Verordening Participatieraad gemeente Haarlem 2015

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

• 1. De Participatieraad heeft tot taak het college en de gemeenteraad gevraagd en ongevraagd te informeren en te adviseren over alle zaken die van belang zijn voor de zelfredzaamheid en sociaal-culturele participatie van belanghebbenden in de Haarlemse samenleving, met name op de volgende drie hoofddomeinen:

  • ·

    Zorg, wonen en welzijn;

  • ·

    Werk en inkomen;

  • ·

    Diversiteit en multiculturele samenleving.

• 2. De Participatieraad stelt zich tot doel om met haar adviezen een bijdrage te leveren aan:

  • a.

    het bevorderen van de zelfredzaamheid en participatie van belanghebbenden;

  • b.

    het verbeteren van de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan op de drie hoofddomeinen genoemd in artikel 2, lid 1;

  • c.

    de diversiteit en de multiculturele samenleving van Haarlem.

• 3. De Participatieraad zorgt voor de wettelijk voorgeschreven cliëntenparticipatie op de hoofddomeinen, genoemd in artikel 2, lid 1, onder meer vermeld in artikel 2.1.3 Wmo 2015, artikel 47 Participatiewet en artikel 2.10 van de Jeugdwet jo. artikel 11, leden 2,3, en 4 van de verordening Jeugdhulp.

• 4. De Participatieraad heeft adviesrecht in de beleidsfases visievorming, beleidsvoorbereiding, ontwerpen beleidsplan, vaststellen verordeningen en beleidsevaluatie, waarbij in de fase beleidsvoorbereiding waar mogelijk coproductie zal plaatsvinden binnen door het college vastgestelde taakstellende kaders.

Artikel 3 Participatieprijs

• 1. De Participatieraad organiseert jaarlijks de uitreiking van de Haarlemse Participatieprijs.

• 2. De Participatieprijs wordt jaarlijks uitgeschreven en gaat naar het meest aansprekende project of initiatief in Haarlem dat werkt aan een open en tolerante samenleving.

• 3. De deelname aan de prijsvraag staat open voor alle inwoners, organisaties, scholen en bedrijven werkzaam en gevestigd in de gemeente Haarlem.

• 4. Voor de selectie van de prijswinnaar(s) stelt de Participatieraad een jury samen bestaande uit vijf leden, te weten een onafhankelijk voorzitter, twee leden uit de Participatieraad en twee vertegenwoordigers uit het werkveld.

• 5. De Participatieraad reserveert budget voor de Participatieprijs inclusief de organisatie daarvan in de in artikel 13, lid 3 van deze verordening genoemde jaarlijkse begroting.

• 6. De Participatieraad stelt nadere regels over de organisatie en publiciteit van de Participatieprijs in het in artikel 16 van deze verordening genoemde huishoudelijk reglement.

Artikel 4 Advisering en adviestermijnen

• 1. De participatieraad adviseert gevraagd en ongevraagd aan het college en de gemeenteraad. In voorkomende gevallen kan de gemeenteraad de Participatieraad om advies te vragen. De Participatieraad kan, met redenen omkleed, besluiten om een ongevraagd advies aan de gemeenteraad te richten.

• 2. Wanneer het college of de gemeenteraad de Participatieraad om advies vraagt, neemt de Participatieraad voor het uitbrengen van haar advies de volgende termijnen in acht:

  • a.

    Vier weken als het gaat om een advies op een beleidsvraag van beperkte omvang en/of waarbij de Participatieraad in het voortraject betrokken is geweest;

  • b.

    Zes weken als het gaat om een advies op een beleidsvraag van grotere omvang en/of waarbij de Participatieraad niet in het voortraject betrokken is geweest.

• 3. De Participatieraad kan het college of in voorkomende gevallen de gemeenteraad, met redenen omkleed, verzoeken van bovengenoemde termijnen af te wijken.

• 4. Bij uitzonderlijke adviesaanvragen bepaalt het college de adviestermijn in overleg met de Participatieraad.

