Ondermandaat Milieudienst 2013

Register ondermandaten Milieudienst

Inhoudsopgave

Register ondermandaten Milieudienst

Deel I Algemeen

1. Uitgangspunten en randvoorwaarden ondermandaat

Onder Concerndirecteur Groningen wordt in dit ondermandaatbesluit verstaan de Concerndirecteur welke door het Groningen Managementteam is aangewezen om de Milieudienst aan te sturen.

Op dit ondermandaatbesluit zijn de bepalingen uit het gemeentebreed geldende “Algemeen Mandaatbesluit 2013” nadrukkelijk van toepassing.

Belangrijk (het fingerspitzengefûhl voor politiek/bestuurlijke besluiten)

Bij gevoelige zaken (politiek, bestuurlijk, publicitair etc.) dient er alvorens te besluiten overleg met de Vakdirecteur of met de Concerndirecteur Groningen plaats te vinden. Deze kan dan besluiten of er in mandaat besloten kan worden of dat het een burgemeesters of collegebesluit dient te worden.

Nadrukkelijk is dat in artikel 2 en 3 van het Algemeen Mandaatbesluit 2013 uitgewerkt. Een verkorte inhoud staat hieronder:

Artikel 2 van het “Algemeen Mandaatbesluit 2013” geeft in lid 1 aan dat als het beleid van B&W bij een besluit is betrokken of een besluit op overige wijze beleidsmatige aspecten kent, zo’n besluit aan de burgemeester of het college van B&W voorgelegd dient te worden.

In lid 2 staat dat lid 1 in ieder geval van toepassing is:

• a.

  indien het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe gevoerde beleid;

• b.

  indien te verwachten valt dat de burgemeester of het college of een portefeuillehouder op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken;

• c.

  indien uit het besluit financiële, juridische, organisatorische, politiek/bestuurlijke en/of publicitaire belangrijke consequenties kunnen voortvloeien;

• d.

  indien het college, de burgemeester, een verantwoordelijke portefeuillehouder of de gemeentesecretaris dit kenbaar heeft gemaakt;

• e.

  indien het een brief of verzoek betreft met een persoonlijk karakter.

      Door de Concerndirecteur Groningen is daaraan toegevoegd:

• f.

  Indien het een brief betreft aan of van de Commissaris van de Koningin

Dit artikel geeft de belangrijkste (politieke)randvoorwaarden voor mandaatverlening weer.

2. Vervangingsregelingen mandandaat

De afspraak is dat bij afwezigheid van een afdelingshoofd een ander afdelingshoofd binnen de vakdirectie vervanger is; bij afwezigheid van alle afdelingshoofden binnen de vakdirectie is de Vakdirecteur vervanger; bij afwezigheid van de Vakdirecteur is een andere Vakdirecteur of de Concerndirecteur vervanger; bij afwezigheid van de Concerndirecteur is zijn vervanger, vervanger. Als vervanger zijn zij gemachtigd om alle handelingen te verrichten die aan de functie van Concerndirecteur zijn verbonden.

Niet benoemde besluiten

Het nemen van niet benoemde besluiten welke wel binnen de normale bedrijfsvoering door de Vakdirectie Stadsbeheer worden genomen wordt geondermandateerd aan die afdelingshoofden welke door de aard van de andere aan hem of haar geondermandateerde bevoegdheden het meest aangewezen is om het betreffende besluit te nemen. Dit kunnen ook meerdere zijn.

Afwezigheid

De in dit ondermandaatbesluit gebezigde term afwezigheid behoeft niet eng geïnterpreteerd te worden. Het niet direct beschikbaar zijn van een geondermandateerde op enig moment is voldoende.

Kleine intern gerichte besluiten

Voor kleine met name intern gerichte besluiten zoals bijvoorbeeld aanvragen betreffende treinkaartjes en bestellingen/facturen voor relatief geringe bedragen (fingerspitzengefûhl) is vervanging van een afdelingshoofd door een ander afdelingshoofd toegestaan.

Aangifte strafbaar feit

Onder de uitvoering van een regeling wordt ook verstaan het doen van aangifte van een strafbaar feit ingeval overtreding van de betreffende regeling strafbaar is gesteld. Ook aangifte in verband met door de Vakdirectie ondervonden schade valt daaronder. De aangifte dient namens de burgemeester plaats te vinden (zie voor de ondertekening hieronder bij Privaatrecht).

