Toepassing Protocol Actieve Informatieplicht en Meldingen Vermoeden van Misstand

Begripsbepalingen

In deze werkinstructie wordt verstaan onder:

• -

  protocol : Protocol Actieve Informatieplicht (verordening nr. 711)

• -

  meldingsregeling : Regeling Melding Vermoeden Misstand Gemeente Haarlem 2012

• -

  melding : melding van een vermoeden van misstand zoals bedoeld in de meldingsregeling

• -

  melder : de ambtenaar die een vermoeden van een misstand meldt overeenkomstig de Meldingsregeling 

• -

  meldpunt : landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke - Overheid (gelieerd aan de VNG)

Toepasselijkheid werkinstructie

Een melding op grond van de meldingsregeling kan betrekking hebben op een onderwerp waarover het college de raad dient te informeren op basis van de actieve informatieplicht zoals vastgelegd in het protocol. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in onderwerpen die met de raad moeten worden “besproken” (artikel 3 protocol) en onderwerpen waarover de raad slechts “in kennis moet worden gesteld” (artikel 4 protocol). Indien het onderwerp niet valt onder de voornoemde artikelen van het Protocol Actieve Informatieplicht is er geen verplichting om de raad/raadscommissie te informeren.

Aan de andere kant is er op basis van artikel 4 van de meldingsregeling voor het college en degenen die betrokken zijn bij de behandeling van een melding, een gehoudenheid om vertrouwelijk en zorgvuldig met de identiteit van de melder om te gaan. Zijn identiteit wordt alleen bekendgemaakt als hij daartoe instemming geeft.

Om zowel tegemoet te kunnen komen aan het belang gericht op bescherming van de identiteit van de melder en anderzijds het belang om politiek gevoelige materie op een goede manier en op een juist moment aan de raad voor te leggen, is ter nadere uitvoering van voornoemde artikelen van het protocol de onderhavige werkinstructie van toepassing.

Bespreken met de raadscommissie of raad, artikel 3 van het protocol

Indien een melding ziet op onderwerpen of categorieën van besluiten die vallen onder schema 1 behorend bij artikel 3 van het protocol wordt de inhoud van de melding besproken met de raadscommissie of de raad. Uit bij het protocol behorende schema blijkt om wat voor onderwerpen/besluiten het moet gaan. Het betreft veelal onderwerpen die omvangrijk zijn (bijv. op financieel gebied), complex zijn, maatschappelijke consequenties of veel media aandacht genereren, bestuurlijk financiële of juridische veranderingen tot gevolg hebben of bijzondere risico’s op politiek, juridisch, dan wel integriteitsgevoelig gebied betreffen.

Het college neemt het initiatief om tot overleg te komen en afhankelijk van het gewicht van de zaak wordt de zaak in de meeste gevallen overlegd met de raadscommissie of als uitzondering met de voltallige raad. Het college geeft uitleg of verantwoording over een bepaald besluit of handelswijze (nrs. 1-5 van schema 1) Ook kan de raad of raadscommissie gevraagd worden een standpunt of zienswijze te geven over een bepaalde kwestie (nrs. 6-8 van schema 1)

In kennis stellen van de raadscommissie of raad, artikel 4 van het protocol

Indien de melding ziet op onderwerpen of categorieën van besluiten die vallen onder schema 2 behorend bij artikel 4 van het protocol wordt de raadscommissie of raad in kennis gesteld van de inhoud van de melding. In die gevallen ligt het initiatief tot overleg niet bij het college maar bij de raad of raadscommissie.

Tijdstip van bespreking of in kennis stellen bij een interne melding

Op basis van de meldingsregeling kunnen meldingen intern via de leidinggevende of de vertrouwenspersoon dan wel direct bij de wethouder belast met bedrijfsvoering en/of personeelszaken bij het college of extern bij het meldpunt worden gedaan. Bij een interne melding stelt het college een onderzoek in en neemt na maximaal zes weken of na een eventuele verlenging van deze termijn een standpunt in omtrent de melding.

Het op basis van het protocol bespreken respectievelijk het in kennis stellen van de raad of raadscommissie met betrekking tot het onderwerp van de interne melding vindt plaats nadat het college op basis van artikel 7 van de meldingsregeling na het door hem uitgevoerde onderzoek een standpunt omtrent de melding heeft ingenomen.

In geval van bijzondere omstandigheden – bijvoorbeeld spoedeisende belangen - kan ook hangende het onderzoek van het college naar de melding aanleiding bestaan om het onderwerp van de melding met de raad te bespreken of de raad hiervan op de hoogte te stellen.

