Ondermandaat Iederz 2013

Register Ondermandaten iederz

Register Ondermandaten iederz

Algemeen

1. (Onder)mandaat

In dit Ondermandaat iederz 2013 worden privaatrechtelijke en een aantal bestuursrechtelijke bevoegdheden opgedragen door het diensthoofd aan de vakdirecteuren en andere functionarissen.

Mandaat wil zeggen dat het bevoegde bestuursorgaan (het college of de burgemeester) een deel van zijn bevoegdheden namens hen c.q. hem laat uitvoeren door ondergeschikten.

In het Algemeen mandaatbesluit 2013 zijn onder andere de volgende bevoegdheden (gedeeltelijk en met de nodige restricties) opgedragen aan alle diensthoofden van de gemeente Groningen:

• ·

  het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen;

• ·

  de passieve kant van procesvertegenwoordiging en het (besluiten tot het) doen van aangifte;

• ·

  het uitvoeren van bevoegdheden inzake de Wet Openbaarheid van Bestuur, Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme;

• ·

  het uitvoeren van de dienstbegrotingen en het aangaan van bijbehorende verplichtingen;

• ·

  het personeelsmanagement (“ambtelijk”);

• ·

  het aanvragen van subsidies.

Aanvullend zijn in het Dienstmandaat iederz 2013 specifieke dienstbevoegdheden aan het diensthoofd van iederz gemandateerd, te weten de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening inclusief de bijbehorende uitvoeringsbesluiten en -regelingen.

Ondermandaat regelt de opgedragen bevoegdheden van het diensthoofd middels het Algemeen mandaatbesluit 2013 en het Dienstmandaat iederz 2013 naar zijn ondergeschikte functionarissen. Het mandaterende orgaan is en blijft volledig verantwoordelijk voor de uitgevoerde opdracht.

2. Aanleiding ondermandaat

Ter voorbereiding van de samenvoeging van de diensten SOZAWE en iederz is door het college in 2013 een aantal directeuren als kwartiermaker benoemd. Deze kwartiermakers zijn voor een bepaald domein benoemd. Het domein bestaat uit een aantal afdelingen waarvoor de kwartiermaker als directeur verantwoordelijk is. De benoeming houdt tevens in dat de kwartiermaker ook voor dat domein moet worden aangemerkt als de beoogd directeur binnen de nieuwe organisatie. De volgende domeinen worden onderscheiden:

• a.

  Werk

• b.

  Financiële diensten

• c.

  Maatschappelijke participatie

Voor de dienst iederz bestaan deze domeinen uit de volgende afdelingen:

Domein Werk: Jobcoaching & bemiddeling incl. groepsdetacheringen, Business Post, Trajecten Onderzoek & Training, bedrijfsbureau ArbeidsintegratieDomein Financiële diensten: P&O beheer

Domein Maatschappelijke participatie: Industrie, Woonconfectie, facilitaire functies die niet meegaan in het SSC.

In de bevoegdheidsverdeling geldt verder dat bij samenloop een afdeling in de uitvoering (de 1e lijn) voorgaat boven een afdeling die de uitvoering ondersteunt (de 2e lijn).

Als een P&O-besluit (domein financiële diensten) betrekking heeft op een medewerker van afdeling woonconfectie (domein maatschappelijke participatie) dan is primair de Kwartiermaker domein maatschappelijke participatie bevoegd.

De Kwartiermaker is functioneel een aanstelling als directeur. Omdat de Kwartiermaker een nieuwe rol binnen de organisatie speelt, wordt hij in dit ondermandaatbesluit verder aangeduid als Kwartiermaker. Zo nodig wordt daaraan toegevoegd het domein waarvoor hij is benoemd.

In de ondertekening kan worden volstaan met directeur, zo nodig met toevoeging van het verantwoordelijke domein.

