Gemeenschappelijke regeling CAReL (Centraal Meld- en registratiesysteem RMC en leerplicht) Zuid- en Midden-Kennemerland

Artikel 1 Algemene bepalingen

• 1. Alle begrippen die in deze verordening worden gebruikt en die niet nader worden omschreven hebben dezelfde betekenis als in de Leerplichtwet 1969 en de Wet regels inzake Regionale Meld- en Coördinatie- functie voortijdig schoolverlaten.

• 2. Deze regeling verstaat onder:

  • a.

    gemeente(n): de raad en het college van burgemeester en wethouders van de aan deze regeling deelnemende gemeenten, ieder voorzover zij bevoegd zijn;

  • b.

    de uitvoeringsorganisatie: de afdeling van de gemeente Haarlem waar de uitvoering van de in deze regeling beschreven taken is ondergebracht;

  • c.

    ambtelijke regiegroep leerplicht / RMC: het overlegplatform ten behoeve van de beleidsvoorbereiding op het gebied van RMC en (regionale afstemming van) leerplichtaangelegenheden, bestaande uit ambtelijke vertegenwoordigers uit de deelnemende gemeenten;

  • d.

    RMC-coördinator: functionaris, in dienst van de contactgemeente Haarlem, belast met de coördinerende werkzaamheden op het gebied van RMC voor de regio Zuid- en Midden-Kennemerland;

  • e.

    bestand: verzameling van, in het registratiesysteem vastgelegde, gegevens ten behoeve van de leerplicht- en RMC-registratie.

Artikel 2 Doel en reikwijdte van de regeling

• 1. De regeling wordt getroffen ter behartiging van het belang van een centrale registratie voor de uitvoering van de Leerplichtwet 1969 en de Wet regels inzake Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten;

• 2. De uitvoeringsorganisatie draagt zorg voor het voeren van de onder lid 1 bedoelde registratie, inhoudende:

  • -

    het invoeren van alle leerplichtigen en niet-leerplichtigen tot 23 jaar zonder startkwalificatie jaar in het bestand;

  • -

    het verwijderen van niet meer leerplichtige leerlingen ouder dan 23 jaar uit het bestand;

  • -

    het vastleggen van de school / onderwijsinstelling waar de leerling is ingeschreven;

  • -

    het zorgdragen voor een actueel, juist en volledig bestand;

  • -

    het registreren van de meldingen relatief verzuim;

  • -

    het leveren van de cijfermatige gegevens / overzichten ten behoeve van het jaarlijkse verslag ex artikel 25 lid 1 resp. de opgave ex artikel 25 lid 2 van de Leerplichtwet, alsmede ten behoeve van de jaarlijkse RMC- effectrapportage;

  • -

    het periodiek leveren van managementsrapportages;

  • -

    het op verzoek van een of meer deelnemende gemeenten, tegen kostprijs, uitvoeren van aanvullende monitors ten behoeve van het gemeentelijk jeugd- en onderwijsbeleid, voorzover passend binnen de werkzaamheden.

Artikel 3 De uitvoeringsorganisatie

• 1. Voor de behartiging van het in artikel 2, lid 1 genoemde belang worden de hierbij behorende wettelijke bevoegdheden van de gemeenten gemandateerd aan de gemeente Haarlem c.q. de uitvoeringsorganisatie, met inachtneming van het overige in deze regeling bepaalde.

• 2. De verantwoordelijkheid voor de organisatorische vormgeving en de hiërarchische aansturing van de uitvoeringsorganisatie, inclusief alle aangelegenheden van rechtspositionele aard, ligt bij de gemeente Haarlem.

• 3. De uitvoeringsorganisatie is gevestigd op een locatie in de gemeente Haarlem.

• 4. Vacatures worden, in overeenstemming met het bedrijfsplan genoemd in artikel 6, ingevuld door de gemeente Haarlem. Werving vindt in eerste instantie plaats via een interne procedure, waarbij alle deelnemende gemeenten zijn betrokken.

Artikel 4 Portefeuillehouderoverleg

• 1. Ter voorbereiding van het bedrijfsplan bedoeld in artikel 6 en ter bespreking van overige (beleids-) aangelegenheden rond leerplicht en RMC, komen de portefeuillehouders Onderwijs van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten tenminste één maal per jaar in vergadering bijeen.

• 2. Deze vergadering wordt voorbereid door de ambtelijke regiegroep leerplicht / RMC. Het hoofd van de uitvoeringsorganisatie, dan wel de regionale RMC-coördinator, is bij de vergadering aanwezig en adviseert de portefeuillehouders over de aan de orde zijnde onderwerpen.

• 3. De portefeuillehouders kunnen zelf onderwerpen ter bespreking aandragen;

• 4. De portefeuillehouders wijzen uit hun midden een voorzitter aan.

Artikel 6 Bedrijfsplan

• 1. Op voorstel van de gemeente Haarlem stellen de gemeenten jaarlijks een bedrijfsplan vast.

• 2. In dit plan worden de door de uitvoeringsorganisatie te verrichten werkzaamheden en de daartoe in te zetten middelen voor het opvolgende kalenderjaar procedureel en financieel uitgewerkt.

• 3. Vaststelling van het bedrijfsplan vindt plaats voor 1 december van het jaar, voorafgaand aan het jaar waarop het plan betrekking heeft.

• 4. Op basis van het bedrijfsplan stelt de gemeente Haarlem jaarlijks voor 1 april een jaarverslag op van de werkzaamheden in het afgelopen kalenderjaar, dat wordt voorgelegd aan de gemeenten.

Artikel 7 Financiële bepalingen

• 1. De eenmalige kosten voor de implementatie van het registratiesysteem voor de gemeente Heemstede worden bekostigd door deze gemeente en komen voor een bedrag van 6.500 euro ten laste van de bestaande RMC-reserve.