Tijdstip van bespreking of in kennis stellen bij een externe melding

Als de afdoening van de interne melding niet naar tevredenheid verloopt: bijvoorbeeld de melder is het niet eens met het standpunt, de interne procedure duurt te lang, of onderzoek blijft achterwege, kan de melder melding doen bij het externe meldpunt. Men kan daar ook in eerste instantie heen, als wegens zwaarwegende redenen niet eerst de interne procedure kan worden doorlopen.

Het bespreken respectievelijk het in kennis stellen van de raadscommissie of raad met betrekking tot het onderwerp van de externe melding vindt plaats nadat het college - binnen twee weken na ontvangst van het advies van het externe meldpunt - het in artikel 14 van de meldingsregeling bedoelde standpunt heeft ingenomen.

Zonodig kan in geval van bijzondere omstandigheden – bijvoorbeeld spoedeisende belangen - ook in een eerder stadium aanleiding bestaan om het onderwerp van de melding met de raad te bespreken of de raad hiervan op de hoogte te stellen.

Besluitvormingsbevoegdheid

De formele besluitbevoegdheid - waaronder tevens begrepen de bevoegdheid om op grond van artikel 7 en 14 van de meldingsregeling een standpunt ten aanzien van de melding in te nemen – ligt bij het college en staat niet ter discussie met de raad. Dit is eveneens het geval als de raad in verband met bijzondere omstandigheden op een eerder gelegen moment dan na standpuntbepaling door het college wordt geïnformeerd. Eventuele vervolgstappen welke voortvloeien uit de melding en het ingenomen collegestandpunt, bijvoorbeeld in de vorm van vervolgbesluitvorming, kunnen zonodig wel eerst in ontwerp met de raad worden besloten voordat het college een definitief (vervolg-)besluit neemt.

Geheimhouding identiteit van de melder en inhoud van de melding

Op grond van artikel 4 van de meldingsregeling geldt er voor het college en diegenen die verder betrokken zijn bij de afhandeling van de melding een verplichting om vertrouwelijk en zorgvuldig met de identiteit van de melder om te gaan en deze geheim te houden tenzij de melder met bekendmaking instemt.

Voor geheimhouding van de inhoud van de melding zelf geldt geen verplichting op basis van de meldingsregeling. Omdat uit de inhoud van de melding in veel gevallen de identiteit van de melder herleidbaar kan zijn en geheimhouding van de inhoud van de melding van belang kan zijn, kan het college bij informatievoorziening richting de raad geheimhouding ten aanzien van de inhoud van de melding bepalen op basis van de bepalingen van de Gemeentewet (artikel 25, tweede lid, artikel 55 en artikel 86, tweede lid).

In dat geval bepaalt het college - indien er sprake is van een belang zoals bedoeld in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur – geheimhouding ten aanzien van:

• a.

  het in een besloten collegevergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college met betrekking tot de melding worden overgelegd;

• b.

  ten aanzien van stukken die door het college aan de raad, raadscommissie of aan raadsleden met betrekking tot de melding worden overgelegd.

Met bovengenoemd beroep op artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur zal het in veel gevallen mogelijk zijn om de inhoud van de melding geheim te houden indien het bescherming van een belang betreft zoals:

• -

  informatie die de veiligheid van de staat zou kunnen schaden;

• -

  bedrijfsgegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;

• -

  persoonsgegevens bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens;

En voorts na belangenafweging bijvoorbeeld:

• -

  economische/financiële belangen van de gemeente;

• -

  opsporing/vervolging strafbare feiten;

• -

  inspectie/controle/toezicht door bestuursorganen

• -

  eerbieding van persoonlijke levenssfeer;

• -

  het belang om als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie en

• -

  het voorkomen van onevenredige bevoordeling/benadeling.

Voor gevallen die niet onder de artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kunnen worden gebracht kan ter verdere aanvullende bescherming het college (in de regel door de portefeuillehouder) met de betrokken raadscommissie (bij een plicht tot bespreken met de raad/raadscommissie, artikel 3 protocol) respectievelijk de voorzitter van de raadscommissie (bij een plicht tot in kennis stellen, artikel 4 protocol) gemotiveerd bespreken om af te wijken van de handelswijze als bedoeld in de schema’s bij artikel 3 en 4 protocol. Voorts wordt daarbij besproken welke handelswijze dan wel gevolgd zou moeten worden. De mogelijkheid tot afwijking is afhankelijk van de inhoud, bedoeling, aard van het onderwerp of om bestuurlijk-politieke redenen.