Regeling vervallen per 01-01-2014

Reglement Functioneringsgesprekken gemeente Grave

Geldend van 01-08-2002 t/m 31-12-2013

Intitulé

Reglement Functioneringsgesprekken gemeente Grave

FUNCTIONERINGSGESPREKKEN===================Inhoudsopgave Blz.:1. Voorwoord 32. Functioneringsgesprek 4 2.1 Wat is een functioneringsgesprek? 42.2 Doelstelling van het functioneringsgesprek 4 2.3 Overeenkomsten en verschillen tussen functioneringsgesprekken en personeelsbeoordeling 5 2.4 Momenten voor het houden van functioneringsgesprekken 6 2.5 Methode van functioneringsgesprekken 7 2.6 Het functioneringsgesprek 8I De voorbereidingsfase  II De openingsfaseIII De uitwisselingsfaseIV De overlegfaseV De afrondingsfase2.7 Gelijkwaardigheid en houd 103. Reglement functioneringsgesprekken 10 4. Invoering, uitvoering en evaluatie van het systeem 11 Bijlagen:- Voorbereidingsformulier (A) 12   - Verslagformulier functioneringsgesprek (B) 14 - Reglement functioneringsgesprekken (C) 17

Hoofdstuk 1 Voorwoord

Voor u ligt de nota functioneringsgesprekken die u de weg wijst in het systeem van FUNCTIONERINGSGESPREKKEN.Voor de goede orde willen wij U erop wijzen dat de termen medewerker en bureau- hoofd tevens bedoeld zijn in vrouwelijke zin.Met betrekking tot de vrijwilligers bij de gemeentelijke brandweer hebben wij in onze vergadering van 10 februari 1998 besloten de Nota functioneringsgesprekken, het Voorbereidingsformulier, het Verslagformulier en het Reglement functioneringsgesprekken gemeente Grave op hen van overeenkomstige toepassing te verklaren.Bij het lezen van de stukken dient voor het woord "medewerker" te worden gelezen "vrijwilliger " en voor de woorden "bureauhoofd, en "sectorhoofd" de woorden "commandant brandweer".Alvorens in te gaan op de specifieke kenmerken etc. van functioneringsgesprekken is het gewenst aan te geven waarom besloten is tot het invoeren vanfunctioneringsgesprekken.  Binnen de organisatie van de gemeente Grave is het gebruikelijk dat wanneer een functionaris in aanmerking komt voor een aanstelling in vaste dienst eenbeoordelingsformulier wordt opgemaakt. Dit formulier wordt eenzijdig opgemaakt door het bureauhoofd.Uit de praktijk is gebleken dat deze methode geschikt is voor beheersbeslissingen maar niet voor de ontwikkeling van personeel.Wij hebben daarom gezocht naar een systeem/methode waarbij ook recht wordt gedaan aan de beleving van de werknemers in de werksituatie. Een methode die in deze behoefte voorziet, zijn functioneringsgesprekken. Immers het functioneringsgesprek is een "regelmatig" terugkerend gesprek tussen een medewerker en zijn bureauhoofd, waarbij het wederzijds functioneren in relatie met de taakstelling en de werksituatie en de wederzijdse communicatie maar ook de verdere ontwikkeling van de werknemer centraal staan.

Hoofdstuk 2 Functioneringsgesprek

Artikel 2.1 Wat is een functioneringsgesprek ?

Het functioneringsgesprek is een "regelmatig" terugkerend gesprek tussen een medewerker en zijn bureauhoofd, waarbij het wederzijds functioneren in relatie met de taakstelling en de werksituatie, de wederzijdse communicatie en de verdere ontwikkeling van de werknemer centraal staan (voor wat het functioneren van het bureauhoofd betreft: voor zover van direct belang voor het functioneren van de medewerker).Het gesprek kan dus gaan over:

  • a.

    Hoe de medewerker zijn werkzaamheden vervult;

  • b.

    Hoe de omstandigheden zijn waarin hij moet werken;

  • c.

    Wat de ontwikkelingsmogelijkheden zijn;

  • d.

    Hoe de relatie tussen medewerker en bureauhoofd is;

  • e.

    Afspraken over te ondernemen acties/verbeteringen e.d.;

  • f.

    Het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP);

Zowel bureauhoofd als medewerker geven daarbij, ieder voor zich, weer wat zij vinden of verwachten. Dit alles op een basis van het uitgangspunt van gelijkwaardigheid.Gelijkwaardigheid als uitgangspunt is makkelijker gezegd dan gedaan, want medewerker en leidinggevende hebben geen gelijke positie binnen de organisatie.Daarom is gelijkwaardigheid niet alleen een uitgangspunt maar ook een streven.

Zowel medewerker als leidinggevende hebben, of nog beter moeten, een evenwaardige inbreng in het gesprek hebben. Beiden moeten de bereidheid hebben naar elkaar te luisteren, elkaar vragen te stellen en te bekritiseren.Dit vraagt van beiden een positieve houding of mentaliteit. Deze houding is van doorslaggevende aard voor het welslagen van het gesprek.Essentiële voorwaarde bij het functioneringsgesprek is dat het gesprek in een open en vertrouwelijke sfeer plaatsvindt. Als er zaken aan de orde komen die buiten de bevoegdheden van de gesprekspartners liggen, dan dienen deze te worden voorgelegd aan diegene die daarover wel kan beslissen. Men kan echter wel afspraken maken omtrent de voortgang. De inbreng van de deelnemers aan een functioneringsgesprek moet dus gelijkwaardig zijn; dit vraagt dan ook een goede voorbereiding op een dergelijk gesprek. Voor de voorbereiding en een enigszins gestructureerd verloop van het functioneringsgesprek kan een eenvoudig formulier goede diensten bewijzen. Als bijlage A is een dergelijk voorbereidingsformulier opgenomen. De afspraken die door de medewerker en het bureauhoofd tijdens het functioneringsgesprek worden gemaakt worden op een daarvoor bestemd verslagformulier vastgelegd, bijlage B.

Artikel 2.2 Doelstelling van het functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek heeft tot doel het tot stand brengen van een blijvend goed of verbeterd functioneren van de medewerker en idem dito wat betreft de begeleiding van de leidinggevende. Met andere woorden het doel is ontwikkeling in het belang van organisatie en medewerker.Afgeleide doelstellingen hiervan kunnen zijn:

  • a.

    Het kenbaar maken van verwachtingen ten aanzien van de taakvervulling door de medewerker; beeldvorming vanuit de medewerker;

  • b.

    Weten hoe het bureauhoofd denkt over het functioneren van de medewerker; beeldvorming vanuit het bureauhoofd.

  • c.

    Nagaan of de functie-inhoud en competentieprofiel nog klopt;

  • d.

    Het weten wat het bureauhoofd verwacht van de medewerker;

  • e.

    Het bespreken van sterke en zwakke kanten van de medewerker;

  • f.

    Het motiveren van de medewerker door het bewust maken van de eigen verantwoordelijkheid;

  • g.

    Het ontdekken van de ambities van de medewerker;

  • h.

    Het maken van afspraken over doelen voor de komende periode;

  • i.

    Het maken van afspraken voor een POP, over het "programma" waarmee de ontwikkeling van de medewerker wordt ondersteund (bijvoorbeeld opleiding, training, functiewisseling). Hierbij dient gebruik te worden gemaakt van het formulier Inventarisatie van ontwikkel- en opleidingsbehoeften. Zie in dit verband ook hoofdstuk 17 van de CAR/UWO.

Om de gestelde doelen te kunnen realiseren en het effect van het functioneringsgesprek zo groot mogelijk te laten zijn, is het noodzakelijk enkele afspraken te maken.Hiertoe werd door ons vastgesteld een "Reglement Functioneringsgesprekken gemeente Grave", bijlage C.

Artikel 2.3 Overeenkomsten en verschillen tussen functioneringsgesprekken en personeelsbeoordeling

Om misverstanden te voorkomen zullen onderstaand zeer summier overeenkomsten en verschillen tussen het functioneringsgesprek en personeelsbeoordeling worden aangegeven.De overeenkomst tussen beide instrumenten is dat structureel aandacht wordt besteed aan de wijze van functievervulling van de medewerker.Een duidelijk verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek is het doel van beide instrumenten.

  • a.

    Een beoordelingsgesprek heeft als doel de personeelsgegevens te kwantificeren en te kwalificeren opdat beheersbeslissingen (promotie, overplaatsing, ontslag, vaste dienst, etc.) op een verantwoorde wijze mogelijk zijn. Bij een beoordelingsgesprek wordt de wijze van functievervulling van de medewerker in het verleden beoordeeld. Het oordeel van de leidinggevende/beoordelaar over de medewerker staat centraal en heeft eventueel als consequentie een beloning in de vorm van bijvoorbeeld salarisverhoging/promotie of straf, bijvoorbeeld geen vaste aanstelling, salarisbevriezing.

  • b.

    Een functioneringsgesprek heeft als doel het tot stand brengen van een blijvend goed of verbeterd functioneren van de medewerker en leidinggevende. Met andere woorden het doel is ontwikkeling. Met het gelijkwaardigheidprincipe als basis voor een functioneringsgesprek wordt nog een ander verschil aangegeven. Uit het vorenstaande blijkt dat het niet juist is om twee verschillende doelen in één formule te persen. Aan de ene kant wil men komen tot oordeelsvorming ten behoeve van formele beslissingen zoals promotie en dergelijke. Anderzijds wil men een "open gesprek" tussen leidinggevende en medewerker om de ontwikkeling van de medewerker in de functie te stimuleren. Beoordelen en "open gesprek" liggen nu niet direct in elkaars verlengde, want de leidinggevende moet een tevoren vastgestelde beoordeling aan de medewerker "verkopen" . Dat moet het resultaat zijn. Kenmerkend voor een "open gesprek" is een "open resultaat". Dit laatste is in strijd met een beoordeling, die van tevoren is vastgesteld!

