Besluit elektronisch berichtenverkeer Goeree-Overflakkee

Geldend van 08-11-2017 t/m heden

Intitulé

De raad van de gemeente Goeree-Overflakkee,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 december 2013 en 22 april 2014;

gelet op artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

overwegende dat:

• de raad van de gemeente Goeree-Overflakkee het berichtenverkeer langs elektronische weg onder voorwaarden wil openstellen;

• de Awb regels bevat met betrekking tot het verkeer langs elektronische weg;

• deze regels van toepassing zijn als het bestuursorgaan heeft verklaard dat deze weg is opengesteld;

• het bestuursorgaan nadere regels kan stellen met betrekking tot het gebruik van de elektronische weg;

besluit:

I.
het berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en de raad van de gemeente Goeree-Overflakkee open te stellen;
II.
de navolgende nadere regels te stellen met betrekking tot het gebruik van de elektronische weg ten behoeve van berichtenverkeer van en naar de raad van de gemeente Goeree-Overflakkee.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.
elektronische berichten: informatie die door een burger via e-mail, een e-formulier of social media (waarbij de gemeente aangesloten is) naar het bestuursorgaan is gezonden;
b.
gemeentelijke website: de internetpagina van de gemeente Goeree-Overflakkee, www.goeree-overflakkee.nl, met inbegrip van alle subpagina’s;
c.
algemene postbus gemeente: de elektronische postbus van de gemeente, die niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker of bestuurder van de gemeente: info@goeree-overflakkee.nl;
d.
algemene postbus griffie: de elektronische postbus van de griffie, die niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker of bestuurder van de gemeente: griffie@goeree-overflakkee.nl;
e.
e-formulier: een formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg;
f.
social media: de gezamenlijke websites waar mensen sociale contacten kunnen onderhouden;
g.
DigiD: het landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan;
h.
bestuurlijke berichten: elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen, dan wel andere berichten gericht op rechtsgevolg, die worden ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan.

Artikel 2 Acceptatie elektronische berichten

1. Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde e-formulier, per post of per e-mail naar de algemene postbus van de griffie of de gemeente.
2. Niet-bestuurlijke elektronische berichten worden in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde e-formulier op de gemeentelijke website, via e-mail naar de algemene postbus van de griffie of de gemeente, of via social media.
3. Berichten verstuurd via social media worden niet gezien als ingekomen stukken zoals bedoeld in artikel 74 van de Gemeentewet.

Artikel 3 Ondertekening

1. Als de wet van de burger een handtekening eist, moet een e-mail zijn voorzien van een door de ondertekenaar zelf gemaakte en geplaatste afbeelding van diens handtekening.
2. Als de wet van de burger een handtekening eist, moeten de e-formulieren met gebruikmaking van een elektronische handtekening als bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht worden verzonden.
3. Voor het ondertekenen als bedoeld in het tweede lid moet gebruik worden gemaakt van DigiD.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

1. In de volgende gevallen worden elektronische berichten (zowel bestuurlijk als niet bestuurlijk) en de daarbij horende bijlagen geweigerd en niet in behandeling genomen:
- a.
  indien het bericht niet geopend kan worden;
- b.
  indien een bijlage de maximale grootte van 50 MB overschrijdt;
- c.
  indien het bericht geen contactgegevens bevat;
- d.
  indien het bericht niet voldoet aan het gestelde in artikel 3;
- e.
  indien het bericht een virus of schadelijke inhoud bevat;
- f.
  indien het een verzoek betreft op basis van de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens of de Wet hergebruik van overheidsinformatie.
2. Een elektronisch bericht kan worden geweigerd indien gerede twijfel bestaat over de identiteit van de afzender of de authenticiteit van de inhoud van het bericht.
3. Indien een bericht wordt geweigerd op grond van het bepaalde in het eerste en tweede lid, wordt de (kennelijke) afzender daarvan uiterlijk binnen veertien dagen na ontvangst van het bericht langs – zo mogelijk – dezelfde weg op de hoogte gesteld.
4. Indien mogelijk, wordt de (kennelijke) afzender in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na ontvangst van de weigering het gebrek te herstellen. Blijft herstel uit, dan blijft de weigering in stand.
5. Ten aanzien van sub f geldt, dat ook een faxbericht niet wordt geaccepteerd.
6. Ten aanzien van sub f geldt, dat ook een elektronisch verzonden ingebrekestelling naar aanleiding van een zodanig verzoek geweigerd wordt.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

