Reglement van orde van de rekenkamercommissie

1.1 Frequentie

De rekenkamercommissie vergadert in de regel een keer per maand volgens een schema dat elk half jaar bekend wordt gemaakt. In bijzondere gevallen kan hiervan afgeweken worden. Elk lid kan aan de voorzitter het verzoek doen om een extra vergadering in te lassen.

1.2 Vergaderstukken

De secretaris van de rekenkamercommissie stelt in overleg met de voorzitter een conceptagenda op. Samen met de vergaderstukken worden deze minimaal een week voor de vergadering naar de commissieleden verstuurd.

1.3 Vergaderorde en vertrouwelijkheid

De vergaderingen van de rekenkamercommissie vinden in beslotenheid plaats. Wanneer er onderzoek wordt gedaan, brengen de rekenkamercommissieleden hierover geen inhoudelijke informatie naar buiten. Dat betekent ook dat raadsleden van de rekenkamercommissie geen inhoudelijke informatie aan hun fractie en overige raadsleden verschaffen over het onderzoek.

1.4 Verslaglegging

Van elke vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt. Dit verslag is niet openbaar en wordt alleen verspreid onder de rekenkamercommissieleden.

2.1 Totstandkoming van het onderzoeksplan

Elk jaar omstreeks november worden de raadsleden door de rekenkamercommissie benaderd met het verzoek om suggesties aan te dragen voor het nieuwe onderzoeksplan van het jaar daarop. Om dezelfde tijd worden de burgers via de media opgeroepen om suggesties aan te dragen voor onderzoek door de rekenkamercommissie. Op basis van deze input bepaalt de rekenkamercommissie, samen met eigen ideeën, welke onderzoeksonderwerpen in het jaarplan worden opgenomen. Het onderzoeksplan, zo mogelijk gecombineerd met het jaarverslag van het jaar ervoor, wordt ter kennisname aan de raad voorgelegd. Daarmee legt de rekenkamercommissie verantwoording af over wat hij heeft gedaan het jaar ervoor en wat hij van plan is te gaan doen in het komende jaar.

2.2 Selectiecriteria voor onderzoeken

De rekenkamercommissie hanteert de volgende vijf criteria voor het selecteren van onderzoeksonderwerpen:

• 1.

  Financieel belang van het te onderzoeken onderwerp

• 2.

  Maatschappelijk belang van het te onderzoeken onderwerp

• 3.

  Politiek / bestuurlijk belang van het te onderzoeken onderwerp

• 4.

  Mate van twijfel over het functioneren van de uitvoering

• 5.

  Mate van risico voor doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid

• 6.

  Geschikt voor RKC-onderzoek?

De criteria spreken elk voor zich. Met het laatste criterium wordt bedoeld dat het te onderzoeken onderwerp niet door bijv. de accountant opgepakt zou kunnen worden of door de gemeentelijke organisatie zelf. Het onderzoek moet toegevoegde waarde hebben voor de raad en kunnen leiden tot een politieke discussie.

2.3 Samenstelling onderzoeksplan

De rekenkamercommissie stelt zelf, op basis van de onder punt 2.2 genoemde criteria, het onderzoeksplan voor een bepaald jaar samen. Dit plan is richtinggevend voor de uit te voeren onderzoeken, maar niet bindend. Daarmee is er ook in beperkte mate ruimte voor het ingaan op verzoeken van de raad die gedurende het jaar naar voren komen.  

2.4 Onderzoek of vooronderzoek

Als de rekenkamercommissie nog niet helemaal voldoende kan inschatten of een onderwerp een volwaardig onderzoek waard is, dan kan het besluiten om eerst een oriënterend vooronderzoek te doen. Op basis daarvan kan worden besloten of het echt een onderzoek naar het betreffende onderwerp wil gaan doen.

2.5 Aankondiging in de richting van de raad en het college van B&W

Wanneer de rekenkamercommissie besloten heeft een onderzoeksonderwerp op te pakken en een onderzoeksopzet heeft gemaakt inclusief onderzoeksvragen, wordt er een besluit genomen over de vraag of de rekenkamercommissie het onderzoek zelf gaat uitvoeren of dat er een extern bureau wordt ingehuurd. Vervolgens worden raad, college van B&W en de betreffende gemeentelijke dienst op de hoogte gesteld van het voorgenomen onderzoek.

