Besluit elektronisch berichtenverkeer Gouda 2015

Toelichting

Algemeen

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv is geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in afdeling 2.3 in de Algemene wet bestuursrecht op te nemen. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. De gemeente Gouda wil de ‘elektronische weg’ nu formeel open zetten. Dat gebeurt door middel van het onderhavige besluit. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan het bestuursorgaan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Het besluit bevat onder meer deze nadere eisen.

De elektronische weg is het voorkeurskanaal van de gemeente Gouda, maar het blijft uiteraard mogelijk om langs schriftelijke weg met de gemeente te communiceren.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Begripsbepalingen

Overige vormen van elektronische berichten, zoals SMS, What’s App en social media zijn van dit besluit uitgesloten;

Faxverkeer valt eveneens niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Al jarenlang wordt de fax echter al aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail. Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag, bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie, een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van bestuur etc.

Artikel 2Acceptatie elektronische berichten

Het eerste en het tweede lid van dit artikel hebben betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht. De bestuursorganen van de gemeente Gouda geven hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen, zoals bedrijven en instellingen, via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld.

Elektronisch verstuurde bestuurlijke berichten (aanvragen voor bijv. vergunningen, ontheffingen, subsidies, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) worden alleen in behandeling worden genomen wanneer er gebruik is gemaakt van een daarvoor bestemd formulier op de gemeentelijke website. Daarnaast is ook e-mail naar de algemene postbus toegestaan indien en voor zover er geen webformulier op de website wordt aangeboden. Voordeel van een gestructureerde invoer zoals bij een webformulier is dat het voor inwoners duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.

Als niet aan voornoemde eisen wordt voldaan, wordt de betreffende aanvraag niet in behandeling genomen op grond van artikel 4.

Artikel 3. Ondertekening

Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening die voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoen alleen de digitale handtekening (DigiD) en E herkenning aan alle betrouwbaarheidseisen.

Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Bij e-mail gaan we in beginsel uit van de betrouwbaarheid van een afbeelding van een gescande handtekening. Indien er gerede twijfel bestaat, verdient het de voorkeur de afzender te vragen zijn bericht tevens per post in te sturen, voorzien van een ‘echte’ handtekening.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Gouda, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. De technische eisen van de gemeente Gouda worden bekendgemaakt op de website.

Belangrijk is ook, dat bij weigering van een bericht zo spoedig mogelijk de weigeringsgrond moet worden medegedeeld. Deze kan voortvloeien uit dit besluit of uit de Algemene wet bestuursrecht (artikel 2:15 lid 2 en 3): “Een bestuursorgaan kan elektronisch verschafte gegevens en bescheiden weigeren voor zover de aanvaarding daarvan tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden. Een bestuursorgaan kan een elektronisch verzonden bericht weigeren voor zover de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van dit bericht onvoldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.”

Artikel 5. Wijze van antwoorden

Het streven is erop gericht om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de wens van de burger voor wat betreft de wijze van beantwoording (elektronisch). Echter, besluiten op grond van de Algemene wet bestuursrecht van een bestuursorgaan worden vooralsnog niet elektronisch verzonden, maar altijd per post. Uiteraard kan er desgevraagd naast het schriftelijke besluit eveneens een kopie van het getekende besluit per e-mail verzonden worden, echter pas nadat het schriftelijke besluit is verzonden.