Regeling vervallen per 13-02-2015

Archiefverordening (8.4)

Geldend van 01-01-2008 t/m 12-02-2015

Intitulé

Archiefverordening

De gemeenteraad van Haaksbergen;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 november 2007

gelet op de bepalingen van de Archiefwet 1995, de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht

overwegende dat het nodig is een Archiefverordening vast te stellen inhoudende de zorg van het college voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

besluit:

vast te stellen de

Archiefverordening

HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.

de wet:

de Archiefwet 1995;

b.

het besluit:

het Archiefbesluit 1995;

c.

archiefbescheiden:

de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde bescheiden;

d.

gemeentelijke organen:

de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet voor zover behorende tot de gemeente;

e.

de archiefbewaarplaats:

de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

f.

de archiefruimte:

een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van de archiefbescheiden, in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats;

overeenkomstig artikel 32 van de wet:

g.

beheerder:

degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

g.

beheerseenheid:

een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

h.

informatiesysteem:

systeem van documentatie, procedures, apparatuur programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

HOOFDSTUK 2 De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 2

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in gemeentehuis aan de Markt 3 te Haaksbergen.

HOOFDSTUK 3 De zorg van het college voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders.

Artikel 5

Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke (digitale) archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 6

  • 1. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voorschriften vast.

Artikel 9

Het college doet tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het college heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het college legt daarbij over de verslagen die zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht.

HOOFDSTUK 4 Toezicht van de secretaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en voorschriften.

Artikel 11

De gemeentesecretaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 12

  • 1. De beheerder(s) verstrekt (verstrekken) aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 13

De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14

De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere bestuurseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 15

De gemeentesecretaris doet eenmaal per twee jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

HOOFDSTUK 5 Slotbepaling

Artikel 16

  • 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2008.

  • 2. Op het moment dat deze verordening in werking treedt, wordt de op 18 december 1996 vastgestelde Archiefverordening 1996 ingetrokken.

  • 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Haaksbergen van 24 januari 2008

griffier

mr. G. Raaben

voorzitter

drs. K.B. Loohuis

Toelichting op de Archiefverordening 2007

De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk 3 bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Hoofdstuk 4 is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.

Artikel 2

De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.

Artikel 3

De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaat-sen (Nederlandse Staatscourant nr.180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige- en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 4

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit lnformatiebeheer.

Artikel 6

De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en om op de conserveringskosten voor de overheid als geheel te besparen, wordt dit als onjuist bestempeld. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit lnformatiebeheer.

Artikel 9 en artikel 15

Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

Artikel 12

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden bedoeld alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie, inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 14

Slechts de aspecten, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg hebben bij de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld.