Regeling vervallen per 06-07-2006

Besluit informatiebeheer 2001

Geldend van 30-03-2001 t/m 05-07-2006

Intitulé

Besluit informatiebeheer 2001

Besluit InformatiebeheerBurgemeester en wethouders van de ge­meen­te Haarengelet op artikel 8 van de ArchiefverordeningBesluiten vast te stellen de navolgende:Regeling betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke orga­nen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    Archiefverordening : de in de artikelen 30, eer­ste lid, 32 tweede lid van de wet be­doel­de ver­orde­ning, vastge­steld bij be­sluit van de gemeen­te­raad dd. 15 maart 2001.

  • b.

    documenten : de in de wet in artikel 1, sub c, be­doel­de archiefbe­scheiden, voor zo­ver deze niet zijn over­gebracht naar de archief­bewaar­plaats.

  • c.

    beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aan­brengen van voor­zienin­gen, die nodig zijn om documen­ten in goede, geor­dende en toe­gan­kelij­ke staat te brengen en te bewaren.

  • d.

    informatiebestand : documenten, waarin een be­paalde fy­sieke of logi­sche orde­ning ge­bracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan wor­den.

  • e.

    informatievoorziening: het geheel van handelingen, sa­menhangend met de inrichting en het beheer van in­formatiesyste­men en documenten.

Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid

Artikel 2

Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit de volgende organisatie­on­derdelen aangemerkt: de Gemeentesecretaris, afdeling Financieel Economische en Administratieve Zaken, afdeling Welzijnszaken, afdeling Ruimtelijke Zaken, Stafafdeling en de Brandweercommandant.

Artikel 3

Het hoofd van de afdeling is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de afdeling, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbe­waar­plaats.

Artikel 4

Het hoofd van de afdeling kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewer­kers.

Hoofdstuk III Archiefvorming en - ordening

Paragraaf 1 Productie van documenten

Artikel 5

Het hoofd van de afdeling draagt er zorg voor, dat de vervaar­diging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in over­een­stem­ming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 6

Het hoofd van de afdeling draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onder­delen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 7

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 8

Het hoofd van de afdeling draagt - voor zover van toe­pas­sing - zorg voor de opstelling van procedures voor digitaal berichtenver­keer, ingekomen en uitgaande post en intern post­verkeer, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Paragraaf 1 Identificering van documenten

Artikel 9

  • 1 Het hoofd van de afdeling draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behoren­de informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaar­diger is, op welke taak het document be­trek­king heeft, wat de status en het ontwikke­lingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

  • 2 Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudi­ge wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 3 Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet beno­digd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 10

Het hoofd van de afdeling draagt zorg voor het opstellen van proce­dures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningster­mijnen worden bewaakt.

Paragraaf 1 Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 11

Het hoofd van de afdeling draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelij­ke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.

Artikel 12

Het hoofd van de afdeling ziet erop toe, dat van infor­ma­tiebe­standen een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschil­lende werkprocessen en taken.

Artikel 13

Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernie­tigd of ver­vreemd.

Hoofdstuk IV Beheer van documenten

Paragraaf 1 Bewaring van documenten

Artikel 14

Het hoofd van de afdeling draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelij­ke staat worden bewaard.

Artikel 15

Het hoofd van de afdeling draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 16

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethou­ders, de streekarchi­varis gehoord.

Paragraaf 1 Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 17

Het hoofd van de afdeling draagt zorg voor de nodige informa­tiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijde­ring, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 18

Het hoofd van de afdeling laat bijhouden welke documen­ten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitge­leend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezor­ging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functiona­rissen van de afdeling, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de afdeling.

Artikel 19

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwij­deren, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven re­gels.

Artikel 20

  • 1 Het hoofd van de afdeling draagt zorg voor de geheimhou­ding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

  • 2 Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzon­dere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de afdeling, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3 Het hoofd van de afdeling draagt er zorg voor, dat de in het eerste lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedra­gen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

  • 4 Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethou­ders voor­waarden verbinden.