• 5. Het college neemt binnen zes weken een besluit op een gevraagd of ongevraagd advies van de Participatieraad.

• 6. Als het college besluit van een advies van de Participatieraad af te wijken, wordt dit schriftelijk gemotiveerd aan de Participatieraad medegedeeld. In haar motivering onderbouwt het college welke punten uit het advies om welke redenen niet worden overgenomen.

• 7. Nadat de Participatieraad op verzoek van het college een advies op een beleidsvoornemen heeft uitgebracht neemt het college een besluit op basis van het beleidsvoornemen, het advies van de Participatieraad en het antwoord van het college daarop. Na besluitvorming worden de stukken openbaar gemaakt.

• 8. De Participatieraad adviseert niet over klachten, bezwaarschriften of andere zaken die op individuen betrekking hebben, maar wel over de hiervoor gehanteerde procedures, regelingen en richtlijnen.

Artikel 5 Door het college te verstrekken informatie

• 1. De Participatieraad krijgt van het college ongevraagd en op verzoek tijdig alle informatie die de Participatieraad voor de uitoefening van haar taken, zoals in deze verordening omschreven, nodig heeft, tenzij enig wettelijk voorschrift de verstrekking daarvan in de weg staat. Zo nodig zullen ter zake deskundige ambtenaren mondeling toelichting geven over lopend beleid, de invloed van (nieuw) rijksbeleid en/of over ideeën en plannen van college en/of gemeenteraad op de in artikel 2, lid 1 genoemde hoofddomeinen.

• 2. Het college verstrekt geen informatie aan de Participatieraad over individuele personen.

Artikel 6 Samenstelling

• 1. De Participatieraad heeft maximaal 15 leden, exclusief de onafhankelijke voorzitter en exclusief de ambtelijk secretaris.

• 2. Voor de Participatieraad in zijn geheel geldt dat de leden:

  • a.

    met betrekking tot herkomst, geslacht, leeftijd, gezond/ziek, werkend/uitkerings-gerechtigd en andere kenmerken een evenwichtige afspiegeling vormen van de Haarlemse samenleving en opkomen voor belanghebbenden;

  • b.

    met betrekking tot in te brengen deskundigheid en praktische ervaring evenwichtig verdeeld zijn over de drie in artikel 2, lid 1 genoemde hoofddomeinen.

Artikel 7 Profiel leden

• 1. De leden van de Participatieraad hebben een aantoonbare binding met de Haarlemse samenleving en de belanghebbenden. De leden zijn woonachtig in de gemeente Haarlem.

• 2. De leden bekleden geen vertegenwoordigende functie namens een politieke partij in de gemeente Haarlem, zijn geen lid van het college of de raad en zijn geen ambtenaar van de gemeente Haarlem. De leden hebben geen zakelijke binding met de gemeente Haarlem, voor zover een dergelijke binding van invloed kan zijn op de onafhankelijke positie van de leden.

• 3. De leden beschikken over aantoonbare ervaring en deskundigheid op één of meerdere terreinen binnen de in artikel 2, lid 1 genoemde hoofddomeinen. De leden zijn in staat om groepsbelangen te vertalen naar het gemeenschappelijk belang van de Participatieraad en dit te verwoorden in adviezen. De leden hebben aantoonbare ervaring met groepen van mensen waarvoor de Participatieraad adviezen uitbrengt. De leden beschikken over een actief netwerk met maatschappelijke organisaties en deskundigen op één of meerdere terreinen waarover de Participatieraad adviezen uitbrengt.

• 4. De leden van de Participatieraad hebben zitting in de Participatieraad zonder last en ruggenspraak. De leden van de Participatieraad spreken op persoonlijke titel.

Artikel 8 Profiel voorzitter

• 1. De voorzitter van de Participatieraad heeft een aantoonbare binding met de Haarlemse samenleving en de belanghebbenden. De voorzitter is woonachtig in de gemeente Haarlem.

