Evenementenbeleid Heemstede 2020

Samen op weg naar een mooier, duurzamer en socialer Heemstede. De pijlers van het collegeakkoord 2018 - 2022 zijn sociaal - duurzaam - bestuurlijke vernieuwing en veilig. In lijn met deze pijlers wil de gemeente ruimte bieden aan evenementen en staat zij positief tegenover initiatieven om een evenementenweek te organiseren.

Evenementen dragen bij aan de levendigheid en sfeer en hebben economische en maatschappelijke betekenis. Evenementen betekenen in positieve zin veel voor inwoners, ondernemers en bezoekers. Maar evenementen kunnen ook overlast voor omwonenden bezorgen of veiligheidsrisico’s met zich meebrengen. Daarom streeft de gemeente naar goed georganiseerde, veilige en over het jaar gespreide evenementen.

In Heemstede worden verschillende evenementen georganiseerd. Het aanbod is divers: van de Heemstede Loop tot het Bloemencorso en van Jaarmarkt tot buurtfeesten. Een duidelijk kader biedt inzicht aan alle betrokkenen en kan bijdragen aan het stimuleren van evenementen. Daarom stelt de gemeente als uitwerking van de artikelen 2:24 en 2:25 uit de Algemene Plaatselijke Verordening Heemstede 2020 evenementenbeleid op. De in de raad aangenomen moties die raakvlakken hebben met evenementen zijn in dit beleid opgenomen.

Doel evenementenbeleid

In het evenementenbeleid Heemstede 2020 beschrijft de gemeente de uitgangspunten die de gemeente hanteert bij het beoordelen van evenementenvergunningen. Daarmee maakt het evenementenbeleid duidelijk wat de spelregels zijn. Hierdoor kunnen evenementen makkelijker georganiseerd worden. Het doel van het evenementenbeleid van Heemstede is dan ook vierledig:

- Duidelijkheid verschaffen over de aanvraagprocedure;

- Het stimuleren van evenementen die passen bij de schaal en het karakter van Heemstede;

- Bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van Heemstede;

- Het beperken van de mogelijke negatieve effecten van evenementen.

Uitkomsten

Om deze doelen te bereiken beschrijft het beleid de wet- en regelgeving en de procedures van de gemeente rondom evenementen. Het beleid biedt vooral een beschrijving van de bestaande praktijk. Aanvragen voor een evenementenvergunning worden getoetst aan de uitgangspunten die zijn vastgelegd in dit beleid en aan wet- en regelgeving De regelgeving rond evenementen is in beweging. Het kunnen leveren van maatwerk blijft daarom van belang.

Heemstede wil organisatoren van evenementen waar mogelijk faciliteren. De evenementencoördinator werkt graag actief mee aan het mogelijk maken van evenementen in Heemstede. Bijvoorbeeld door te helpen bij het vinden van een geschikte locatie of door het verstrekken van digitale plattegronden. Bij het opstellen van het beleid is gebleken dat op een aantal punten verdere uitwerking of aanpassing nodig is. Dit geldt bijvoorbeeld voor het aanwijzen van locaties als evenemententerrein en het mogelijk verder uitwerken van de profielen van deze evenementenlocaties. Deze punten worden bij het voorbereiden van het omgevingsplan betrokken. Ook gaan wij bekijken hoe evenementen beter onder de aandacht kunnen worden gebracht van inwoners.

Leeswijzer

Om het beleid in een breder perspectief te plaatsen worden in hoofdstuk 2 de landelijke en regionale trends en ontwikkelingen in de evenementensector beschreven. Hoofdstuk 2 geeft ook inzicht in de ervaringen van organisatoren en bezoekers met evenementen in Heemstede. In hoofdstuk 3 wordt het doel van het evenementenbeleid nader toegelicht. Het wettelijk en gemeentelijk kader wordt in hoofdstuk 4 beschreven. Hoofdstuk 5 beschrijft de aanvraagprocedure voor een evenementenvergunning. Een infographic van de aanvraagprocedure is terug te vinden in de bijlagen. In hoofdstuk 6 wordt aangegeven op welke locaties geregeld evenementen plaatsvinden. De beschrijvingen van deze locaties zijn opgenomen als bijlage. In hoofdstuk 7 wordt vervolgens ingegaan op openbare orde en veiligheid bij evenementen.

