VerordeningOmbudscommissie gemeente Harderwijk 2005

Ondertekening

Toelichting op de verordening gemeentelijke Ombudscommissie

Algemene toelichting

Intern en extern klachtrecht

In 1999 is de regeling voor intern klachtrecht van hoofdstuk 9 (titel 9.1) van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) in werking getreden. Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hebben sindsdien de plicht om klachten over het eigen handelen zelf te behandelen. De regeling in de Awb bevat minimumeisen voor een goede behandeling door bestuursorganen van klachten over overheidsoptreden. De interne klachtprocedure is een verplichte voorfase, voordat men terecht kan bij een externe klachtinstantie (Ombudscommissie).

Wat is extern klachtrecht?

Extern klachtrecht is een regeling voor de behandeling van klachten tegen de overheid door een onafhankelijk, extern orgaan dat Ombudscommissie wordt genoemd. Bij de Ombudscommissie kan men klagen over de gedragingen van de overheid. Het is een zogenaamde tweedelijnsvoorziening. Men kan pas klagen als de interne klachtprocedure (eerstelijnsvoorziening), waarbij het bestuursorgaan eerst zelf de klacht

tracht op te lossen, niet tot het gewenste resultaat heeft geleid.

Inwerkingtreding Wet extern klachtrecht

De Wet extern klachtrecht vult hoofdstuk 9 Awb aan met bepalingen inzake de behandeling van klachten door een Ombudscommissie en zorgt voor een landelijk dekkend stelsel van externe klachtvoorzieningen door wijzigingen in de Wet Nationale Ombudscommissie, de Gemeentewet, de

Provinciewet, de Waterschapswet en de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Op 15 maart 2005 zijn de Awb-bepalingen van de Wet extern klachtrecht in werking getreden.. De overige bepalingen van de Wet extern klachtrecht treden op1 januari 2006 in werking. Vanaf dat moment gaan ook de Awb-bepalingen gelden voor dan nieuw ingestelde gemeentelijke ombudslieden.

De acht verordeningsbepalingen vullen de bepalingen aan in

hoofdstuk 9 (titel 2) van de Awb en de daarmee verband houdende wijzigingen in de Gemeentewet (nieuwe artikel 81p e.v.). De modelverordening kan dus niet los van deze wetten worden gelezen. De

wettekst is dan ook als bijlage aan deze verordening toegevoegd.

Geen begripsomschrijvingen

In de modelverordening zijn geen begripsbepalingen opgenomen, omdat de Awb en de Gemeentewet hierin waar nodig al voorzien. Zo ontbreekt een omschrijving van de begrippen Ombudscommissie, bestuursorgaan, raad en verzoekschrift terwijl ze op meerdere plaatsen in de verordening voorkomen.

Het begrip ‘Ombudscommissie’ omvat volgens het nieuwe artikel 9:17 Awb zowel de Nationale Ombudscommissie als een Ombudscommissie of -commissie ingesteld krachtens de Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet en de Wet gemeenschappelijke regelingen. In de verordening wordt uiteraard alleen gedoeld op de gemeentelijke Ombudscommissie. Zowel mannen als vrouwen (als commissies) worden aangeduid met ‘Ombudscommissie’.

Wat is een klacht?

De Awb kent geen definitie van het begrip klacht. De wetgever acht een definitie ook onwenselijk, omdat een omschrijving ook een beperking van het klachtrecht kan inhouden. Uitgangspunt is een ruim klachtbegrip. Alles wat geen (Awb-)bezwaar is, is in beginsel een klacht.

Een klachtprocedure is gericht op het verkrijgen van een rechtens niet-bindend oordeel over het overheidshandelen. Bij een klachtbehandeling wordt, ruimer dan bij de rechtens bindende bezwaarschriftprocedure, bekeken of het betreffende bestuursorgaan zich correct gedragen heeft

tegenover de klager.

Onder de klachtenregeling vallen gedragingen van bestuursorganen en van personen die onder de verantwoordelijkheid van bestuursorganen handelingen verrichten richting burgers en organisaties

(bijvoorbeeld ambtenaren). Enkele voorbeelden van ‘niet correct’ gedragen zijn: ongeïnteresseerde bejegening, te trage afhandeling van een aanvraag, brieven worden te laat of niet beantwoord, het antwoord is in strijd met de gewekte verwachtingen en onvoldoende gemotiveerd, aangevraagde

informatie wordt niet toegezonden.

Geen eigen personeel

In het nieuwe artikel 81t, derde lid, van de Gemeentewet is opgenomen dat het personeel van de gemeentelijke Ombudscommissie geen werkzaamheden verricht voor een bestuursorgaan naar wiens

gedraging de Ombudscommissie een onderzoek kan instellen. Deze bepaling is in de Wet extern klachtrecht opgenomen om te voldoen aan de eis van onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de ombudsvoorziening en ook om de schijn van belangenverstrengeling tegenover burgers te voorkomen.