• 2. De voorzitter bekleedt geen vertegenwoordigende functie namens een politieke partij in de gemeente Haarlem, is geen lid van het college of de raad en is geen ambtenaar van de gemeente Haarlem. De voorzitter heeft geen zakelijke binding met de gemeente Haarlem, voor zover een dergelijke binding van invloed kan zijn op zijn/haar onafhankelijke positie.

• 3. De voorzitter heeft kennis van één of meerdere terreinen waarover de Participatieraad adviezen uitbrengt. De voorzitter heeft gevoel voor politieke verhoudingen. De voorzitter heeft een bindende functie en is in staat om meningsverschillen binnen de Participatieraad op te lossen. De voorzitter is in staat om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden en groepsbelangen te vertalen naar het gemeenschappelijk belang van de participatieraad en er voor te zorgen dat dit wordt verwoord in adviezen.

• 4. De voorzitter is onafhankelijk en vertegenwoordigt de Participatieraad naar buiten toe. De voorzitter ondertekent alle officiële stukken van de Participatieraad, waaronder de adviezen die de Participatieraad uitbrengt.

Artikel 9 Vergaderingen

• 1. De Participatieraad komt jaarlijks acht tot tien keer plenair bijeen, en zo veel meer of minder als de voorzitter of tenminste een meerderheid van de leden het nodig oordelen.

• 2. De Participatieraad vergadert bovendien minimaal een maal per jaar met de wethouder(s) die verantwoordelijk zijn voor de portefeuilles die betrekking hebben op de in artikel 2.1 genoemde hoofddomeinen.

• 3. De plenaire vergaderingen van de Participatieraad zijn openbaar. De Participatieraad kan besluiten een besloten vergadering te houden, bijvoorbeeld bij de behandeling van niet openbare stukken waarover het college advies vraagt.

• 4. De voorzitter belegt de plenaire vergaderingen van de Participatieraad en stelt samen met de ambtelijk secretaris de agenda op. In lijn met artikel 9, lid 1 kan een plenaire vergadering ook buiten medewerking van de voorzitter belegd worden door een meerderheid van de Participatieraad.

• 5. De voorzitter en ambtelijk secretaris van de Participatieraad dragen zorg voor een goede begeleiding en bewaking van de in de vergaderingen afgesproken acties en termijnen.

• 6. De Participatieraad is bevoegd om leden van bestuursorganen en (contact)ambtenaren uit te nodigen zijn vergaderingen bij te wonen voor het geven van een toelichting op en het beantwoorden van vragen over voorstellen die door bestuursorganen van de gemeente aan de Participatieraad zijn voorgelegd voor het uitbrengen van advies.

• 7. De Participatieraad kan één of meerdere externe deskundigen uitnodigen om in een vergadering toelichting of advies te geven.

• 8. De voorzitter kan personen die een openbare vergadering van de Participatieraad als toehoorder bijwonen in de gelegenheid stellen met betrekking tot agendapunten informatie te verstrekken, een toelichting te geven, vragen te stellen of vragen van de leden van de Participatieraad te beantwoorden.

• 9. De in artikel 9, lid 6, lid 7 en lid 8 genoemde personen, die aan een vergadering van de Participatieraad deelnemen, hebben geen stemrecht.

• 10. De voorzitter en de leden hebben een geheimhoudingsplicht m.b.t. informatie van het gemeentebestuur (waaronder concepten van voorgenomen beleid) die nog niet in de publiciteit is gebracht. Voornoemde geheimhoudingsplicht strekt zich ook uit tot externe adviseurs, ervaringsdeskundigen en andere personen die Participatieraad over vertrouwelijke onderwerpen consulteert. De voorzitter en de leden van de Participatieraad wijzen externen op hun geheimhoudingsplicht.

Artikel 10 Besluitvorming

• 1. Elk lid van de Participatieraad kan één stem uitbrengen. De voorzitter is niet stemgerechtigd.