Het voeren van verweer

Onder de in dit ondermandaatbesluit ge(onder)mandateerde bevoegdheden valt ook het voeren van verweer (zowel schriftelijk als mondeling) in bezwaarschriftenprocedures als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht. In dit ondermandaatbesluit is bovendien aan enkele overigens niet geondermandateerde medewerkers die bevoegdheid gegeven.

Wet dwangsom

Onder de in dit ondermandaatbesluit ge(onder)mandateerde bevoegdheden valt ook de uitvoering van de wet Dwangsom. Per 1 oktober 2009 is in de Awb de mogelijkheid van de dwangsom bij termijnoverschrijding opgenomen. Besluiten naar aanleiding van ingebrekestellingen vanwege termijnoverschrijding (dus de vaststelling van de hoogte van de dwangsom) kunnen door de betreffende afdeling worden genomen.

3. Handhaving

Gelet op de ingrijpende gevolgen die handhavingbesluiten kunnen hebben, en de mogelijke politieke gevoeligheid, is de bevoegdheid bij de Vakdirecteur neergelegd. Bij gevoelige zaken geldt dat de verantwoordelijk wethouder/college vooraf geraadpleegd wordt.

In het handhavingsbeleid van de MD wordt onderscheid gemaakt in een aantal handhavingsstappen: begeleiden, sturen en corrigeren. De fase van begeleiden kent nog geen formele juridische stappen en kan op afdelingshoofden niveau worden ondergemandateerd.

Bij de twee volgende stappen start het formeel juridische traject, hiervoor wordt ondermandaat op vakdirectie niveau verleend.

4. Budgethouders

Vanaf 2006 heeft de directie de volgende nieuwe regels vastgesteld voor budgethouders:

• 1.

  Ervan uitgaande dat de inkoop door een bevoegde persoon is gedaan is er geen bezwaar tegen dat de budgethouder een factuur voor betaling parafeert ongeacht de hoogte van het bedrag, voor zover zijn budget niet wordt overschreden. De budgethouder moet dus wel controleren of de inkoop door een bevoegde persoon is gedaan. Op termijn zullen de bij de facturen behorende contracten/offertes ook worden ingescand. Nu zal soms het archief geraadpleegd moeten worden.

• 2.

  In verband met praktische werkwijze van Dafinci en overdracht van een aantal algemene budgetten van het diensthoofd aan de vakdirecteur Middelen en hoofd P&O.

• 3.

  Alle budgethouders wijzen een formele plaatsvervanger aan die de facturen voor akkoord kan paraferen bij afwezigheid van de budgethouder (eveneens ongeacht hoogte factuur). Onder j en k staan nog een paar escapes voor het geval de normale vervanging niet lukt.

  • a.

    Budgethouders vakdirectie Milieubeheer: voor allen Vakdirecteur MB als plv.

  • b.

    Budgethouders vakdirectie Middelen: voor allen Vakdirecteur Middelen als plv.

  • c.

    Budgethouder P&O: Vakdirecteur Middelen.

  • d.

    Binnen alle vakdirecties kunnen de afdelingshoofden/budgethouders elkaar onderling vervangen.

  • e.

    Algemene escape: Vakdirecteur Middelen.

5. Controlmechanismes invoeren

In het kader van control is het gewenst om regelmatig steekproeven te houden om te zien of bevoegdheden binnen de gestelde kaders worden uitgeoefend. Het aspect van bevoegde ondertekening wordt meegenomen in de periodieke steekproeven correspondentie. Bij de jaarrekeningcontrole worden controles op inkoopbevoegdheden uitgevoerd.

In het kader van de accountantscontrole wordt gecontroleerd of de juiste paraaf op een factuur staat. Dit is zowel voor de getrouwheid als voor de rechtmatigheid een punt van aandacht.

Door het werken met Inkoopnet wordt het accent verlegd van de paraaf op de factuur naar de handtekening op het bij de factuur behorende contract (of offerte).

In Inkoopnet wordt automatisch de factuur digitaal goedgekeurd (“geparafeerd”) door de budgethouder of zijn formele plaatsvervanger. In het kader van de getrouwheid is verder van belang dat FEZ (steekproefsgewijs) de coderingen in Dafinci controleert.