Paragraaf 1 Vervanging van documenten

Artikel 21

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reprodukties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.

Paragraaf 1 Vervreemding en overdracht van documenten

Artikel 22

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.

Artikel 23

Overdracht van documenten aan andere afdelingen, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeu­ring van burgemeester en wethouders, de streek­ar­chivaris gehoord.

Paragraaf 1 Selectie en Vernietiging van documenten

Artikel 24

De streekarchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethou­ders tot het ontwerpen van selectielijs­ten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de wet.

Artikel 25

  • 1 Het hoofd van de afdeling zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documen­ten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschrif­ten.

  • 2 Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaarter­mijn aangeeft.

  • 3 Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris.

Artikel 26

Het hoofd van de afdeling stelt alvorens tot vernieti­ging van documenten over te gaan voor zijn afdeling een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de gelden­de selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de streek­archivaris, welke goedkeu­ring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Paragraaf 1 Overbrenging van documenten

Artikel 27

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een infor­matiesysteem opge­no­men documenten betreft, het infor­matiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overge­bracht.

Hoofdstuk V Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 28

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatie­be­heer van Haaren, 2001.Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouder van de gemeente Haaren d.d. 23 januari 2001.

Ondertekening

secretaris,                                  burgemeester,mw. ir. A. Speelpenning.         J.E.A. Haas.

1 Memorie van toelichting besluit informatiebeheer.

[Het Besluit Informatiebeheer houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informa­tie­voorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembe­heer­ders - is de terminologie van het besluit daarop aange­past. Het gebruik van het begrip 'document' is daarvan een voorbeeld. Organisaties, die nog specifieker zowel papieren als digitale informatiebronnen willen aanduiden, kunnen in de begripsbepa­lingen naast het begrip document het begrip regis­traties opnemen. In dat geval beperkt het begrip document zich tot tekstbestanden en registraties zich tot andere gegevensbe­stan­den. Beide begrippen dienen vervolgens gerelateerd te worden aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.Het Besluit Informatiebeheer kan - althans voor wat betreft begripsaanduidingen - op eenvoudige wijze ook een meer tradi­ti­oneel karakter krijgen door wijziging van de titel in Be­sluit Post- en Archiefzaken en vervanging van het begrip document door het begrip archiefbescheiden]Dit model Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening Haaren 2001. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegan­ke­lijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale docu­menten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerela­teerd aan het archiefrechte­lijk begrip archiefbeschei­den.Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Sub d en e, informatiebestand en informatievoorziening: defi­ni­tie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.Artikel 2Ten behoeve van de afdelingen zijn een aantal productgroepen aangewezen, die in faciliterende zin documenten registreren, ordenen en beheren.Artikel 5Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Ab 1995 bedoelde ministeriële regeling.Artikel 6De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informa­tiesy­stemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.Artikel 7Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waar­naar de expeditie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geau­thentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.Artikel 8De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de afdeling overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijzi­ging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel 9In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resul­taat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsin­ten­sieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.Artikel 10De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de afdeling overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijzi­ging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel 11In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystema­tiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsme­thoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltref­fend dient te geschieden door de toe­zichthouder(s).Artikelen 12 en 13De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informa­tiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierin­ven­taris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.Artikel 15Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Ab 1995 genoemde ministe­riële regeling.Artikel 17De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de afdeling overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijzi­ging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.Artikel 19Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bij­voor­beeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitle­ning plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten - in welke gevallen per­soonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.Artikel 20Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.Artikel 21 en 22Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Ab 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.Artikel 24Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen. Ook de hoofden van afdelingen kunnen dit voor hun organisa­tieon­derdeel doen.Artikel 25De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale infor­matiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen reke­ning wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onher­stelbaar verlies van informatie leiden.Artikel 26Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Ab 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.Artikel 27Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programma­tuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepas­sing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Ab 1995 te stellen ministeriele regels.