Daarnaast zijn er in de loop van 2013 mede ter voorbereiding op de invoering van het SSC een aantal organisatorische wijzigingen doorgevoerd die aanleiding geven tot wijziging van het ondermandaatbesluit:

• ·

  het plaatsvervangend Hoofd P&O verkrijgt hetzelfde ondermandaat als het Hoofd P&O;

• ·

  de Teamleider arbeidsvoorwaarden verkrijgt ondermandaat om een aantal arbeidsvoorwaardelijke besluiten te ondertekenen;

• ·

  het ondermandaat voor de algemene inkoop van de coördinatoren onderhoudsdienst en kantine is verhoogd naar € 1.000,--;

• ·

  de bedrijfsmanager groepsdetacheringen verkrijgt ondermandaat om (groeps)inleenovereenkomsten aan te gaan.

Deel I: ondermandaten gebaseerd op Algemeen mandaatbesluit 2013

Deel I: ondermandaten gebaseerd op Algemeen mandaatbesluit 2013

Deel II: ondermandaten gebaseerd op Dienstmandaat iederz 2013

Deel II: ondermandaten gebaseerd op Dienstmandaat iederz 2013

Deel III: toelichting Register, onderdeel van deel I en II

Uitgangspunten ondermandaat

Voor alle in (onder)mandaat uitgeoefende bevoegdheden gelden de randvoorwaarden uit het Algemeen mandaatbesluit. Hierin is onder andere aangegeven in welke gevallen vooraf overleg vereist is met het college of de burgemeester. Dit geldt in elk geval indien uit het besluit financiële, juridische, organisatorische, politiek bestuurlijke en/of publicitaire belangrijke consequenties kunnen voortvloeien. Dit betekent dan ook dat ook al zou bijvoorbeeld een vakdirecteur een besluit mogen nemen op grond van het Register, er in dat geval toch geen ondermandaat is voor het te nemen besluit. De betreffende functionaris is verplicht terug te leggen bij het diensthoofd.

Algemene uitgangspunten bij iederz Ondermandaat:

• 1.

  Belangrijkste uitgangspunt is de behoefte om de bevoegdheden zo diep mogelijk in de organisatie neer te leggen;

• 2.

  Nadruk ligt op het neerleggen van de bevoegdheden bij de lijn;

• 3.

  Waar mogelijk is getracht uniformiteit aan te brengen. Zo wordt de bevoegdheid gehangen aan de functie ongeacht de divisie;

• 4.

  Bedrijfsmanager en afdelingsmanager zijn gezamenlijk verantwoordelijk. Zij hebben dan ook grotendeels dezelfde bevoegdheden;

• 5.

  Investeringen staan in beginsel beschreven in het actuele begrotingsplan. Indien voorstellen tot investeringen niet in het begrotingsplan staan, dan wordt het niet aangemerkt als een “investering”;

• 6.

  Uitgaven voor opleidingen moeten zijn beschreven in het opleidingsplan.

Uitgangspunten voor privaatrechtelijk handelen:

De bevoegdheid om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten is ingekaderd door dienst- en concernafspraken inzake centrale inkoop en overige randvoorwaarden:

• 1.

  gemeentelijke inkoopvoorwaarden

• 2.

  gemeentelijke raamcontracten

• 3.

  gemeentelijk inkoopbeleid waaronder het aanbestedingsbeleid (inclusief Europese richtlijnen)

• 4.

  gemeentelijke verkoop-, leverings- en betalingsvoorwaarden en de bijzondere verkoop-, leverings- en betalingsvoorwaarden van iederz.

Vervangingsregelingen

Het uitgangspunt van de vervangingsregelingen is: onderlinge, horizontale vervanging. Gedurende de afwezigheid van één ondergemandateerde functionaris voor het besluiten van alleen die zaken welke geen uitstel dulden, wordt er als volgt vervangen:

• 1.

  bij afwezigheid van een kwartiermaker, de controller, (plv.) Hoofd P&O of een vakdirecteur: een kwartiermaker of andere vakdirecteur;

• 2.

  bij afwezigheid van een bedrijfsmanager of afdelingsmanager: bedrijfsmanagers en afdelingsmanagers vervangen elkaar horizontaal binnen hun eigen bedrijf. Mochten zij geen van beiden aanwezig zijn, dan vervangt de kwartiermaker of vakdirecteur hen;

• 3.

  in algemeenheid vervangt de naast hogere indien er geen sprake is van horizontale vervanging.