Evenementen zijn gevoelig voor trends. Landelijk zijn verschillende trends en ontwikkelingen waar te nemen. Daarnaast spelen ook lokale ontwikkelingen en ervaringen een rol bij evenementen. Om de lokale ervaringen met evenementen in Heemstede in beeld te brengen, is gesproken met organisatoren en zijn straatinterviews gehouden. Deze input is waar mogelijk meegenomen bij het bepalen van de doelstellingen van het evenementenbeleid.

2.1 Landelijke en regionale trends

2.2 Heemsteedse evenementen; ervaringen en ontwikkelingen

Na het verkennen van de trends en ontwikkelingen op het gebied van evenementen zijn de doelen en uitgangspunten van het beleid nader bepaald. Zoals in de inleiding vermeld wil de gemeente Heemstede initiatieven van inwoners en ondernemers om evenementen te organiseren stimuleren. Met een evenementenbeleid maakt de gemeente duidelijk wat de uitgangspunten en de spelregels rond evenementen zijn. Het doel van het evenementenbeleid van Heemstede is dan ook zoals aangegeven vierledig.

De gemeente staat positief tegenover initiatieven van inwoners en ondernemers om evenementen te organiseren. De gemeente heeft daarbij de volgende uitgangspunten:

• •

  De gemeente gaat uit van eigen verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid van de organisatoren. De organisator is verantwoordelijk voor alle aspecten van de organisatie van een evenement (waaronder de aanvraag van de vergunning, de financiering, veiligheid, communicatie en eventuele schoonmaak);

• •

  Het evenement past bij het karakter en de schaal van Heemstede;

• •

  De evenementenlocatie is geschikt voor het gevraagde evenement;

• •

  De gemeente heeft een faciliterende rol bij het organiseren van evenementen; voor zover beschreven in de vergunning.

De evenementencoördinator begeleidt organisatoren bij het organiseren van hun evenement. Bijvoorbeeld door in een vooroverleg samen de mogelijkheden en de daarbij horende verantwoordelijkheden te bespreken. Ieder evenement heeft andere aandachtspunten. Organisatoren van evenementen kunnen naast een evenementenvergunning ook te maken krijgen met andere vergunningen en/of ontheffingen. In dit hoofdstuk wordt omschreven met welke wet- en regelgeving een organisator onder andere te maken krijgt en hoe de gemeente Heemstede hiermee omgaat.

4.1 Algemene Plaatselijke Verordening

De definitie van een evenement is te vinden in artikel 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening Heemstede 2020 (hierna: APV).

In artikel 2:24 van de APV wordt een evenement als volgt gedefinieerd:

1. Een evenement is elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

a. bioscoop- en theatervoorstellingen;

b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet (weekmarkten) en artikel 5:22 (snuffelmarkten);

c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

d. het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;

e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

f. activiteiten als bedoeld de artikelen 2:9 (vertoningen op openbare plaatsen) en 2:39 (speelgelegenheden);

g. sportwedstrijden, niet zijnde vechtsportevenementen als bedoeld in het tweede lid, onder f.

2. Onder een evenement wordt mede verstaan:

a. een herdenkingsplechtigheid;

b. een braderie;

c. een optocht op de weg, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3;

d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg;

e. een straatfeest;

f. een door de burgemeester aangewezen categorie vechtsportwedstrijden of -gala’s.

4.2 Vergunningplicht of meldingsplicht

In de gemeente Heemstede wordt onderscheid gemaakt tussen vergunningplichtige en meldingsplichtige evenementen. In artikel 2:25 van de APV is bepaald dat het, behoudens uitzonderingen, verboden is zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Een evenementenvergunning is een belangrijke prikkel voor een organisator van een evenement om de risico’s zorgvuldig in kaart te brengen en te beheersen. De evenementenvergunning is de basis voor bestuurlijk toezicht op het evenement en voor handhaving als voorschriften van de evenementenvergunning niet worden nageleefd.

