Regeling vervallen per 17-07-2019

Instructie voor de secretaris van de gemeente Goeree-Overflakkee

Geldend van 15-01-2013 t/m 16-07-2019

Intitulé

Instructie voor de secretaris van de gemeente Goeree-Overflakkee

Burgemeester en wethouders van Goeree-Overflakkee;

gelezen het advies van de stuurgroep herindeling Goeree-Overflakkee van 20 december 2012;

overwegende, dat het college van burgemeester en wethouders een instructie dient vast te stellen voor de secretaris;

dat een dergelijke instructie eveneens van toepassing is op degene die de secretaris vervangt;

gelet op artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet;

besluiten

vast te stellen de Instructie voor de secretaris van de gemeente Goeree-Overflakkee.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

  • a.

    college: het college van burgemeester en wethouders;

  • b.

    managementteam: de secretaris en de afdelingshoofden.

Artikel 2 Ondersteuning college

  • 1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

  • 2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • 3. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college ten behoeve van de door het college te nemen besluiten.

  • 4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

  • 5. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en het vastleggen van de besluiten van het college.

  • 6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementteam.

  • 7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taak kan het college de secretaris nadere regels stellen.

Artikel 3 Ondersteuning burgemeester

  • 1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

  • 2. De secretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

  • 3. De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

Artikel 4 Leiding afdelingshoofden

  • 1. De secretaris geeft leiding aan de afdelingshoofden.

  • 2. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de secretaris en de afdelingshoofden regelmatig gezamenlijk overleg.

  • 3. De secretaris is voorzitter van het managementteam.

  • 4. De secretaris houdt met de afdelingshoofden en concerncontroller functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Artikel 5 Leiding ambtelijke organisatie

Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    de coördinatie van de advisering aan de bestuursorganen;

  • c.

    het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • d.

    een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

  • e.

    de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatieonderdelen;

  • f.

    de kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

  • g.

    de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid, beheer en realisatie;

  • h.

    de voorbereiding en uitvoering van de begroting en de verantwoording over het gevoerde beleid;

  • i.

    de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

Artikel 6 Secretaris als bestuurder

De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

Artikel 7 Verhindering, afwezigheid en vervanging

  • 1. Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.

  • 2. Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.

  • 3. De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

Artikel 8 Onvoorziene gevallen

In de gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het college.

Artikel 9 Hardheidsclausule

Het college kan een of meerdere artikelen van deze instructie buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing, gelet op het belang van de door de secretaris uit te voeren taken en verantwoordelijkheden, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 10 Vervallen oude instructies

  • 1. De instructie voor de secretaris van de gemeente Oostflakkee, vastgesteld door de raad van die gemeente op 29 september 1967, wordt vervallen verklaard.

  • 2. Besluiten van bestuurorganen van de gemeenten Dirksland, Goedereede en Middelharnis, in wier onderwerp deze instructie voorziet, worden eveneens vervallen verklaard.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze instructie treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking.

Artikel 12 Citeertitel

Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie gemeentesecretaris Goeree-Overflakkee.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders
van de gemeente Goeree-Overflakkee op 15 januari 2013,
de secretaris, de burgemeester,
Drs. M. Marinussen C.A. Kleijwegt

Toelichting Instructie gemeentesecretaris Goeree-Overflakkee

Algemene toelichting

In artikel 103, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat. Het is primair aan het college om te bepalen op welke wijze dit ‘terzijde staan’ nader moet worden ingevuld. Om te bereiken dat het college zich uitdrukkelijk over de positie van de secretaris buigt, is in het tweede lid van artikel 103 Gemeentewet imperatief voorgeschreven dat het college in een instructie nadere regels vaststellen over de taak en de bevoegdheden van de secretaris. Met de vaststelling van deze instructie wordt aan deze wettelijke verplichting voldaan.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit artikel worden de in deze instructie gehanteerde begrippen omschreven.

Artikel 2 Ondersteuning college

In de eerste vijf leden van dit artikel zijn de taken en verantwoordelijkheden van de secretaris ten behoeve van de ondersteuning van het college neergelegd. Deze taken en verantwoordelijkheden spreken voor zich. In het zesde lid is bepaald dat de secretaris zijn taken en verantwoordelijkheden waar nodig in nauwe samenwerking met het managementteam uitoefent, zodat hiermee ook het managementteam een positie krijgt in deze instructie. In het managementteam zitten de afdelingshoofden en de secretaris, die tevens voorzitter is. Zie hiervoor ook het bepaalde in artikel 5. Op grond van het zevende lid kan het college de secretaris nadere regels stellen.

Artikel 3 Ondersteuning burgemeester

Naast de ondersteuning van het college moet de secretaris ook de burgemeester ondersteunen. Dat is geregeld in dit artikel. Ook deze opsomming spreekt voor zich.

Artikel 4 Leiding afdelingshoofden

In het eerste lid is bepaald dat de secretaris leiding geeft aan de afdelingshoofden. Met het tweede lid wordt vastgelegd dat de secretaris en de afdelingshoofden regelmatig overleg voeren, dit ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken. In het derde lid is bepaald dat de secretaris voorzitter van het managementteam is. Het begrip managementteam is gedefinieerd in artikel 1. Tot slot is in het vierde lid bepaald met wie de secretaris functionerings- en

beoordelingsgesprekken houdt.

Artikel 5 Leiding ambtelijke organisatie

De secretaris is als hoogste (gemeentelijke) ambtenaar eindverantwoordelijk voor de gehele ambtelijke organisatie. Onder a. tot en met i. in dit artikel worden binnen dat kader onderwerpen genoemd. De secretaris heeft hierbij echter wel een gedeelde verantwoordelijkheid, namelijk met het managementteam. Dit wordt tot uitdrukking gebracht in de aanhef van dit artikel.

Artikel 6 Secretaris als bestuurder

Hiermee wordt vastgelegd dat de secretaris bestuurder is in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

Artikel 7 Verhindering, afwezigheid en vervanging

Het kan voorkomen dat de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen of voor een bepaalde periode afwezig is. Bij verhindering moet hij dit tijdig meedelen aan het college (eerste lid). Bij afwezigheid voor een langere periode dan vijf dagen heeft hij hiervoor toestemming nodig van het college. Heeft de secretaris verlof of is hij afwezig om andere redenen, dan moet hij ervoor zorgen dat zijn vervanging adequaat is geregeld. Het ligt voor de hand om hierover afspraken met het managementteam te maken.

Artikel 8 Onvoorziene gevallen

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting, anders dan dat het college beslist in die gevallen waarin deze instructie niet voorziet. Dit voorkomt dat de instructie eerst moet worden aangepast, als zich een dergelijk geval voordoet.

Artikel 9 Hardheidsclausule

Hierbij zij opgemerkt dat deze clausule strikt genomen alleen kan worden toegepast in die gevallen, die ten tijde van het vaststellen van deze instructie niet waren (te) voorzien. Indien het college op basis van dit artikel een besluit neemt, dan moet het tevens in overweging nemen of de instructie aanpassing behoeft, dit uit een oogpunt van rechtszekerheid.

Artikel 10 Vervallen oude instructies

Ofschoon er in de archieven van de gemeenten Dirksland, Goedereede en Middelharnis geen instructies zijn gevonden, verdient het uit een oogpunt van rechtszekerheid aanbeveling om in het tweede lid te bepalen dat eventuele besluiten in wier onderwerp de nieuwe instructie voorziet, eveneens komen te vervallen. Dit is geregeld in het tweede lid.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 12 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.