Instructie voor de griffier gemeente Haaren 2015

Instructie voor de griffier gemeente Haaren 2015

De raad van de gemeente Haaren;

in zijn vergadering van 26 maart 2015;

gezien het voorstel van het presidium 12 maart 2015;

gelet op artikel 107a, lid 2 Gemeentewet: “De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak

en de bevoegdheden van de griffier”.

BESLUIT:

vast te stellen de Instructie voor de griffier gemeente Haaren 2015

INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER GEMEENTE HAAREN 2015

HOOFDSTUK 1 Begripsbepalingen

Artikel 1.1

In deze instructie wordt verstaan onder:

griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en

de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde

commissie waaraan de functie werkgever van de griffie(r) is gedelegeerd;

presidium: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van

de raad en voor zover van toepassing overige raadsbijeenkomsten;

termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige)

beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

HOOFDSTUK 2 Instructie voor de griffier

Artikel 2.1 TAAK EN BEVOEGDHEDEN

1.De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.

2.De griffier staat de voorzitter ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergadering, dit geldt voor elke vergadering van de raad, dan wel van een commissie of andere bijeenkomst van de raad.

3.De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

4.De griffier draagt er, in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. De griffier bewaakt daarbij de kwaliteit van deze ambtelijke bijstand en adviseert zonodig daarbij.

Artikel 2.2 LEIDINGGEVEN EN MANAGEMENT

1.De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerker(s) van de griffie.

2.De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

3.De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

4.De griffier maakt in samenwerking met de werkgeverscommissie elk jaar een jaarplan voor de griffie en rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

5.De griffier beheert het budget van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 2.3 BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG

1.De griffier heeft minimaal twee keer per jaar overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

2.De griffier heeft wekelijks afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris in het driehoeksoverleg en daarnaast bilateraal.

3.De griffier en de secretaris hebben overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van toezeggingen en afspraken tussen raad en college.

4.De griffier regelt het overleg van de raad, dan wel een afvaardiging, met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

5.De griffier vertegenwoordigt in overleg de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 2.4 AGENDERING

1.De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad (en zijn commissies).

• 2.

  De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de termijnagenda van de raad.

• 3.

  De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad.

4.De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van het raadsvoorstel ter afhandeling van de ingekomen stukken.

Artikel 2.5 BESTUURLIJKE BESLUITVORMING

1.De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2.De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

3.De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

• 5.

  De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

• 6.

  De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Artikel 2.6 REKENKAMERCOMMISSIE en ONDERZOEKSCOMMISSIE

1.De griffier draagt de zorg voor de ondersteuning van de rekenkamercommissie, op grond van artikel 5 van de verordening op de rekenkamercommissie gemeente Haaren.

2.De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op

grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

3.De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

Artikel 2.7 COMMUNICATIE EN VOORLICHTING

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en zijn commissies.

• 3.

  De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

• 4.

  De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van informatiebijeenkomsten, hoorzittingen en inspraakavonden van de raad.

Artikel 2.8 VERHINDERING EN VERVANGING

1.Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

2.Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

3.De griffier zorgt bij langdurige afwezigheid dat de werkzaamheden doorgang kunnen vinden o.a. middels een duidelijke overdracht van die werkzaamheden.

HOOFDSTUK 3 Slotbepalingen

Artikel 3.1

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 3.2

Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Haaren 2015’

Artikel 3.3

Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad

van de gemeente Haaren, gehouden op 26 maart 2015,

Els Boers, interim-Griffier

Jeannette Zwijnenburg - Van der Vliet, burgemeester

Toelichting Instructie voor de griffier gemeente Haaren 2015

Artikel 1.1

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2.1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad.

De griffier is het aanspreekpunt, en staat ten dienste van, voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. Deze verantwoordelijkheid geldt voor alles waarbij de raad een rol dan wel een functie heeft of wel een raadslid of raadsleden namens de raad.

De griffier is de steun en toeverlaat van de voorzitter van de raad en andere voorzitters in een vergadering of bijeenkomst van of door de raad geïnitieerd. De ondersteuning geldt tijdens de vergadering, bij de voorbereiding en daarna voor de afhandeling van de vergadering. De griffier adviseert daarbij de voorzitter over de wijze van voorzitten in het belang van de kwaliteit van de vergaderingen.

