Ondermandaat Milieudienst 2012

Register ondermandaten Milieudienst

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

Deel I Algemeen

1. Uitgangspunten en randvoorwaarden ondermandaat

Voor alle in (sub)mandaat uitgeoefende bevoegdheden gelden de randvoorwaarden uit het Algemeen Mandaatbesluit. Hierin is onder andere aangegeven in welke gevallen vooraf overleg vereist is met het college of de burgemeester. Zo’n verplicht overleg is er bijvoorbeeld over besluiten die financiële, juridische, organisatorische, politiek bestuurlijke en/of publicitaire consequentieskunnen hebben. De onder gemandateerde personen dienen zelf een afweging te maken of er dient te worden opgeschaald.

Het Algemeen mandaatbesluit bepaalt verder in artikel 8 de waarborgen rond ondermandatering. Deze voorwaarden luiden:

• a)

  De diensthoofden beoordelen wie ondergemandateerd wordt en motiveren deze keuze in het ondermandaatbesluit: in het ondermandaatbesluit moet het diensthoofd laten zien hoe hij de afweging heeft gemaakt om de gemandateerden te selecteren. Dit kan in een toelichtende paragraaf in het ondermandaatbesluit. Het hoeft dus niet per mandaat gemotiveerd te worden, maar het systeem moet duidelijk zijn;

• b)

  De diensthoofden bepalen hoe de ondermandataris de bevoegdheid moet uitoefenen: het diensthoofd dient de ondergemandateerden duidelijk te maken hoe de bevoegdheid uitgeoefend moet worden. Dit kan ook aanvullend in het ondermandaatbesluit opgenomen worden;

• c)

  De diensthoofden zien toe op naleving van artikel 2 van het Algemeen mandaatbesluit: Om aan deze verantwoordelijkheid invulling te geven zou het diensthoofd periodieke correspondentie- en mandaat-audits kunnen organiseren.

Hoe het diensthoofd dit invult is vormvrij gelaten om onnodige bureau-cratisering te voorkomen.

Voor de Milieudienst is als algemene lijn gekozen dat het diensthoofd voor de uitvoering van bestuursrechtelijke taken een ondermandaat verleent aan de betreffende afdelingshoofden en vakdirecteuren.

Van privaatrechtelijke bevoegdheden wordt op ruimere schaal ondermandaat verleend, enerzijds om goed werkbare taakuitoefening te komen en anderzijds omdat deze bevoegdheden (in tegenstelling tot bestuursrechtelijke bevoegdheden) vrij strak zijn ingekaderd en het gebruik van deze bevoegdheden door de inkadering niet tot onoverzienbare of onvoorzienbare gevolgen kan leiden. Dat laatste is van belang voor degene die ondermandaat verleent: hij blijft namelijk wel eindverantwoordelijk; de bevoegdheden zijn door het college aan hem opgedragen en hij kan door het college ter verantwoording worden geroepen.

Daarmee is het huidige ondermandatensysteem op hoofdlijnen een uitgebalanceerd geheel van bevoegdheden, waarin voldoende checks and balances zitten om foute beslissingen te voorkomen.

Waarborgen van functie scheiding is een belangrijk onderdeel. Er is gekozen voor een splitsing van bevoegdheden tussen vergunningverlening en handhaving. De bevoegdheden tot verlenen van de vergunningen zal op afdelingshoofden niveau plaatsvinden. De bevoegdheden m.b.t. handhaving liggen op vakdirectieniveau. In het handhavingsbeleid van de MD wordt onderscheid gemaakt in een aantal handhavingsstappen: begeleiden, sturen en corrigeren. De fase van begeleiden kent nog geen formele juridische stappen en kan worden ondergemandateerd naar afdelingshoofden niveau. Bij de twee volgende stappen start het formeel juridische traject, hiervoor is de Vakdirecteur bevoegd.