6. Privaatrechtelijk handelen

De mandatering van privaatrechtelijk handelen is gebaseerd op het Algemeen Mandaatbesluit (artikel 7 en 10); de hierbij gestelde kaders gelden ook voor de ondermandatering zoals o.a. koop/verkoop, huur/verhuur, inhuur/uitlening/detachering, aanbesteding, opdrachtverlening/ wijziging en meerwerk etc. (leasebesluiten zijn uitgezonderd van het mandaat en mogen dus alleen door het college zelf worden genomen).

De bevoegdheid om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten is verder ook ingekaderd door dienst- en concernafspraken inzake centrale inkoop en overige randvoorwaarden:

Centrale inkoop Voor een aantal zaken is afgesproken dat de inkoop daarvan centraal plaatsvindt. Voor sommige van deze zaken is eveneens een centraal budget vastgesteld.

De budgethouders hebben in dat geval een bestelbevoegdheid. De centrale inkopers sluiten contracten a.h.w. in opdracht van de budgethouder.

De budgethouder bepaalt wat er wordt ingekocht, de inkoper voert uit.

De omvang van de centrale budgetten wordt vooraf in overleg met de budgethouders/gebruikers vastgesteld in een investeringsplan/jaarbudget.

Opleidingen 1  :  afdelingshoofd P&O (opleidingsplan)

Uitzendkrachten :  afdelingshoofd P&O (uit praktische overweging) Kantoorbenodigdheden en kantoormeubilair :  afdelingshoofd IZ Koffie, thee, e.a. dranken of etenswaren:  afdelingshoofd IZ

Hygiënische artikelen :  afdelingshoofd IZ

Automatiseringsapparatuur- en programmatuur :  afdelingshoofd IM (Informatiseringsplan)

Communicatieaangelegenheden :  afdelingshoofd communicatie

[1] D.w.z. opleidingen die uit centraal opleidingsbudget gefinancierd worden; seminars, congressen e.d. worden uit afdelingsbudget gefinancierd en hoeven niet centraal te worden ingekocht.

Overige randvoorwaarden:

• 1.

  gemeentelijke inkoopvoorwaarden

• 2.

  gemeentelijke raamcontracten

• 3.

  gemeentelijk inkoopbeleid (inclusief Europese richtlijnen)

• 4.

  gemeentelijke verkoop- leverings en betalingsvoorwaarden en de bijzondere verkoop- leverings- en betalingsvoorwaarden van de Milieudienst

(Publiekrechtelijke) besluiten tot het aangaanvan privaatrechtelijke overeenkomsten:

Het gaat dan om publiekrechtelijke besluiten waarbij de ondergemandateerde besluit met een private partij een overeenkomst te willen sluiten. Deze publiekrechtelijke besluiten worden genomen door (of namens) het college van B&W. Het kan bijvoorbeeld gaan over het aangaan van een convenant. De ondertekening van een brief waarin dat wordt medegedeeld luidt dan: “namens burgemeester en wethouders, de Concerndirecteur Groningen, namens deze, de (onder)gemandateerde”

De privaatrechtelijke ondertekening

De ondertekening van de overeenkomst zelf en ook de ondertekening van andere privaatrechtelijke stukken dient als volgt te geschieden: “de gemeente Groningen, de burgemeester, namens hem, de concerndirecteur Groningen, namens deze, de (onder)gemandateerde”.

TEN BOER

De in dit ondermandaat genoemde ondermandatering van bevoegdheden is van overeenkomstige toepassing op de door de gemeente Ten Boer rechtstreeks aan de Concerndirecteur Groningen gemandateerde bevoegdheden.

Als uitzondering hierop geldt dat voor Ten Boer afwijkende bedragen gelden ten aanzien van het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Er ligt een grens van € 10.000,-- waarboven in ondermandaat geen privaatrechtelijke rechtshandelingen mogen worden verricht, tenzij het routine-uitgaven of investeringen betreft of de raad van Ten Boer bij eerdere besluitvorming hiervoor de bestemming en de aanwending heeft gegeven.

Verder geldt ook hier het “fingerspitzengefühl” en dan toegespitst op Ten Boer. Van belang hierbij is natuurlijk de schaalgrootte van Ten Boer. Voor Ten Boer zullen bepaalde zaken sneller ingrijpend zijn dan voor Groningen.

Deel II Ondermandaten gebaseerd op Algemeen mandaatbesluit

Deel II Ondermandaten gebaseerd op Algemeen mandaatbesluit

Deel III Ondermandaten gebaseerd op Dienstmandaat MD 2013

Deel III Ondermandaten gebaseerd op Dienstmandaat MD 2013