Algemeen mandaatbesluit 2013

Hoofdstuk 1 Regels voor mandaat

Toelichting

Dit artikel geeft de belangrijkste (politieke) randvoorwaarden voor mandaatverlening.

Alle verderop in dit besluit aan de orde zijnde bevoegdheden moeten in het licht van deze bepaling worden uitgeoefend. Er is voor gekozen om dit artikel een eigen plek te geven om het belang van afstemming bij gevoelige zaken te onderstrepen. In dit artikel worden twee vormen van afstemming opgevoerd, namelijk voorleggen aan de portefeuillehouder en terugleggen bij het college.

Het eerste houdt overleg met de portefeuillehouder in over afdoening door het diensthoofd/concerndirecteur zelf in mandaat, dan wel over besluitvorming door het college. Terugleggen bij het college houdt in dat de gevoelige zaak niet in mandaat afgedaan wordt, maar ter besluitvorming voorgelegd wordt aan het college.

Dit artikel geeft de situaties aan waarin er in elk geval teruggekoppeld moet worden, en/of de beslissing door het college en/of de burgemeester genomen moet worden. Naast de genoemde voorbeelden dat er teruggelegd moet worden (lid 2) is het de verantwoordelijkheid van het diensthoofd/concerndirecteur om ook in andere gevallen deze afweging te maken (lid 1). Deze verantwoordelijkheid strekt zich ook uit tot de ondermandaten.

Hieraan wordt nadere uitwerking gegeven in artikel 8 van dit mandaatbesluit.

Overigens moet de teruglegverplichting gezien worden als een interne verplichting, die bedoeld is om het college zo veel mogelijk grip op de besluitvorming in (onder)mandaat te geven. Het artikel is niet bedoeld als vorm van rechtsbescherming met externe werking. Met andere woorden, een in mandaat genomen besluit geldt, overeenkomstig artikel 10:2 Algemene wet bestuursrecht, als een besluit van de mandaatgever, ook al is er niet teruggelegd.

Voor alle duidelijkheid wordt de toepasselijkheid van dit artikel expliciet vermeld in de toelichtingen op de mandaten in Hoofdstuk 2.

Toelichting

Net als bij politieke afstemming kan het noodzakelijk of wenselijk zijn om bepaalde besluiten aan andere diensthoofden/concerndirecteuren voor te leggen.

Lid 2 waarborgt dat als de diensthoofden/concerndirecteuren niet tot overeenstemming kunnen komen dit probleem alsnog aan de betrokken portefeuillehouder(s) of het college voorgelegd wordt. Feitelijk is het een aanvulling op de opsomming van artikel 2 lid 2.

Toelichting

De gemeente Groningen kent binnen de kaders van het zelfbeheer, een ruim systeem van mandatering. Uitgangspunt is dat bevoegdheden ter uitvoering van de dagelijkse taak in algemene zin worden opgedragen, steeds weer onder volledige verantwoordelijkheid van de betreffende bestuursorganen.

Voor alle duidelijkheid: in dit artikel is een niet-limitatieve lijst met bevoegdheden opgenomen. Het reguliere beslissen op aanvragen en verzoeken is vanzelfsprekend begrepen onder hetgeen in de eerste zin van dit artikel is geformuleerd.

Voor correspondentie geldt dat dit de briefwisseling betreft die direct te maken heeft met de opgedragen taken. Brieven die gericht zijn aan burgemeester of wethouder en een persoonlijk karakter dragen of een persoonlijke afhandeling vragen worden hier niet onder begrepen (zie artikel 2, lid 2 sub e).

In lid 2, sub e is de bevoegdheid tot het doen van aangifte genoemd, bij strafbaar gestelde overtredingen genoemd in de regelgeving. Op basis van artikel 161 Wetboek van strafvordering is ieder die kennis draagt van een begaan strafbaar feit bevoegd daarvan aangifte of klacht te doen. Met de bepaling in dit subonderdeel kan het diensthoofd/de concerndirecteur uit hoofde van zijn functie aangifte doen van strafbare feiten die betrekking hebben op de regelgeving die de gemeente uitvoert.

