Regeling Budgetbeheer 2012

a Het college wijst de budgethouders en budgetbeheerders aan;

b De budgethouders en budgetbeheerders worden in de gemeentelijke financiële administratie schriftelijk vastgelegd;

c Voor de registratie van de budgethouders en budgetbeheerders wordt een parafenlijst gemaakt. Deze lijst wordt jaarlijks door de afdeling Interne Kwaliteit geactualiseerd en ter vaststelling voorgelegd aan het college.

a Vorderingen en verplichtingen kunnen alleen door de in de mandaatregeling aangewezen opdrachtgever worden aangegaan;

b Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van de verplichtingen direct verband houdt met de doelstelling van het budget;

c Indien geen toereikend budget aanwezig is, stelt de budgethouder het college hiervan in kennis. Vervolgens vraagt het college bij de gemeenteraad budgetruimte aan;

d Bij het aangaan van verplichtingen dienen de regels zoals verwoord in de vastgestelde mandaatregeling, de regels voor inkoop- en aanbestedingsbeleid als ook de ‘Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot werken, diensten en leveringen’ in acht te worden genomen.

a De budgethouder is verantwoordelijk voor de lasten en baten, die voortvloeien uit de door de opdrachtgever aangegane verplichting, controleert op de juiste leveringen van goederen en diensten en accordeert/codeert de inkoopfactuur (vermeldt het correcte fcl- en ecl-nummer);

b De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig en frequent opstellen van een overzicht ten behoeve van het college en managementteam van de werkelijke dan wel te verwachten uitkomsten van het budget, de geregistreerde prestaties en de kengetallen en voorziet deze van analyses en toelichtingen;

c De budgethouder legt de op product, project of dienst betrekking hebbende verplichting vast, zodat de actuele stand van de aangegane verplichtingen, ten opzichte van het totale toegekende budget, direct blijkt;

d De budgethouder draagt zorg voor het realiseren van de doelstelling van het betreffende budget;

e De budgethouder draagt zorg voor een bedrijfseconomische inzet van de ter beschikking gestelde middelen en legt verantwoording af over het doelmatig gevoerde beheer;

f De budgethouder verstrekt de afdeling Interne Kwaliteit tijdig alle gegevens en (financiële) stukken die ten behoeve van een tijdige en juiste registratie in de financiële administratie en de (jaar-) verslaglegging noodzakelijk zijn;

g De budgethouder heeft inzage in de financiële administratie van de gemeente voor die onderdelen die betrekking hebben op de hem / haar toegekende budgetten.

a Onverminderd zijn / haar eigen verantwoordelijkheid draagt de budgethouder taken en bevoegdheden met betrekking tot de aan hem / haar budget verbonden werkzaamheden over aan een toe te wijzen budgetbeheerder;

b De budgetbeheerder is verantwoording verschuldigd aan de budgethouder en rapporteert daartoe frequent en bij dreigende overschrijdingen aan de budgethouder.

a Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één budget;

b Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden overgedragen aan zijn / haar direct leidinggevende;

c Bij afwezigheid van de budgetbeheerder gaan de taken en bevoegdheden over naar een andere budgetbeheerder, die voor de gelegenheid aangewezen wordt door de budgethouder.

a Het afdelingshoofd Interne Kwaliteit is verantwoordelijk voor de registratie van de budgetten in de financiële administratie en voor het daarmee samenhangende proces van informatievoorziening;

b De budgetregistratie dient te zijn afgestemd op de informatiebehoefte van de budgethouder met inachtneming van de automatiseringstechnische mogelijkheden;

c Het afdelingshoofd Interne Kwaliteit is vanuit de registerende functie verantwoordelijk voor een juiste registratie van de betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten, dit met inachtneming van de goedkeuring door de budgethouder en de regels zoals die in het kader van de administratieve organisatie zijn opgesteld. De budgethouder heeft bij registratie een inhoudelijke verantwoordelijkheid;

d Het afdelingshoofd Interne Kwaliteit is verantwoordelijk voor het leveren van informatie, die de budgethouder nodig heeft voor het uitvoeren van zijn / haar taak;

e Periodiek verstrekt het afdelingshoofd Interne Kwaliteit een overzicht met de stand van de budgetten.