Budgethoudersregeling Goeree-Overflakkee 2016

Art. 190 Gemeentewet

Het college biedt jaarlijks, tijdig voor de in artikel 191, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raad een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van de gemeente en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

In de begroting wordt per programma of thema aangegeven de onderliggende budgetten, zijnde de producten/taakvelden (fcl’s).

Art. 191

Gemeentewet

De raad stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

Art. 2-3-4

BBV

Onder de algemene bepalingen wordt alleen genoemd dat er een productenraming is.

Niet is geregeld dat het college deze moet vaststellen. Het college heeft dit feitelijk al gedaan met het aanbieden van de ontwerpbegroting.

Conclusie: met de vaststelling van de begroting door de raad is ook de productenraming vastgesteld.

Inv.plan

De lasten zijn opgenomen in de begroting.

Het college geeft een investeringsbedrag pas vrij na een daartoe strekkend voorstel.

Artikel 1

Begripsbepalingen

Het te besteden budget betreft alleen waar daadwerkelijke euro’s mee zijn gemoeid. Het betreffen direct beïnvloedbare baten (inkomsten) en lasten (uitgaven). Onder een budget wordt dus niet verstaan indirecte (financiële) middelen zoals:

kapitaallasten;toerekening kostenplaatsen;stortingen en onttrekkingen aan reserves;stortingen in voorzieningen;onvoorziene uitgaven.

Wel wordt onder een budget verstaan:

exploitatiebudget binnen een product, (hulp)kostenplaats of project bestaande uit een of meer deelbudgetten;investeringskrediet opgebouwd uit een of meer deelbudgetten;een geraamde besteding ten laste van een voorziening, bestaande uit een of meer deelbudgetten;overlopende passiva: bestaande uit een of meer deelbudgetten. 

Met betrekking tot de kostenplaatsen is er een onderscheid naar: kostenplaatsen voor interne producten en voor afdelingsbudgetten.

Een samenhangende eenheid (product/taakveld) in de financiële administratie komt voor onder de naam van:

een bestaand product binnen een thema (fcl);een kostenplaats; een investering; een project;een voorziening;

Een product kan bestaat uit één of meerdere deelbudgetten.

Een project verlangt in de meeste gevallen een integrale aanpak en wordt aangestuurd door een projectleider of een programmamanager.

Artikel 2

Vaststelling (jaar)budget

In dit artikel wordt de omvang van het te besteden budget bepaald. Het betreft de in de begroting opgenomen budgetten. Voorts mag de bestedingsruimte binnen de beschikbare voorzieningen, waarvan de lasten al eerder in de begroting zijn genomen, worden benut. Een voorziening mag niet negatief gaan en de besteding dient, zover aanwezig, de raming voor het lopende jaar als uitgangspunt te hebben.

Nog niet beschikbaar voor uitvoering is de besteding van de investeringskredieten. Deze dienen namelijk expliciet voorgelegd te worden aan burgemeester en wethouders, zie het bepaalde in artikel 5 bij het lid over het in acht nemen van de grensbedragen.

Artikel 3

Aanwijzing van budgethouders

1e lid

Formulering in de geest en lijn van de Instructie gemeentesecretaris Goeree-Overflakkee. In de instructie is bepaald (art. 5): dat onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam de secretaris de eindverantwoordelijkheid heeft voor:

de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid, beheer en realisatie;de voorbereiding en uitvoering van de begroting en de verantwoording over het gevoerde beleid.

In de toelichting op artikel 4 van de hiervoor genoemde instructie is verder aangegeven dat de secretaris met de afdelingshoofden zorgdragen voor de bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken.

Voor bepaalde kostensoorten is het gewenst dat één persoon of functionaris binnen de gehele financiële administratie is belast met het fiatteren. Te denken aan bijvoorbeeld de kostensoorten:

verzekeringen;belastingen;nutsvoorzieningen (gas, water en electra);salariskosten.

De aanwijzing van de budgethouders vindt als volgt plaats:

2e lid

Het ligt voor de hand om het jaarlijkse aanwijzingsbesluit gelijktijdig mee te nemen bij de aanbieding van de definitieve conceptbegroting aan burgemeester en wethouders.