Kort samengevat:Personeelsbeoordeling FunctioneringsgesprekMeetresultaat centraal Gesprek centraalWaardering van de afgelopen periode (met Ontwikkeling, toekomst gericht eventuele consequenties in positieve dan wel ten aanzien van functionering in negatieve zin) huidige functieAccent: op beheersing Accent: op ontwikkelingBureauhoofd : rechter-rol Bureauhoofd : begeleiders-rolMedewerker : passief Medewerker : actief

Artikel 2.4 Momenten voor het houden van functioneringsgesprekken (aanleiding en tijdstip)

Het functioneringsgesprek is een hulpmiddel voor de medewerker en leidinggevende om ervaringen, meningen, wensen en verwachtingen met betrekking tot huidig en toekomstig functioneren uit te wisselen. Het kan gezien worden als een gericht  moment van bezinning; ieder voor zich staat stil bij waar hij mee bezig is in de organisatie. Alleen al om die reden is het van belang dat de gesprekken periodiek afgesproken worden om zodoende tot een aantal conclusies, voorstellen en afspraken te komen, die als richtsnoer voor de toekomst kunnen dienen. Het functioneringsgesprek wordt in beginsel met iedere medewerker éénmaal per vierentwintig maanden gehouden (in de periode maart t/m mei). Op verzoek van het bureauhoofd of de medewerker of wanneer daartoe een speciale aanleiding voor bestaat kan de frequentie worden opgevoerd.Een vast moment waarop ons inziens een functioneringsgesprek gevoerd dient te worden, is: bij eerste indiensttreding, na circa drie maanden, of zoveel eerder als nodig geacht wordt. Een tweede en derde functioneringsgesprek zou na respectievelijk zes maanden en negen maanden moeten plaatsvinden of zoveel eerder als nodig. Aan het eind van een proeftijd (uitgaande van een jaar) kan dan een beoordeling worden opgemaakt van het functioneren over dat jaar.Doordat er functioneringsgesprekken zijn gevoerd heeft de medewerker inzicht in zijn functioneren over de periode waardoor verrassingen worden voorkomen en bijstellingen in het functioneren hebben kunnen plaatsvinden.Ook met tijdelijk personeel zou, indien de arbeidsrelatie langer dan drie maanden duurt, een functioneringsgesprek gehouden moeten worden. Op die wijze krijgt de medewerker inzicht in zijn functioneren hetgeen voor hem voordelen kan opleveren in een volgende arbeidsrelatie.Ook voor de organisatie levert het inzicht op in het functioneren van de medewerker waardoor bij eventuele voortzetting en omzetting van het dienstverband reeds informatie voorhanden is die de keuze kan motiveren.Een andere reden om tussentijds functioneringsgesprekken te houden is als het functioneren van iemand daartoe aanleiding geeft. Vooral wordt gedoeld opfunctioneren dat duidelijk is verslechterd. Als signaal is een functioneringsgesprek dan van belang. Een medewerker is dan op de hoogte, dat mocht zijn functioneren op hetzelfde peil blijven, gevolgen na een formele personeelsbeoordeling niet zullen uitblijven. Daarmee worden aan de ene kant verrassingen voorkomen en kansen gecreëerd voor de medewerker om verbeteringen aan te brengen, maar aan de andere kant schept het voor de gemeente als werkgever de mogelijkheid om, zonder onzorgvuldigheid te kunnen worden verweten, de noodzakelijke beslissingen te nemen in het belang van de organisatie en het functioneren ervan. Voor de medewerkers kunnen functioneringsgesprekken leiden tot een meer en beter tot zijn recht komen in de desbetreffende functie.Afspraken wat betreft de ontplooiing van capaciteiten en mogelijkheden in de functieontwikkeling zijn binnen het functioneringsgesprek zeker op hun plaats. De leidinggevende kan naar aanleiding van de gesprekken knelpunten in zijn leiding geven toetsen aan andere medewerkers en deze eventueel oplossen of aanpassen.

Artikel 2.5 Methode van functioneringsgesprekken

  • 1. Een functioneringsgesprek wordt gevoerd tussen het bureauhoofd en de medewerker. Op verzoek van één van de gesprekspartners kan de naasthogere leidinggevende of een medewerker van het bureau Personeelszaken het gesprek bijwonen of optreden als gesprekleider.

  • 2. . Minimaal twee weken voor de datum waarop het functioneringsgesprek zal worden gehouden wordt dit door het bureauhoofd aan de medewerker medegedeeld. De medewerker kan zich dan voorbereiden en agendapunten inbrengen.

  • 3. De afspraken die tijdens het gesprek worden gemaakt worden vastgelegd op het verslagformulier (bijlage B). Mocht blijken dat de medewerker inhoudelijk niet akkoord gaat met de op het verslagformulier vastgestelde afspraken, die tijdens het gesprek zijn gemaakt, dan wordt hij in de gelegenheid gesteld zijn afwijkende visie aan het verslagformulier toe te voegen.

  • 4. Beide partijen tekenen het verslagformulier voor akkoord.

  • 5. De medewerker ontvangt een kopie van het verslagformulier.

  • 6. Het originele verslagformulier wordt ter archivering aan het bureau Personeelszaken aangeboden.

Artikel 2.6 Het functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek is in een vijftal fases te verdelen, te weten:

  • a.

    Voorbereidingsfase

  • b.

    Openingsfase

  • c.

    Uitwisselingsfase

  • d.

    Overlegfase

  • e.

    Afrondingsfase

Deze fasering slaat op een "ideaaltype" functioneringsgesprek. In de praktijk zijn deze fases niet zo duidelijk aan te geven of lopen door elkaar.

  • a.

    De voorbereidingsfaseVoordat een gesprek plaats kan vinden zal een aantal zaken geregeld moeten zijn. Vaste onderwerpen van het gesprek kunnen zijn: taakinhoud, taakvervulling, werkomstandigheden, samenwerking, ondersteuning door leiding, scholing/opleiding.Er moeten afspraken worden gemaakt met betrekking tot datum/plaats/tijd en de duur van het gesprek. Neem de tijd voor een gesprek en kies zoveel mogelijk een "neutrale" plaats waar men ongestoord met elkaar kan spreken.Maak bij de voorbereiding gebruik van de functieomschrijving en het competentieprofiel. Ga afspraken, die bij een voorgaand gesprek gemaakt zijn, na. Nogmaals moet benadrukt worden dat voor een succesvol gesprek een gelijkwaardige houding van medewerker en leidinggevende van groot belang is.

  • b.

    De openingsfaseBij elk gesprek moet men zich bewust zijn dat de inhoud van het gesprek en de relatie, die men met de persoon in kwestie heeft, twee factoren zijn die elkaar in evenwicht moeten houden. In alles wat men zegt en doet of niet zegt en doet, komen deze twee factoren tot uitdrukking. In principe is aan beide personen bekend het waarover, hoe en wat van het gesprek. Desondanks is het bij het begin van een gesprek van cruciaal belang te weten hoe de onderlinge verhouding is. Door de voorbereiding is van verrassing geen sprake meer.Toch is het goed om dat nogmaals te checken. De beginvraag is in dat verband bepalend. Men kan bijvoorbeeld beginnen met een "open" vraag: Hoe gaat het op je werk? Of een andere mogelijkheid: Heb je je goed kunnen voorbereiden? Beschouw dit aftasten tevens als een "warming up". Let wel: Indien een vraag belangstellend is, is deze belangstelling dan wel oprecht? Mensen hebben een goede "neus" voor onechtheid en voelen goed aan of iets plichtmatig gevraagd wordt of niet!Van een echt gesprek is dan geen sprake. Echt luisteren is er dan niet meer bij. Het gesprek lijkt dan vaak op een "gevecht". Ieder schiet zijn pijlen naar de tegenstander.Gesprekstechnisch kunnen er een aantal zaken geregeld worden om gelijkwaardigheid en duidelijkheid betreffende het gesprek te creëren. Daar zijn de afspraken voor. Maar plan niet wat niet gepland kan worden: het gesprek/de dialoog.Ga daarom flexibel met de voorbereiding om. Voorkom een starre houding. Let er vooral op dat er niet teveel hooi op de vork wordt genomen. Er moet een zekere gewenning plaatsvinden.Dat kost tijd. Kies bij veel gesprekstof voor een aantal zaken en bepaal samen de volgorde. Luisteren en een overvolle agenda staan op gespannen voet met elkaar. En begin zeker niet met de meest gevoelige kwesties. Men kan beter met die zaken beginnen die goed gaan of waarvan men denkt dat ze goed gaan. Vaak is men genegen om alleen aandacht te besteden aan dat wat verkeerd gaat!

  • c.

    De uitwisselingsfaseDeze fase bestaat uit twee onderdelen:Allereerst is de aandacht gericht op wat de medewerker te zeggen heeft. Zijn opmerkingen, meningen, ervaringen, wensen, kortom zijn verhaal staat centraal. De leidinggevende is primair luisteraar in dit gedeelte.Middels samenvatten kan hij nagaan of hij de boodschap goed begrepen heeft. Voorkom in deze fase dat men in een discussiesfeer belandt. In de uitwisselingsfase staat de inventarisatie èn uitdieping van meningen, ervaringen voorop.In het tweede deel van de uitwisseling is de leidinggevende aan het woord en de medewerker de luisteraar. De leidinggevende vertelt zijn verhaal, zijn ervaringen en zijn meningen. Hij moet daarbij opletten dat hij niet in een beschuldigende, agressieve of verdedigende toon valt. Dit roept vaak alleen maar weerstand en discussie op.

  • d.

    De overlegfaseNadat in de uitwisselingsfase medewerker en leidinggevende hun ervaringen, meningen en wensen kenbaar gemaakt hebben, breekt de tijd aan waarin naar overeenkomsten en verschillen moet worden gezocht. Daaruit zullen conclusies moeten worden getrokken en afspraken worden gemaakt.Men moet zich in deze fase goed realiseren dat men van inzicht kan èn mag verschillen. Stel eens voor als dat niet zo was!De meningsverschillen, die hieruit voortvloeien, kunnen echter leiden tot grote problemen en strijd. Als men al erkent dat er verschillen kunnen en mogen zijn, dan is de kans op oplossing groter. Zoek bijvoorbeeld naar aanknopingspunten in de verschillen en gebruik deze om tot afspraken te komen.Bij conflicten moet men zich afvragen waar het probleem nu precies zit.Beoordelen bijvoorbeeld medewerker en leidinggevende het probleem gelijk?Hoe meer de medewerker in de oplossing van het probleem bijdraagt hoe meer hij de oplossing zal accepteren.Mocht in de overlegfase geen overeenkomst te vinden zijn betreffende een bepaalde kwestie, terwijl dit wel noodzakelijk is, stel dan een korte bezinningsperiode voor.Een ander alternatief is om een derde "neutrale" persoon, een ambtenaar van het bureau Personeelszaken, het gesprek bij te laten wonen.

