Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR262492
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR262492/5
Regeling vervallen per 27-06-2015
Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen of organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de politie
Geldend van 27-06-2015 t/m 26-06-2015 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2013
Intitulé
Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen of organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de politieProvinciale staten van Groningen: Gelezen de voordracht van gedeputeerde staten van 23 april 1996, nr. 96/5689, CD; Gelet op de Provinciewet, de artikelen 27, 28, 33, 38 en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet 1993; Besluiten vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenten, de waterschappen, de lichamen of organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de politie.
Hoofdstuk I
Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1° van de wet, voor zover genoemd in de Provinciewet, met uitzondering van de commissaris van de Koning voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt;
- c.
de overeenkomstig artikel 28 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- d.
de overeenkomstig artikel 29 van de wet benoemde provinciearchivaris, alsmede degenen die machtiging hebben gekregen hem te vervangen;
- e.
beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening daarop van toepassing is;
- f.
beheerseenheid: een door gedeputeerde staten als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
- g.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II
De zorg van gedeputeerde staten voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Gedeputeerde staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten en wijzen een archiefbewaarplaats aan.
Artikel 3
Gedeputeerde staten dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders en beheerseenheden.
Artikel 4
Gedeputeerde staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5
-
1 Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2 Ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op bescheiden waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Gedeputeerde staten dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de provinciale begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Gedeputeerde staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Artikel 8
Gedeputeerde staten doen ten minste eenmaal per jaar aan provinciale staten verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag, bedoeld in artikel 11.
Hoofdstuk III
Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9
De inspecteur kan mandaat verlenen voor de uitoefening van zijn in de artikelen 28, eerste lid, 33, eerste lid, en 38, eerste lid, van de wet vermelde bevoegdheden aan zijn medewerkers, mits deze medewerkers in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 10
Gedeputeerde staten stellen vast binnen welke tijdvakken de inspecteur ten minste eenmaal de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze worden bewaard, inspecteert.
Artikel 11
De archivaris doet eenmaal per jaar aan gedeputeerde staten verslag betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en de uitoefening van het hem opgedragen toezicht.
Artikel 12
-
1 De beheerders verstrekken aan de archivaris alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de informatiesystemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2 De archivaris heeft, met inachtneming van de voorschriften en besluiten ten aanzien van vertrouwelijke en/of geheime archiefbescheiden, toegang tot alle archiefbescheiden van provinciale organen alsmede de ruimten en/of informatiesystemen waarin deze zijn bewaard en opgenomen.
Artikel 13
[Vervallen.]
Artikel 14
De archivarisdoet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan gedeputeerde staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 15
De beheerders doen in ieder geval aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
vervanging van archiefbescheiden door reprodukties;
- f.
vervreemding van archiefbescheiden.
Hoofdstuk IV
[Vervallen.]
Hoofdstuk V
[Vervallen.]
Artikel 16
(Vervallen)
Artikel 17
[Vervallen.]
Artikel 18
[Vervallen.]
Artikel 19
[Vervallen.]
Artikel 20
[Vervallen.]
Artikel 21
[Vervallen.]
Hoofdstuk VI
[Vervallen.]
Artikel 22
[Vervallen.]
Artikel 23
[Vervallen.]
Hoofdstuk VII
Slotbepalingen
Artikel 24
-
1 De Archiefverordening van de provincie Groningen wordt ingetrokken.
-
2 De Verordening archiefinspectie wordt ingetrokken.
Artikel 25
Deze verordening treedt in werking met ingang van 27 juni 1996 en werkt terug tot en met 1 januari 1996.
Artikel 26
Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening provincie Groningen 1996.
Ondertekening
Per 1 januari 1996 zijn de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 als uitvoeringsbesluit van kracht
geworden. Dit als opvolgers van de Archiefwet 1962 en het Archiefbesluit 1968.
De belangrijkste veranderingen zijn dat overheidsorganen voortaan hun archiefbescheiden niet alleen in goede geordende staat maar voortaan ook in toegankelijke staat moeten houden, dat de openbaarheidstermijn van archiefbescheiden wordt teruggebracht van 50 naar 20 jaar, dat voortaan ook digitaal opgemaakte bescheiden uitdrukkelijk als archiefbescheiden worden gerekend en dat onder bepaalde voorwaarden te bewaren archiefbescheiden na overzetting op microfilm of optische schijf mogen worden vernietigd.
De nieuwe wetgeving brengt ook met zich mee dat de in de Archiefwet voorgeschreven provinciale archiefverordening moet worden aangepast. De vorige verordening is door u vastgesteld in 1986. Zowel deze verordening uit 1986 als de nieuwe die u nu wordt aangeboden bestaat uit twee onderdelen.
Het eerste onderdeel, hoofdstuk II in de nieuwe verordening, betreft de zorg van Gedeputeerde Staten voor de archiefbescheiden van de provinciale organen. Dit onderdeel van de verordening is voorgeschreven in de Archiefwet 1962 en Archiefwet 1995, art. 21 resp. 27. Hierin wordt geregeld dat Gedeputeerde Staten zorgen voor voldoende archiefruimten, deskundig personeel, beheersvoorschriften en geldelijke middelen. Nieuw is dat in artikel 5 wordt voorgeschreven dat archiefbescheiden zodanig worden vervaardigd en bewaard dat behoud voldoende is gewaarborgd. Dit is een uitvloeisel van de artikelen 11-13 in het Archiefbesluit 1995.
23-1
Het tweede onderdeel, hoofdstukken III-V in de nieuwe verordening, betreft het toezicht door Gedeputeerde Staten op de archiefzorg van de lagere overheden, zoals dit wordt uitgevoerd door de provinciaal archiefinspecteur, en het toezicht van deze inspecteur op het beheer van de provinciale archiefbescheiden. Dit onderdeel van de verordening is voorgeschreven in de Archiefwet 1962 en de Archiefwet 1995 art. 22, 26, 33 resp. 28, 33, 38.
Vanwege wijzigingen in de Grondwet en de Algemene Wet Bestuursrecht was het noodzakelijk een aantal artikelen uit het Archiefbesluit 1968, te weten 55-62, in de nieuwe provinciale verordening op te nemen. In een aan de nieuwe archiefwetgeving aangepaste vorm zijn deze artikelen onder deze hoofdstukken III-V opgenomen, samen met de bepalingen uit hoofdstuk III van de verordening uit 1986. Nieuw is dat in artikel 21 Gedeputeerde Staten advies van de inspecteur inwinnen bij door lagere overheden of de provincie zelf gevraagde machtigingen voor vervangen van archiefbescheiden door reproducties, zoals microfilm of optische schijf. Daarnaast dat in artikel 22 de inspecteur aan Gedeputeerde Staten voorstellen kan doen inzake het beheer van de provinciale archieven in de rijksarchiefbewaarplaats conform Archiefwet 1995 art. 29.
Tenslotte delen wij mee dat deze verordening vanwege het belang van landelijke en noordelijke uniformiteit bij regelgeving door een aantal landelijk werkende overlegorganen van archivarissen is opgesteld en bij de provincies zal worden ingediend ter vaststelling.
Wij zullen u op de hoogte houden van de uitvoering van deze regels, onder meer via de jaarlijkse verslagen van onze archiefinspectie.
Wij stellen u voor de ontwerp-verordening vast te stellen. Aan deze ontwerp-verordening is een toelichting toegevoegd.
Groningen, 23 april 1996.
Gedeputeerde Staten der provincie Groningen:
H.J.L. Vonhoff, voorzitter.
L.P.A. van Kats, griffier.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl