Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Heemstede 2018

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• -

  basisregistratie: de basisregistratie personen;

• -

  beveiligingsbeheerder: beveiligingsbeheerder in het kader van de basisregistratie personen;

• -

  CISO: Chief Information Security Officer;

• -

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• -

  gegevensbeheerder: gegevensbeheerder in het kader van de basisregistratie personen;

• -

  logisch ontwerp GBA: de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving;

• -

  privacybeheerder: privacybeheerder in het kader van de basisregistratie personen;

• -

  toepassingssysteem: de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen;

• -

  wet: Wet basisregistratie personen.

Artikel 2

Het college wijst functionarissen aan die belast worden met:

• a.

  het informatiebeheer;

• b.

  het beveiligingsbeheer;

• c.

  het privacybeheer;

• d.

  het systeembeheer;

• e.

  het toezicht;

• f.

  de controle op informatiebeveiliging.

Artikel 3

De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:

• a.

  het gegevensbeheer;

• b.

  het applicatiebeheer;

• c.

  de gegevensverwerking;

• d.

  het namens het college afnemen van de in artikel 2.8, tweede lid onder e van de wet bedoelde verklaring.

Artikel 4

De informatiebeheerder beheert het toepassingssysteem en de autorisatiebesluiten.

Artikel 5

De informatiebeheerder voorziet in:

• a.

  de jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• b.

  de jaarlijkse rapportage aan het college over de onder a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

• c.

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 14 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d.

  de administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

• e.

  het periodieke overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;

• f.

  de richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie.

Artikel 6

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de wet naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

• b.

  de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 7

De informatiebeheerder adviseert het college over de navolgende aspecten die voortvloeien uit het gebruik van de basisregistratie te weten:

• a.

  persoonsinformatievoorziening;

• b.

  beveiliging;

• c.

  gegevenskwaliteit;

• d.

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 8

De informatiebeheerder beslist:

• a.

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• b.

  op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie;

• c.

  op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de wet en als genoemd in de bij Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Heemstede 2018 en het Reglement basisregistratie personen Heemstede 2018 genoemde derden, tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie;

• d.

  over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde onder b. en c.

Artikel 9

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b.

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 8 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Heemstede 2018 en het Reglement basisregistratie personen Heemstede 2018;

• c.

  de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, en de beveiliging van het toepassingssysteem worden nageleefd;

• d.

  alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede het team systeembeheer op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie;

• e.

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het informatiebeveiligingsbeleid worden nageleefd.

Artikel 10

De informatiebeheerder, of een op grond van de artikelen 2 en 3 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van het toepassingssysteem aangaan.

Artikel 11

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de basisregistratie;

• b.

  het beheer van documentatie op het gebied van de overige wet- en regelgeving op het gebied van de basisregistratie;

• c.

  de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie en met andere houders van voorzieningen voor de basisregistratie omtrent gegevensverwerking;

• d.

  het verwerken van complexe mutaties en correcties in de basisregistratie;

• e.

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens binnen de basisregistratie.

Artikel 12

De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen over het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorgaan, waarbij gerede twijfel bestaat over de juistheid van een in de basisregistratie opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van de genomen beslissing.

Artikel 13

De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de informatiebeheerder, vanuit de in artikel 11 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de basisregistratie.

Artikel 14

De gegevensbeheerder voorziet in:

• a.

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de wet;

• b.

  de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie;

• c.

  een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen, gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van Binnenlandse Zaken;

• d.

  de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie.

Artikel 15

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg.

Artikel 16

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de uitvoer van het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.

Artikel 17

De systeembeheerder voorziet in:

• a.

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b.

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte, die zich op een andere locatie bevindt, dan de ruimte waarin de apparatuur van het toepassingssysteem is opgesteld;

• c.

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• d.

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 18

De systeembeheerder is bevoegd:

• a.

  direct maatregelen te treffen op het moment dat de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie, acuut in het geding is. Hij is verplicht achteraf hierover te rapporteren aan de informatiebeheerder;

• b.

  aanwijzingen te geven over:

• -

  het beheer van het toepassingssysteem;

• -

  het beheer van bestanden;

• -

  toe te passen reconstructiemaatregelen.

Artikel 19

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg.

Artikel 20

De applicatiebeheerder Cipers/IZRM en iBurgerzaken voorziet in:

• a.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• b.

  de verzorging van een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• c.

  de toekenning van de autorisatieniveaus voor de toepassing van actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder Cipers/IZRM en iBurgerzaken en de informatiebeheerder, op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

• d.

  het bijhouden van een dossier omtrent de autorisaties, die overeenkomstig artikel 8 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

• e.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• f.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en/of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• g.

  het bijhouden van een verzameling van alle storingen, problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

• h.

  een zo spoedig mogelijke oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde voor de onder artikel 20 onder g genoemde problemen en klachten;

• i.

  de voorlichting aan alle in artikel 2 en 3 genoemde functionarissen, met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• j.

  in overleg met de systeembeheerder de coördinatie van werkzaamheden in geval van uitwijk;

• k.

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie worden ontleend;

• l.

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens.