  • e.

    De afrondingsfaseIn deze fase wordt het functioneringsgesprek afgerond, beëindigd en geëvalueerd.De conclusies uit de vorige fase moeten worden samengevat en vastgelegd in afspraken (zie bijlage B).Voorkom dat in deze afronding wordt uitgegleden naar "nieuwe" discussies.Wat niet "af" is, is niet af en moet naar een volgende keer verschoven worden.Tenslotte moet gewaarborgd zijn, dat het gesprek in zijn totaliteit geëvalueerd wordt.Dit "terugkijken" naar het gesprek is als het ware afstand nemen van datgene wat men besproken heeft, wat er gebeurd is en dat te waarderen aan de hand van tevoren gestelde criteria.Men kan de volgende aspecten van het gesprek evalueren:* de inhoud - bijvoorbeeld welke onderwerpen zijn onvoldoende uit de verf gekomen? Zijn er goede afspraken gemaakt resp. zijn de afspraken goedgemaakt?* de procedure - bijvoorbeeld hoe je het verloop, en aanpak van het gesprek ervaren hebt?* het proces - bijvoorbeeld hoe je de interactie, omgang met elkaar ervaren hebt?* de condities - bijvoorbeeld hoe vond je de ruimte, voorbereiding?

Veelal vindt men aan het eind van het gesprek "het" wel genoeg en wordt de evaluatie een ondergeschoven kind. Toch moet benadrukt worden dat de evaluatie de toekomst van het functioneringsgesprek bepalen zal!

Artikel 2.7 Gelijkwaardigheid en houding.

Uit het vorenstaande mag duidelijk zijn dat het gelijkwaardigheidprincipe tussen beide gesprekspartners het uitgangspunt dient te zijn voor ieder functioneringsgesprek. Zie punt 2.3 hiervoor.

Hoofdstuk 3 Reglement functioneringsgesprekken (bijlage C)

Ofschoon het functioneringsgesprek een duidelijk minder formeel karakter heeft dan formele personeelsbeoordeling dienen toch de vorm, opzet en bijzonderheden van het functioneringsgesprek in een reglement te worden vastgelegd. Dit reglement is een weerslag van hetgeen in de voorgaande paragrafen is gesteld.

Hoofdstuk 4 Invoering, uitvoering en evaluatie van het systeem

Bij de in- en uitvoering van het systeem van functioneringsgesprekken is een drietal fasen te onderscheiden.Fase 1. Ontwerpen van het systeem.Hieronder wordt verstaan het vaststellen van de doeleinden van functioneringsgesprekken, de wijze waarop die bereikt dienen te worden en welkespelregels daarbij behoren. De opzet van het bovenstaande is verwoord in deze notitie inclusief de bijlagen.Het "Reglement Functioneringsgesprekken gemeente Grave" vormt de basis voor het houden van functioneringsgesprekken.Fase 2. Introductie van het systeem.Wil het systeem in de praktijk kunnen slagen dan is het op de eerste plaats noodzakelijk dat het kader en de medewerkers zich kunnen vinden in het voorgestelde systeem en de wijze van uitvoering. Indien het systeem wordt afgewezen dan is het onmogelijk de beoogde resultaten te bereiken. Het systeem zal dan moeten worden aangepast. Er zal gerichte aandacht moeten worden besteed aan de vaardigheden die het voeren van functioneringsgesprekken vereisen (voortdurend op peil houden van het kader; nieuwe leidinggevenden!).Fase 3. Operationele fase.Het bureauhoofd draagt er zorg voor dat het gesprek wordt gehouden en zorgt voor de uitvoering van de uit het gesprek voortvloeiende consequenties.Evaluatie.Deze evaluatie heeft reeds plaatsgevonden en de opmerkingen zijn in deze nota verwerkt.

VOORBEREIDINGSFORMULIER 1

GEMEENTE GRAVEAan:Onderwerp:Verzonden:Geachte collega,Hierbij wil ik u op (datum) uitnodigen voor een functioneringsgesprek. Dit gesprek zal worden gehouden in kamer en vangt aan om uur.Om het gesprek zo succesvol mogelijk te laten verlopen is een goede voorbereiding essentieel. Derhalve stel ik voor dat we uiterlijk 5 dagen vóór bovenvermelde datum de agendapunten (gespreksonderwerpen) uitwisselen.Voor een overzicht van mogelijke gespreksonderwerpen verwijs ik u naar de bijlage.Hoogachtend,Mogelijke onderwerpen in een functioneringsgesprek:

  • a.

    zie de functiebeschrijving en het competentieprofiel

  • b.

    werkomstandigheden o.a.:* veiligheid;* behuizing;* personele bezetting;* piekbelasting.