Voor meldingsplichtige evenementen hoeft geen vergunning te worden aangevraagd, als aan de voorwaarden wordt voldaan. Een straatfeest is een meldingsplichtig evenement, als het straatfeest eerder in dezelfde vorm heeft plaatsgevonden en de organisator de burgemeester ten minste 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement informeert met een meldingsformulier. Het formulier ‘Melding Straatfeest’ staat op de site van de gemeente. Artikel 2:25 vierde lid van de APV bepaalt dat de burgemeester het straatfeest binnen 5 dagen na ontvangst van de melding in het belang van de openbare orde kan verbieden.

Voldoet het evenement niet aan deze voorwaarden dan moet de organisator een evenementenvergunning aanvragen. Dit kan met het formulier ‘Aanvraag evenementenvergunning’ op de site van de gemeente.

4.3 Ontheffing Drank- en Horecawet

In de Drank- en Horecawet worden regels gegeven voor het uitbaten van een horecagelegenheid en het verstrekken van alcoholische dranken. Het verstrekken van alcoholische dranken buiten een horecagelegenheid is in beginsel niet toegestaan. Artikel 35 van de Drank- en Horecawet biedt de mogelijkheid om, onder bepaalde voorwaarden, ontheffing van dit verbod te verlenen. Deze zogenaamde tapontheffing geldt alleen voor de verstrekking van zwak-alcoholhoudende drank. Een tapontheffing wordt door de organisator afzonderlijk aangevraagd.

4.4 Ontheffing geluidsnormen inrichtingen

In artikel 4:3 van de APV is opgenomen dat een inrichting, afhankelijk van de locatie, maximaal 8 of 12 keer per jaar een incidentele festiviteit mag houden waarbij de geluidsnormen uit de Wet Milieubeheer niet van toepassing zijn. De organisator meldt deze incidentele festiviteiten bij de gemeente. Mits op tijd gemeld, gelden voor de inrichting in dat geval tijdelijk hogere geluidsnormen. De organisator brengt de omwonenden uiterlijk 3 werkdagen voor de incidentele festiviteit schriftelijk op de hoogte.

4.5 Besluit Brandveilig gebruik

De aanvraag voor een evenementenvergunning wordt getoetst aan het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (hierna: Bbgbop). Als een van de onderstaande punten van toepassing is, levert de organisator volgens de indieningsvereisten gebruiksmelding (art. 2.3 van het Bbgobp) aanvullende gegevens aan:

• •

  Er is een bouwsel (tent, tribune, podium, stellage, loopbrug) die bedrijfsmatig of in het kader van verzorging nachtverblijf plaats biedt aan meer dan 10 personen

• •

  Er is een bouwsel (tent, tribune, podium, stellage, loopbrug) die plaats biedt aan meer dan 10 personen jonger dan 12 jaar óf meer dan 10 lichamelijk of verstandelijke gehandicapten

• •

  Er is een bouwsel (tent, tribune, podium, stellage, loopbrug) dat plaats biedt aan meer dan 150 personen tegelijk

• •

  Toepassing is gegeven aan artikel 1.4 in verband met in hoofdstuk 3 t/m 5 gegeven voorschrift (gelijkwaardig oplossing brandveiligheid)

Het opvragen van de aanvullende gegevens is opgenomen in de aanvraag evenementenvergunning.

4.6 Bestemmingsplannen

Op basis van de huidige evenementenkalender is in kaart gebracht op welke locaties in de openbare ruimte regelmatig evenementen worden georganiseerd. Voor de meeste locaties geldt dat zij in het huidige bestemmingsplan niet als evenementenlocatie zijn aangemerkt. In de voorbereiding op het omgevingsplan onderzoeken we voor welk soort evenement de locaties, mede op basis van eerder gebruik, geschikt zijn. Dit schept duidelijkheid voor organisatoren en omwonenden. In het op te stellen omgevingsplan kunnen deze locaties positief bestemd worden voor evenementen.

4.7 Overig beleid

Naast de wettelijke kaders heeft de gemeente Heemstede een aantal gemeentelijke kaders voor evenementen.

Circusbeleid

In het circusbeleid is opgenomen dat op het trapveld aan de Vrijheidsdreef in de periode april tot en met mei een circus kan worden gehouden. Jaarlijks kan hiervoor aan één circusexploitant een vergunning worden verleend. Het gebruik van wilde zoogdieren in circussen is sinds september 2015 landelijk verboden.