De griffier houdt actuele ontwikkelingen bij en voert de nodige overleggen om te zorgen dat hij in staat is om de procedures en processen steeds verder te ontwikkelen ten gunste van de kwaliteit van de besluitvorming van de raad.

In overleg met de gemeentesecretaris regelt de griffier dat de raad, dan wel raadsleden of een raadslid, de gevraagde inhoudelijke ondersteuning krijgt en bewaakt de griffier de kwaliteit en de tijdigheid van die ondersteuning. Zo nodig bemiddelt en adviseert de griffier in dit proces om te zorgen dat de raad of het raadslid zo optimaal mogelijk ondersteund wordt.

Artikel 2.2

De griffier geeft leiding aan de plv. griffier en de griffiemedewerker. Als de gemeentesecretaris een ambtenaar uit de organisatie ter beschikking stelt om de raad dan wel een raadslid te ondersteunen dan geeft de griffier voor dat onderdeel leiding aan de desbetreffende ambtenaar. Dit geldt ook voor de inhuur van externen of inhuurkrachten die werk verrichten ten behoeve van de raad.

Eind van het jaar maakt de griffier een jaarplan voor het daarop volgende jaar in overleg met de werkgeverscommissie en legt dit vervolgens voor aan het Presidium. Vervolgens houdt de griffier de werkgeverscommissie op de hoogte van de werkzaamheden gedurende het jaar. De griffier legt verantwoording af met een jaarverslag in het 1ste kwartaal van het jaar daarop volgend, dit verslag wordt in het Presidium besproken .

De griffier is verantwoordelijk voor het budget dat geoormerkt is voor de raad, bewaakt deze en rapporteert zonodig de raad over budgetoverschrijdingen en geeft daarbij een advies over hoe de raad hiermee het beste om kan gaan.

Artikel 2.3

De griffier heeft verschillende overleggen, waarbij de griffier zelf oplet en zorgt dat deze ook plaatsvinden. De genoemde overleggen vinden altijd in persoon plaats, dat betekent dat er geen sprake is van een overleg zoals hier bedoeld bij een emailwisseling of telefonisch onderhoud .

Voor het overleg met de accountant is een vergadering van de auditcommissie (deze wordt nog ingesteld) nodig. De griffier bewaakt dat de auditcommissie tijdig bijeenkomt en dat alle relevante stukken beschikbaar zijn vanuit de organisatie.

De griffier kan, als de raad dit aangeeft, de raad vertegenwoordigen bij bijeenkomsten van externen. De griffier adviseert de raad hierin of het nodig is dat de griffier een bijeenkomst bijwoont.

Artikel 2.4

De griffier maakt de conceptagenda’s op voor de vergaderingen van de raad dan wel de bijeenkomsten van de raad. De griffier houdt in overleg met de gemeentesecretaris de LTA bij en zet deze op de agenda van het presidium.

De griffier beoordeelt de raadsvoorstellen of deze volledig en begrijpelijk zijn voor de raadsleden en koppelt dit terug naar de gemeentesecretaris als dit niet het geval is. Komt er vervolgens geen aangepast raadsvoorstel dan geeft de griffier een onderbouwd advies aan het presidium om het raadsvoorstel niet op de agenda te plaatsen maar terug te sturen naar het college.

De griffier maakt het raadsvoorstel over de afhandeling van de ingekomen stukken en geeft daarbij aan op welke wijze de stukken afgehandeld kunnen worden. De griffier maakt daarbij de inschatting of een stuk mogelijk op de eerstvolgende bijeenkomst geagendeerd zou kunnen worden of slechts ter kennisname en/of ter afhandeling van het college komt. Dit raadsvoorstel wordt voorgelegd aan het presidium om te bezien of de griffier een juiste keuze heeft gemaakt. De griffier zorgt voor het verslag van de presidiumvergadering en de openbaarmaking ervan.

Artikel 2.5

De griffier adviseert de raad over de wijze van vergaderen waarbij de griffier zijn advies destilleert uit de verschillende meningen vanuit de raad en informatie van buiten af. De griffier zorgt dat de werkprocessen continue een efficiencyslag maken als dat mogelijk is.