  • c.

    de samenwerking tussen:* hoofd - medewerker;* medewerker - collega’s.

  • d.

    de inhoud van het werk (zie functiebeschrijving);

  • e.

    de werkwijze:* tempo;* regelmaat;* nauwkeurigheid.

  • f.

    het werkresultaat:* kwaliteit;* kwantiteit.

VERSLAGFORMULIER FUNCTIONERINGSGESPREK 2

Sector:...................................................................Bureau:..................................................................B. Betreft functioneringsgesprek over de periode ......................tot........................Datum functioneringsgesprek:................................Medewerk(st)er:...............................................…..Leidinggevende:...............................................…...C. Hoofdbestanddelen van de functie van de medewerk(st)er:1...........................................................................................................………2...........................................................................................................………3...........................................................................................................………4...........................................................................................................………5...........................................................................................................………D. Nog niet afgedane afspraken uit het vorige gesprek:................................................................................................................…………................................................................................................................…………...............................................................................................................…………................................................................................................................…………E. Gespreksonderwerpen:Alleen invullen indien van toepassing.Vermeld wordt de mening van zowel de medewerk(st)er als de leidinggevende.De functiebeschrijving (is deze nog actueel)................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………Het competentieprofiel (is deze nog actueel)................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………

  • a.

    Kwaliteit van de verrichte arbeid................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………

  • b.

    Kwantiteit van de verrichte arbeid................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………

  • c.

    Kennis en ervaring................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………

  • d.

    Zelfstandigheida. gegevens en situaties begrijpen en doorzien, problemen oplossen, ideeën ontwikkelen................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………b. de wijze waarop oplossingen, beslissingen en initiatieven worden genomen................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………c. eigen werk organiseren en plannen................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………d. werk van anderen organiseren................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………

  • e.

    Uitdrukkingsvaardigheid:a. zich mondeling uitdrukken................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………b. schriftelijk formuleren /redigeren................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………

  • f.

    Contact:a. omgaan en samenwerken met collega’s................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………b. omgaan en samenwerken met medewerk(st)ers................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………c. optreden naar buiten................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………

  • g.

    Instelling en houdinga. betrokkenheid bij taak en functie................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………b. houden aan regels en voorschriften................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………c. zorg voor materiaal en hulpmiddelen................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………

  • h.

    (facultatief................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………F. Omstandigheden die binnen en/of buiten het werk liggen, die het functioneren beïnvloeden van de medewerk(st)er en/of de leidinggevende (gedacht moet worden aan o.a. veiligheid, behuizing, personele bezetting, piekbelasting):................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………G. Wensen met betrekking tot veranderingen in de werksituatie:................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………H. Wensen met betrekking tot loopbaanmogelijkheden, ander werk, overplaatsing, vorming en opleiding dienen te worden vermeld op hetInventarisatieformulier Ontwikkel- en OpleidingsbehoeftenOp basis van deze inventarisatie zal een Opleidingsplan en vervolgens een Persoonlijk Ontwikkelingsplan worden opgemaakt, zie Hoofdstuk 17 van de CAR/UWO.I. Afspraken................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………J. Verschillen van inzicht tussen het bureauhoofd en de medewerk(st)er:................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………................................................................................................................…………Akkoord medewerk(st)er: Akkoord leidinggevende:

3

Gemeente GraveBurgemeester en wethouders van de gemeente Grave;gelet op de bepalingen in de Ambtenarenwet 1929;b e s l u i t e n :vast te stellen het navolgende "Reglement Functioneringsgesprekken gemeente Grave";A. BegripsomschrijvingenArtikel 1In het bij of krachtens dit reglement bepaalde wordt verstaan onder:

  • a.

    medewerker: degene, op wie de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst van toepassing is;

  • b.

    bureauhoofd: degene, die direct belast is met het geven van leiding aan een bureau waarvan de medewerker deel uitmaakt;

  • c.

    sectorhoofd: degene, die direct belast is met het geven van leiding aan de sector waarvan het bureauhoofd en de medewerker deel uitmaken;

  • d.

    functie: het min of meer duurzaam samenstel van werkzaamheden, door de medewerker te verrichten krachtens hetgeen hem door of namens het bestuursorgaan is opgedragen;

  • e.

    functie- een op essentiële punten toegespitste - schriftelijk vastgelegde - beschrijving: informatie over de functie;

  • f.

    functionerings- het periodiek overleg tussen de direct-leidinggevende en gesprek.: medewerker, waarbij het wederzijds functioneren in relatie met defunctie en de werksituatie en tevens de wederzijdse communicatie centraal staat;

  • g.

    voorbereidings- het formulier, volgens een door burgemeester en wethouders formulier: vastgesteld model, dat dient ter bepaling van de gesprekspunten;

  • h.

    verslagformulier: het formulier, volgens een door burgemeester en wethouders vastgesteld model, dat dient voor de schriftelijke vastlegging vanhet functioneringsgesprek.