De bepalingen van artikel 2 en 3 zijn onverkort van kracht op dit artikel.

Artikel 5 Bestuursdwang/dwangsom

Waar uitvoering van wetten, algemene regelen van bestuur en van provinciale en gemeentelijke verordeningen of andere regelingen wordt opgedragen, wordt daarmee ook de bevoegdheid tot het toepassen van last onder bestuursdwang/last onder dwangsom (de bepalingen als bedoeld in artikel 125 e.v. van de Gemeentewet of in de specifieke regeling en de afdelingen 5.3 en 5.4 van de Algemene wet bestuursrecht) opgedragen.

Toelichting

In dit artikel wordt expliciet en apart de mogelijkheid van toepassing van last onder bestuursdwang/dwangsom aan de uitvoering gekoppeld. Deze bevoegdheid wordt bewust apart genoemd om het belang van deze mogelijkheid te benadrukken.

Het blijft natuurlijk wel zo dat waar de toepassing van last onder bestuursdwang/last onder dwangsom mogelijk grote beleidsmatige, financiële, publicitaire of overige gevolgen met zich brengt, dit vooraf moet worden teruggekoppeld aan de verantwoordelijk wethouder, de burgemeester en/of het college, overeenkomstig artikel 2.

Toelichting

Het eerste lid koppelt de bevoegdheid om een besluit te nemen of te besluiten een overeenkomst aan te gaan aan de bevoegdheid om dit besluit of deze overeenkomst te ondertekenen. Dit geldt ook voor privaatrechtelijke overeenkomsten, waar de besluit- en tekeningsbevoegdheid bij verschillende organen ligt (besluiten doet het college op grond van artikel 160 lid 1 onder e Gemeentewet, de burgemeester ondertekent namens de rechtspersoon gemeente op grond van artikel 171 Gemeentewet). Beoogd wordt dit onderwerp helder te regelen, zonder dat er ingewikkelde ondertekeningsconstructies in contracten en brieven hoeven te worden geformuleerd.

Op grond van het tweede lid kan dus volstaan worden met het aangeven van de ondertekeningsbevoegde (burgemeester namens de gemeente of het college) en degene die op basis van mandaat het besluit heeft genomen en ondertekent (de concerndirecteur). Bij privaatrecht moet het zijn 'de gemeente Groningen, de burgemeester, namens hem, de concerndirecteur'. Bij publiekrecht blijft het: het college van burgemeester en wethouders, namens hen, de concerndirecteur'.

Onder het tweede lid moet ook begrepen worden de situatie waarin er een waarneming of plaatsvervanging optreedt. De ondertekening kan dan gepaard gaan met de afkortingen loco (bij burgemeester of secretaris), plv. of wnd.

Toelichting

In dit mandaatbesluit is gekozen om het ondermandateren in beginsel vrij te laten.

Daarbij moeten drie dingen worden opgemerkt:

• 1.

  er kan alleen rechtstreeks ondergemandateerd worden. Verder ondermandateren is niet toegestaan;

• 2.

  ondermandaten dienen gebundeld te worden in een ondermandaatbesluit;

• 3.

  artikel 8 geeft aan welke waarborgen rond ondermandatering ingericht moeten worden.

Ten aanzien van het eerste punt wordt opgemerkt dat voorkomen moet worden dat de ondertekening uit een serie bevoegdheidsopdrachten gaat bestaan, waarbij de tussenliggende schakels geen afzonderlijke inbreng of verantwoordelijkheid hebben.

Dat betekent dat de concerndirecteur Groningen met lijnverantwoordelijkheid voor de dienst c.q. de vakdirectie direct mandateert aan degene die inhoudelijk de beslissing neemt. Dat laat onverlet dat leidinggevenden ter zake van de uitoefening van de bevoegdheid instructies kunnen geven aan degene die door middel van het ondermandaat bevoegd is gemaakt.

Het is ook van belang duidelijk te stellen dat dezelfde randvoorwaarden die voor mandatering gelden, ook voor ondermandaat gelden. Van het diensthoofd/de concerndirecteur wordt verwacht dat hij hiervoor waarborgen schept. Artikel 8 legt daar nog eens speciaal de nadruk op.