De griffier regelt dat raadsleden scholing dan wel informatie ontvangen en coacht zonodig individuele raadsleden, dit in het belang van de kwaliteit van de besluitvorming van de raad. Een continue aandachtspunt voor de griffier is de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden, zonodig grijpt de griffier in op een zodanige wijze dat het ingrijpen leidt tot bewustwording en gedragsaanpassing bij de betrokkenen. Dit ten dienste van een soepel samenspel en goede onderlinge verhoudingen tussen alle actoren.

De griffier bewerkstelligt dat het college en de burgemeester tijdig de informatie voor de raad verstrekken. In feite gaat het hier om een stuk bewustwording te weeg te brengen, waar dan tegenover staat dat de griffier ook zorgt dat alle benodigde informatie van de raad bij het college komt. De griffier zorgt dat de besluiten en moties tijdig voor het college, via de gemeentesecretaris, beschikbaar zijn. Dit geldt ook voor de toezeggingenlijst, zodat de organisatie er tijdig mee aan de slag kan. De griffier houdt de toezeggingenlijst bij en legt deze voor aan het presidium en zorgt voor de openbaarmaking.

Artikel 2.6

De griffier vervult voor de rekenkamercommissie de rol van secretaris en voert alle werkzaamheden uit die bij een goede invulling van die rol horen of is in ieder geval verantwoordelijk voor de ondersteuning. De ondersteuning houd in de zorg voor regelmatige vergaderingen, de voorbereiding en begeleiding van de vergaderingen, zorg voor de verslaglegging en het bijhouden van alle administratie die een rekenkamercommissie met zich meebrengt. De griffier is, als de secretaris, de contactpersoon voor de inhuur van externen en bewaakt de kwaliteit van de onderzoeken en adviezen van de rekenkamercommissie. De griffier is, als secretaris, de spil bij onderzoek tussen de onderzoekers en de ambtelijke organisatie, al dan niet via de gemeentesecretaris. De griffier, als secretaris, stelt de jaarplannen en jaarverslagen op van de rekenkamercommissie.

Als de raad een enquêtecommissie instelt ondersteunt de griffier deze gelijk aan die van alle andere commissies van de raad. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt dan een verordening opgesteld door, of onder verantwoordelijkheid van, de griffier waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 2.7

De griffier adviseert de raad over het beschikbaar stellen van budget voor de communicatie van de raad. De griffier maakt een communicatieplan over hoe het budget te verdelen, daarbij let de griffier erop dat het budget zo klein mogelijk kan blijven met een zo optimaal mogelijk resultaat. Het communicatieplan maakt onderdeel uit van het jaarplan van de griffie.

De griffier bewaakt en zorgt voor de tijdige publicatie van raadsbesluiten en de toegankelijkheid ervan, digitaal en op papier.

De griffier is de spil tussen de raad en de inwoners en zorgt dat de inwoners zo optimaal ingelicht dan wel voorgelicht worden over de werkzaamheden van de raad en de mogelijkheden voor inwoners om invloed uit te oefenen op de besluitvorming van de raad.

De griffier zorgt bij alle bijeenkomsten en vergaderingen voor de zo optimaal mogelijke facilitering van de raad en haar bezoekers en/of gasten.

Artikel 2.8

De plaatsvervangend griffier vervangt de griffier als deze afwezig is. De griffier maakt daarover duidelijke afspraken met de plaatsvervangend griffier wat deze wel of juist niet kan doen tijdens de afwezigheid van de griffier. De griffier is zoveel mogelijk aanwezig zodat de plaatsvervanger niet in die rol als zodanig hoeft te worden ingezet. Dit geldt voor zowel de dagelijkse werkzaamheden als voor de vergaderingen. De griffier zorgt dat bij onverhoedse afwezigheid de plaatsvervanger zonder al teveel problemen meteen kan inspringen. Hiertoe is het noodzakelijk dat er een continue goede afstemming plaatsvindt tussen de griffier en de plaatsvervangend griffier. (uitgangspunt hier is dat de griffiermedewerker de plaatsvervanger wordt).

De griffier zorgt dat bij lange afwezigheid de werkzaamheden zonder al te veel problemen kunnen worden opgepakt door een ander dan de plaatsvervangend griffier middels een heldere overdracht.

Artikelen hoofdstuk 3

Deze artikelen behoeven geen toelichting.