Organisatiebesluit provincie Groningen 2013

1 De hoofdstructuur van de ambtelijk organisatie, uitgezonderd de organisatie van de griffie, bestaat uit één dienst en is ingedeeld in de hierna te noemen organisatorische eenheden, die worden aangeduid als:

• a.

  stafdelingen;

• b.

  beleidsafdelingen;

• c.

  beheer- en uitvoeringsafdelingen;

• d.

  matrixunits.

2 Gedeputeerde Staten stellen, op voordracht van de directie, de nadere aanduiding en omvang van de in het eerste lid bedoelde organisatorische eenheden vast.

1 Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de ontwikkeling en het beheer van een beleids- en beheersinstrumentarium ten aanzien van de provinciale middelen.

2 Gedeputeerde Staten stellen een reglement vast, waarin de taken en bevoegdheden van de concerncontroller zijn geregeld.

1 De ambtelijke leiding van de organisatie als geheel berust bij de directie.

2 De directie bestaat uit de directeur/secretaris en maximaal twee directeuren, ieder belast met een portefeuille, bestaande uit afdelingen en programma’s of projecten.

3 De directeur/secretaris is het eerste aanspreekpunt voor het bestuur. De andere directeuren hebben een directe, functionele rapportagelijn naar de betreffende GS-leden. Iedere directeur legt daarmee rechtstreeks verantwoording af aan het bestuur over de realisatie van een specifieke bestuurlijke opgave.

4 De directeur/secretaris is voorzitter van de directie en is jegens Gedeputeerde Staten verantwoordelijk voor het functioneren van de directie als geheel en de individuele directieleden.

5 De directeur/secretaris is integraal eindverantwoordelijk voor de realisatie van de bestuurlijke opgave en voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

1 De directie is namens Gedeputeerde Staten verantwoordelijk voor alle activiteiten binnen de ambtelijke organisatie

2 De directie is in de formele werkhouding gepositioneerd tussen Gedeputeerde Staten en de afdelingshoofden.

3 De directie is verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding en uitvoering van de door Gedeputeerde Staten genomen besluiten.

4 Naast de organisatiebrede lijnsturing is de directie verantwoordelijk voor het ambtelijk opdrachtgeverschap van concernbrede programma’s en projecten.

5 De directie adviseert Gedeputeerde Staten desgevraagd of uit eigen beweging overstrategische onderwerpen en zaken die de gehele organisatie betreffen.

6 De directie komt jaarlijks en op gezette tijden met Gedeputeerde Staten bijeen om gezamenlijk de strategische onderwerpen en thema's te bespreken en hierover afspraken te maken.

1 De directeur respectievelijk de directeur/secretaris is verantwoordelijk voor het deel van zijn portefeuille in de beleidsvoorbereiding en uitvoering van de door Gedeputeerde Staten genomen besluiten.

2 De directeur respectievelijk de directeur/secretaris is gesprekspartner voor het hoofd van een organisatorische eenheid bij de totstandkoming van het afdelingsplan en de voortgang daarvan gedurende het jaar.

3 Het hoofd van een organisatorische eenheid geeft integraal leiding aan de organisatorische eenheid waartoe het is benoemd en is jegens de functionele directeur verantwoordelijk voor de personeelszorg, het middelenbeheer en de dagelijkse gang van zaken binnen die organisatorische eenheid.

1 De directie legt jaarlijks aan Gedeputeerde Staten een plan voor ter uitvoering van de door Provinciale Staten vastgestelde programma- en productenbegroting.

2 Tenminste twee keer per jaar en verder op door Gedeputeerde Staten te bepalen tijdstippen legt de directeur respectievelijk de directeur/secretaris, door middel van een managementrapportage, verantwoording af over het gevoerd dagelijks beheer door de hoofden van de organisatorische eenheden, die onder zijn portefeuille ressorteren.

3 Gedeputeerde Staten kunnen nadere regels stellen omtrent de inrichting van een managementrapportage.

1 De directeur/secretaris draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van Gedeputeerde Staten.

2 De directeur/secretaris kan Gedeputeerde Staten gevraagd en ongevraagd advies geven.

3 De directeur/secretaris draagt zorg voor een tijdige en gecoördineerde advisering aan Gedeputeerde Staten, onverminderd de artikelen 5, eerste lid, en 6, eerste lid.

4 De directeur/secretaris draagt zorg voor een behoorlijk verloop van voor de besluitvorming noodzakelijke procedures. Hij bevordert een adequate uitvoering van de besluiten van Gedeputeerde Staten en de door Gedeputeerde Staten uit te voeren beslissingen van Provinciale Staten.

5 De directeur/secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van Gedeputeerde Staten.

6 De directeur/secretaris draagt, desgevraagd door de griffier, met uitzondering van de taken voor de griffie, zorg voor ambtelijke ondersteuning van de leden van Provinciale Staten.

7 De directeur/secretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat leden van Gedeputeerde Staten over alle informatie beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

8 De directeur/secretaris draagt er zorg voor dat tijdens de vergaderingen van Gedeputeerde Staten genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

9 Gedeputeerde Staten kunnen ter uitvoering van dit artikel nadere regels stellen.

1 De directeur/secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de Commissaris van de Koning.

2 De directeur/secretaris kan de Commissaris van de Koning gevraagd en ongevraagd advies geven.

3 De directeur/secretaris draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de Commissaris van de Koning over alle informatie beschikt die hij behoeft om zijn functie goed uit te kunnen oefenen.

4 De directeur/secretaris draagt er zorg voor dat de door de Commissaris van de Koning genomen besluiten worden vastgelegd, en bevordert een adequate uitvoering van de besluiten van de Commissaris van de Koning.

1 De directeur/secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koning. Hij is hiervoor verantwoording schuldig aan Gedeputeerde Staten voor zover het de archiefbescheiden van Gedeputeerde Staten betreft en aan de Commissaris van de Koning voor zover het diens archiefbescheiden betreft.

2 Het eerste lid is niet van toepassing op archiefbescheiden:

• a.

  die zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats;

• b.

  die verband houden met de Ambtsinstructie van de Commissaris van de Koning.

1 Gedeputeerde Staten wijzen binnen de directie de directeuren aan, die de directeur/secretaris bij diens afwezigheid vervangen. Alsdan fungeren zij ook als voorzitter van de directie.

2 Gedeputeerde Staten wijzen daarnaast een ambtenaar aan die de directeur/secretaris, bij afwezigheid van de directie, vervangt.

1 Alvorens zijn ambt te aanvaarden, legt de directeur/secretaris, zo mogelijk in de vergadering van Gedeputeerde Staten, in handen van de voorzitter de volgende eed (verklaring en belofte) af:

"Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot directeur/secretaris benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd.

Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.

Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als directeur/secretaris naar eer en geweten zal vervullen.

Zo waarlijk helpe mij God almachtig!"

(Dat verklaar en beloof ik!")

2 Het eerst lid is van overeenkomstige toepassing op de ambtenaren die zijn aangewezen om de directeur/secretaris te vervangen bij diens ontstentenis, met dien verstande dat bij het afleggen van de eed (verklaring en belofte) "directeur/secretaris" steeds vervangen wordt door: “plaatsvervangend directeur/secretaris”.