1. Aanvullende informatie en bijlagen kunnen zowel digitaal worden ingevoegd bij het te gebruiken e-formulier of e-mailbericht als apart per post worden verzonden.
2. Bij het versturen van aanvullende informatie en bijlagen, moet worden verwezen naar het bijbehorende eerder verzonden bericht, indien mogelijk met een kenmerk.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

1. De ontvangst van elektronische berichten die binnenkomen via een e-formulier, via griffie@goeree-overflakkee.nl of info@goeree-overflakkee.nl wordt bevestigd.
2. Bij gebruik van de elektronische weg ligt het risico van het niet of te laat bereiken van het bestuursorgaan bij de verzender, totdat de ontvangstbevestiging is ontvangen.

Artikel 7 Wijze van antwoorden

1. Het bestuursorgaan sluit voor wat betreft de wijze van beantwoording zoveel mogelijk aan bij de wens van betrokkene.
2. Besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht kunnen elektronisch worden verzonden, indien deze ondertekend zijn door middel van een elektronische handtekening zoals bedoeld in artikel 2:16 van die wet.

Artikel 8 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Besluit elektronisch berichtenverkeer Goeree-Overflakkee”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad

van de gemeente Goeree-Overflakkee op 15 mei 2014.

De raad van de gemeente Goeree-Overflakkee,

de griffier, de voorzitter,

drs. J. Mimpen mr. A. Grootenboer-Dubbelman

Algemene en artikelsgewijze toelichting op het Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv is geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in afdeling 2.3 in de Algemene wet bestuursrecht op te nemen. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. De gemeente Goeree-Overflakkee wil de ‘elektronische deur’ nu formeel open zetten. Dat gebeurt door middel van het onderhavige besluit. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan het bestuursorgaan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Het besluit bevat deze nadere eisen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Onder elektronische berichten verstaan we berichten die zijn ingediend via e-mail, social media of een e-formulier op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer zijn uitgesloten. Faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax echter al aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail. Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag, bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie etc.

Artikel 2 Openstellen elektronische weg

Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 van de Awb. De bestuursorganen van de gemeente Goeree-Overflakkee geven hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld.

In het tweede lid wordt gesteld dat elektronisch verstuurde bestuurlijke berichten (aanvragen voor bijv. vergunningen, ontheffingen, subsidies, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling worden genomen wanneer er gebruik is gemaakt van een daarvoor bestemd formulier op de gemeentelijke website. Daarnaast is ook e-mail naar de algemene postbus toegestaan. Voordeel van een gestructureerde invoer zoals bij een e-formulier is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.

Voor overige elektronische berichten is in het derde lid als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus (info@goeree-overflakkee.nl of griffie@goeree-overflakkee.nl), via een e-formulier op de gemeentelijke website of via social media. E-mails naar e-mailadressen van individuele ambtenaren worden dus niet geaccepteerd. Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Goeree-Overflakkee. Op deze manier wordt de registratie en afhandeling beter gewaarborgd.

Artikel 3 Ondertekening van e-formulieren

Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening die voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Bij e-mail gaan we in beginsel uit van de betrouwbaarheid van een afbeelding van een gescande handtekening. Indien er gerede twijfel bestaat, verdient het de voorkeur de afzender te vragen zijn bericht tevens per post in te sturen, voorzien van een ‘echte’ handtekening.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Goeree-Overflakkee, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.

Belangrijk is ook, dat bij weigering van een bericht zo spoedig mogelijk de weigeringsgrond moet worden medegedeeld. Deze kan voortvloeien uit dit besluit of uit de Algemene wet bestuursrecht (artikel 2:15 lid 2 en 3): “Een bestuursorgaan kan elektronisch verschafte gegevens en bescheiden weigeren voor zover de aanvaarding daarvan tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden. Een bestuursorgaan kan een elektronisch verzonden bericht weigeren voor zover de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van dit bericht onvoldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.”

In dit artikel wordt tevens geregeld dat de elektronische weg niet open staat bij verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Helaas leent de elektronische weg zich te makkelijk voor misbruik van de Wob. Met één druk op de knop kan een verzoeker zijn bericht naar enorm veel overheidsinstanties mailen. Met het misbruik is vaak behoorlijk wat gemeenschapsgeld gemoeid.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie