Protocol intern  cameratoezicht gemeente Groningen

1. Huurders die (delen van) van de gemeentelijke gebouwen huren en die niet onder de hiërarchische verantwoordelijkheid vallen van de verwerkingsverantwoordelijke, kunnen er voor kiezen dit protocol van toepassing te verklaren op de verwerking van persoonsgegevens van de eigen medewerkers.

2. Indien sprake is van toepassing van het eerste lid, zal de betreffende organisatie (huurder) daartoe een Annex met algemene en specifieke bepalingen voor de verwerking van persoonsgegevens opstellen en, met instemming van verwerkersverantwoordelijke van de gemeente Groningen, bij dit protocol voegen.

3. De bepalingen van de Annex mogen niet strijdig zijn met de bepalingen in dit protocol.

4. De verwerkersverantwoordelijke van de huurder is verantwoordelijk voor een juiste toepassing van de betreffende Annex.

1. Bezoekers worden bij het betreden van een gebouw adequaat op de hoogte gebracht van het cameratoezicht.

2. Alle medewerkers die werkzaam zijn in de gemeentelijke gebouwen worden voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit camerareglement adequaat op de hoogte gesteld van het cameratoezicht en dit protocol.

3. Het cameratoezicht behelst het digitaal vastleggen van beeldopnamen als bedoeld in lid 5, alsmede het ‘real-time’ bekijken van die beeldopnamen door daartoe aangewezen functionarissen.

4. Er worden geen geluidsopnamen gemaakt.

5. De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn:

• -

  beeldopnamen in en om de directe nabijheid van de gebouwen, alsmede van de buitenzijden van die gebouwen.

• -

  gegevens met betrekking tot datum en tijdstip waarop, en de plaats waar de beeldopnamen zijn gemaakt.

1. De verantwoordelijkheid voor het cameratoezicht ligt bij het college, en daartoe aangewezen bij mandaat de gemeentesecretaris van de gemeente Groningen.

2. Met uitzondering van het bepaalde in de leden 4 en 5, bedienen de hiertoe aangewezen Adviseur Huisvesting en de functioneel beheerder van het VMS de apparatuur .Zij kunnen de camerabeelden ‘real time’ bekijken. Zij zijn bevoegd tot opslag van beeldopnamen en het veiligstellen van beeldopnamen als bedoeld in artikel 3, derde lid.

3. Balie- en receptiemedewerkers kunnen de beeldopnamen van het betreffende gebouw alleen ‘real-time’ bekijken.

4. In geval van een incident, te beoordelen door de Adviseur Huisvesting, is de Adviseur Huisvesting bevoegd tot en verantwoordelijk voor het volgende:het zo snel mogelijk analyseren en evalueren van de beeldopnamen, zodat deze niet langer dan noodzakelijk bewaard blijven, een en ander ter beoordeling door de Adviseur Huisvesting.

5. In het document Aanwijzingsbesluit Locaties en Functionarissen VMS worden de functionarissen genoemd.

6. Indien de beeldopnamen moeten worden bewaard voor onderzoek, worden de betreffende beeldopnamen gekopieerd of overgeschreven naar een afzonderlijk opslagmedium, een en ander ter beoordeling door de Adviseur Huisvesting. Hiervan wordt een registratie bijgehouden. Het terugkijken van beeldopnamen is per locatie geregeld en slechts toegestaan voor daartoe aangewezen functionarissen, dan wel hun vervanger zoals aangewezen door de verwerkingsverantwoordelijke. Dit alles dient volgens het ‘4 ogen’-principe te gebeuren, dus altijd met minimaal twee bevoegde functionarissen.

7. Wijzigingen op het aanwijzingsbesluit worden door de Gemeentesecretaris vastgesteld.

1. De beeldopnamen worden maximaal vier weken bewaard.

2. De verwijdering van persoonsgegevens geschiedt doordat er na vier weken automatisch nieuwe opnamen worden opgenomen waarbij de oude persoonsgegevens worden overschreven..

3. In afwijking van lid 1 kunnen beeldopnamen langer bewaard worden indien dat noodzakelijk is voor de afhandeling van incidenten.

4. Na de definitieve afhandeling van een incident worden de veiliggestelde beeldopnamen vernietigd.

1. De persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan huurders als bedoeld in artikel 3 en voor zover dit verenigbaar is met het doel van de verwerking van de persoonsgegevens.

2. De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt de geschiktheid van de beeldopnamen in het kader van het ter beschikking stellen aan derden. Dit wordt gedaan met inachtneming van het bepaalde in de AVG.

