Verordening betreffende de instelling en werkwijze van de Vertrouwenscommissie inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koningin in de provincie Groningen

1 De Vertrouwenscommissie bestaat uit zoveel leden als er fracties zijn in Provinciale Staten van Groningen

2 In de Vertrouwenscommissie hebben uitsluitend de voorzitters van de in lid 1 genoemde fracties zitting.

3 De Vertrouwenscommissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

4 De Griffier van Provinciale Staten van Groningen is secretaris van de Vertrouwenscommissie. Hij kan zich door een provinciaal ambtenaar laten bijstaan.

5 Voor de leden en de secretaris worden geen plaatsvervangers aangewezen.

1 De Vertrouwenscommissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de commissaris van de Koningin van Groningen. De profielschets van de commissaris van de Koningin vormt daarvoor in beginsel het toetsingskader.

2 De Vertrouwenscommissie legt haar bevindingen schriftelijk vast in een verslag. Dit verslag is geheim.

3 Het verslag van de Vertrouwenscommissie wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. In het verslag kunnen leden van de Vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

4 Alvorens het verslag aan Provinciale Staten te zenden, bespreekt de Vertrouwenscommissie dit met de commissaris van de Koningin.

5 Indien ter zake van zijn functioneren afspraken met de commissaris van de Koningin worden gemaakt, worden deze in het verslag aan Provinciale Staten vermeld.

1 De Vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

2 De uitnodigingen voor de vergaderingen van de Vertrouwenscommissie worden ten minste drie dagen tevoren door of vanwege de voorzitter aan de leden gezonden.

3 De Vertrouwenscommissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van het aantal commissieleden aanwezig is.

4 De vergaderingen van de Vertrouwenscommissie vinden plaats achter gesloten deuren. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.

5 De Vertrouwenscommissie kan het verrichten van bepaalde werkzaamheden opdragen aan één van haar leden of aan twee of meer van haar leden gezamenlijk. De bepalingen welke ingevolge deze verordening op de werkzaamheden van de Vertrouwenscommissie van toepassing zijn, zijn op de werkzaamheden van deze leden van overeenkomstige toepassing.

1 Ten aanzien van al hetgeen voor, tijdens en na het verrichten van de werkzaamheden van de Vertrouwenscommissie direct of indirect door de Vertrouwenscommissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd en/of aan de leden van de Vertrouwenscommissie wordt voorgelegd, geldt voor de leden van de Vertrouwenscommissie, de secretaris en de provinciaal ambtenaar die hem bijstaat een geheimhoudingsplicht.

2 De in lid 1 genoemde geheimhoudingsplicht geldt evenzeer tegenover Provinciale Staten, alsmede tegenover de afzonderlijke leden van Provinciale Staten, behoudens wanneer het stukken, gegevens of informatie betreft die door de Vertrouwenscommissie aan Provinciale Staten zijn overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis zijn gebracht. In dit laatste geval blijft de geheimhoudingsplicht tegenover derden evenwel onverkort van kracht.

3 Ten aanzien van al hetgeen door de Vertrouwenscommissie aan Provinciale Staten wordt overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht geldt voor Provinciale Staten, alsmede voor de voorzitter en afzonderlijke leden van Provinciale Staten een volstrekte geheimhoudingsplicht.

4 De behandeling van de in lid 3 bedoelde stukken, gegevens of informatie door Provinciale Staten zal steeds achter gesloten deuren plaatsvinden. De verslagen van deze vergaderingen zijn geheim.

5 De geheimhoudingsverplichtingen die krachtens deze verordening gelden, gelden voor onbepaalde termijn.

6 De leden van de Vertrouwenscommissie, alsmede alle overige personen welke de Vertrouwenscommissie in haar werkzaamheden terzijde staan, bevestigen schriftelijk van de inhoud van de onderhavige bepaling op de hoogte te zijn.

1 De aanbeveling inzake de herbenoeming van de commissaris van de Koningin is openbaar met ingang van het moment waarop deze door Provinciale Staten als zodanig is vastgesteld en aan de Minister van Binnenlandse Zaken is verzonden.

2 De bij de aanbeveling behorende stukken, alsmede de overige stukken, gegevens of informatie waar Provinciale Staten de aanbeveling op hebben gebaseerd, blijven onverminderd geheim overeenkomstig hetgeen dienaangaande in de onderhavige verordening is bepaald.

1 De Vertrouwenscommissie wordt geformeerd met ingang van de dagtekening van de kennisgeving van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties dat een herbenoeming van de commissaris van de Koningin aan de orde is.

2 De vertrouwenscommissie is van rechtswege ontbonden met ingang van de dag, volgende op die waarop het Koninklijk Besluit tot herbenoeming van de commissaris van de Koningin onherroepelijk is geworden.

1 De secretaris van de Vertrouwenscommissie draagt er zorg voor dat alle stukken die de Vertrouwenscommissie in het kader van haar werkzaamheden zelf heeft opgemaakt, alsmede de overige stukken die op grond van de Archiefwet of naar het oordeel van de voorzitter van de Vertrouwenscommissie voor archivering in aanmerking komen, op het moment waarop de commissie ingevolge artikel 10, lid 2 is ontbonden onverwijld op de daartoe aangewezen wijze wordt gearchiveerd, waarbij wordt bepaald dat de betreffende archiefbescheiden overeenkomstig artikel 15 van de Archiefwet 1995 gedurende 75 jaar geheim dienen te blijven.

2 Van de in lid 2 bedoelde archivering wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15 van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid.

3 Indien voor de uitvoering van de leden 1 en 2 de tussenkomst van Gedeputeerde Staten in haar hoedanigheid van zorgdrager als bedoeld in de Archiefwet 1995 vereist is, verlenen zij daaraan hun medewerking. Wanneer dit noodzakelijkerwijze met zich mee mocht brengen dat de te archiveren bescheiden aan Gedeputeerde Staten dienen te worden overgedragen, zal het aan hen niet zijn toegestaan deze te openen, of anderszins in te zien, dan wel onder zich te houden.

4 Alle stukken die door of vanwege de Vertrouwenscommissie zijn opgemaakt of aan haar zijn toevertrouwd en niet voor archivering in aanmerking komen, worden door de voorzitter of de secretaris vernietigd, dan wel worden geretourneerd aan degenen die deze stukken hebben verschaft. Voor zover de vernietiging en retournering plaatsvinden nadat de Vertrouwenscommissie is ontbonden, rapporteren de voorzitter of de secretaris dat aan de voorzitter van Provinciale Staten.