Duurzaamheid

De gemeente Heemstede zet in op verduurzaming van evenementen. Verschillende aspecten spelen hierbij een rol. Denk bijvoorbeeld aan het voorkomen van afval, circulariteit, mobiliteitsmanagement, het sparen van groen en de bodem, het voorkomen van geluidshinder, energie- en waterbesparing en duurzaam inkopen. In de aanvraag voor de evenementenvergunning geeft de organisator aan op welke wijze hij bijdraagt aan onze duurzaamheidsdoelstellingen.

Sta op statiegeld

Plastic afval in de openbare ruimte is een groeiend probleem. Op wereldwijde schaal in de vorm van de ‘plastic soup’ in de oceanen en op lokale schaal vooral in de vorm van zwerfafval. Om bij te dragen aan het verminderen van plastic afval bij evenementen, heeft de gemeente Heemstede besloten tot het aanschaffen van herbruikbare plastic glazen. Organisatoren kunnen de glazen voor verschillende evenementen in Heemstede gebruiken. Bij Heemsteedse evenementen hoeven dan ook geen wegwerpbekers meer gebruikt te worden. Zo wordt zwerfafval tegengegaan. Doordat de gemeente de glazen heeft aangeschaft betalen organisatoren geen huur. Zij betalen alleen voor transport en reiniging van de glazen. In bijlage 2 wordt beschreven hoe en onder welke voorwaarden organisatoren deze glazen kunnen inzetten bij evenementen. Organisatoren zijn niet verplicht de glazen van de gemeente te gebruiken. Het is ook mogelijk herbruikbare glazen bij een andere partij te huren of zelf in te kopen.

Reclameborden

Voor het plaatsen van reclameborden voor een evenement is een ontheffing nodig. De voorwaarden voor het verlenen van deze ontheffing zijn uitgewerkt in de Nadere regels APV Heemstede, te weten:

1. De ontheffing kan worden verleend voor maximaal 15 reclameborden en onder de volgende voorwaarden:

a. de reclameborden richten zich op evenementen en culturele activiteiten.

b. per instelling wordt voor maximaal 10 reclameborden ontheffing verleend.

c. een ontheffing wordt verleend voor maximaal 14 dagen.

d. ontheffing wordt in principe alleen verleend aan Heemsteedse instellingen of organisaties en landelijke charitatieve of maatschappelijke acties of campagnes. Aan culturele instellingen uit buurgemeenten kan ontheffing worden verleend als 3 weken voor de gevraagde datum nog niet voor 15 reclameborden ontheffing is verleend. Voor deze instellingen zijn in totaal maximaal 5 borden beschikbaar.

e. reclameborden mogen niet worden geplaatst in de onmiddellijke omgeving van een kunstwerk, in plantsoenen of gazons of bevestigd aan bomen of in het centrumgebied, als bedoeld in artikel 5.

2. Reclameborden die zijn geplaatst zonder ontheffing, of die na verloop van de ontheffing niet terstond worden opgeruimd, worden terstond verwijderd. De kosten worden bij de betreffende instelling of organisatie in rekening gebracht.

3. Ontheffing wordt niet verleend aan een instelling die meerdere malen heeft gehandeld in strijd met de voorschriften.

Beleid bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob)

Om te voorkomen dat de gemeente onbedoeld strafbare activiteiten faciliteert en om ondermijning tegen te gaan heeft Heemstede Bibob beleid opgesteld. Een aanvrager van een evenementenvergunning kan in de aanvraagprocedure te maken krijgen met een Bibob toets.

Rookvrije generatie

Heemstede zet in op een rookvrije omgeving waar kinderen opgroeien, spelen, sporten en naar school gaan. Om dit te bereiken is in het Beleidsplan Sociaal Domein een aantal concrete maatregelen opgenomen. In aanvulling op deze concrete maatregelen streeft de gemeente er naar samen met organisatoren van evenementen gericht op kinderen of waar kinderen worden verwacht deze evenementen rookvrij te laten zijn. Bijvoorbeeld door met elkaar het gesprek hierover aan te gaan en in reclame-uitingen te verwijzen naar de wens een rookvrij evenement te organiseren.

Voor de meeste evenementen is het aanvragen van een vergunning vereist. Vanwege de risico’s die evenementen met zich mee kunnen brengen, is een zorgvuldige beoordeling van de vergunningaanvraag belangrijk. Dit hoofdstuk beschrijft het aanvraagproces van een evenementenvergunning. Dat begint met de aanmelding voor het regionaal totaaloverzicht van evenementen en eindigt met het besluit op de aangevraagde vergunning. Een infographic van het aanvraagproces staat in bijlage 3.

5.1 Aanmelding voor regionale evenementenkalender

Evenementen kunnen grote invloed hebben op de openbare orde en veiligheid. In het Regionaal Evenementenveiligheidsbeleid Kennemerland is daarom bepaald dat het Veiligheidsbureau van de Veiligheidsregio Kennemerland (hierna: VRK) jaarlijks een regionaal totaaloverzicht van evenementen vaststelt. Dit totaaloverzicht van evenementen in de regio biedt inzicht in het beslag dat deze evenementen leggen op de capaciteit van de hulpdiensten. Zo wordt ingeschat of er op een bepaald moment in de regio ruimte is voor een extra evenement of niet.

Om dit regionale overzicht met de juiste informatie te kunnen vullen, stuurt de gemeente de haar bekende organisatoren ieder jaar een brief. In de brief vraagt de gemeente organisatoren hun initiatieven voor het komende jaar vóór 1 november door te geven. Ook worden organisatoren met een publicatie in de Heemsteder verzocht hun voornemen een evenement te organiseren vóór 1 november kenbaar te maken.

Risico-inschatting

De gemeente stuurt het overzicht van de aangemelde evenementen door naar het Veiligheidsbureau Kennemerland. Het Veiligheidsbureau beoordeelt voor de gemeente of het aangemelde evenement behoort tot de categorie melding, A, B of C.

- Melding

Dit is een kleinschalig evenement met een zeer laag risico, waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en / of beperkte gevolgen voor het verkeer. De exacte voorwaarden voor een melding verschillen per gemeente en staan vermeld in de APV.

- Regulier evenement (A)

Een A-evenement is een evenement waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

- Aandacht evenement (B)

Een B-evenement is een evenement waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

- Risicovol evenement (C)

Een C-evenement is een evenement waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

Het Veiligheidsbureau plaatst de B (aandacht) en C (risicovol) evenementen op de regionale evenementenkalender. Daarna ontvangen de aangesloten gemeenten en de commissie evenementen van het Regionaal Bestuurlijk Overleg Politie de concept regionale evenementenkalender. In december wordt de definitieve regionale evenementenkalender vastgesteld.

Voor B- en C-evenementen waarvoor na vaststelling van de regionale evenementenkalender een vergunning wordt aangevraagd, overlegt de gemeente met het Veiligheidsbureau Kennemerland of deze evenementen toegevoegd kunnen worden aan de regionale evenementenkalender.

5.2 Indienen en behandelen van de aanvraag

Na het vaststellen van de regionale evenementenkalender vraagt de organisator de benodigde vergunningen en ontheffingen ten minste 8 weken voor de beoogde datum zelf aan. Voor C-evenementen kan een langere aanvraagtermijn van toepassing zijn. Het aanvragen van een evenementenvergunning kan met het formulier ‘Aanvraag evenementenvergunning’ op de site van de gemeente. De ontheffing voor reclameborden en eventuele drank- en horecaontheffing kunnen ook op de site van de gemeente aangevraagd worden.

De organisator ontvangt een automatische ontvangstbevestiging op de ingestuurde aanvraag. Na ontvangst van de aanvraag beoordeelt de gemeente of er voldoende informatie is om de aanvraag te beoordelen. Als er gegevens ontbreken, vraagt de gemeente deze bij de organisator op.

Beoordeling van de aanvraag

Aanvragen voor een evenementenvergunning worden getoetst aan de uitgangspunten die zijn vastgelegd in dit beleid en aan wet- en regelgeving. Daarna worden de overige facetten van de aanvraag beoordeeld. De beoordeling van de aanvraag heeft procedurele en inhoudelijke aspecten.