• 2. De beslissingen van de Participatieraad worden genomen bij meerderheid van uitgebrachte stemmen. Over zaken wordt mondeling, over personen schriftelijk gestemd.

• 3. Bij staking van de stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Bij staking van stemmen omtrent personen vindt herstemming plaats. Wanneer bij herstemming de stemmen opnieuw staken is het voorstel verworpen.

• 4. Wanneer een beslissing niet met algemene stemmen is genomen, wordt in het verslag van de desbetreffende vergadering, of als een schriftelijk advies is uitgebracht in het advies, melding gemaakt van de bij de bespreking naar voren gebrachte afwijkende meningen evenals van de stemverhouding.

• 5. De leden onthouden zich van stemmen over zaken die henzelf, hun echtgenoten c.q. partners, of bloed- of aanverwanten tot de derde graad, persoonlijk aangaan of waarin zij als gemachtigden zijn betrokken of anderszins belangen hebben.

Artikel 11 Contact met de gemeente

• 1. Behalve deelname van de wethouder(s) en (contact)ambtenaren in de vergaderingen, zoals genoemd in artikel 9, lid 2 en 9, lid 7, voert de voorzitter van de Participatieraad regelmatig overleg met de contactambtenaren over lopend en nieuw beleid, ideeën en plannen van het college en/of raad op de in artikel 2, lid 1 genoemde hoofddomeinen. De frequentie daarvan wordt in onderling overleg vastgesteld.

• 2. Ten minste één keer per jaar is/zijn ook de wethouder(s) die verantwoordelijk is/zijn voor de portefeuilles die betrekking hebben op de in artikel 2, lid 1 genoemde hoofddomeinen bij dit overleg aanwezig.

Artikel 13 Werkwijze

• 1. De werkzaamheden en de werkwijze van de Participatieraad komen voort en hebben betrekking op de taken, doelstellingen en bevoegdheden genoemd in artikel 2 van deze verordening. Jaarlijks evalueert de Participatieraad intern haar functioneren.

• 2. De Participatieraad stelt jaarlijks een werkplan op voor het komende kalenderjaar met onderwerpen die, samen met de reguliere adviseringstaken, bepalend zijn voor de agenda en planning van de activiteiten van de Participatieraad. In het werkplan wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

  • a.

    Doelgroepen in kwetsbare posities;

  • b.

    Diversiteit en de multiculturele samenleving;

  • c.

    Het contact en de communicatie met Haarlemmers, maatschappelijke organisaties en direct betrokkenen.

• 3. De Participatieraad stelt in samenhang met het in artikel 13, lid 2 genoemde werkplan een begroting op van de verwachte uitgaven voor het komende kalenderjaar.

• 4. De Participatieraad dient jaarlijks uiterlijk 1 november het werkplan en de begroting voor het komende jaar bij het college in. Het college bericht voor 31 december of zij met de begroting kan instemmen.

• 5. Na afloop van het kalenderjaar stelt de Participatieraad een jaarverslag op waarin zij verslag doet van de in dat jaar uitgevoerde activiteiten en legt zij verantwoording af over de uitgaven van dat jaar.

• 6. De Participatieraad dient jaarlijks uiterlijk op 1 maart het jaarverslag van het afgelopen jaar bij het college in.

• 7. Het college kan nadere eisen stellen aan het werkplan, de begroting en het jaarverslag.

• 8. Bij alle adviesaanvragen beoordeelt de Participatieraad of en wanneer er bij de formulering van het advies externe deskundigen, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, belanghebbenden of andere ter zake kundige personen betrokken worden.

• 9. De Participatieraad kan er voor kiezen om adviesaanvragen in een of meerdere werkgroepen voor te bereiden. Een werkgroep bestaat uit leden van de Participatieraad eventueel aangevuld met externe deskundigen. Elk advies aan het college, al dan niet voorbereid in een werkgroep, wordt aan de gehele Participatieraad voorgelegd voordat het aan het college wordt uitgebracht.

