Besluit van de hoofden van verschillende afdelingen van de provincie Groningen houdende regels omtrent ondermandaat (Besluit ondermandaat provincie Groningen 2019)

Ondertekening

Bijlage

TOELICHTING bij Besluit ondermandaat Provincie Groningen 2019

Algemeen

Met dit Besluit ondermandaat Provincie Groningen 2019 wordt door een aantal gemandateerden aan een aantal functionarissen van de provincie de bevoegdheid gegeven om namens Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koning beslissingen te nemen, stukken te ondertekenen of een handelingen te verrichten.

Indien de bevoegdheid betrekking heeft op besluiten, noemt de Algemene wet bestuursrecht deze bevoegdheid "mandaat". Besluiten zijn beslissingen inhoudende publiekrechtelijke rechtshandelingen (zie artikel 1:3 Awb). Indien de bevoegdheid betrekking heeft op een privaatrechtelijke rechtshandeling, noemt de wet deze bevoegdheid "volmacht". Bij alle overige handelingen, die dus geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, is er sprake van: "machtiging".

De regels van mandaat zijn ook van toepassing op volmacht en machtiging (artikel 10:12 Awb).

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt door de afdelingshoofden aan functionarissen zowel mandaat, ondermandaat, ondervolmacht als ondermachtiging verleend. De term "bevoegdheid" heeft betrekking op al deze vormen van bevoegdheidsverlening.

Artikel 2 Mandaatbesluit provincie Groningen 2018

Op basis van het Mandaatbesluit provincie Groningen 2018 hebben afdelingshoofden een algemeen mandaat. Het Mandaatbesluit provincie Groningen 2018 is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: enerzijds een maximale mandaatverlening aan de ambtelijke organisatie, anderzijds de beperkingen daarop wanneer het gaat om de vaststelling van beleid of beleidsstukken; wanneer er een risico bestaat voor de integriteit en belangenverstrengeling dan wel de schijn daarvan, of wanneer de financiële, juridische of bestuurlijke en maatschappelijke verhoudingen risico’s opleveren. En daarnaast het behoud van de mogelijkheid voor bestuurders om te sturen in gevoelige vraagstukken.

Voor het gebruik van verleende mandaten is een aantal gebruiksregels vastgesteld om te zorgen dat de sturende taak van het bestuur op de besluitvorming gewaarborgd blijft.

Ieder hoofd verleent ondermandaat aan de bijlage genoemde functionarissen ieder voor zover zij onder zijn leiding werkzaam zijn. Het ondermandaat is in beginsel gelijk aan het mandaat dat aan het afdelingshoofd is verleend, inclusief de daarbij van toepassing zijnde beperkingen en gegeven instructies.

In het derde lid van artikel 2 wordt een aanvullende beperking genoemd. Het ondermandaat geldt niet voor bevoegdheden genoemd in de Cao provinciale sector 2020.

De functionarissen met de roepnaam functie clustercoördinator, teamcoördinator, teamleider of coördinerend beleidsmedewerker hebben wel ondermandaat voor de besluiten genoemd in hoofdstukken 5 (tijd: arbeidsduur en werktijden), 6 (vakantie en verlof) en 9 (ontwikkeling, opleiding en inzetbaarheid) van de Cao provinciale sector 2020 voor zover dat geen financiële gevolgen heeft voor de provincie of gevolgen voor de aanstelling van de betreffende medewerker. Ingevolge het vierde lid van artikel 2 gelden de beperkingen ten aanzien van personele besluiten niet voor de ondergemandateerden van de afdeling Ruimte en Samenleving.

Artikel 3 Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2018

Artikel 176 Provinciewet bepaalt dat de Commissaris van de Koning de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt. Het gaat daarbij om de vertegenwoordiging van de provincie als rechtspersoon en niet als bestuursorgaan. Deze bevoegdheid heeft betrekking op formele procesvertegenwoordiging ("in rechte") en op vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandeling ("buiten rechte") zoals het aangaan van overeenkomsten.

In het Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2018 heeft de commissarissen volmacht en machtiging gegeven aan afdelingshoofden om hem te vertegenwoordigen. De bevoegdheid is gekoppeld het Mandaatbesluit provincie Groningen 2018. Het afdelingshoofd heeft volmacht om de provincie te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van een overeenkomst indien het afdelingshoofd ook mandaat heeft voor het aangaan van de overeenkomst. Het vertegenwoordigen van de provincie bij volmacht bij het passeren van notariële akten is mogelijk indien uitsluitend uitvoering wordt gegeven aan hetgeen eerder bij overeenkomst is afgesproken.

Ieder hoofd verleent ondervolmacht en ondermachtiging aan de in bijlage genoemde functionarissen ieder voor zover zij onder zijn leiding werkzaam zijn. De ondervolmacht en ondermachtiging zijn in beginsel gelijk aan de bevoegdheid die in het Bevoegdhedenbesluit CdK provincie Groningen 2018 aan het afdelingshoofd is verleend, inclusief de daarbij van toepassing zijnde beperkingen en gegeven instructies.

Artikel 4 Heffingsambtenaar

De heffing en invordering van provinciale belastingen is geen bevoegdheid van Provinciale Staten of Gedeputeerde Staten maar berust op grond van attributie direct bij respectievelijk de provinciale heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar (artikel 227a lid 1 Provinciewet). Een aantal afdelingshoofden zijn aangewezen als heffingsambtenaar en zijn als zodanig bestuursorgaan. Op grond daarvan mogen zij mandaat verlenen. De heffingsambtenaren verlenen mandaat aan de in bijlage genoemde functionarissen ieder voor zover zij onder hun leiding werkzaam zijn. Het mandaat omvat alle bevoegdheden van de betreffende heffingsambtenaar.

Artikel 5 Omvang en instructies

De omvang van de bevoegdheid is beperkt tot aangelegenheden die logischerwijs bij de functie van de functionaris passen. Voorts kan de omvang van de bevoegdheid worden beperkt door gemaakte afspraken tussen het hoofd van de afdeling en de functionaris, bijvoorbeeld tijdens "het goede gesprek". Het verdient de voorkeur dergelijke afspraken schriftelijk vast te leggen.

De functionaris is verplicht het hoofd periodiek over de uitoefening van de bevoegdheid te informeren.

Artikel 6 Verder ondermandaat, ondervolmacht of ondermachtiging

De functionaris is niet bevoegd om zijn bevoegdheid over te dragen aan derden.

Bijlage

In de bijlage bij het besluit zijn de functionarissen opgesomd aan wie een bevoegdheid wordt gegeven. De bevoegdheid is verbonden aan de functie. Omdat sommige functies vaker en binnen diverse afdelingen in de organisatie voorkomen, zijn voor de duidelijkheid en ter beperking ook de afdeling en de persoon die de functie thans invult genoemd.