Verder is uitgangspunt dat organisatorische en noodzakelijke functiescheidingen vanuit het oogpunt van administratief beheer gehandhaafd blijven. Er moet dus goed worden nagegaan bij wie of waar in de organisatie de betreffende bevoegdheid wordt neergelegd.

De genoemde restricties dragen er toe bij dat binnen de dienst/ de vakdirectie een overzicht beschikbaar moet zijn van de verleende ondermandaten.

Toelichting

Ten einde het politieke en beleidsmatige belang van het college en/of de burgemeester te waarborgen wordt in artikel 7 aan het diensthoofd/de concerndirecteur expliciet de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van ondergemandateerde bevoegdheden toebedeeld. Daaronder valt ook verantwoordelijkheid voor de toepassing van artikel 2. In artikel 8 wordt het diensthoofd/de concerndirecteur omtrent die verantwoordelijkheid opgedragen te waarborgen dat de bepaling van artikel 2 goed toegepast wordt.

Dit artikel gaat uit van een monitorfunctie van het diensthoofd/de concerndirecteur, die daarmee duidelijke kaders aangeeft voor het al dan niet terugleggen van in ondermandaat te nemen besluiten. De invulling van deze verantwoordelijkheid is grotendeels vormvrij gelaten om verdergaande bureaucratisering te voorkomen.

Om invulling aan dit artikel te geven zou het diensthoofd/de concerndirecteur bijvoorbeeld een checklist voor terugleggen kunnen opstellen, specifieke aanwijzingen kunnen geven in het ondermandaatbesluit of periodieke correspondentie- en mandaataudits kunnen organiseren.

Op basis van de concernbrede juridische audit, die jaarlijks in het kader van Stad en Stadhuis uitgevoerd wordt blijkt dat ondertekening bij afwezigheid en in opdracht vaak voorkomt. Niet altijd is duidelijk wie dan tekent, hetgeen tot onduidelijkheid kan leiden. Op basis van lid 3 sub b. kan het diensthoofd/de concerndirecteur over deze vervanging aanwijzingen geven. De vervanger dient in elk geval zijn naam en functie bij zijn ondertekening te vermelden.

Toelichting

Volgens de Awb dienen mandaatbesluiten bekendgemaakt te worden. Waar het bij bekendmaking om gaat is dat de burger op eenvoudige wijze na kan gaan of en hoe de betreffende functionaris bevoegd is. Om rechtszekerheid te bieden wordt in dit artikel opgenomen dat alle geldende mandaatbesluiten (alsmede ondermandaatbesluiten) bekendgemaakt worden in het elektronische Gemeenteblad. Door plaatsing in het elektronische Gemeenteblad gebeurt de bekendmaking ook landelijk via de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving op overheid.nl. Ook tussentijdse wijzigingen worden in het elektronische Gemeenteblad bekendgemaakt.

Mandaatbesluiten worden ter kennis gebracht aan de raad, teneinde de raad in de gelegenheid te stellen zijn controlerende rol uit te voeren.

HOOFDSTUK 2 MANDATEN

Toelichting

In dit mandaatbesluit blijft de € 50.000,-- grens voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen gelden. Het gaat dan om die overeenkomsten waarbij financiële uitgaven worden gedaan in het kader van de dagelijkse uitoefening van taken van een dienst.

Expliciet is aangegeven, dat indien de gemeente een rechtshandeling aangaat waarbij de contractpartner een hoger bedrag dan het normbedrag dient te betalen (en de gemeente de

‘geldontvangende’ partij is), de grens niet van toepassing is. In het kader van bedrijfsmatig werken is dit een noodzakelijke aanpassing om de slagvaardigheid en handelingssnelheid te verbeteren.

Voor diensten/vakdirecties waarbij vanuit bedrijfsmatig oogpunt dit mandaatbesluit nog te weinig armslag biedt, kan middels het dienstmandaat/vakdirectiemandaat een meeromvattende regeling aan het college voorgesteld worden.

Aan de bepaling dat er routine-investering met een hogere tegenwaarde dan € 50.000,-- door diensthoofden/concerndirecteuren gedaan mogen worden is toegevoegd dat deze in de gemeentebegroting gedekt dienen te zijn.

Verder zijn ook bij dit artikel de bepalingen van de artikelen 2 en 3 onverkort van kracht.

Besluiten tot lease werden door de algemeen directeuren genomen, in principe nadat de concerncontroller was geraadpleegd. Dit mandaat is al eerder ingetrokken. Besluiten tot het aangaan van lease worden sindsdien door het college genomen.

Artikel 11 Uitvoering dwangsom bij termijnoverschrijding

Aan de diensthoofden/concerndirecteuren wordt gemandateerd de bevoegdheid om besluiten op grond van paragraaf 4.1.3.2. van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) te nemen.

Toelichting

Per 1 oktober 2009 is in de Awb de mogelijkheid van de dwangsom bij termijnoverschrijding opgenomen. Besluiten naar aanleiding van ingebrekestellingen vanwege termijnoverschrijding kunnen op dienstniveau worden afgehandeld.

Toelichting

In dit artikel wordt het voeren van procedures opgedragen, voor zover de gemeente of een gemeentelijk orgaan in een geding is geroepen. Het betreft daarmee de vertegenwoordigings-bevoegdheid in ruime zin, zoals het (besluiten tot) schriftelijk voeren van verweer, verzoeken om uitstel, versnelde behandeling, de vertegenwoordiging ter zitting, incidenteel appèl, maar ook zaken als schikken, het treffen van dadingen, het overgaan tot mediation etc. Hierbij zij opgemerkt dat de actieve kant van procederen uitdrukkelijk voorbehouden blijft aan het college. Hierop is één uitzondering aangebracht, namelijk het doen van een eis in reconventie (tegeneis), als er een kort geding tegen de gemeente aangespannen wordt en indien de tijd ontbreekt voor het college om hierover zelf te beslissen. Verder zijn ook bij dit artikel de bepalingen van de artikelen 2 en 3 onverkort van kracht.

Toelichting

Verzoeken met betrekking tot de Wet bescherming persoonsgegevens worden bij vrijwel alle diensten ingediend. In dit artikel worden diensthoofden/concerndirecteuren gemandateerd om besluiten met betrekking tot deze regelgeving te nemen. Tegen genomen besluiten staat vervolgens de bezwaarmogelijkheid van de Awb open.

In dit artikel wordt ook geregeld dat het diensthoofd/de concerndirecteur de verplichte identificatie van de gemeente op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme uit kan voeren. Deze wet eist ook van overheden dat zij zich identificeren bij het aangaan van dienstverleningscontracten (zoals met accountants en andere economische dienstverleners), om witwaspraktijken en financiering van terrorisme te voorkomen.

De bevoegdheid tot het nemen van verdagingsbesluiten in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) wordt in lid 3 gemandateerd. Het nemen van besluiten op Wob-verzoeken blijft een collegebevoegdheid. Verder zijn ook bij dit artikel de bepalingen van de artikelen 2 en 3 onverkort van kracht.

Artikel 14 Financiën

Aan de diensthoofden/concerndirecteuren wordt opgedragen het uitvoeren van de dienst-begrotingen, voor wat betreft het financiële beleid en beheer zoals die nader omschreven zijn in verordeningen en de concernrichtlijnen. Daaronder is te verstaan het aangaan van verplichtingen ten laste van de posten van de desbetreffende dienstbegroting.

Toelichting

Evenals voor het handelen op het gebied van personeel en organisatie, is het nodig om in het kader van zelfbeheer randvoorwaarden te stellen aan het handelen op financieel gebied.

Vanuit de Directie Middelen van de Bestuursdienst wordt een aantal randvoorwaarden gesteld aan het financiële beheer van de diensten/vakdirecties, dit voor zover het betreft de uitvoering van bestaand beleid alsmede de dagelijkse sturing. Dit artikel biedt daarvoor het algemeen kader.

Verder zijn ook bij dit artikel de bepalingen van de artikelen 2 en 3 onverkort van kracht.

Artikel 15 Personneel en organisatie

Aan de diensthoofden/concerndirecteuren wordt opgedragen het personeelsmanagement van de betreffende dienst/vakdirectie, als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Groningen en het Uitvoeringsbesluit Personeelsmanagement en de Personele Organisatie van de gemeente Groningen.

Uitgesloten zijn echter:

• a.

  besluiten die het personeelsmanagement betreffen van medewerkers in salarisschaal 12 en hoger;

• b.

  besluiten op bezwaarschriften ambtelijk personeel;

• c.

  het treffen van zogenaamde vertrekregelingen;

• d.

  besluiten op meldingen zoals bedoeld in de Regeling Klokkenluiders gemeente Groningen;

• e.

  het toepassen van de volgende regelingen alsmede het opleggen van disciplinaire maatregelen als genoemd in de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Groningen (ARG) onder:

  • 1.

    hoofdstuk 16 (disciplinaire straffen, met uitzondering van artikel 16:1:2, lid 1, a en b);

  • 2.

    artikel 8:15:1 en 8:15:2 (schorsingen);

  • 3.

    artikel 8:3 (ontslag wegens reorganisatie); artikel 8:5a (ontslag binnen de termijnen die gelden bij arbeidsongeschiktheid wegens ziekte, omdat ambtenaar niet aan zijn verplichtingen in het kader van herplaatsing heeft voldaan, als daarbij wordt afgeweken van het advies van UVW); artikel 8:6 (ontslag wegens onbekwaamheid of ongeschiktheid); artikelen 8:7 en 8:8 (overige ontslaggronden) en artikel 8:13 (strafontslag);

  • 4.

    artikel 3:1:1 eerste lid (voor zover daarbij wegens bijzondere omstandigheden wordt afgeweken van de reguliere inschaling en/of toelagen op grond van de hoofdstukken 3 en 23);

  • 5.

    artikel 3:1:2 vijfde lid (samenloop vergoedingen), artikel 15:1:28 (gratificatie voor zover boven € 1.200) en artikel 15:1:28a (hogere beloning);

  • 6.

    de hoofdstukken 9 (FLO), 9b tot en met 9d (overgangsrecht ambtenaren in een functie die op 31 december 2005 recht gaf op functioneel leeftijdsontslag, etc.), 10 (Wachtgeld), 10a (Bovenwettelijke werkloosheidsuitkering), 10d (Voorzieningen bij werkloosheid, met uitzondering van paragraaf 4 Reïntegratiefase), 11 (Uitkeringsregeling ontslag) en 11a (Suppletie).

Toelichting

In het Groningse model van zelfbeheer zijn de concerndirecteuren in hoge mate verantwoordelijk voor het personeel(sbeleid) binnen een dienst/vakdirectie. Binnen concernrandvoorwaarden die helder omschreven zijn is dit ook mogelijk.

Bewust is hier gekozen voor een zogenaamde ‘open formule’. Dat dat gepaard gaat met een aantal restricties heeft zowel principiële als praktische oorzaken. Doorslaggevend is daarbij dat het vanuit juridisch oogpunt zeer belangrijk is dat in rechtspositionele kwesties de gemeente een eenduidig standpunt inneemt.

Het personeelsmanagement wat betreft medewerkers in salarisschaal 12 en hoger wordt niet aan de diensthoofden/concerndirecteuren gemandateerd. In het Dienstmandaat Bestuursdienst wordt deze bevoegdheid gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De onder b tot en met e genoemde bevoegdheden blijven de exclusieve bevoegdheid van het college en worden niet opgedragen, noch aan diensthoofden/concerndirecteuren noch aan de gemeentesecretaris.

Verder zijn ook bij dit artikel de bepalingen van de artikelen 2 en 3 onverkort van kracht.

Toelichting

Lid 1. Op diverse plaatsen in de gemeentelijke organisatie wordt gewerkt met subsidiestromen op basis van Europese of rijksregelgeving. Uit praktische overweging wordt de bevoegdheid om de aanvraag in te dienen bij de diensthoofden/concerndirecteuren gelegd. Hieronder vallen ook alle uitvoeringshandelingen die voortvloeien uit het aanvragen van een subsidie (zoals het onderbouwen van de subsidieaanvraag, het indienen van aanvullende stukken, (tussen)rapportages en handelingen ten behoeve van de subsidievaststelling). Overigens zijn hierop ook weer de algemene bepalingen van de artikelen 2 en 3 van dit besluit van toepassing.

Lid 2. In de Algemene subsidieverordening gemeente Groningen 2011 is bepaald op welke beleidsterreinen subsidies verstrekt kunnen worden. De afhandeling van subsidieverzoeken gebeurt bij meerdere diensten. Aan de concerndirecteur die lijnverantwoordelijkheid draagt voor de dienst/vakdirectie op wiens beleidsterrein het subsidieverzoek ligt is de afhandeling ervan opgedragen.

Artikel 17 Klachtenafhandeling

Aan de concerndirecteuren met lijnverantwoordelijkheid voor de diensten, c.q. vakdirecties, wordt opgedragen de afhandeling van klachten conform titel 9.1 Algemene wet bestuursrecht.

Toelichting

In het Protocol klachten gemeente Groningen 2012 is opgenomen op welke wijze klachten worden afgehandeld. Daarbij is de verantwoordelijkheid voor de afdoening van klachten belegd bij de concerndirecteuren. De mandatering in artikel 17 van dit Algemeen mandaatbesluit legt deze werkwijze vast. Verder zijn ook bij dit artikel de bepalingen van de artikelen 2 en 3 onverkort van kracht.

Toelichting

In dit artikel wordt de portefeuillehouder onder wiens verantwoordelijkheid het besluit is genomen, gemachtigd om namens het college te beslissen op een daartegen ingediend bezwaar. Volgens artikel 168 van de Gemeentewet kan het college van burgemeester en wethouders een lid van dat college machtigen om bepaalde bevoegdheden namens het college uit te oefenen. In dat geval wordt gesproken over machtigen (en niet over opdragen), omdat het opdragen van bevoegdheden een ondergeschiktheidsrelatie veronderstelt. Wanneer daarom is verzocht, dan wordt in de beslissing op bezwaar ook een besluit genomen over het al dan niet toekennen van een proceskostenvergoeding en/of een dwangsom bij overschrijding van de beslistermijn. Ook voor deze besluiten geldt de machtiging. In wetgeving en rechtspraak is een aantal uitzonderingen gemaakt op dit mandaat: wanneer het primaire besluit door het college is genomen (en niet in mandaat), dan moet op een ingediend bezwaar daartegen ook door het college worden beslist. Voor deze machtiging geldt de algemene teruglegverplichting van artikel 2. Daarvan is in ieder geval sprake wanneer wordt voorgesteld om een besluit te nemen in afwijking van het advies van de bezwaarschriftencommissie. Deze machtiging geldt niet voor bezwaarschriften over ambtelijk personeel, dit is uitgezonderd in artikel 15 onder b.

Artikel 19 Invordering

Aan de concerndirecteur bedrijfsvoering wordt opgedragen de bevoegdheid om door gebruikmaking van de hardheidsclausule af te wijken van de beleidsregel om bij zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke opeisbare vorderingen in alle gevallen tot invordering over te gaan. Deze bevoegdheid mag niet worden ondergemandateerd.

Toelichting

Bij besluit van 19 februari 2013 hebben het college en de burgemeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, de Beleidsregel invordering 2013 vastgesteld. Die beleidsregel houdt in dat de gemeente ten aanzien van -zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke- opeisbare vorderingen in alle gevallen tot (volledige) invordering over zal gaan. Bij datzelfde besluit is aangegeven, dat de concerndirecteur bedrijfsvoering bevoegd is door toepassing van de hardheidsclausule hiervan af te wijken, maar dat deze bevoegdheid niet doorgemandateerd mag worden. Dit artikel 19 is de weerslag van genoemd besluit.

HOOFDSTUK 3 Slotbebepalingen

Artikel 20 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Algemeen mandaatbesluit 2013’.

Artikel 21 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2013.