Regeling vervallen per 09-06-2022

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Heemskerk houdende regels omtrent de herbenoemingscommissie burgemeester Verordening herbenoemingscommissie burgemeester gemeente Heemskerk 2018

Geldend van 28-12-2018 t/m 08-06-2022

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Heemskerk houdende regels omtrent de herbenoemingscommissie burgemeester Verordening herbenoemingscommissie burgemeester gemeente Heemskerk 2018

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Samenstelling commissie

  • 1. De commissie bestaat uit vijf leden van de raad: mevrouw Smit; de heer Burgering; de heer Kolenbrander; de heer Schouws en de heer van Dongen.

  • 2. Mevrouw Smit treedt op als voorzitter van de commissie.

  • 3. De samenstelling van de commissie kan tussentijd niet worden aangepast.

Artikel 2 Ambtelijke ondersteuning

  • 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

  • 2. De raad kan bepalen dat de plaatsvervangend griffier ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.

Artikel 3 Vergaderingen

  • 1. De commissie vergadert zo vaak als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien tenminste de helft van alle leden aanwezig zijn.

  • 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

    • a.

      de leden van de commissie;

    • b.

      de burgemeester, voor zover met haar een gesprek plaats heeft.

  • 3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 5 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken, doch geschiedt de oproeping ten minste 4 uur voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 4 Stemming

De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.

Artikel 5 Verslag

  • 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

    • a.

      een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

    • b.

      een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel 6 Geheimhouding

  • 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

  • 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

  • 3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

  • 4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

  • 5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook van kracht in het geval de commissie wordt ontbonden.

Artikel 7 Archivering

  • 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

  • 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 8 Informatie over en gesprek met de burgemeester

  • 1. De commissie bepaalt vooraf op basis van welke informatiebronnen en aandachtspunten zij tot een oordeel over het functioneren van de burgemeester zal komen. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets, de verslagen van de klankbordgesprekken en de wettelijke taken van de burgemeester.

  • 2. Om een oordeel te vormen van het functioneren van alle aspecten van het burgemeestersambt kan de vertrouwenscommissie met derden spreken. De commissie maakt bij aanvang van de procedure aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

  • 3. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

Artikel 9 Verslag van bevindingen en aanbeveling voor herbenoeming

  • 1. Het in artikel 5 genoemde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling voor de herbenoeming.

  • 2. Indien over van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 10 Ontbinding

  • 1. Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie niet mogelijk tot de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend heeft gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.

  • 2. Op de bovengenoemde dag wordt de commissie van rechtswege ontbonden.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Hoofdstuk 2 Slotbepalingen

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 13 Aanhaling

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening herbenoemingscommissie burgemeester gemeente Heemskerk 2018.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente

Heemskerk in zijn openbare vergadering van

20 december 2018

de raad voornoemd,

de griffier,

de voorzitter,

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Samenstelling

De commissie bestaat uit een afvaardiging van raadsleden. Omdat dit een tijdelijke commissie betreft die vervalt na het besluit van de minister van BZK, Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, niet mogelijk.

Artikel 2 Ambtelijke ondersteuning

Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier geleverd en eventueel door de gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris. Adviseurs en ambtelijke ondersteuners hebben geen stemrecht.

Artikel 3 Vergaderingen

Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld.

Artikel 4 Stemming

Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot uitdrukking gebracht.

Artikel 5 Verslag

Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van een verslag kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:

  • 1.

    Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de klankbordgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.

  • 2.

    Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld.

  • 3.

    Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie.

Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.

Artikel 6 Geheimhouding

De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet.

De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel 5 en artikel 9 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt.

De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.

De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

Artikel 7 Archivering

De secretaris van de commissie voert tijdig overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de te volgen werkwijze.

Er zijn twee fasen te onderscheiden.

“Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn van 20 jaar.

Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archiefruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeentearchivaris) dat de archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats doet in deze dan dienst als archiefruimte. De secretaris van de commissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden.

Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure ter plaatsing in de archiefbewaarplaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de commissie, omdat het college van B&W in die hoedanigheid geen toegang heeft tot deze stukken.

Ten behoeve van de overbrenging van de stukken na uiterlijk 20 jaar naar de archiefbewaarplaats is het van belang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan dus al worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Daarmee wordt bereikt dat bij de overbrenging na uiterlijk 20 jaar niet vergeten wordt deze beperking formeel in een besluit vast te leggen. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op 75 jaar na het afsluiten van het dossier.

De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale archiefbescheiden van toepassing. Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening. Ingeval er sprake is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor zij verwezen naar de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).

Artikel 8 Informatie over en gesprek met de burgemeester

De informatiebronnen die de vertrouwenscommissie gebruikt bij het komen tot een aanbeveling inzake de herbenoeming dienen voor zowel de burgemeester, de gemeenteraad als de commissaris van de Koning, vooraf helder te zijn. De bevindingen die de commissie doet, dienen met de burgemeester besproken te worden. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.

Artikel 9 Verslag van bevindingen en de conceptaanbeveling voor herbenoeming

Artikel 5 bevat de algemene bepalingen inzake het verslag van bevindingen en de aanbeveling voor herbenoeming. Van belang is dat de commissie met een concept voor de aanbeveling inzake de herbenoeming komt, waarop de raad over de aanbeveling heeft te besluiten. Eventuele afspraken over het functioneren van de burgemeester dienen volstrekt helder te zijn.

Artikel 10 Ontbinding

De commissie wordt voortgezet tot het moment dat de tot het moment dat de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend maakt dat de burgemeester is herbenoemd en wordt op dat moment van rechtswege ontbonden.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

Dit artikel treft een voorziening inzake de bevoegdheid van de commissie in gevallen waarover bij verordening geen regeling is getroffen en de bevoegdheidsverdeling niet uit een andere norm voortvloeit.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 13 Aanhaling

Dit artikel behoeft geen toelichting.