REGLEMENT VAN ORDE OP DE REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE GRONINGEN 2013

1. Vergaderingen

1.1 Frequentie

De rekenkamercommissie vergadert in de regel een keer per maand volgens een schema dat elk jaar bekend wordt gemaakt. In bijzondere gevallen kan hiervan afgeweken worden. Elk lid kan aan de voorzitter het verzoek doen om een extra vergadering in te lassen.

1.2 Vergaderstukken

De secretaris van de rekenkamercommissie stelt in overleg met de voorzitter een conceptagenda op. Samen met de vergaderstukken worden deze minimaal een week voor de vergadering naar de commissieleden verstuurd.

1.3 Vergaderorde en vertrouwelijkheid

De vergaderingen van de rekenkamercommissie vinden in beslotenheid plaats. Wanneer er onderzoek wordt gedaan, brengen de rekenkamercommissieleden hierover geen inhoudelijke informatie naar buiten. Dat betekent ook dat raadsleden van de rekenkamercommissie geen inhoudelijke informatie aan hun fractie en overige raadsleden verschaffen over het onderzoek.

1.4 Verslaglegging

Van elke vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt. Dit verslag is niet openbaar en wordt alleen verspreid onder de rekenkamercommissieleden.

2. Onderzoeken

2.1 Totstandkoming van het onderzoeksplan

Jaarlijks worden de raadsleden door de rekenkamercommissie benaderd met het verzoek om suggesties aan te dragen voor een nieuw onderzoeksplan. De commissie kan ook burgers via de media oproepen om suggesties aan te dragen voor onderzoek. Op basis van deze input bepaalt de rekenkamercommissie, samen met eigen ideeën, welke onderzoeksonderwerpen in het jaarplan worden opgenomen. Het onderzoeksplan, zo mogelijk gecombineerd met het jaarverslag van het jaar ervoor, wordt ter kennisname aan de raad voorgelegd. Daarmee legt de rekenkamercommissie verantwoording af over wat hij heeft gedaan het jaar ervoor en wat hij van plan is te gaan doen in het komende jaar.

2.2 Selectiecriteria voor onderzoeken

De rekenkamercommissie baseert zijn keuze voor onderzoeksonderwerpen op vele overwegingen, zoals financieel en maatschappelijk belang van het onderwerp en de mate van twijfel die er is over de uitvoering. Daarnaast wordt ook gekeken naar de verdeling van de diverse beleidsonderwerpen en de al eerder uitgevoerde onderzoeken. Welke keuze er ook gemaakt wordt, de rekenkamercommissie zal proberen deze zo goed mogelijk te motiveren in de richting van de raad.

2.3 Samenstelling onderzoeksplan

De rekenkamercommissie stelt het onderzoeksplan voor een bepaald jaar samen. Dit plan is richtinggevend voor de uit te voeren onderzoeken, maar niet bindend. Daarmee is er ook in beperkte mate ruimte voor het ingaan op verzoeken van de raad die gedurende het jaar worden ingediend.

2.4 Onderzoek of vooronderzoek

Als de rekenkamercommissie nog niet helemaal voldoende kan inschatten of een onderwerp een volwaardig onderzoek waard is, dan kan het besluiten om eerst een oriënterend vooronderzoek te doen. Op basis daarvan kan worden besloten of het echt een onderzoek naar het betreffende onderwerp wil gaan doen.

2.5 Aankondiging richting de raad en het college van B&W

Wanneer de rekenkamercommissie besloten heeft een onderzoeksonderwerp op te pakken en een onderzoeksopzet heeft gemaakt inclusief onderzoeksvragen, wordt er een besluit genomen over de vraag of de rekenkamercommissie het onderzoek zelf gaat uitvoeren of dat er een extern bureau wordt ingehuurd. Vervolgens worden raad, college van B&W en de gemeentesecretaris op de hoogte gesteld van het voorgenomen onderzoek.

2.6 Inhuur van een extern bureau

Wanneer verwacht wordt dat voor het onderzoek speciale expertise nodig is en/of extra capaciteit, dan wordt geïnventariseerd welke extern bureaus het onderzoek zouden kunnen uitvoeren. Hierover beslist de rekenkamercommissie zelf. Indien mogelijk worden er minimaal drie bureaus uitgenodigd om een offerte uit te brengen. De rekenkamercommissie verstuurt hiertoe een brief met nadere uitleg over de aard van de onderzoeksopdracht en nadere bepalingen omtrent de uitvoering van het onderzoek. De rekenkamercommissie maakt een selectie uit de drie offertes en gunt de opdracht aan het bureau dat als beste uit de bus komt. Daarbij zijn de gemeentelijke inkoopvoorwaarden van toepassing.