B. AlgemeenArtikel 2

  • 1.

    Functioneringsgesprekken worden met iedere medewerker gevoerd:a. het functioneringsgesprek met de medewerker wordt gevoerd door het bureauhoofd;b. het functioneringsgesprek met het bureauhoofd wordt gevoerd door het hoofd van de sector;c. het functioneringsgesprek met het hoofd van de sector wordt gevoerd door de secretaris;d. daar waar wordt gesproken over functioneringsgesprekken als bedoeld onder a. van dit lid kan ook begrepen worden functioneringsgesprekken als bedoeld onder b en c.

  • 2.

    Functioneringsgesprekken betreffen het functioneren van de medewerker in zijn huidige functie. Het functioneringsgesprek is primair gericht op het verbeteren van het functioneren van de medewerkers, zodat de organisatiedoelen mede daardoor beter worden bereikt. Ten tweede is het functioneringsgesprek gericht op het zodanig functioneren van medewerkers, dat zij optimaal presteren in een omgeving waarin zij zich prettig voelen. Het functioneringsgesprek heeft tevens tot doel de effectiviteit van de communicatie tussen leidinggevende en medewerkers te verhogen.

  • 3.

    Het bureauhoofd en de medewerker zijn beiden verantwoordelijk voor het te voeren functioneringsgesprek, inclusief de voorbereiding.

  • 4.

    Het bureauhoofd en de medewerker dragen zorg voor het uitvoeren c.q. nakomen van gemaakte afspraken.

  • 5.

    Het functioneringsgesprek kenmerkt zich door openheid, eerlijkheid en duidelijkheid.

  • 6.

    Het functioneringsgesprek draagt een vertrouwelijk karakter, dat door beide gesprekspartners wordt gewaarborgd.

C. Frequentie en procedureArtikel 3

  • 1.

    Met iedere medewerker wordt tenminste éénmaal per vierentwintig maanden (in de periode maart t/m mei) een functioneringsgesprek gehouden.Op verzoek van het bureauhoofd of de medewerker kan deze frequentie worden opgevoerd.

  • 2.

    Indien binnen een periode van vierentwintig maanden geen functioneringsgesprek kan of zal plaatsvinden wordt dit door het bureauhoofd schriftelijk gemotiveerd ter kennis gebracht van de medewerker. Daarbij wordt tevens een datum aangegeven waarop het functioneringsgesprek dan wel zal plaatsvinden.

  • 3.

    Bij nieuw in dienst tredende medewerkers wordt het eerste functioneringsgesprek gehouden ongeveer drie maanden gerekend vanaf de datum van indiensttreding. Een tweede en derde gesprek wordt gevoerd na ongeveer drie maanden gerekend vanaf het voorgaande gesprek.

  • 4.

    Het bureauhoofd en de medewerker bepalen telkens de uiterste datum voor het volgende te houden functioneringsgesprek en vermelden dit op het verslagformulier.

  • 5.

    Het bureauhoofd is verantwoordelijk voor de tijdigheid en procedure.

  • 6.

    Het bureauhoofd arrangeert een functioneringsgesprek met de medewerker door de medewerker tenminste 2 weken tevoren op de hoogte te brengen van de datum, tijdstip en de plaats van het gesprek.

  • 7.

    Het functioneringsgesprek wordt gevoerd aan de hand van het door burgemeester en wethouders vastgestelde voorbereidingsformulier. Uitwisseling van de gesprekspunten, welke op het voorbereidingsformulier zijn vermeld, vindt vooraf plaats.

D. BetrokkenenArtikel 4

  • 1.

    Het functioneringsgesprek wordt gevoerd door de medewerker en degene die als bureauhoofd is aangewezen.

  • 2.

    Op verzoek van één van beide gesprekspartners kan het sectorhoofd of een medewerker van de bureau personeelszaken bij het gesprek aanwezig zijn of optreden als gespreksleider.

E. Het verslagformulier, ondertekening en vaststellingArtikel 5

  • 1.

    De resultaten van het functioneringsgesprek worden door het bureauhoofd tijdens het gesprek vastgelegd op het door burgemeester en wethouders vastgestelde verslagformulier.

  • 2.

    Mocht blijken dat de medewerker inhoudelijk niet akkoord gaat met de op het verslagformulier vastgelegde afspraken, die tijdens het gesprek zijn gemaakt, dan wordt hij in de gelegenheid gesteld zijn afwijkende visie aan het verslagformulier toe te voegen.

  • 3.

    Beide partijen tekenen het verslagformulier voor akkoord.

  • 4.

    De medewerker ontvangt een kopie van het verslagformulier.

  • 5.

    Door het bureauhoofd wordt, na afloop van de functioneringsgesprekken, aan het sectorhoofd schriftelijk verslag gedaan van de hoofdlijn van de functioneringsgesprekken.

  • 6.

    a. Het verslagformulier wordt ter archivering aan het bureau personeelszaken aangeboden.b. Door personeelszaken wordt het verslagformulier opgeborgen in een daartoe bestemd dossier;c. Kopieën anders dan voor de medewerker worden niet verstrekt zonder voorafgaande toestemming van de medewerker;d. Het inzien van het verslagformulier kan uitsluitend door de medewerker zelf, diens bureauhoofd, diens sectorhoofd, de gemeentesecretaris en het bureauhoofd Personeelszaken.