Artikel 21

De applicatiebeheerder Cipers/IZRM en iBurgerzaken is verantwoordelijk voor:

• a.

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

• c.

  de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschrevenin de procedure uitwijk, die voorkomt uit het informatiebeveiligingsbeleid;

• d.

  het beheer van de tabellen van de basisregistratie;

• e.

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 22

De applicatiebeheerder Cipers/IZRM en iBurgerzaken is bevoegd:

• a.

  gegevensverwerkers en het personeel van (externe) afdelingen/diensten, die direct toegang hebben tot de basisregistratie, aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  gedragsregels op te stellen omtrent het gebruik van de basisregistratie.

Artikel 23

De applicatiebeheerder Cipers/IZRM en iBurgerzaken ziet erop toe dat voorgeschreven procedures voortkomend uit het informatiebeveiligingsbeleid worden nageleefd.

Artikel 24

De applicatiebeheerder Cipers/IZRM en iBurgerzaken neemt deel aan:

• a.

  het overleg genoemd in artikel 5, onder e;

• b.

  het externe gebruikersoverleg.

Artikel 25

De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder en het college over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de wet, de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Heemstede 2018 en het Reglement basisregistratie personen Heemstede 2018.

Artikel 26

De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder over:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie overeenkomstig artikel 2.55 van de wet;

• b.

  de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet worden ingediend en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21, tweede lid, van de wet;

• c.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie aan overheidsorganen en derden.

Artikel 27

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 8, onder b., c. en d. van deze regeling;

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de basisregistratie die voortvloeien uit de wet.

Artikel 28

De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in artikel 27, onder b., genoemde toezicht alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie, waarbij sprake is van het in geding zijn van de persoonlijke levenssfeer.

Artikel 29

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en de daarbij behorende regelgeving, voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 30

De gegevensverwerkers voorzien in:

• a.

  het verwerken van de gegevens in de basisregistratie overeenkomstig het logisch ontwerp GBA en de Handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• b.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• c.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• d.

  de behandeling van mutaties;

• e.

  de behandeling van het netwerkverkeer;

• f.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

• g.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en het erop toezien dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningsstatus is gegeven;

• h.

  de dagelijkse controle van de in de basisregistratie aangebrachte actualiseringen;

• i.

  de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

• -

  wijziging van het naamgebruik;

• -

  (vervolg)inschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de basisregistratie;

• -

  wijziging betreffende de verstrekkingsbeperking;

• j.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene in geval van een inschrijving in de basisregistratie;

• k.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie overeenkomstig artikel 2.55 van de wet;

• l.

  de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21, tweede lid, van de wet;

• m.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie aan overheidsorganen en derden.

Artikel 31

De gegevensverwerkers:

• a.

  beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 26 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

• b.

  beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

• c.

  stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing als bedoeld onder b.

Artikel 32

De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de wet is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de wet.

Artikel 33

De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de basisregistratie (artikel 2.38 van de wet), de wijziging van diens adres (artikel 2.39 van de wet), het rechtmatig gebruik van een briefadres (artikelen 2.40 tot en met 2.42 van de wet), zijn vertrek uit Nederland (artikel 2.43 van de wet) en tot de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de basisregistratie.

Artikel 34

De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de wet.

Artikel 36

De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.

Artikel 37

De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

Artikel 38

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening;

• b.

  het opstellen en uitvoeren van het informatiebeveiligingsbeleid voor het toepassingssysteem waarmee uitvoering wordt gegeven aan de wet.

Artikel 39

De beveiligingsbeheerder:

• a.

  ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op dusdanige wijze, dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 5 en 6 op deugdelijke wijze kan invullen;

• b.

  coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen voortkomend uit het informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 40

De beveiligingsbeheerder is bevoegd:

• a.

  uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 38, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie, waarbij de beveiliging in het geding is.

Artikel 41

De beveiligingsbeheerder:

• a.

  onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en herhaling te voorkomen;

• b.

  stelt passende normen en controlemaatregelen op;

• c.

  implementeert beveiligingsmaatregelen;

• d.

  coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.

Artikel 42

De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.

Artikel 43

De beveiligingsbeheerder:

• a.

  neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg;

• b.

  participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 44

De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de gemeentebrede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de basisregistratie.

Artikel 45

De CISO is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de beveiligingsmaatregelen en -procedures zoals uitgewerkt in het informatiebeveiligingsbeleid, met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG).

Artikel 46

De CISO is bevoegd om het management van het bureau Publiekszaken dwingende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en het informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 47

De CISO ziet er op toe dat:

• a.

  beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het informatiebeveiligingsbeleid worden nageleefd;

• b.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 48

De CISO adviseert het college rechtstreeks over beveiligingsaspecten die uit het informatiebeveiligingsbeleid voortvloeien.

Artikel 49

De CISO voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer van het toepassingssysteem.

Artikel 50

De Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Heemstede 2009 wordt ingetrokken.

Artikel 51

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de wet, evenals voor de in het toepassingssysteem genoemde aangehaakte gegevens.

Artikel 52

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2018.

Artikel 53

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Heemstede 2018.

Vastgesteld bij collegebesluit van 9 januari 2018.