Op verschillende onderdelen zijn nog aanvullende controlemechanismes ingebouwd, bijvoorbeeld: jaarlijkse rapportage, voorafgaand overleg, voorafgaande paraaf.

Daarnaast wordt ook in het kader van control periodiek getoetst of overeenkomstig de mandateringsregels is gehandeld. Afspraken over rapporten zullen op afdelingsniveau worden gemaakt en worden gekoppeld aan kritische prestatieindicatoren (KPI’s). In het kader van risicomanagement dienen er voor de risico producten beheersmaatregelen te worden genomen. Voor de risico producten staat er onder bijzonderheden een opmerking zoals paraaf van, of via BSO hierdoor worden er beheersmaatregelen genomen.

Bij de afdelingCW . Naar aanleiding van een uitgevoerde audit geldt een ruimere ondermandatering voor wat betreft de inkoop van onderdelen en materieel. Het hoofd van de CW heeft voor de aanschaf van materieel binnen het investeringplan een inkoopbevoegdheid tot € 50.000,--. Daaraan is wel de voorwaarde verbonden dat voorafgaand tot de aanschaf is besloten in het afdelingshoofdenoverleg van Reiniging en CW, en dat het inkoopproces verloopt conform het ISO-handboek. Verder zijn inkoopbevoegdheden toegekend aan plv. hoofd en magazijnchef.

2. Privaatrechtelijk handelen

De mandatering van privaatrechtelijk handelen is gebaseerd op het Algemeen Mandaatbesluit (artikel 7 en 10); de hierbij gestelde kaders gelden ook voor de ondermandatering.

De bevoegdheid om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten is verder ook ingekaderd door dienst- en concernafspraken inzake centrale inkoop en overige randvoorwaarden:

Centrale inkoop

Voor een aantal zaken is afgesproken dat de inkoop daarvan centraal plaatsvindt. Voor sommige van deze zaken is eveneens een centraal budget vastgesteld.

De budgethouders hebben in dat geval een bestelbevoegdheid. De centrale inkopers sluiten contracten a.h.w. in opdracht van de budgethouder. De budgethouder bepaalt wat er wordt ingekocht, de inkoper voert uit.

De omvang van de centrale budgetten wordt vooraf in overleg met de budgethouders/gebruikers vastgesteld in een investeringsplan/jaarbudget.

Opleidingen : afdelingshoofd P&O (opleidingsplan)

Uitzendkrachten : afdelingshoofd P&O (uit praktische overweging)

Materieel : afdelingshoofd CW (investeringsplan)

Kantoorbenodigdheden en kantoormeubilair : afdelingshoofd IZ

Koffie, thee, e.a. dranken of etenswaren : afdelingshoofd IZ

Hygiënische artikelen : afdelingshoofd IZ

Automatiseringsapparatuur- en programmatuur : afdelingshoofd IM (Informatiseringsplan)

Communicatieaangelegenheden : afdelingshoofd communicatie

Magazijnbenodigdheden : magazijnchef.

Overige randvoorwaarden

Overige randvoorwaarden

3. Vervanvangingeregelingen mandaat

De afspraak is dat bij afwezigheid van een afdelingshoofd een ander afdelingshoofd binnen de vakdirectie vervanger is; bij afwezigheid van alle afdelingshoofden binnen de vakdirectie is de vakdirecteur vervanger; bij afwezigheid van de vakdirecteur is een andere vakdirecteur of het diensthoofd vervanger; bij afwezigheid van het diensthoofd is zijn vervanger, vervanger. Als vervanger zijn zij gemachtigd om alle handelingen te verrichten die aan de functie van diensthoofd zijn verbonden.

4. Handhaving

Gelet op de ingrijpende gevolgen die handhavingbesluiten kunnen hebben, en de mogelijke politieke gevoeligheid, is de bevoegdheid bij de vakdirecteur neergelegd. Bij gevoelige zaken geldt dat de verantwoordelijk wethouder/college vooraf geraadpleegd wordt.