• 2. De jaarlijkse kosten worden als volgt berekend:

  • a.

    salariskosten: de salariskosten van de medewerkers van de uitvoeringsorganisatie tot het maximale bedrag behorende bij de functionele salarisschalen volgens het functiewaarderingssysteem van de gemeente Haarlem;

  • b.

    bijzondere beloningen: de kosten van bijzondere beloningen die de gemeente Haarlem toekent op basis van het functioneren van de medewerker in de uitvoeringsorganisatie;

  • c.

    overhead: de overige kosten verbonden aan de uitvoering door de uitvoeringsorganisatie van de in artikel 2, lid 2 genoemde taken, berekend als volgt:

    € 20.680 voor huisvestings- en materiële kosten (peiljaar 2009);

  • d.

    kosten van de jaarlijkse accountantscontrole bedoeld in artikel 7 lid 7;

  • e.

    automatisering: de werkelijke kosten van het door de uitvoeringsorganisatie gebruikte registratiesysteem leerplicht / RMC, te weten de jaarlijkse exploitatiekosten (licentiekosten, technische kosten, backup beheer e.d.) en de kosten voortvloeiend uit de noodzakelijke GBA- koppelingen;

• 3. De kosten bedoeld onder lid 2a, 2b en 2c worden, bij de aanvang van de gemeenschappelijke regeling, berekend op basis van een formatieomvang van 3,5 fte, onderverdeeld naar 2,5 fte administratie / registratie, 0,5 fte functioneel applicatiebeheer en 0,5 fte coordinatie.

• 4. Van het totaal van de onder lid 2 berekende kosten komt 75 % ten laste van de deelnemende gemeenten naar rato van het aantal inwoners van 5 tot 23 jaar op 1 januari van het jaar waarop de kostenverdeling plaatsvindt.

  De overige 25 % van de totale kosten wordt ten laste gebracht van het jaarlijkse RMC-rijksbudget.

• 5. De salariskosten genoemd onder lid 2a worden jaarlijks aangepast volgens de CAO gemeenteambtenaren. De bedragen voor overhead en automatisering genoemd onder lid 2c en 2e worden jaarlijks verhoogd met het consumentenprijsindexcijfer (CPI) voor alle huishoudens.

• 6. De gemeenten betalen aan de gemeente Haarlem per kwartaal een voorschot dat gelijk is aan 25% van de in lid 4 1e volzin opgenomen kosten en wel op 15 februari, 15 mei, 15 augustus en 15 november van ieder jaar.

• 7. Na afloop van elk jaar legt de gemeente Haarlem voor 1 april aan de deelnemende gemeenten financiële verantwoording af, voorzien van een accountantsverklaring.

Artikel 8 Wijziging omstandigheden

• 1. Indien zich ten aanzien van de registratietaken onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat deze, naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid, niet voor rekening en risico van de gemeente Haarlem kunnen komen, treden de deelnemende gemeenten in overleg om vanuit de gezamenlijke verantwoordelijkheid tot een oplossing te komen.

• 2. In geval de uitvoering van de wetten genoemd in lid 1, ondergebracht in de uitvoeringsorganisatie, niet langer onder de gemeentelijke verantwoordelijkheid valt en dit leidt tot een zodanige vermindering van taken dat dit gevolgen heeft voor de omvang van de uitvoeringsorganisatie, dan zijn de deelnemende gemeenten ieder naar rato van de bijdrage verantwoordelijk voor deze gevolgen, inclusief de financiële gevolgen waaronder eventuele wachtgeldverplichtingen. De verdeelsleutel genoemd in artikel 7 lid 4 1e volzin is hierop van overeenkomstige toepassing.

Artikel 9 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

• 1. Toetreding tot de regeling door andere gemeenten behoeft goedkeuring van alle deelnemende gemeenten.

• 2. De deelnemende gemeenten kunnen gezamenlijk besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling.

• 3. In het geval van opheffing stellen de gemeenten, op voorstel van de gemeente Haarlem, een liquidatieplan vast met daarin opgenomen de financiële gevolgen van de opheffing. Deze komen voor rekening van de deelnemende gemeenten gezamenlijk op de in artikel 7 lid 4 1e volzin vermelde wijze.

• 4. Indien over het liquidatieplan als bedoeld in lid 3 geen overeenstemming wordt bereikt, wordt hierover advies gevraagd aan een door de gezamenlijke gemeenten aan te wijzen onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de gemeenten bindend. De kosten van het inschakelen van de deskundige worden naar rato verdeeld over de gemeenten.

• 5. Een deelnemende gemeente kan tot uittreding besluiten. Uittreding vindt niet eerder plaats dan per 31 december van enig jaar, met inachtneming van een termijn van aanzegging aan de andere gemeenten van tenminste een jaar.

• 6. De financiële gevolgen van uittreding, inclusief de daardoor ontstane wachtgeldverplichtingen, komen voor rekening van de uittredende gemeente.

• 7. Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van uittreding als bedoeld in lid 5, wordt voorafgaande aan die uittreding advies gevraagd aan een door de gezamenlijke gemeenten aan te wijzen onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de gemeenten bindend.

  De kosten van het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende gemeente.

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 mei 2009 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• 2. De gemeente Haarlem zendt deze regeling aan Gedeputeerde Staten van Noord-Holland.

• 3. De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de regeling en nemen deze op in het register zoals bedoeld in artikel 27 lid 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 4. Deze regeling wordt aangehaald als “Gemeenschappelijke regeling CAReL (centraal meld- en registratiesysteem RMC en leerplicht) Zuid- en Midden-Kennemerland”.