Procedure handboek regionaal inkoopbureau Stichting RIJK

INHOUD

I. Procedure handboek

ad 1. inkoopmethodiek stichting RIJK

Het doel van de inkoopmethodiek van stichting RIJK is het bevorderen van zowel het voortraject van inkoop als het binnen de kaders van de relevante wet- en regelgeving uitzetten van de meest geschikte aanbestedingsprocedure, waardoor het optimale inkoopresultaat wordt bereikt.

De inkoopmethode van stichting RIJK bestaat uit acht stappen die ondergebracht worden in drie verschillende deelgebieden: [a] het voortraject, met als doel het behalen van een optimaal inkoopresultaat (doelmatigheid), [b] aanbesteden, bedoeld voor het naleven van de juiste wet- en regelgeving (rechtmatigheid) en de [c] evaluatie en rapportage van het proces.

ad 2. drempelwaarden

Er bestaan grofweg twee typen drempelwaarden: de Europese drempelwaarden uit de wet en de drempelwaarden uit (gemeentelijk) beleid. Beide drempels kennen verschillende kenmerken. De drempels uit de wet zijn dwingend voorgeschreven en zijn bij de rechter afdwingbaar. Van deze drempels kan niet door een gemeentelijk orgaan rechtmatig worden afgeweken. De drempels uit beleid echter zijn door de gemeenten vastgesteld en kennen een afwijkingsmogelijkheid.

Drempelwaarden uit de wet

In de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn drempelwaarden (drempelbedragen) vastgesteld. Deze zijn via Nederlandse wetgeving ook voor alle gemeenten dwingend van toepassing verklaard. Een overheidsopdracht die evenveel of meer bedraagt dan het drempelbedrag moet verplicht Europees worden aanbesteed. Voor werken geldt voor 2010 en 2011 een drempelwaarde van € 4.845.000. Voor leveringen en diensten wordt voor 2010 en 2011 een drempelwaarde van € 193.000 gehanteerd.

Drempelwaarden uit beleid (RIJK gemeenten)

Vanuit het oogpunt van efficiency hebben de RIJK-gemeenten aangegeven om de voor de gemeenten geldende drempelwaarden zoveel mogelijk te harmoniseren. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld gezamenlijke aanbestedingstrajecten efficiënt en uniform uitgevoerd worden en werkwijzen zo veel mogelijk geformatteerd worden. Voor werken en leveringen en diensten zijn voor de RIJK gemeenten - en dus ook voor Heemstede - de drempelwaarden zoals weergegeven op de volgende pagina overeengekomen.

(*) deze bedragen vloeien voort ui de Europese aanbestedingsrichtlijnen en gelden voor 2010 en 2011. Zodra deze wijzigen dan zullen die in de plaats treden van de hierboven genoemde bedragen ad. € 4.845.000 (werken) en € 193.000 (leveringen en diensten).

Er kunnen omstandigheden zijn waardoor het verstandig is om af te wijken van de genoemde drempelbedragen. Tot de grensbedragen van Europees aanbesteden heeft een gemeente enige vrijheid om af te wijken. Indien een gemeente wil afwijken van de vastgestelde drempelbedragen dan dient zij dit onder verwijzing naar bijzondere omstandigheden nader te motiveren. Geheel vrij is de gemeente hier niet in, omdat bijvoorbeeld ook onder de Europese aanbestedingsgrenzen de principes van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit gelding hebben. Daarnaast dient opgemerkt te worden dat te ruimhartig afwijken van deze regels ten koste kunnen gaan van de voordelen van inkoop. Tevens kan dan de basis voor het geformuleerde beleid worden ondermijnd.

ad 3. rolverdeling en mandaten

Processen in organisaties verhogen hun succeskans aanzienlijk door een goede taak- en rolverdeling tussen deelnemers. Binnen inkoopprocessen bij gemeenten is dat niet anders. Deze processen worden vaak uitgevoerd door teams met verschillende deskundigen en belanghebbenden. Van belang is dus om de taken en verantwoordelijkheden goed te definiëren en op te schrijven. Inkooptrajecten met meerdere partners slagen alleen als er overeenstemming is over de processen aan de hand waarvan deze worden uitgevoerd. Ze worden efficiënt als alle partners in elk inkooptraject precies weten waarvoor ze aan de lat staan en wat ze kunnen verwachten van de andere partners. Daarbij zijn tevens koppelingen aangebracht met mandaten om deze zaken ook te kunnen uitvoeren. Op deze plaats wordt verwezen naar de bijlage 'rolverdelingsmodel' achterin het procedure handboek.

Het is voor het succes van inkooptrajecten dus van belang dat deelnemers aan inkooptrajecten de taak- en rolverdeling goed uitvoeren. Daarvoor is het belangrijk dat zij deze kennen en consequent toepassen. In het procedure handboek zal in het algemeen en per fase worden toegelicht wat de taak- en rolverdeling tussen de partners in een inkooptraject is. Een gedetailleerde uitwerking van de rolverdeling is opgenomen in de bijlagen van het procedure handboek. Deze uitwerking zal met de vaststelling van dit handboek als uitgangspunt gelden voor inkooptrajecten die begeleid worden door RIJK.

De primaire verantwoordelijkheid voor een inkooptraject ligt en blijft liggen bij de gemeente. Het is het belang van de gemeente en dus blijft deze volledig aan het stuur. Concreet gezegd neemt de gemeente de meest kritische beslissingen in een inkooptraject. Of het gaat om wanneer wordt gestart, aan wie uiteindelijk wordt gegund, welke strategie wordt gehanteerd of wat precies zal worden gekocht, het is de eindverantwoordelijkheid van de gemeente. De inkoper van RIJK heeft een adviserende rol.

Vanuit de doelstellingen van RIJK is door de gemeenten besloten om zich primair te richten op de tactische inkoop. Tactische inkoop wil zeggen het proces om te komen tot een contract voor een concrete behoefte (bijvoorbeeld een raamovereenkomst voor kantoorartikelen). In dit proces komt de toegevoegde waarde van gezamenlijke inkoop het meest naar voren, zoals bijvoorbeeld door het delen van de kosten van de procedure en kwantumkortingen. Hierbij werken, zoals gezegd, RIJK en de gemeente in partnerschap.

De operationele inkoop is het domein van de gemeenten. Operationele inkoop betreft ondermeer de bestelfunctie, controle op aflevering en facturatie. Dit gaat tot in de haarvaten van de organisatie. De voordelen van gezamenlijkheid zijn hier veel lastiger te bereiken. RIJK heeft in deze fase daarom slechts een algemene adviesfunctie.

ad 4. duurzaam inkopen

In het collegeakkoord 2010 - 2014 is aangegeven dat het bij duurzaamheid gaat om de harmonieuze verbinding van de elementen 'people, planet en profit' en het is een leidend principe in de organisatie en bij het beleid van de gemeente. Duurzaamheid gaat om kwaliteit en is noodzakelijk voor ons welzijn en het behoud van onze welvaart in de toekomst. Het college beoordeelt duurzame initiatieven pragmatisch op kosten en baten op de lange termijn en toont inzet en leiderschap op initiatieven waar veel potentieel in zit. Ook omarmen het college energiebesparing en CO2-reductie zolang dit past in een financieel duurzaam kader.

In het procedure handboek wordt in een apart hoofdstuk ingegaan op duurzaam inkopen. Zoals hiervoor is aangegeven is duurzaamheid een belangrijk onderwerp. RIJK wil deze ambities ondersteunen (gemeenten blijven eindverantwoordelijk) en heeft in de rolverdeling, naast de taakverdeling tussen RIJK en de gemeente, optioneel ook de inpassingmogelijkheden voor duurzaam inkopen benoemd. In elke fase van het traject wordt de rol van de duurzaamheidsdeskundige in het traject duidelijk omschreven. Dit kan Milieudienst IJmond zijn, waarmee RIJK een nauwe samenwerking alliantie heeft, maar eventueel ook andere of eigen materiedeskundige op dit gebied. De keuze hiervoor ligt bij de gemeente.

Voor effectief duurzaam inkopen is het van belang om duidelijke keuzen te maken. Marktpartijen moeten bij inkooptrajecten nauwkeurige informatie hebben over wat de gemeente wil hebben of bereiken in een opdracht. Alleen dan zijn zij in staat om een goede aanbieding op te stellen. Daarnaast willen inkopers graag de inkoop gebruiken om de strategie van de organisatie te realiseren, dus als instrument voor beleidsrealisatie.

De combinatie van deze twee aspecten noodzaakt voor duurzaam inkopen dat gemeenten een strategie formuleren ten aanzien van de doelen die op het gebied van duurzaamheid bereikt moeten worden. De gemeenten zijn hierbij geheel vrij.

Ten aanzien van duurzaam inkopen zal het college binnenkort aan de raad van de gemeente Heemstede een beleidsnotitie over dat onderwerp aanbieden. AgentschapNL (onderdeel van het Ministerie van EZ) heeft voor gemeenten 45 productgroepen benoemd die duurzaam kunnen worden ingekocht. Het idee is om in de beleidsnotitie per productgroep aan te geven volgens welke criteria wordt ingekocht.

ad 5. verzenden, ontvangen en archiveren

Het is belangrijk dat er een goede procedurele afhandeling is van inkooptrajecten, inclusief een betrouwbare en traceerbare dossieropbouw. Daarom wordt voor de meeste trajecten, waarbij volgens het jaarplan RIJK betrokken is, gewerkt volgens de specifieke procedureregels voor verzenden, ontvangen en archiveren. De toepassing van deze procedureregels moet echter wel passend zijn bij het betreffende inkooptraject. Voor de manier waarop met verzenden, ontvangen en archiveren wordt omgegaan binnen de inkooptrajecten bestaat er dus een groot verschil wat voor type inkooptraject het is.

Schematisch ziet de toepassing van de procedureregels van de stichting RIJK voor de verschillende trajecten, waarin RIJK participeert, is er als volgt uit:

	Gezamenlijk	Individueel
Nationaal (niet verplicht via Bao)	RIJK	Gemeente
Europees (volgens de aanbestedingswet, het Bao)	RIJK	RIJK

ad 6. procedure juridische conflicten

Bij RIJK-trajecten zal een afwijzing gepaard gaan met een gemotiveerde afwijzing en desgewenst een persoonlijke toelichting. Mede omdat afgewezen aanbieders steeds minder schromen om naar de rechter te gaan om hun gelijk te halen. De gang naar de rechter staat ook steeds vaker los van de kwaliteit waarmee de aanbestedingsprocedure is verlopen.

Indien RIJK-gemeente(n) desalniettemin geconfronteerd worden met een aanbestedingsgeschil dan moet daarop gereageerd worden en dat betekent dat er een advocaat ingeschakeld zal moeten worden. Om te voorkomen dat in een aanbestedingsgeschil in een traject met een of meer gemeenten telkens discussie zal plaatsvinden over de keuze van de advocaat is in het procedure handboek daarover een keuzeprocedure voor een advocaat opgenomen. Deze procedure geldt voor alle aanbestedingstrajecten waarbij RIJK betrokken is, zowel de individuele als gezamenlijke inkooptrajecten.

Uit rolverdeling volgt dat in de procedure juridische conflicten RIJK bepaalt welk advocatenkantoor wordt ingehuurd om het ontstane conflict te behandelen.

ad 7. algemene inkoopvoorwaarden

Organisaties stellen inkoopvoorwaarden waar hun relatieve machtspositie op de markt dat toelaat. Consumenten en kleinere overheden zijn vaak overgeleverd aan de verkoopvoorwaarden van ondernemingen. De gemeenten verenigd in RIJK hebben een relevante machtspositie die de gemeenten in staat stelt om inkoopvoorwaarden te stellen. Dat is een concreet voordeel van samenwerking. In praktijk betekent dit dat de gemeenten bij geschillen vaker beroep kunnen doen op herstel, schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.