3. Indien de verwerkingsverantwoordelijke heeft beoordeeld dat de beeldopnamen geschikt zijn om beschikbaar te worden gesteld aan huurders, politie of Openbaar Ministerie (OM), maakt de functionaris genoemd in artikel 4 lid 5 een kopie van de betreffende beeldopnamen door deze naar een daarvoor geschikt medium te kopiëren.

4. Persoonsgegevens worden in geval van incidenten aan de politie of het OM verstrekt indien daartoe een vordering wordt gedaan door de politie of het OM onder verwijzing naar de wettelijke grondslag voor de vordering.

5. Alvorens tot het verstrekken van een kopie van de beeldopnamen wordt overgegaan, dient de ontvanger van de beeldopnamen zich te legitimeren tegenover de Adviseur Huisvesting. De ontvanger van de beeldopnamen tekent onder vermelding van datum en tijd voor ontvangst alsmede voor het rechtmatig, zorgvuldig en integer gebruik van de beeldopnamen.

1. Iedere betrokkene kan de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt en welke persoonsgegevens dat betreffen. De betrokkene heeft slechts recht op inzage in beeldopnamen waarop de betrokkene zelf te zien is.

2. Bij een verzoek om inzage dient de verzoeker de locatie, het tijdstip en de tijdsduur van de beeldopnamen waarvan hij inzage verlangt, aan te geven.

3. De betrokkene dient zich tegenover de functionaris zoals genoemd in artikel 4 lid 4 te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs.

4. Een verzoek om inzage schort de termijn zoals bedoeld in artikel 5 op voor de duur van de beoordeling en afhandeling van het verzoek.

5. Voor een verzoek als bedoeld in dit artikel dient gebruik te worden gemaakt van het formulier van bijlage 1.

1. De betrokkene kan bij de verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens zoals genoemd in de AVG.

2. De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt binnen zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het bezwaar of het bezwaar gegrond is. Indien het bezwaar gegrond is beëindigt hij terstond de verwerking.

1. De verwerkingsverantwoordelijke treft passende technische en organisatorische maatregelen om de beeldopnamen tegen verlies of diefstal of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking te beschermen.

2. Beeldopnamen worden via een apart netwerk op een aparte server opgeslagen welke niet bereikbaar is via een normale netwerk pc. De opgeslagen beeldopnamen zijn alleen bereikbaar via een aparte computer die verbonden is met het VMS. Deze computer staat in een afgesloten ruimte en is alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers.

3. De computer is beveiligd met een uniek wachtwoord per gebruiker. De loggegevens worden binnen het VMS bewaard en gerapporteerd aan de Adviseur Huisvesting.

1. De verwerkingsverantwoordelijke evalueert periodiek, maar minimaal eens per drie jaar, of de doelen welke met het cameratoezicht worden beoogd, behaald worden. Indien geconstateerd wordt dat de doelen niet zijn behaald, gaat de verwerkingsverantwoordelijke over tot de noodzakelijke aanpassingen.

2. Jaarlijks rapporteert de Adviseur Huisvesting aan de verwerkingsverantwoordelijke over het gebruik van het systeem. Er wordt ten minste gerapporteerd over:

• -

  het aantal verzoeken tot inzage van beeldopnamen

• -

  het aantal wel/niet gehonoreerde verzoeken

• -

  het aantal gevallen heimelijk cameratoezicht

3. Jaarlijks rapporteert de Adviseur Huisvesting aan de Functionaris Gegevensbescherming over het aantal camera’s per locatie. Daarbij wordt aangegeven welk van de doelen als bedoeld in artikel 2 de betreffende camera’s dienen.

1. Met uitzondering van het bepaalde in lid 2 wordt er geen gebruik gemaakt van verborgen camera’s.

2. Uitsluitend in het geval van een redelijk vermoeden van strafbare feiten kan de verantwoordelijke onder de volgende omstandigheden beslissen tot gebruik van heimelijk cameratoezicht:

• a.

  ondanks overige inspanningen is het niet gelukt een einde te maken aan de strafbare feiten.

• b.

  het gebruik van heimelijk camera toezicht is tijdelijk en wordt toegestaan voor een concreet benoemde periode.

3. Het inzetten van heimelijk cameratoezicht zal voldoen aan eisen van proportionaliteit en subsidiariteit.

4. Betrokkenen worden na beëindiging van het heimelijk cameratoezicht geïnformeerd over het gebruik van heimelijk cameratoezicht, ook als dit niet tot vervolgprocedures leidt.