Nota Inkoop- en aanbestedingenbeleid gemeente Grave 2006

Ondertekening

Toelichting 1 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE GRAVE

1. Algemeen

• 1.

  Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en/of diensten aan de gemeente Grave (hierna te noemen gemeente) door de leverancier (hierna te noemen wederpartij). Onder diensten is in deze algemene voorwaarden de aanneming van werk begrepen.

• 2.

  De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de wederpartij, onder welke benaming dan ook, wordt hierbij uitdrukkelijk afgewezen.

• 3.

  Wijzigingen in de overeenkomst en afwijkingen van deze algemene voorwaarden zullen slechts van kracht zijn indien zij schriftelijk tussen gemeente en wederpartij zijn overeengekomen.

• 4.

  Waar in deze algemene voorwaarden wordt gesproken over ''schriftelijk'' bevestigen, verwerpen of anderzins reageren, wordt daaronder ook het gebruik van de fax verstaan.

• 5.

  Op deze algemene voorwaarden, alsmede op alle aanbiedingen en overeenkomsten waarop deze geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing met uitsluiting van internationale regelingen inzake koop van roerende zaken waarvan de werking door partijen kan worden uitgesloten.

• 6.

  Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden of de overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden van kracht blijven. De gemeente en de leverancier zullen in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen overeen te komen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen.

2. Geldigheid aanbod en totstandkoming overeenkomst

• 1.

  Een aanbod van een wederpartij is onherroepelijk gedurende een termijn van dertig dagen nadat het de gemeente heeft bereikt, tenzij de uitnodiging van de gemeente tot het doen van het aanbod een afwijkende termijn inhoudt. Ingeval van een inschrijving vangt de termijn aan op de dag waarop de inschrijving sluit.

• 2.

  De overeenkomst komt tot stand, indien een schriftelijke onherroepelijke aanbieding van de wederpartij door de gemeente schriftelijk door een daartoe bevoegde persoon is aanvaard of het overeengekomene op andere wijze door partijen schriftelijk is bevestigd.

• 3.

  De gemeente kan aan de wederpartij het gebruik van een bepaald formulier voor de opdrachtbevestiging en een termijn, waarbinnen deze bij de gemeente moet zijn terugontvangen, voorschrijven.

• 4.

  Bij afroepcontracten komt de overeenkomst tot stand telkens op het moment dat de opdracht voor een (deel)levering, binnen het kader van de afroepovereenkomst, door de gemeente wordt verzonden.

3. Prijzen

• 1.

  Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen is de overeengekomen prijs vast voor de duur van de overeenkomst.

• 2.

  De overeengekomen prijs is exclusief BTW en luidt in euro's. De wederpartij geeft daarnaast in de offerte een specificatie van eventuele bijkomende kosten.

• 3.

  Kosten gemaakt ten behoeve van het uitbrengen van offertes, zijn niet declarabel.

• 4.

  Indien partijen overeenkomen dat de wederpartij ten behoeve van de opdracht gemaakte kosten in rekening kan brengen, komen de volgende kosten in aanmerking voor geheel of gedeeltelijke vergoeding:* de reiskosten;* de kosten van het vermenigvuldigen van overeenkomsten, bestekken, tekeningen,* berekeningen, rapporten e.d.;* de kosten van porti, telecommunicatie, registratie en andere verschotten.

• 5.

  Indien partijen geen vaste prijs zijn overeengekomen, informeert de wederpartij de gemeente periodiek over de hoogte van de te betalen vergoeding en, indien van toepassing, van de gemaakte kosten die de gemeente aan de wederpartij verschuldigd is.

4. Levering

• 1.

  De kosten van aflevering zijn voor rekening en risico van de wederpartij. Bij levering van producten levert de wederpartij de producten DDP (Delivered Duty Paid), conform de “Incoterms”, laatste versie, uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs, tenzij anders is overeengekomen.

• 2.

  Levering geschiedt op de overeengekomen plaats van levering, op het overeengekomen tijdstip en binnen de overeengekomen termijn.Indien de gemeente, voordat de levering heeft plaatsgevonden, verlangt dat producten en/-of diensten op een andere dan in de opdracht vermelde plaats worden geleverd, is de wederpartij verplicht hieraan te voldoen.

• 3.

  De levertijd vangt aan op de dag waarop door de gemeente schriftelijk de opdracht wordt gegeven. Ingeval van mondelinge of telefonische opdracht vangt de levertijd aan op de dag waarop de opdracht schriftelijk door de gemeente wordt bevestigd.

• 4.

  Indien de wederpartij op enigerlei wijze vervroegd wenst na te komen, is daarvoor schriftelijk toestemming van de gemeente vereist. Indien vervroegd wordt nagekomen, zal betaling echter plaatsvinden conform de oorspronkelijke overeengekomen betalingstermijn(en).

• 5.

  Indien niet binnen de overeengekomen, dan wel verlengde, termijn de volledige verrichting van de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, is de wederpartij aan de gemeente na verloop van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boete verschuldigd van 0,1 % van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, vermeerderd met de BTW, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10 % daarvan. Indien nakoming, anders dan door overmacht, blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. De boete komt de gemeente toe, onverminderd haar andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:a) het recht nakoming te vorderen;b) het recht op schadevergoeding.De boete wordt verrekend met de door de gemeente verschuldigde betalingen.

• 6.

  Onverminderd het bepaalde in lid 6 geeft de wederpartij onmiddellijk schriftelijk bericht aan de gemeente, zodra zij weet of behoort te weten, dat de levering niet, niet tijdig of niet naar behoren zal plaatsvinden, onder vermelding van de omstandigheden die aanleiding zijn van deze tekortkoming.

5. Wijziging van de opdracht

• 1.

  De gemeente is te allen tijde bevoegd in overleg met de wederpartij de omvang en/of hoedanigheid van de te leveren goederen en/of diensten te wijzigen. Wijzigingen worden schriftelijk overeengekomen.

• 2.

  Indien een wijziging naar het oordeel van de wederpartij gevolgen heeft voor de overeengekomen vaste prijs en/of het tijdstip van de levering, is hij verplicht alvorens aan de wijziging gevolg te geven, de gemeente hieromtrent zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 8 dagen na kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk te informeren. Indien deze gevolgen voor de prijs en/of levertijd naar het oordeel van de gemeente onredelijk zijn, zullen partijen hierover in overleg treden. Indien dit overleg niet tot overeenstemming leidt kan de wederpartij daaraan geen rechten ontlenen en neemt de gemeente daardoor geen plichten op zich anders dan die welke voorvloeien uit de bestaande overeenkomst.

• 3.

  Indien de wederpartij van mening is dat er meer uren en/of kosten moeten worden gemaakt dan is overeengekomen, is deze gehouden dit de gemeente zo spoedig mogelijk schriftelijk te melden. Pas na schriftelijke accordering daarvan door de gemeente is er sprake van meerwerk dat voor betaling in aanmerking komt. Tot meerwerk worden niet gerekend aanvullende werkzaamheden en/of gewijzigde inzichten die de wederpartij bij het sluiten van de overeenkomst had behoren te voorzien.

• 4.

  Indien door gewijzigde inzichten van de gemeente of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties relevante wettelijke voorschriften, de prestaties die de wederpartij op grond van de overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd, is er sprake van minderwerk dat voor verrekening in aanmerking komt. Indien een partij meent dat van minderwerk sprake is, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de andere partij. Indien een vaste prijs is overeengekomen, wordt deze prijs naar evenredigheid van de door de wederpartij behaalde of te behalen kostenbesparing verminderd.

6. Verpakking en verzekering

• 1.

  Producten moeten behoorlijk verpakt zijn (tenzij de aard van de producten zich daartegen verzet) en op zodanige wijze beveiligd worden dat zij bij normaal vervoerde plaats van bestemming in goede staat bereiken. De wederpartij zal zich ten genoegen van de gemeente voldoende verzekeren tegen redelijkerwijze aanwezig te achten risico's gedurende het transport.

• 2.

  De gemeente heeft te allen tijde de bevoegdheid verpakkingsmaterialen aan de wederpartij te retourneren.

• 3.

  Retourzendingen van verpakkingsmaterialen geschiedt voor rekening en risico van de wederpartij naar het verzendadres van de wederpartij.

• 4.

  De verpakking dient, beoordeeld volgens de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, op milieuvriendelijke wijze te geschieden en het verpakkingsmateriaal dient milieuvriendelijk te zijn.

7. Kwaliteit en garantie

• 1.

  De wederpartij garandeert dat het geleverde beantwoordt aan de overeenkomst en dat de goederen en/of diensten beschikken over de eigenschappen en specificaties die zijn overeengekomen, vrij zijn van gebreken, geschikt zijn voor het aan de wederpartij kenbaar gemaakte doel en voldoen aan de wettelijke eisen en overige overheidsvoorschriften evenals aan de eisen van de binnen de branche gehanteerde veiligheids- en kwaliteitsnormen, alle zoals deze gelden op het moment van levering.

• 2.

  Goederen worden geleverd met alle voorhanden zijnde documentatie die bestemd is om deze naar behoren te kunnen gebruiken alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of certificaten, hulpstukken en hulpmaterialen.

• 3.

  De wederpartij verbindt zich alle gebreken die zich aan de geleverde goederen en/of diensten voordoen na de aflevering of voltooiing en gedurende een in de opdracht dan wel overeenkomst bepaalde periode vanaf de ingebruikstelling van het object waaraan of waarvoor de levering verricht is voor haar rekening binnen door de gemeente bij aanzegging gestelde redelijke termijn weg te nemen door herstel, vervanging of aanvulling, tenzij blijkt dat deze gebreken het gevolg zijn van een normale slijtage of onoordeelkundig gebruik.

• 4.

  Voornoemde periode wordt verlengd met het aantal dagen dat van het goed waaraan of waarvoor de levering of prestatie is verricht, geen gebruik kon worden gemaakt wegens het wegnemen van de gebreken in de geleverde goederen of diensten.

• 5.

  Bij gehele of gedeeltelijke vervanging van de geleverde goederen of diensten, begint voor het vervangen deel de hiervoor vermelde periode opnieuw te lopen. Gehele of gedeeltelijke vervanging leidt in geen enkel geval tot het verlies voor de gemeente van rechten en aanspraken die zij met betrekking tot de (gedeeltelijk) vervangen goederen en/of diensten had.

8. Milieu

• 1.

  Producten dienen vervaardigd te worden in een productieproces dat wordt beheerst met behulp van een gecertificeerd milieuzorgsysteem. De wederpartij verstrekt op verzoek alle beschikbare milieu relevante informatie over de samenstelling en opbouw van de producten (gebruikte materialen, samenstellende stoffen).

• 2.

  Producten mogen geen stoffen bevatten die op de zwarte lijst (de zgn. zwarte lijst is opgesteld n.a.v. de Kaderrichtlijn van de Europese Kaderrichtlijn uit 1982) voorkomen.

• 3.

  Producten dienen zo min mogelijk stoffen te bevatten die onder de Wet milieugevaarlijke stoffen (Wms) vallen. Bij een product dat stoffen bevat die onder de Wms vallen, wordt de leverancier verzocht tevens een milieuvriendelijk alternatief voor het product aan te bieden.

• 4.

  Producten dienen zo min mogelijk niet biologisch afbreekbare bestanddelen te bevatten en bij een niet of slechts gedeeltelijk biologisch afbreekbaar product wordt de wederpartij verzocht tevens een volledig afbreekbaar alternatief voor het product aan te bieden, indien dit bestaat.

• 5.

  Bij de fabricage van de producten dient maximaal rekening te worden gehouden met de milieuaspecten, zodat het product op de minst milieubelastende wijze wordt vervaardigd.

• 6.

  Voor zover toepasselijk, dienen producten en/of samenstellende materialen hervulbaar, herbruikbaar en/of recyclebaar te zijn (bijvoorbeeld hervullen toner-cassettes van printers en kopieermachines).

• 7.

  De wederpartij streeft ernaar een product te leveren dat in het afvalstadium bij de gebruikelijke verwerkingsmethode zo min mogelijk milieubelasting veroorzaakt.

• 8.

  In geval van onderhoud, reparaties of sloop door de wederpartij dienen afvalstoffen gescheiden te worden afgevoerd en aantoonbaar te worden gestort, opgeslagen of vernietigd, met inachtneming van de door de overheid gestelde wettelijke voorschriften.

9. Risico

• 1.

  Goederen zijn voor risico van de gemeente vanaf het tijdstip van aflevering op de overeengekomen plaats.

• 2.

  Indien de gemeente de goederen echter afkeurt, bij controle niet akkoord bevindt of op goede gronden en binnen redelijke termijn na levering het recht op ontbinden van de overeenkomst of op vervanging van de goederen inroept, zijn zij van aanvang af voor rekening en risico van de wederpartij gebleven.

10. Diensten

• 1.

  De wederpartij is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente niet gerechtigd de personen die zijn belast met de uitvoering van de diensten, tijdelijk of definitief te vervangen, tenzij anders is overeengekomen in de overeenkomst. De gemeente weigert haar toestemming niet op onredelijke gronden en is gerechtigd aan deze toestemming voorwaarden te verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven worden bij vervanging niet verhoogd.

• 2.

