op 10 november 2003.

Artikel 21. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Gennep".