Overigens passen bij deze harde eis twee kanttekeningen die de scherpe kantjes er wat vanaf nemen.

Ten eerste verbiedt de wetsbepaling het personeel slechts om werkzaamheden te verrichten voor een bestuursorgaan dat onder de bevoegdheid van de Ombudscommissie valt. Het personeel mag dus wel in

dienst zijn bij dat bestuursorgaan. Daarnaast geldt dat veel voorbereidend werk van de Ombudscommissie wel door eigen personeel van een bestuursorgaan kan worden gedaan zonder dat zij formeel tot het

personeel van de Ombudscommissie behoren. Het gaat dan om zaken als informatie verstrekken over de procedures van intern en extern klachtrecht, de telefoon aannemen, vergaderzalen regelen voor ombudszittingen, mensen ontvangen, koffie geven. Als de Ombudscommissie met zijn eigenlijke werk, dus de inhoudelijke tweedelijns klachtbehandeling, bezig is, dan pas geldt de harde eis van onafhankelijk ondersteunend personeel.

Voor alle duidelijkheid: ook de gemeenteraad is een bestuursorgaan in de zin van de Awb. Dat betekent dat ook personeel dat werkzaamheden voor de raad verricht, niet aan de klachtbehandeling door de gemeentelijke Ombudscommissie mag deelnemen, ook niet bij klachten die niet over de raad zelf gaan.

Rol ondernemingsraad

Op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is de ombudsvoorziening een aangelegenheid die werknemers raakt. Daarvoor is de ondernemingsraad het aangewezen orgaan, mede gelet op hetgeen hierover in artikel 27 van de WOR staat. Echter door het feit dat de gemeente door de wet verplicht wordt tot het invoeren van de ombudsfunctie, is met inachtneming van artikel 46d, onderdeel

b, van de WOR het politiek primaat van toepassing. Dat houdt in dat de ondernemingsraad in dezen geen advies- of instemmingsrecht heeft. In lijn met hetgeen hierover zowel in de jurisprudentie van de Hoge Raad als de aanwijzingen van minister van BZK is vastgelegd, is overleg met de

ondernemingsraad wel van belang. Daardoor kan bij de inrichting van de ombudsfunctie rekening worden gehouden met de opvattingen van de ondernemingsraad. In de aanhef van de modelverordening en de modelbesluiten is daarom vermeld: ‘Gehoord de ondernemingsraad’.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1 Instelling Ombudscommissie

In de algemene toelichting is ingegaan op de verschillende varianten die met de term ‘Ombudscommissie’ kunnen worden aangeduid. Indien in de verordening tevens is aangegeven voor welke variant wordt

gekozen – eventueel met de personele bezetting daarbij – dan is deze verordening tevens een instellingsbesluit. Wij hebben evenwel ook een apart modelinstellingsbesluit gemeentelijke Ombudscommissie gemaakt, voor het geval de gemeente de instelling van de Ombudscommissie los van de

algemene regels voor het instituut wil behandelen.

Indien gekozen wordt voor een persoon als Ombudscommissie, is sprake van een eenhoofdig ambt met daarbij de verplichting om in ieder geval een plaatsvervanger aan te wijzen (zie het nieuwe artikel 81q,

tweede lid, van de Gemeentewet en het model instellingsbesluit gemeentelijke Ombudscommissie).

Indien voor een commissie wordt gekozen, zal in de regel worden gekozen voor drie leden. Dit is ook vastgelegd in het modelinstellingsbesluit gemeentelijke Ombudscommissie. De wet staat toe een ander aantal

aan te wijzen, maar wij adviseren u in ieder geval voor een oneven aantal leden te kiezen. Een oneven aantal voorkomt problemen indien de commissie niet unaniem is in haar oordeel. De voorzitter en

plaatsvervangend voorzitter van de commissie worden door de raad gekozen uit de leden van de commissie (zie het nieuwe artikel 81w, derde lid, van de Gemeentewet).

Artikel 2 Zittingsduur

Het nieuwe artikel 81q, eerste lid, van de Gemeentewet bepaalt dat de Ombudscommissie voor de duur van zes jaar wordt benoemd. Dit waarborgt zijn onafhankelijkheid. In de modelverordening is ervoor gekozen dat de Ombudscommissie éénmaal kan worden herbenoemd. De gemeente is uiteraard vrij om te kiezen voor ruimere mogelijkheden tot herbenoeming. Elke herbenoeming is uiteraard ook voor zes jaar.

Artikel 3 Financiële middelen

Eerste lid

Deze bepaling is een uitwerking van artikel 81w van de Gemeentewet waarin is bepaald dat de Ombudscommissie een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding ontvangt voor zijn werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten.

Tweede lid

De Ombudscommissie zal uiteraard niet kunnen functioneren zonder toereikende financiële middelen. De wet verplicht de gemeente overigens al om te voorzien in voldoende personeel voor de Ombudscommissie (zie

artikel 81t Gemeentewet). Voor de bepaling van het budget kan ook worden gekeken naar de regeling die voor de rekenkamercommissie is gemaakt.

