Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gouda houdende regels omtrent archiefbescheiden Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Gouda

Geldend van 01-01-2019 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gouda houdende regels omtrent archiefbescheiden Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Gouda

Het college van burgemeester en wethouders van Gouda;

gelezen het voorstel van 18 december 2018;

gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 en de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012, nr. wjz/466161(10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

besluit:

het Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Gouda vast te stellen.

Artikel 1

  • 1. De analoge archiefbescheiden die op grond van de vigerende selectielijsten voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen zijn opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 en die voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen kunnen worden vervangen door digitale reproducties, waarna de analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek vervanging analoge archiefbescheiden Gemeente Gouda.

  • 3. Reproductie vindt uitsluitend plaats voor zover dit geen afbreuk doet aan:

    • a.

      de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed,

    • b.

      het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, of

    • c.

      wettelijke verplichtingen.

Artikel 2

De besluiten ‘Besluit vervanging facturen Gouda 2014’ van 9 december 2014 en ‘Besluit vervanging e-hrm documenten Gouda 2015’ van 15 december 2015 met de bijbehorende handboeken worden ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Gouda.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van 18 december 2018.

Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,

Dr. E.M. Branderhorst, secretaris

dr. M. Schoenmaker, burgemeester

Toelichting

Vervanging betekent dat papieren documenten worden vervangen door digitale documenten. Deze digitale ‘kopieën’ moeten een juiste en volledige weergave zijn van het papieren document en raadpleegbaar voor zolang ze nodig zijn. Het vervangingsproces moet zorgvuldig worden uitgevoerd en gedocumenteerd. De keuzes die zijn gemaakt en de manier waarop invulling wordt gegeven aan het vervangingsproces is vastgelegd in dit handboek. Het handboek beschrijft de technische en procedurele wijze waarop de vervanging plaatsvindt, inclusief de daaraan overeenkomstig de archiefwetgeving gestelde eisen. Het handboek en de te volgen procedures zijn bedoeld om invulling te geven aan de duurzame, digitale archivering binnen de gemeente.

Algehele vervanging is een logische volgende stap in de wens van de gemeente Gouda om digitaal te werken. Zoals in het collegeakkoord 2018-2022 staat: ‘Digitalisering is één van de grote opgaven binnen de gemeentelijke organisatie de komende jaren, onder meer om werkprocessen efficiënter te maken en onze informatiehuishouding te verbeteren (via Geheugen van Gouda), en ook specifiek met het oog op de voorbereiding van de Omgevingswet, de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), het Streekarchief en de vernieuwing van de sociale dienst. We gaan door met de trajecten die hiervoor zijn ingezet.’