  Indien de gemeente andere personen wenst voor de uitvoering van de opdracht, omdat zij meent dat dit van belang is voor een goede uitvoering van de opdracht, deelt zij dit schriftelijk mee aan de wederpartij, onder opgave van redenen. De wederpartij draagt alsdan zorg voor vervanging.

• 3.

  Bij een vervanging van de personen worden personen beschikbaar gesteld die qua deskundigheid, opleiding en ervaring in ieder geval gelijkwaardig zijn aan de oorspronkelijk ingezette personen. Indien deze niet beschikbaar zijn heeft de gemeente het recht de overeenkomst te ontbinden.

11. Betaling

• 1.

  Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen zal betaling plaatsvinden binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur, mits de geleverde prestaties zijn goedgekeurd en alle bijbehorende bescheiden door de gemeente zijn ontvangen. De gemeente is gerechtigd betaling uit te stellen totdat de wederpartij aan al zijn openstaande verplichtingen heeft voldaan.

• 2.

  De wederpartij is verplicht op de factuur en begeleidende bescheiden het opdrachtnummer en de betalingskenmerk(en) van de gemeente, alsmede de factuurdatum, factuuradres en indien van toepassing) het artikelnummer gespecificeerd naar aantal aan te geven. Bij niet-vermelding van één of meerdere, ofandere relevante, gegevens wordt de betalingsverplichting opgeschort totdat de bedoelde gegevens zijn vermeld. Van het ontbreken van deze gegevens wordt dewederpartij zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.

• 3.

  De gemeente is bevoegd te verlangen dat de wederpartij voor haar rekening een onvoorwaardelijke en onherroepelijke bankgarantie doet afgeven door een voor de gemeente acceptabele bankinstelling om de nakoming van de verplichtingen van de wederpartij zeker te stellen.

• 4.

  Betaling van de geleverde goederen ontslaat de wederpartij niet van enige garantie en/of aansprakelijkheid zoals deze voortvloeit uit de tussen partijen gesloten overeenkomst.

12. Hulpmiddelen

• 1.

  Door de gemeente ter beschikking gestelde dan wel voor rekening van de gemeente door de wederpartij aangeschafte of vervaardigde materialen, tekeningen, modellen, instructies, specificaties en overige hulpmiddelen blijven eigendom van de gemeente c.q. worden eigendom van de gemeente op het moment van aanschaf of vervaardiging.

• 2.

  De wederpartij is verplicht de in het vorige lid bedoelde hulpmiddelen –voor zover mogelijk- te merken als herkenbaar eigendom van de gemeente, deze in goedestaat te houden en voor zijn risico te nemen, zolang de wederpartij ten aanzien van die hulpmiddelen als houder optreedt.

13. Aansprakelijkheid

• 1.

  De wederpartij is in verband met de door haar geleverde goederen aansprakelijk voor alle (verdere) schade, gevolgschade daaronder begrepen, en gehouden totvergoeding van bedrijfsschade, winstderving, alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, schade voortvloeiende uit aanspraken van derden jegens de gemeente of welke andere schade dan ook. Deze aansprakelijkheid strekt zich mede uit jegens natuurlijke en/of rechtspersonen werkzaam voor of bij de gemeente alsmede derden waarmee de gemeente verplichtingen is aangegaan.

• 2.

  De wederpartij vrijwaart de gemeente terzake van alle aanspraken van derden ter vergoeding van schade die verband houdt met door de wederpartij aan de gemeente geleverde goederen en/of diensten.

• 3.

  De wederpartij zal zich tegen aansprakelijkheid als bedoeld in dit artikel voldoende verzekeren en verleent de gemeente desgewenst inzage in de betreffende polissen.

• 4.

  De wederpartij cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen voor zover betrekking hebbende op schade waarvoor de wederpartij op grond van deze overeenkomst jegens de gemeente aansprakelijk is. Verzekeringspenningen die door verzekeringsmaatschappijen rechtstreeks aan de gemeente worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door de wederpartij voor het verzekerde voorval aan de gemeente te betalen schadevergoeding

14. GeheimhoudingPartijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van alle informatie die hen omtrent de andere partij ter kennis komt en waarvan zij het vertrouwelijke karakter dienen te begrijpen.15. Intellectuele eigendom

• 1.

  De wederpartij garandeert dat door het bezit dan wel het gebruik van geleverde goederen en toebehoren geen inbreuk wordt gemaakt op enig recht van derden, zoals intellectuele eigendomsrechten.

• 2.