Artikel 4 Bemiddeling

Eerste lid

Tijdens het onderzoek kan de Ombudscommissie een poging doen om via bemiddeling tot een bevredigende oplossing voor de verzoeker te komen. Deze bemiddeling kan een meer of minder zware vorm aannemen. Wij kunnen ons voorstellen dat de Ombudscommissie dit nader regelt in een werkinstructie (zie artikel 5).

De Ombudscommissie kan in zijn jaarverslag een overzicht van bemiddelingen publiceren. Aldus ontstaat er inzicht in de verhouding tussen het aantal bemiddelingen en het aantal onderzoeken en de aard van de

bemiddelingen.

De Ombudscommissie kan uitsluitend tot interventie overgaan indien hij bevoegd is om de gedraging te onderzoeken.

Tweede lid

Het oordeel over het handelen en de hieruit voortvloeiende aanbevelingen voor de organisatie legt de Ombudscommissie neer in een rapport (nieuwe artikel 9:36 Awb) indien hij zijn onderzoek voltooit. In het geval van een geslaagde bemiddeling zal de Ombudscommissie doorgaans reden hebben om het onderzoek niet voort te zetten en komt hij aan het uitbrengen van een rapport en het geven van een oordeel niet toe. Het is echter wel gewenst dat de Ombudscommissie ook in geval van een geslaagde bemiddeling zijn bemoeienis afsluit met een schriftelijk stuk waarin hij verslag doet van het onderzoek en de bevindingen en van de het resultaat van de bemiddeling.

Artikel 5 Werkinstructie

De Ombudscommissie kan de wijze waarop hij zijn werkzaamheden vorm wenst te geven vastleggen in een werkinstructie.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschrift

Eerste lid

De ontvangstbevestiging is overeenkomstig hetgeen artikel 9:6 Awb voor het intern klachtrecht bepaalt: het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk.

Tweede lid

Analoog aan hetgeen artikel 9:9 Awb voor het intern klachtrecht regelt, is bepaald dat aan het bestuursorgaan en aan degenen op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, een afschrift van het verzoekschrift wordt toegezonden. Indien de Ombudscommissie het verzoekschrift niet in behandeling neemt, heeft toezending van een kopie van het verzoekschrift aan het bestuursorgaan geen wezenlijke functie en zou het onder omstandigheden zelfs een schending van vertrouwelijkheid kunnen betekenen

(vergelijk art. 2:5 Awb dat op de Ombudscommissie van overeenkomstige toepassing is). Komt het wel tot een onderzoek van de Ombudscommissie, dan heeft niet alleen het bestuursorgaan, maar ook de betrokken

ambtenaar recht op een kopie van het verzoekschrift (vergelijk artikel 9:30, eerste lid, Awb). Overigens valt niet in alle gevallen de gedraging waarover geklaagd wordt toe te schrijven aan een bepaalde persoon; als dat zich voordoet, kan uiteraard worden volstaan met het toesturen van een

afschrift van het verzoekschrift aan alleen het bestuursorgaan.

Artikel 7 Taak van de Klachtencoördinator

De figuur van de Klachtencoordinator is elders niet beschreven. Daarom worden deze hier opgenomen. Het is het dagelijkse aanspreek- en informatiepunt rond alles wat met klachten te maken heeft. De functionaris draagt primair zorg voor de begeleiding van de interne klachtafhandeling. Deze procedure moet eerst worden doorlopen voordat een klager in tweede en tevens laatste instantie de Ombudscommissie om een oordeel kan vragen.

Verder is het nodig dat de zittingen van de Ombudscommissie administratief worden voorbereid. Daartoe behoren het beleggen van vergaderingen, vergaderruimten, het uitnodigen van klagers e.d. Daarvoor is de klachtencöördinator de meest voor de hand liggende functionaris. Dit omdat de functionaris goed ingevoerd is in de gemeentelijke organisatie in tegenstelling tot de secretaris van de Ombudscommissie die van buiten de organisatie komt.

Artikel 9:12a van de Algemene wet bestuursrecht meldt slechts dat de registratie van schriftelijke klachten jaarlijks gepubliceerd moet worden. Dit artikel geeft aan waaruit die registratie tenminste dient te bestaan en is als zodanig een aanvulling op artikel 9:12a van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Artikel 139 van de Gemeentewet bepaalt onder meer dat verordeningen niet in werking treden, voordat ze zijn bekendgemaakt. Volgens artikel 142 van de Gemeentewet treden verordeningen op de achtste dag na bekendmaking in werking, tenzij een ander tijdstip is aangewezen.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Ombudscommissie gemeente Harderwijk 2005

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Harderwijk in zijn openbare vergadering van 16 juni 2005 onder nummer 52.

De voorzitter, w.g. drs. J.C.G.M. Berends MPA

De griffier, W.g. mw. mr. J.Th. van der Kwast.