In het handhavingsbeleid van de MD wordt onderscheid gemaakt in een aantal handhavingsstappen: begeleiden, sturen en corrigeren. De fase van begeleiden kent nog geen formele juridische stappen en kan op afdelingshoofden niveau worden ondergemandateerd.

Bij de twee volgende stappen start het formeel juridische traject, hiervoor wordt ondermandaat op vakdirectie niveau verleend.

5. Budgethouders

Vanaf 2006 heeft de directie de volgende nieuwe regels vastgesteld voor budgethouders:

• 1.

  Ervan uitgaande dat de inkoop door een bevoegde persoon is gedaan is er geen bezwaar tegen dat de budgethouder een factuur voor betaling parafeert ongeacht de hoogte van het bedrag, voor zover zijn budget niet wordt overschreden. De budgethouder moet dus wel controleren of de inkoop door een bevoegde persoon is gedaan. Op termijn zullen de bij de facturen behorende contracten/offertes ook worden ingescand. Nu zal soms het archief geraadpleegd moeten worden.

• 2.

  In verband met praktische werkwijze van Dafinci en overdracht van een aantal algemene budgetten van het diensthoofd aan de vakdirecteur Middelen en hoofd P&O.

• 3.

  Alle budgethouders wijzen een formele plaatsvervanger aan die de facturen voor akkoord kan paraferen bij afwezigheid van de budgethouder (eveneens ongeacht hoogte factuur).

  Onder j en k staan nog een paar escapes voor het geval de normale vervanging niet lukt.

  • a.

    Budgethouders vakdirectie Milieubeheer: voor allen directeur MB als plv.

  • b.

    Budgethouders vakdirectie Middelen: voor allen directeur Middelen als plv.

  • c.

    Budgethouder P&O: vakdirecteur Middelen.

  • d.

    Budgethouder Beheer en Productie: plv. afdelingshoofd.

  • e.

    Budgethouder Beheer Openbare Ruimte plv afdelingshoofd: afdelingshoofd

  • f.

    Budgethouder CW: plv afdelingshoofd.

  • g.

    Budgethouder IPC: coördinator acquisitie.

  • h.

    Budgethouder AV: vakdirecteur reiniging.

  • i.

    Budgethouder Stadstoezicht: vakdirecteur reiniging.

  • j.

    Binnen alle vakdirecties kunnen de afdelingshoofden/budgethouders elkaar onderling vervangen.

  • k.

    Algemene escape: vakdirecteur Middelen.

6. Controlemechanismes invoeren

In het kader van control is het gewenst om regelmatig steekproeven te houden om te zien of bevoegdheden binnen de gestelde kaders worden uitgeoefend. Het aspect van bevoegde ondertekening wordt meegenomen in de periodieke steekproeven correspondentie. Bij de jaarrekeningcontrole worden controles op inkoopbevoegdheden uitgevoerd.

In het kader van de accountantscontrole wordt gecontroleerd of de juiste paraaf op een factuur staat. Dit is zowel voor de getrouwheid als voor de rechtmatigheid een punt van aandacht. Door het werken met Inkoopnet wordt het accent verlegd van de paraaf op de factuur naar de handtekening op het bij de factuur behorende contract (of offerte). In Inkoopnet wordt automatisch de factuur digitaal goedgekeurd (“geparafeerd”) door de budgethouder of zijn formele plaatsvervanger. In het kader van de getrouwheid is verder van belang dat FEZ (steekproefsgewijs) de coderingen in Dafinci controleert.

Deel II Ondermandaten gebaseerd op Algemeen Mandaatbesluit

Deel II Ondermandaten gebaeerd op Algemeen Mandaatbesluit

Deel III Ondermandaten gebaseerd op Dienstmandaat Milieudienst 2012

[Klik hier om het document te downloaden]

Deel III Ondermandaten gebaseerd op Algemeen Mandaatbesluit