Hoewel het uitgangspunt is om de inkoopvoorwaarden voor alle gemeenten gelijk te laten zijn, worden zij niettemin per gemeente vastgesteld. Met deze vaststelling worden deze voorwaarden de inkoopvoorwaarden van de betreffende gemeente en worden eventuele bestaande inkoopvoorwaarden ingetrokken. Op deze wijze houden de gemeenten hun eigen voorwaarden, maar ontstaat er geen discussie over de inhoud van de toepasselijke voorwaarden. Deze zijn immers voor alle gemeenten gelijk. Omdat Heemstede geen eigen inkoopvoorwaarden had hoeven deze ook niet ingetrokken te worden.

Bijzondere aandacht is uitgegaan naar het creëren van het noodzakelijke draagvlak met de markt. In dit kader is bij de totstandkoming van deze voorwaarden een afstemming en interactie geweest met in het bijzonder het MKB. Voor zover de op- en aanmerkingen voor de gemeente aanvaardbaar werden geacht, zijn deze verwerkt in deze voorwaarden.

Gegeven het bovenstaande worden marktpartijen blijvend aangemoedigd hun ervaringen te delen en eventuele op- en aanmerkingen omtrent de inhoud van deze inkoopvoorwaarden en het omgaan daarmee door de gemeente te melden aan stichting RIJK.

Van oudsher worden de voorwaarden van een contract uitonderhandeld na het moment van gunning aan een bepaalde leverancier/dienstverlener. De wet- en regelgeving inzake aanbestedingen heeft echter voor een trendbreuk gezorgd. Zowel vanuit het perspectief van rechtmatigheid als van doelmatigheid worden de voorwaarden van een contract tegenwoordig als onderdeel van het aanbestedingsproces gehanteerd. Dit houdt in dat geïnteresseerde marktpartijen in staat worden gesteld om hun offerte (en dus ook hun aan te bieden prijzen, tarieven en vergoedingen) te baseren op de door de gemeente te hanteren voorwaarden.

II. Omgaan met (regionale of lokale) leveranciers en de positie van SW bedrijf Paswerk

In het procedure handboek worden geen afspraken gemaakt over hoe om te gaan met (regionale of lokale) leveranciers en de positie van het SW bedrijf Paswerk (sociale werkvoorziening). In dit collegevoorstel worden hier afspraken over gemaakt. Deze afspraken komen overeen met het bestaande beleid op deze terreinen overeenkomstig het inkoop- en aanbestedingsbeleid zoals dat is vastgesteld op 21-9-2004 door het college en aangevuld met het collegebesluit van 21-2-2006. Dat beleid wordt ingetrokken omdat het is verwerkt in het procedure handboek en daarom wordt voorgesteld om het bestaande beleid met betrekking tot (regionale of lokale) leveranciers en de positie van het SW bedrijf Paswerk in stand te laten.

Deze aspecten worden belangrijk gevonden mede omdat de samenwerking met (lokale) partijen bijdraagt aan de cohesie in, verantwoordelijkheid voor en betrokkenheid bij onze gemeente.

De bestaande afspraken zijn als volgt.

a. beleid t.a.v. de regionale of lokale economie

Bij onderhandse aanbestedingen zullen, in ieder geval, een of meer lokale en/of regionale bedrijven (voor zover aanwezig) uitgenodigd worden om een offerte uit te brengen. De beoordeling van alle offertes zal plaatsvinden op vooraf bepaalde selectie- en gunningcriteria. Op deze wijze stimuleert de gemeente waar mogelijk de plaatselijke en regionale economie en ondernemers.

b. positie SW-bedrijf Paswerk

Heemstede participeert in het Werkvoorzieningsschap Zuid-Kennemerland (Paswerk) en is gebaat bij een gezond functioneren daarvan. Dit laatste is direct gerelateerd aan de hoeveelheid opdrachten die de Paswerk bedrijven verwerven. Het zou daarom goed zijn als deelnemende gemeenten Paswerk van opdrachten kunnen voorzien. Bij aanbestedingstrajecten waarbij Paswerk in staat is dienstverlening te leveren, zal bij onderhandse aanbestedingen, in ieder geval Paswerk worden uitgenodigd om offerte uit te brengen. In het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO 2005) is opgenomen dat bij Europese Aanbestedingen een opdracht mag worden voorbehouden aan Sociale Werkvoorzieningschappen. (Artikel 19 van richtlijn nr. 2004/18/EG uit het BAO).