  De wederpartij vrijwaart de gemeente tegen alle aanspraken van derden die verband kunnen houden met enige schending van de wederpartij van het in lid 1 gestelde en zal de gemeente alle schade vergoeden die daarvan het gevolg is.

• 3.

  Ten aanzien van de door de gemeente verstrekte tekeningen, ramingen, schema’s, ontwerpen en dergelijke behoudt de gemeente zich naast het eigendomsrecht ook het auteursrecht voor. Deze mogen zonder de uitdrukkelijke toestemming van de gemeente noch geheel noch gedeeltelijk worden gekopieerd en of aan derden worden getoond of ter hand gesteld of door de wederpartij worden gebruikt ter vervaardiging van goederen of uitvoering van werken waarop deze betrekking hebben.

• 4.

  Indien de geleverde prestatie bestaat uit het verlenen van diensten, draagt de wederpartij eventueel aan de prestatie verbonden intellectuele eigendomsrechten uitdrukkelijk over aan de gemeente en verricht daartoe, voor zover noodzakelijk, op eerste verzoek van de gemeente al die (rechts)handelingen die daarvoor nodig zijn. De wederpartij doet tevens afstand jegens de gemeente van alle eventueel aan hem toekomende persoonlijkheidsrechten inzake de aan de gemeente geleverde prestaties, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.

• 5.

  De wederpartij draagt er zorg voor dat de rechten van de gemeente ten aanzien van het verlenen van vervolgopdrachten op generlei wijze worden beperkt door de toepasselijkheid van rechten van de opdrachtnemer of derden, bijvoorbeeld - niet zijnde limitatief bedoeld - octrooirecht, intellectuele eigendomsrechten en verplichte protocollen, anders dan voor aanvang van de overeenkomst door de wederpartij aan de gemeente kenbaar is gemaakt.

16. Overdracht en Uitbesteding

• 1.

  De wederpartij zal de rechten en verplichtingen die voor hem uit de overeenkomst voortvloeien noch geheel noch gedeeltelijk aan derden overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente. De gemeente heeft het recht aan deze toestemming voorwaarden te verbinden.

• 2.

  De wederpartij heeft de voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente nodig voor uitbesteding aan derden. De wederpartij blijft volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor door derden in verband met de opdracht te verrichten werkzaam heden en zal de gemeente vrijwaren voor elke aansprakelijkheid inzake de Wet Ketenaansprakelijkheid en/of andere wetten en regelingen.

17. Ontbinding

• 1.

  Onverminderd alle andere rechten of vorderingen is de gemeente bevoegd de overeenkomst door een schriftelijke verklaring zonder ingebrekestelling, geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder rechterlijke tussenkomst en/of betalingsverplichtingen op te schorten en/of uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk voor rekening van de wederpartij aan derden op te dragen zonder dat de gemeente tot enige schadevergoeding gehouden is indien:· de wederpartij in staat van faillissement wordt verklaard of aan hem, al dan niet voorlopig, surséance van betaling wordt verleend;· de wederpartij besluit tot ontbinding van zijn onderneming;· er beslag gelegd wordt op registergoederen of essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering van de wederpartij en dat beslag een belemmering kan vormen voor de uitvoering en nakoming van de overeenkomst;· door of vanwege de wederpartij enig voordeel is aangeboden of verschaft aan personeel, medewerkers of vertegenwoordigers van de gemeente.

• 2.

  Indien de overeenkomst op grond van het in het eerste lid bepaalde is ontbonden, zal de wederpartij de reeds aan hem verrichtte betalingen aan de gemeente terugbetalen, vermeerderd met de wettelijke rente over het betaalde bedrag vanaf de dag waarop is betaald.

• 3.

  Indien de overeenkomst gedeeltelijk is ontbonden bestaat de terugbetalingsverplichting alleen voor zover de betalingen op het ontbonden gedeelte betrekking hebben.

• 4.

  Door de ontbinding worden alle openstaande vorderingen van de gemeente onmiddellijk opeisbaar.

18. Geschillen

• 1.

  Alle geschillen in verband met de overeenkomst of overeenkomsten die daarmee samenhangen worden beslecht door de bevoegde rechter in Den Bosch.

• 2.

  Lid 1 laat onverlet:· de bevoegdheid van de gemeente om voor beslechting van een geschil te kiezen voor de volgens de wet bevoegde rechter;· de bevoegdheid van partijen om bij overeenkomst een geschil aan arbitrage te onderwerpen.

Gedeponeerd op 31 december 2005 bij dearrondissementsrechtbank te 'sHertogenboschAkteregistratienummer 2005/100Depotnummer 2005/100