F. BezwaarArtikel 6Indien de medewerker zich niet kan verenigen met de op het verslagformulier vastgelegde afspraken en/of bezwaar heeft tegen een onzorgvuldige gang van zaken vooraf of tijdens het functioneringsgesprek dan is hij bevoegd binnen twee weken na ontvangst van het verslagformulier zijn bezwaren mondeling of schriftelijk kenbaar te maken bij het sectorhoofd.Deze tracht in overleg met het bureauhoofd en betrokkene tot overeenstemming te geraken. Indien betrokkene in zijn bezwaren volhardt dan dient hij binnen twee weken na datum gesprek bezwaar te maken bij de gemeentesecretaris, waarna overleg plaatsvindt tussen betrokkene, de gemeentesecretaris en het bureauhoofd. De gemeentesecretaris deelt binnen vier weken, nadat de medewerker zijn bezwaar heeft kenbaar gemaakt, zijn beslissing schriftelijk mede.G. Slot- en overgangsbepalingenArtikel 7In gevallen waarin dit reglement niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist de gemeentesecretaris.Artikel 8Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement Functioneringsgesprekken gemeente Grave".Grave,BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN GRAVE;De secretaris, De burgemeester,mr. J.H. Roelofs dr. P.G.J. ZelissenArtikelsgewijze toelichtingA. BegripsomschrijvingArtikel 1a.3. Bij de begripsomschrijving "medewerkers" zijn bijvoorbeeld IBN-medewerkers buiten beschouwing gelaten, omdat voor deze medewerkers een anderesystematiek geldt.B. AlgemeenArtikel 2

  • 1.

    Het functioneringsgesprek wordt gevoerd tussen het bureauhoofd en de medewerker in een wederzijdse open dialoog. Er is geen directe relatie met het salarissysteem.

  • 2.

    Het gaat om het algemene, wederzijdse functioneren en de daarin belangrijke aspecten in relatie tot de functie-eisen en de doelstellingen van de gemeente Grave en de betreffende sector. Agendapunten in het functioneringsgesprek kunnen zijn: de inhoud van het werk, de werkomstandigheden, de samenwerking, het functioneren, het leidinggeven en de procedure van het functioneringsgesprek. Belangrijk onderwerp is ook de mate waarin een bureauhoofd duidelijk is geweest in het overbrengen van nieuwe ontwikkelingen, taakstellingen en dergelijke en de wijze waarop de medewerker erop heeft gereageerd. In het kader van de begeleiding en ontwikkeling van de medewerker kunnen tijdens het functioneringsgesprek specifieke punten aan de orde komen, zoals doorgroeiwensen (zowel horizontaal als verticaal), om-, her- en bijscholing, afbouw/aanpassing van de functie in verband met leeftijd of fysieke gesteldheid als preventieve maatregel, te volgen opleiding, inrichting werkplek, knelpunten in ruime zin, attitude, etc.

C. Frequentie en procedureArtikel 3

1. Per bureau vinden de functioneringsgesprekken plaats met uitzondering van die gesprekken bedoeld in artikel 3, lid 3, verspreid over een periode van twee jaar. In deze een periode van twee jaar wordt ook gehouden een beoordelingsgesprek. Dit betekent dat het ene jaar een functionerings- en het volgende jaar een beoordelingsgesprek wordt gehouden. Het functioneringsgesprek zal worden ehouden in de maanden maart tot en met mei.3. Deze frequentie heeft als doel om de nieuwe medewerker snel op het gewenste peil te laten functioneren. De beoordeling of een proefperiode als geslaagd beschouwd kan worden, is in het systeem van personeelsbeoordeling opgenomen.5. Het bureau Personeelszaken bewaakt het systeem.7. Door beide gesprekspartners worden gespreksonderwerpen ingebracht, die vooraf op een daartoe bestemd voorbereidingsformulier worden vermeld en worden uitgewisseld.E. Het verslagformulierArtikel 51. De resultaten uit het functioneringsgesprek worden meteen op een verslagformulier vastgelegd. Het originele verslag wordt door het bureauhoofd naar het bureau Personeelszaken, ter opberging in een daartoe bestemd dossier, gezonden. Kopieën anders dan voor betrokken medewerker worden niet verstrekt zonder voorafgaande toestemming van de medewerker.5. Het bureauhoofd brengt, na afloop van de gevoerde gesprekken, schriftelijk verslag uit van de "rode draad" uit de totaliteit van gesprekken.F. BezwaarArtikel 6De medewerker kan na in eerste instantie bezwaar te hebben gemaakt bij het sectorhoofd vervolgens bezwaar maken bij de gemeentesecretaris tegen de inhoud van het verslagformulier en/of tegen een onzorgvuldige gang van zaken vooraf of tijdens het functioneringsgesprek. De gemeentesecretaris bespreekt het bezwaar afzonderlijk met de medewerker en het bureauhoofd.