Artikel 15 Ambtelijke secretaris, faciliteiten en budget

• 1. Het college wijst een ambtelijk secretaris aan. De secretaris heeft geen stemrecht in de Participatieraad. De secretaris zorgt voor een goede ondersteuning van de Participatieraad.

• 2. Tot de taken van de ambtelijk secretaris behoren:

  • a.

    Het samen met de voorzitter opstellen van de agenda van de vergaderingen;

  • b.

    Het tijdig verzenden van de agenda met de bijbehorende stukken;

  • c.

    Het bijwonen van alle vergaderingen en het zorgdragen voor een verslag en/of besluitenlijst en de publicatie daarvan;

  • d.

    Het mede zorgdragen voor de uitvoering van acties en besluiten;

  • e.

    Het bewaken van de voortgang en afhandeling van de uitgebrachte adviezen;

  • f.

    Andere taken die nodig zijn met het oog op de uitvoering van het werkplan van de Participatieraad als bedoeld in artikel 13, lid 2 en de taken van de Participatieraad als bedoeld in artikel 2.

• 3. De Participatieraad maakt voor haar vergaderingen gebruik van de vergaderruimten en -faciliteiten van de gemeente Haarlem.

• 4. De Participatieraad is primair zelfstandig verantwoordelijk voor haar communicatie en PR. De gemeente Haarlem zal in haar communicatie naar burgers en maatschappelijke organisaties aandacht geven aan de rol en taken van de Participatieraad. Op de website van de gemeente komt een tekst over de rol en taken van de Participatieraad met contactgegevens en een link naar de website van de Participatieraad.

• 5. De gemeente Haarlem stelt de Participatieraad een jaarlijks budget ter beschikking, ten behoeve van uitgaven die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van haar werkzaamheden, zoals inhuur van deskundigen, kosten voor deskundigheidsbevordering, het organiseren van bijeenkomsten en de financiering van de in artikel 3 genoemde Participatieprijs.

• 6. De Participatieraad kan uitgaven doen, binnen het in artikel 15, lid 5 genoemde budget en overeenkomstig de in artikel 13, lid 3 opgestelde begroting en de door de gemeente vastgestelde financieel technische regels. Voor uitgaven die niet in de begroting zijn opgenomen is vooraf toestemming van de gemeente vereist.

• 7. De uitgaven ten laste van het in artikel 15, lid 5 genoemde budget verantwoordt de Participatieraad ook achteraf in het in artikel 13, lid 5 genoemde jaarverslag.

• 8. Het college kan nadere regels stellen ten aanzien van het maximale aan de Participatieraad ter beschikking staande budget.

• 9. De leden en de voorzitter van de Participatieraad ontvangen een vergoeding overeenkomstig de “Verordening geldelijke voorzieningen raadsleden, wethouders, commissieleden en fractieassistentie”. Voor de vergoeding van de voorzitter kan een afwijkende regeling getroffen worden.

Artikel 16 Nadere regels en huishoudelijk reglement

• 1. De verordening is leidend. Het college kan ter uitvoering van deze verordening nadere regels geven. Over zaken waarin deze verordening of het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het college na overleg met de Participatieraad.

• 2. De Participatieraad stelt een huishoudelijk reglement vast ter nadere regeling van zijn functioneren.

Artikel 18 Evaluatie

• 1. Een jaar na inwerkingtreding van deze verordening stelt het college samen met de Participatieraad een onderzoek in naar het functioneren van de Participatieraad en het effect van de Participatieraad op het beleid van de gemeente op de in artikel 2, lid 1 genoemde hoofddomeinen en brengt hier verslag van uit. Dit verslag kan worden vergezeld van voorstellen tot wijziging van deze verordening.

• 2. Na het in artikel 18, lid 1 genoemde jaar evalueert de participatieraad haar functioneren iedere vier jaar. Een verslag daarvan wordt verstrekt aan het college.