2.7 Formeren van een subgroep

Er kan uit de rekenkamercommissie een subgroep geformeerd worden, die samen met de secretaris als begeleidingsgroep gaat optreden bij het onderzoek. Wanneer voor het betreffende onderzoek externe onderzoekers zijn ingehuurd, is de subgroep direct aanspreekpunt voor de externe onderzoekers. Wanneer de rekenkamercommissie het onderzoek zelf uitvoert, kan eenzelfde subgroep geformeerd worden die het onderzoek uitvoert.

2.8 Afspraken over het interviewen van ambtenaren

Over het interviewen van ambtenaren van de gemeente zijn de volgende afspraken gemaakt met het college van B&W: de rekenkamercommissie doet in dit geval een verzoek aan de gemeentesecretaris om met bepaalde ambtenaren te spreken. Deze treedt in overleg met het college van B&W en vervolgens wordt een besluit genomen. Het is aan het college zelf om te bepalen of het verantwoordelijk collegelid aanwezig wil zijn bij het gesprek met de ambtenaar. Van de interviews wordt een verslag gemaakt dat aan de geïnterviewde wordt voorgelegd. Hij/zij krijgt maximaal drie weken om te reageren. Wordt binnen die termijn niet gereageerd, dan wordt het verslag geacht te zijn goedgekeurd.

2.9 Het inzien van dossiers

De rekenkamercommissie neemt zelf contact op met de gemeentelijke diensten voor het inzien van dossiers.

2.10 Ambtelijk hoor en wederhoor

Om te kunnen controleren of de in het onderzoeksrapport genoemde feiten kloppen, wordt het verslag van bevindingen aan de betreffende organisatieonderdeel / ambtenaren voorgelegd voor hoor en wederhoor, die drie weken de gelegenheid krijgen om een reactie te geven.

2.11 Bestuurlijk hoor en wederhoor

Nadat het verslag van bevindingen eventueel is aangepast naar aanleiding van het ambtelijk hoor en wederhoor, wordt het voorgelegd aan het college van B&W voor bestuurlijk hoor en wederhoor. Hierbij krijgt het college de gelegenheid om een schriftelijke reactie te geven op de bevindingen en conclusies van het rapport. Het college van B&W krijgt hier maximaal drie weken de tijd voor. De commissie kan er ook voor kiezen om in plaats van een schriftelijke reactie de verantwoordelijke wethouder uit te nodigen voor een gesprek. Daarbij heeft de wethouder de gelegenheid om namens het college van B&W aan te geven wat hij/zij vindt van het onderzoeksrapport. Van dit gesprek wordt een samenvattend verslag gemaakt en dit wordt bij wijze van bestuurlijke reactie aan het openbare onderzoeksrapport toegevoegd.

2.12 Openbaarmaking

De rekenkamercommissie kan zijn onderzoeken openbaar maken door het toezenden van het onderzoeksrapport aan de raad, het college van B&W en de media. De rekenkamercommissie kan besluiten een persconferentie te geven naar aanleiding van het onderzoek of een persbericht uitdoen. Ook kan de commissie besluiten een presentatie te geven aan de raad of een workshop of expertmeeting te organiseren voor de raad.

2.13 Evaluatie van de onderzoeken

Na het gereedkomen, presenteren en bespreken in de raad van elk onderzoek van de rekenkamercommissie maakt de rekenkamercommissie een evaluatie van de uitvoering van het onderzoek met het doel om er van te leren.

Aanbevelingen en nazorgonderzoeken

3.1 Doorwerking van aanbevelingen

Met het college van B&W zijn afspraken gemaakt over het rapporteren over de doorwerking van aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen. Elk jaar wordt over de manier waarop deze doorwerking gestalte krijgt, gerapporteerd in de voortgangsrapportages.

3.2 Nazorgonderzoeken

De rekenkamercommissie kan ook nazorgonderzoeken uitvoeren door na te gaan of aanbevelingen daadwerkelijk worden uitgevoerd door het college van B&W en of deze aanbevelingen echt werken.

Slotbepalingen

4.1 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de rekenkamercommissie.

4.2 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op het moment van vaststelling door de rekenkamercommissie, onder gelijktijdige intrekking van het reglement van orde van de rekenkamercommissie gemeente Groningen 2006, vastgesteld door de rekenkamercommissie op 20 september 2006.