3e lid

Het aanwijzingsbesluit behoeft niet jaarlijks plaats te vinden indien er geen veranderingen zijn opgetreden ten opzichte van het eerder vastgestelde besluit in een vorig jaar.

4e lid

De aanwijzingsbesluiten dienen verstrekt te worden aan de functioneel applicatiebeheerder en de afdeling control. Dit is enerzijds nodig om de bevoegde budgethouders op te kunnen nemen in de financiële administratie (zie het 5elid) en anderzijds voor het kunnen verrichten van eventuele interne controle werkzaamheden in het kader van de rechtmatigheid.

5e lid

De functioneel applicatiebeheerder dient te beschikken over een afschrift of kopie van de aanwijzingsbesluiten alvorens hij de budgethouder in de financiële administratie bevoegdheden mag toekennen. Volstaan kan worden met het toezenden van een e-mailbericht van een tussentijdse wijziging door de mandaatverlener.

6e lid

Hier is geregeld de onderlinge vervangbaarheid van de deelbudgethouders. Dit is ook nodig in verband met de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het totale product. Verwezen wordt naar het 3e lid van artikel 4.

In zijn algemeenheid is het gewenst dat de financiële medewerkers op de hoogte worden gehouden in de actuele stand van de bevoegde budgethouders.

Aanwijzing / Opdrachtgever

aanwijzing

Budgetverantwoordelijke

Gemeentesecretaris

Thema- en productbudgethouders

Productbudgethouders

Deelbudgethouders

Artikel 4

Verantwoordelijkheden

1e lid

De themabudgethouder is de inhoudelijk verantwoordelijke voor de uitvoering van het vastgestelde beleid van het thema. Dit vindt plaats aan de hand van het proces Plan Do Check Act voor het realiseren van de doelstellingen, activiteiten en prestaties binnen het geautoriseerde budget mede in relatie met de Planning en Controlcyclus.

2e lid

Hier is geregeld dat binnen een thema de productbudgethouder de inhoud verantwoordelijke is voor de uitvoering van de concrete activiteiten binnen een product.

3e lid

De genoemde verantwoordelijkheid wijst vooral op het vroegtijdig signaleren van een mogelijke overschrijding. Zie ook artikel 5 lid 3. Tevens komt hiermee tot uitdrukking dat de deelbudgethouders een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben voor de bestedingen van de deelbudgetten van een product.

Artikel 5

Taken en bevoegdheden

1e lid

In dit lid is de belangrijkste taak van de themabudgethouder benoemd, dit in verband met de verkregen verantwoordelijkheid als gevolg van artikel 4 lid 1. Het gaat hier om het tijdig en juist informeren van de portefeuillehouder en het management met betrekking tot de voortgang van het vastgestelde beleid en de daarbij behorende middelen. Het accent ligt hier op bestuurlijk relevante informatie.

2e lid

Bepaald is dat de bestuurlijke informatie tijdig, goed en juist beschikbaar komt voor de Planning- en Controldocumenten c.q. begrotingsapp. Dit ter uitvoering van de verplichte tussenrapportages van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad op grond van de Financiële verordening art. 212 van de Gemeentewet.

Van belang is een goede samenwerking tussen de verschillende productbudget-houders binnen het thema en de themabudgethouder. Het gaat hier over het verstrekken van informatie over de realisatie van de doelstellingen, activiteiten en de besteding van de budgetten.

Onder afwijkingen van budgetten wordt ook verstaan (dreigende) overschrijdingen op de geautoriseerde budgetten op themaniveau, investeringsuitgaven en het achterblijven van de inkomsten (onderschrijding).

3e lid

Noodzakelijk is dat de budgethouder vooraf heeft afgestemd dat er voldoende budgetruimte aanwezig is alvorens een nieuwe verplichting (bestelling/opdracht) wordt aangegaan.

4e lid

Hier geldt de verplichting van het naleven van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. De actuele informatie hierover is op intranet beschikbaar.

5e lid

Deze bepaling is nodig voor het efficiënt kunnen verwerken en vastleggen van de factuur in de administratie.

6e lid

Geregeld is het uitgangspunt van schriftelijke vastlegging van de nieuwe verplichting (bestelling). Bedragen kleiner dan € 5.000,- mogen mondeling. Het is wel raadzaam om deze toch achteraf vast te leggen met behulp van bijvoorbeeld van een notitie. Onder schriftelijk wordt ook verstaan digitale vastlegging (e-mailbericht e.d.).