2.6 Inhuur van een extern bureau

Wanneer verwacht wordt dat voor het onderzoek speciale expertise nodig is en/of extra capaciteit, dan wordt geïnventariseerd welke extern bureaus het onderzoek zouden kunnen uitvoeren. Hierover beslist de rekenkamer-commissie zelf. Indien mogelijk worden er minimaal drie bureaus uitgenodigd om een offerte uit te brengen. De rekenkamercommissie verstuurt hiertoe een brief met nadere uitleg over de aard van de onderzoeksopdracht en nadere bepalingen omtrent de uitvoering van het onderzoek. De rekenkamercommissie maakt een selectie uit de drie offertes en gunt de opdracht aan het bureau dat als beste uit de bus komt. Daarbij zijn de gemeentelijke inkoopvoorwaarden van toepassing.

2.7 Formeren van een subgroep

Er kan uit de rekenkamercommissie een subgroep geformeerd worden, die samen met de secretaris als begeleidingsgroep gaan optreden bij het onderzoek. Wanneer voor het betreffende onderzoek externe onderzoekers zijn ingehuurd, is de subgroep direct aanspreekpunt voor de externe onderzoekers. Wanneer de rekenkamercommissie het onderzoek zelf uitvoert, wordt eenzelfde subgroep geformeerd die het onderzoek uitvoert.

2.8 Afspraken over het interviewen van ambtenaren

Over het interviewen van ambtenaren van de gemeente zijn de volgende afspraken gemaakt met het college van B&W: de rekenkamercommissie doet in dit geval een verzoek aan de gemeentesecretaris om met bepaalde ambtenaren te spreken. Deze treedt in overleg met het college van B&W en vervolgens wordt er een besluit genomen. Het is aan het college zelf om te bepalen of het verantwoordelijk collegelid aanwezig wil zijn bij het gesprek met de ambtenaar. Wanneer interviews worden afgenomen wordt aan de geïnterviewden van tevoren te kennen gegeven dat het interview deel uitmaakt van het openbare onderzoeksdossier en dat citaten uit het interview gebruikt kunnen worden in het onderzoeksverslag. Van de interviews wordt een verslag gemaakt dat aan de geïnterviewde wordt voorgelegd. Hij/zij krijgt maximaal drie weken om te reageren. Wordt binnen die termijn niet gereageerd, dan wordt het verslag geacht te zijn goedgekeurd.

2.9 Het inzien van dossiers

De rekenkamercommissie neemt zelf contact op met de gemeentelijke diensten voor het inzien van dossiers.

2.10 Ambtelijk hoor en wederhoor

Om te kunnen controleren of de in het onderzoeksrapport genoemde feiten kloppen, wordt het verslag van bevindingen aan de betreffende ambtenaren voorgelegd voor hoor en wederhoor, die drie weken de gelegenheid krijgen om een reactie te geven.

2.11 Bestuurlijk hoor en wederhoor

Nadat het verslag van bevindingen eventueel is aangepast naar aanleiding van het ambtelijk hoor en wederhoor, wordt het voorgelegd aan het college van B&W voor bestuurlijk hoor en wederhoor. Hierbij krijgt het college de gelegenheid om een schriftelijke reactie te geven op de bevindingen en conclusies van het rapport. Het college van B&W krijgt hier maximaal drie weken de tijd voor.

2.12 Openbaarmaking

De rekenkamercommissie bepaalt zelf hoe en wanneer hij zijn onderzoeken openbaar maakt. Dit kan zijn door het toezenden van het onderzoeksrapport aan de raad, het college van B&W en de media. De rekenkamercommissie kan besluiten een persconferentie te geven naar aanleiding van het onderzoek of een persbericht uitdoen. 

2.13 Evaluatie van de onderzoeken

Na het gereedkomen, presenteren en bespreking in de raad van elk onderzoek van de rekenkamercommissie maakt de rekenkamercommissie een evaluatie van de uitvoering van het onderzoek met het doel om er het nodige van te leren.

3.1 Doorwerking van aanbevelingen

Met het college van B&W zijn afspraken gemaakt over het rapporteren over de doorwerking van aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen. Elk jaar wordt over de manier waarop deze doorwerking gestalte krijgt, gerapporteerd in de voortgangsrapportage I.

3.2 Nazorgonderzoeken

De rekenkamercommissie kan ook zelf nazorgonderzoeken uitvoeren door na te gaan of aanbevelingen daadwerkelijk worden uitgevoerd door het college van B&W en of deze aanbevelingen ook echt werken.

4.1 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de rekenkamercommissie.

4.2 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op het moment van vaststelling door de rekenkamercommissie.