Regeling interne klachtenbehandeling Haren

Artikel 1 Indiening

• 1 Een mondelinge klacht over een gedraging jegens klager of een ander van een gemeentelijk bestuursorgaan, kan telefonisch of in persoon worden ingediend bij de klachtencoördinator of zijn/haar plaatsvervanger(s).

• 2 De klacht wordt vastgelegd op een door het college vast te stellen intakeformulier. Na vastlegging van de klacht gaat een afschrift van het intakeformulier per omgaande naar de behandelaar uit artikel 4 en samen met de klachtenfolder naar de klager en de beklaagde.

Artikel 2 Behandeling en afdoening

• 1 De behandeling en afdoening van mondelinge klachten geschiedt bij mandaat door de behandelaars uit artikel 4.

• 2 De klacht wordt niet in behandeling genomen als, op advies van de klachtencoördinator, de behandelaar artikel 9:8, lid 1a, b, c, d, e of f dan wel lid 2, van de Awb van overeenkomstige toepassing acht.

• 3 Binnen 3 weken na indiening stuurt de klachtencoördinator aan klagers bij mandaat, samen met de klachtenfolder, het bericht dat klachten niet in behandeling worden genomen met een berichtkopie aan de beklaagde of de behandelaars doen deze op zorgvuldige wijze schriftelijk af. Bij het geschrift voegen zij de klachtenfolder en een kopie van het geschrift sturen zij naar de beklaagde en de klachtencoördinator.

Artikel 3 Indiening

• 1 Een schriftelijke klacht over een gedraging als bedoeld in artikel 1.1 wordt ingediend c.q. gericht aan het betreffende bestuursorgaan, t.a.v. de klachtencoördinator.

• 2 Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat tenminste:

  • a.

    de naam en het adres van de indiener;

  • b.

    de dagtekening;

  • c.

    een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

Artikel 4 Onderzoek/behandeling

• 1 Een klacht over een gedraging van de gemeenteraad wordt onderzocht en behandeld door de voorzitter en de griffier van de raad als personen van advies aan de gemeenteraad in de zin van artikel 9:14.1 Awb.

• 2 Een klacht over een gedraging van het college als geheel wordt onderzocht/behandeld door de collegevoorzitter of diens 1e plaatsvervanger en een ander door het college aan te wijzen collegelid, niet zijnde collegeleden die het klachtonderwerp in hun portefeuille hebben, als personen van advies aan het college in de zin van artikel 9:14.1 Awb.

• 3 Een klacht over de burgemeester wordt, behoudens lid 6, onderzocht/behandeld door de loco-burgemeester en de gemeentesecretaris als personen van advies aan de burgemeester in de zin van artikel 9:14.1 Awb.

• 4 Een klacht over een gedraging van een collegelid of de gemeentesecretaris wordt onderzocht/behandeld door de collegevoorzitter en een ander door het college aan te wijzen collegelid, niet zijnde beklaagde, als personen van advies aan het college in de zin van artikel 9:14.1 Awb.

• 5 Een klacht over een gedraging van een bestuurscommissie of een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb wordt onderzocht/behandeld door de voorzitter en de secretaris/griffier van die commissie als personen van advies aan die commissie in de zin van artikel 9:14.1 Awb; voor zover over die medewerkers individueel geklaagd wordt, vervangen hun plaatsvervangers hen.

• 6 Een klacht over de aangeduide voorzitter van de raad en commissies uit lid 5 wordt onderzocht/behandeld door de volgende personen van advies in de zin van artikel 9:14.1 Awb aan die voorzitter:• voorzitter: de plaatsvervangend/waarnemend voorzitter en de (commissie)griffier/secretaris;• waarnemend/plaatsvervangend voorzitter: de voorzitter en de (commissie)griffier/secretaris.

• 7 Een klacht over een gedraging van de beide andere sectorhoofden wordt onderzocht/ behandeld door de gemeentesecretaris als persoon van advies aan het college in de zin van artikel 9:14.1 Awb.

• 8 Een klacht over een gedraging van de griffier wordt onderzocht/behandeld door de burgemeester en de plaatsvervangend griffier (gemeentesecretaris) als personen van advies aan de raad in de zin van artikel 9:14.1 Awb.

• 9 Een klacht over een gedraging van medewerkers, niet zijnde griffier, wordt onderzocht/behandeld door het verantwoordelijk afdelingshoofd.

Artikel 5 Inbehandelingname/ontvangstbevestiging/beklaagden informatie

• 1 Als het klaagschrift niet voldoet aan het tweede lid van artikel 9:4 Awb, wordt de klager namens het bestuursorgaan bij brief door de klachtencoördinator in de gelegenheid gesteld om het herstel van dit verzuim alsnog binnen twee weken na de verzending van die brief aan hem/haar te doen toekomen. De tijdige datum van ontvangst van het verzuimherstel, wordt dan geacht de ontvangstdatum van het klaagschrift te zijn.