Procedureel

Op de procedure zijn de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) van toepassing. Artikel 3:2 van de Awb schrijft voor dat besluiten op zorgvuldige wijze voorbereid moeten worden en dat alle benodigde kennis daarvoor wordt verzameld.

Inhoudelijk

Bij de inhoudelijke beoordeling wordt beoordeeld of het evenement (onder voorwaarden) kan plaatsvinden of dat sprake is van een van de weigeringsgronden van de APV. Waar nodig worden aanvragen voorgelegd aan de verschillende adviesdiensten zoals politie, brandweer en GHOR. Per evenement wordt beoordeeld of advies van de Omgevingsdienst IJmond over geluidsnormen nodig is. Ook wordt intern advies gevraagd aan bijvoorbeeld de verkeersdeskundige en het team Bouw- en Woningtoezicht. De adviezen en voorschriften van deze partijen worden in de evenementenvergunning verwerkt.

Bij de beoordeling van de aanvraag speelt belangenafweging ook een rol. Naast het belang van de aanvrager zijn in de APV belangen omschreven die de burgemeester in acht moet nemen.

In artikel 1:8 van de APV is bepaald dat de burgemeester de vergunning kan weigeren in het belang van:

1. a. De openbare orde

b. De openbare veiligheid

c. De volksgezondheid en

d. De bescherming van het milieu

2. Een vergunning of ontheffing kan ook worden geweigerd als de aanvraag daarvoor minder dan drie weken voor de beoogde datum van de beoogde activiteit is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is.

Artikel 2:25, zesde lid, van de APV bepaalt dat de burgemeester een vergunning voor een vechtsportevenement als bedoeld in artikel 2:24, tweede lid, onder f, van de APV kan weigeren als de organisator of de aanvrager van de vergunning van slecht levensgedrag is.

De vergunning wordt geweigerd als wettelijke bepalingen zich tegen de vergunningverlening verzetten of wanneer andere belangen zwaarder wegen dan de belangen van de aanvrager. De adviezen van de verschillende hulpdiensten spelen een belangrijke rol bij de belangenafweging.

De afweging van belangen is afhankelijk van de omstandigheden. Als voorbeeld: Een evenement met een groot aantal bezoekers legt een groter beslag op de hulpdiensten dan een evenement met een gering aantal bezoekers. De beschikbaarheid van hulpdiensten voor het evenement hangt samen met de regionale evenementenkalender en is van invloed op de veiligheid. Hoe de veiligheidssituatie voor een evenement wordt beoordeeld hangt dan ook af van het aantal evenementen in de regio op die dag en van de waarborgen die de aanvrager zelf kan bieden.

Besluit

De gemeente beslist binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag of de vergunning wordt verleend. Deze periode kan met 8 weken worden verlengd. De aanvrager wordt over een eventuele verlenging geïnformeerd.

De uitkomst van de beoordeling is een besluit op de aanvraag. De vergunning wordt verleend of geweigerd. De gemeente denkt uiteraard graag mee over het oplossen van eventuele knelpunten. Het besluit wordt gemotiveerd, zodat het voor de aanvrager duidelijk is waarom de vergunning wordt verleend of geweigerd.

Aan de vergunning kunnen voorwaarden en voorschriften worden verbonden. Bijvoorbeeld: Aantasting van het woon- of leefklimaat in de omgeving van het evenement door geluidsoverlast kan beperkt worden door een maximaal geluidsniveau op te nemen in de evenementenvergunning.

De vergunning vermeldt in ieder geval:

- waarvoor de vergunning wordt verleend (activiteit, datum, locatie etc.);

- op grond van welke wettelijke bepalingen de vergunning wordt verleend;

- welke voorwaarden en voorschriften aan de vergunning zijn verbonden.

De vergunning wordt per post of per mail aan de aanvrager verzonden. De verleende vergunning wordt, indien er sprake is van wegafsluitingen, gepubliceerd op www.overheid.nl, de gemeente website en in de Heemsteder.

Lokale evenementenkalender

Na het verlenen van de vergunning wordt het evenement geplaatst op de lokale evenementenkalender. Deze is terug te vinden op de site van de gemeente.

5.3 Kosten

De kosten die door de gemeente bij organisatoren van evenementen in rekening worden gebracht zijn:

- Legeskosten (op grond van de Verordening leges);

- Precariobelasting (op grond van de Verordening precariobelasting);

- Kosten voor dienstverlening (op grond van de tarieventabel werk voor derden).