7e lid

Voor bestellingen vanaf € 50.000,- exclusief btw en voor alle investerings-kredieten is een afzonderlijk collegebesluit nodig. Een collegebesluit is bijvoorbeeld een (eerder) vastgesteld of goedgekeurd raamcontract, bestek, offerte en een uitvoeringsbegroting van een project, investering en grondexploitatie. De achtergrond van deze bepaling is dat burgemeester en wethouders aan de voorkant betrokken zijn bij de grotere uitgaven van de gemeente en dit ten goede komt van het in control zijn.

Aansluiting is gezocht bij het vastgestelde inkoophandboek op 8 april 2014. Zo is er een één op één relatie met de uitgebreide inkoopstrategie voor levering en diensten. Vanaf € 50.000 exclusief btw is namelijk expliciete goedkeuring nodig van burgemeester en wethouders. Hier kan dus het een en ander worden gecombineerd.

Voor werken met een verkorte inkoopstrategie is in het inkoophandboek een grensbedrag opgenomen van maximaal € 1.000.000,- exclusief btw. Daarboven geldt een uitgebreide inkoopstrategie. Het is van beland dat het college vooraf inzage heeft en toestemming geeft met het opstarten van een verkorte of uitgebreide inkoopstrategie voor werken vanaf € 50.000,- exclusief btw.

8e lid

Het bepaalde heeft betrekking op het kunnen bieden van een actueel overzicht van het (restant)budget. Indien gebruik gemaakt wordt van een verplichtingenadministratie wordt de verplichting onmiddellijk verwerkt in het financiële systeem.

9e lid

Het aantonen dient plaats te vinden door in het kort vast te leggen hoe de levering van de prestatie is vastgesteld. De vorm van de vastlegging is vrij.

Artikel 6

Betaalbaarstelling

Het vierogenprincipe is in dit artikel ten volle doorgevoerd.

Voor de 1e handtekening parafeert en codeert in de regel de besteller, veelal de deelbudgethouder. Is deze niet aanwezig dan kan een andere deelbudgethouder het waarnemen. De productbudgethouder of de waarnemend product-budgethouder fiatteert, dit betreft de 2e handtekening. Als die er niet zijn, kan de (waarnemend) themabudgethouder het waarnemen.

De volgende combinaties zijn mogelijk:

A - overeenkomstig 1e t/m 3e lid

 B - overeenkomstig 4e lid

 C - overeenkomstig 5e lid

Paraferen

Fiatteren

 deelbudgethouder

A

 productbudgethouder

B

A

 (wnd)productbudgethouder

C

A

B

 themabudgethouder

A

B

C

 (wnd)themabudgethouder

A

B

C

Artikel 7

Flexibiliteit budgetten

In dit artikel wordt de bevoegdheid geregeld ten aanzien van het bijstellen en het schuiven van budgetten binnen een thema, kostenplaats en een product. Noodzakelijk is een goede communicatie en afstemming tussen de verschillende budgethouders. Er zijn twee soorten technische begrotingswijzigingen, één met nadrukkelijke besluitvorming door burgemeester en wethouders (2e lid) en één zonder (3e lid), de financiële consulent heeft hierin een coördinerende en faciliterende rol. Het onderscheid heeft te maken met het autorisatieniveau.

1e lid

Betreft hier het budgetrecht van de gemeenteraad. Veelal vinden de bijstellingen plaats naar aanleiding van de door burgemeester en wethouders aangeboden tussentijdse voortgangsrapportage als gevolg van de Financiële verordening van de gemeente.

6e lid

Geregeld is een uniforme aanpak voor het overhevelen van budgetten naar een volgend jaar. Het advies aan burgemeester en wethouders vindt in de regel plaats door alle voorstellen tot budgetoverhevelingen te bundelen in één advies. De gemeenteraad beslist uiteindelijk op het voorstel van burgemeester en wethouders.

Artikel 9

Overgangsbepaling

Voor het nog vastleggen van verplichtingen (facturen) na 1 januari 2016, maar die nog betrekking hebben op 2015 en verantwoord worden in de financiële administratie van 2015 geldt dat deze nog vallen onder de ‘oude’ budgethoudersregeling.