• 2 Het bestuursorgaan kan al dan niet op binnen twee weken uitgebracht advies van de klachtencoördinator besluiten dat artikel 9:8, lid 1a, b, c, d, e of f dan wel lid 2, Awb van toepassing is. Dan stelt de klachtencoördinator de klager, de ombudscommissie en beklaagde, als het om een persoon gaat, binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk, met ontvangstbevestiging, in kennis van het niet in behandeling nemen daarvan. Bij de inkennissstelling wordt een klachtenfolder gevoegd en wordt de klager gewezen op de mogelijkheid om aansluitend binnen 1 jaar na de datum van verzending van de inkennisstelling een klacht in te dienen bij de externe gemeentelijke ombudscommissie. De rest van deze regeling blijft dan buiten toepassing.

• 3 Als het advies uit het tweede lid niet wordt uitgebracht en het klaagschrift voldoet aan artikel 9:4, tweede lid, Awb wordt de ontvangst namens het bestuursorgaan door de respectieve behartigers uit artikel 11 binnen twee weken daarna schriftelijk bevestigd. De bevestiging, waarvan een afschrift naar het bestuursorgaan gaat, bevat tevens een uitnodiging voor de hoorzitting uit artikel 7 en een beschrijving van de verdere gang van zaken en gaat vergezeld van een klachtenfolder.

• 4 Binnen twee weken na de ontvangst zenden de respectieve behartigers uit artikel 11 een afschrift van het klaagschrift en de daarbij meegezonden stukken aan beklaagden en aan beklaagde personen, naast de klachtenfolder, ook een uitnodiging voor de hoorzitting, waarin een weergave van artikel 6 is opgenomen.

Artikel 7 Horen

• 1 De behandelaren uit artikel 4 stellen klager en beklaagde(n) binnen zeven weken na ontvangst van het klaagschrift in de gelegenheid in beslotenheid te worden gehoord en, voor zover van toepassing, op elkaars standpunt te reageren. De raad en commissies laten zich dan, evenals bij de Ombudscommissie, als beklaagden vertegenwoordigen door hun plaatsvervangend voorzitter, het College van burgemeester en wethouders door het collegelid, dat het onderwerp van de klacht in zijn portefeuille heeft, tenzij het betreffende bestuursorgaan heeft besloten tot een andere vertegenwoordiging.

• 2 Van het horen laten de behandelaren een voorlopig verslag maken, dat om reactie wordt toegezonden aan klager en beklaagde. Hun eventuele reacties worden bij het definitieve verslag gevoegd.

Artikel 8 Resultaat

• 1 Het bestuursorgaan besluit, op advies van de behandelaren binnen tien weken na ontvangst van de klacht over de afdoening daarvan op basis van een rapport van bevindingen, een advies, het verslag en eventuele aanbevelingen van de behandelaren.

• 2 De behartiger uit artikel 11 stelt op dezelfde dag klager, beklaagde, de ombudscommissie en de klachtencoördinator schriftelijk in kennis van de door dat bestuursorgaan vastgestelde bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt, vergezeld van het verslag en van het eventuele advies. Daarbij wordt de klager op de mogelijkheid gewezen om aansluitend de klacht in te dienen bij de externe intergemeentelijke ombudscommissie.

Artikel 10 Jaaroverzicht

• 1 Het college brengt jaarlijks aan de gemeenteraad verslag uit van het aantal klachten, de aard van de klachten, de wijze van afdoening en de eventuele maatregelen die naar aanleiding van de behandeling zijn getroffen. In het verslag wordt het recht van betrokkenen op eerbiediging van hun persoonlijke levenssfeer in acht genomen.

• 2 Het verslag, bedoeld in lid 1, dat zowel schriftelijke als mondelinge klachten betreft, wordt jaarlijks gepubliceerd.

Artikel 11 Ambtelijke behartiging

• 1 Alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen ter behandeling van klachten over het college van burgemeester en wethouders en de collegeleden worden verricht door of namens de gemeentesecretaris.

• 2 Alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen ter behandeling van klachten over de gemeentesecretaris worden verricht door of namens de loco-gemeentesecretaris.

• 3 Alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen ter behandeling van klachten over andere medewerkers dan de griffiemedewerkers worden verricht door of namens zijn/haar afdelingshoofd.

• 4 Alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen ter behandeling van klachten over een andere beklaagde dan die uit de vorige twee artikelleden worden verricht door of namens de ambtelijk persoon van advies voor die beklaagde uit artikel 4.

Artikel 13 Inwerkingtreding

• 1 Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2006.

• 2 Met ingang van 1 januari 2006 vervalt de Regeling interne klachtenbehandeling, vastgesteld bij besluit van 17 december 2001 met dien verstande dat de regeling van toepassing blijft op klachten die vóór die datum zijn ingediend.