De tarieven stelt de gemeenteraad jaarlijks vast. In 2020 worden de kosten voor reclame op de verschillende entreezuilen in rekening gebracht als kosten voor dienstverlening. In 2021 worden deze kosten in de Verordening precariobelasting opgenomen en via de precariobelasting in rekening gebracht. Ten tijde van de vaststelling van dit beleid wordt nog geen precario geheven voor het in gebruik nemen van gemeentegrond voor evenementen. Toekomstige ontwikkelingen kunnen aanleiding geven hier verandering in aan te brengen.

Op verschillende locaties in de gemeente worden met regelmaat evenementen georganiseerd. Voor deze locaties heeft de gemeente een beschrijving opgesteld. Deze beschrijvingen zijn opgenomen in bijlage 4. De beschrijvingen geven inzicht in de (on-) mogelijkheden van de verschillende locaties voor evenementen. Zo is bijvoorbeeld opgenomen welke voorzieningen op de locatie aanwezig zijn en welke evenementen er al plaatsvinden. De locatiebeschrijvingen zijn daarmee een hulpmiddel voor organisatoren. Bij de voorbereiding op het omgevingsplan bekijken wij op welke manier evenementenlocaties in het omgevingsplan opgenomen worden.

Het overzicht van evenementenlocaties is niet uitputtend. Als een organisator een evenement wil organiseren op een andere locatie, dan denkt de evenementencoördinator van de gemeente mee over de mogelijkheden.

In de afgelopen jaren zijn bij verschillende evenementen in het land incidenten geweest die grote gevolgen hadden. De regelgeving en beleving rond veiligheid bij evenementen is daardoor veranderd. Een zorgvuldige voorbereiding van het evenement door de organisator en de gemeente is daarom van groot belang. In dit hoofdstuk wordt kort aangegeven welke verantwoordelijkheden bij de gemeente en welke bij de organisator liggen. Ook wordt ingegaan op de bescherming van volksgezondheid en milieu. Algemene richtlijnen ten behoeve van veiligheid worden verder uitgewerkt en vastgesteld door de burgemeester.

7.1 Verantwoordelijkheden

7.2 Volksgezondheid

De bescherming van de volksgezondheid is een van de punten die wordt beoordeeld bij de aanvraag van een evenementenvergunning. De GGD/ GHOR van de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) adviseert de gemeente over gezondheid bij evenementen.

7.3 Bescherming van het milieu

Bij elk evenement kan zonder opzet schade ontstaan aan de openbare ruimte en aan het milieu. Formeel wordt onderscheid gemaakt tussen milieu (zoals afval) en natuur (flora en fauna). Op grond van de weigeringsgronden in de APV kunnen in de evenementenvergunning voorwaarden worden opgelegd ter bescherming van de openbare ruimte.

Bij het beoordelen van de vergunningsaanvraag kijkt de gemeente extra goed naar activiteiten in de buurt van de zogenaamde kwetsbare boomzone. Deze zone loopt van 1,5 meter uit de boomkroon tot op de grond. In deze zone bevinden zich de grote takken en wortels van de boom. Binnen de kwetsbare boomzone zijn alleen activiteiten toegestaan met toestemming van de gemeente. Voor evenementen waarbij met zware apparatuur materiaal aangevoerd wordt over gras of paden die daarvoor niet geschikt zijn, is het gebruik van rijplaten verplicht.

Voor bepaalde locaties is mogelijk ecologisch onderzoek nodig. Hierbij wordt onderzocht of, ten tijde van het evenement, beschermde dier- en of plantsoorten die in het gebied aanwezig zijn, broeden of bloeien. Als gevolg daarvan kan het evenement mogelijk niet op de gewenste plaats en/ of datum plaatsvinden. Na vaststelling van de evenementenkalender of bij een latere aanvraag van een evenementenvergunning wordt beoordeeld of er evenementen zijn waarvoor ecologisch onderzoek nodig is. De gemeente wint hierover advies in bij de Omgevingsdienst IJmond.

Deze regeling wordt aangehaald als: Evenementenbeleid Heemstede 2020