Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR38280
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR38280/1
Regeling vervallen per 31-10-2019
verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethoudrs voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor over deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)
Geldend van 15-09-2004 t/m 30-10-2019
Intitulé
verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethoudrs voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor over deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)de raad van de gemeente gouda
Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van
Gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
besluit:
de verordening vast te stellen betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)
hoofdstuk I - algemene bepalingen
artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995
- b.
het besluit: het Archiefbesluit 1995
- c.
archiefbescheiden: de in artikel 1, sub c, van de wet bedoelde bescheiden;
- d.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voorzover behorende tot de gemeente;
- e.
het streekarchief: de Streekarchiefdienst Hollands Midden te Gouda;
- f.
de archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van het streekarchief;
- g.
de streekarchivaris: de archivaris van de Streekarchiefdienst Hollands Midden;
- h.
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- i.
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
- j.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
hoofdstuk II - de aanwijzing van de archiefbewaarplaats
artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefplaats is de bewaarplaats die zich bevindt in het archiefgebouw van het streekarchief aan de Groeneweg 30 te Gouda.
hoofdstuk III - de zorg van burgemeester en wethoudersvoor de archiefbescheiden.
artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van de archiefbewaarplaats bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
artikel 7
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
artikel 8
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
artikel 9
Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
artikel 10
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de streekarchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het toezicht, bedoeld in artikel 15.
hoofdstuk IV - toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebrachtnaar de archiefbewaarplaats
artikel 11
De streekarchivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
artikel 12
De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
artikel 13
-
1. De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de streekarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waaarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De streekarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
artikel 14
De streekarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan de burgemeester en wethouders.
Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
artikel 15
De beheerder doet aan de streekarchivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
artikel 16
De streekarchivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
hoofstuk V - slotbepalingen
artikel 17
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de ‘Archief- en documentatieverordening Gouda 1989’, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 20 maart 1989.
artikel 18
Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 september 2004.
artikel 19
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 2003.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Gouda in de openbare vergadering van 28 juni 2004.
De raad van de gemeente voornoemd,
, voorzitter
, griffier
toelichting archiefverordening
algemeen
De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsblad 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 671).
De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals de wet en het besluit, niet alleen van toepassing op klassieke papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip zorg dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht als bedoeld in de artikelen 32/37, tweede lid, van de wet.
artikelsgewijze toelichting
artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
artikel 3
De ministeriële regeling ‘Bouw en Inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen’, ter uitvoering van artikel 13 van het Archiefbesluit 1995, verplicht tot het inrichten van een speciale, beveiligde omgeving: archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De eisen voor archiefruimten zijn beperkt; over te dragen archieven verblijven hier immers hoogstens 20 tot 30 jaar. Voor openbare archiefbewaarplaatsen gelden veel strengere eisen wat betreft kwaliteit en voorzieningen.
Deze regeling is op 20 september 2001 in werking getreden.
artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften; het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer.
artikel 6
Op 20 september 2001 is de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden in werking getreden; een regeling die het gebruik van duurzame materialen verplicht voor de te bewaren archiefbescheiden.
artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
artikelen 10 en 16
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
artikel 13
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term archiefbescheiden. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van archiefbescheiden kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere, inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en aan de Wet bescherming persoonsgegevens. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
artikel 15
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredige hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl