Nota Activabeleid 2011 gemeente Heemstede

1. Inleiding

Het activabeleid heeft een grote invloed op de jaarlijkse exploitatie en de vermogens-positie. Tot op heden is het activabeleid vastgelegd in de Financiële verordening als gevolg van artikel 212 van de Gemeentewet.

Bij de actualisatie van de verordening is besloten in de financiële verordening vast te leggen welk financieel beleid moet worden vastgesteld en wat de aandachtspunten zijn bij het beleid. Het financiële beleid wordt vervolgens uitgewerkt in aparte beleidsnotities. Het is hierbij niet de bedoeling het financiële beleid inhoudelijk te wijzigen tenzij hogere regelgeving daartoe aanleiding geeft. In sommige gevallen zijn ook wijzigingen/uitbreidin-gen opgenomen als gevolg van aanbevelingen van de accountant.

De nota activabeleid is een instrument dat zorgdraagt voor het eenduidig behandelen van gemeentelijke investeringen. Het belang van de nota is gelegen in het feit om zowel voor het bestuur als de ambtelijke organisatie een transparant en adequaat activabeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen.

Een transparant en adequaat activabeleid vormt één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente. Daarmee dient een transparant activabeleid niet alleen een boekhoudkundig, maar ook een bestuurlijk belang. De nota bakent de formele kaders af waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen en vervult een ondersteunende rol bij de totstandkoming van de jaarrekening en de begroting. Kort samengevat dient de nota bij te dragen tot:

• ·

  een eenduidige verwerking van investeringen en afschrijvingen;

• ·

  het beperken van onderuitputting;

• ·

  het maken van afspraken over de te volgen procedure om investeringen uit te voeren;

• ·

  het verkrijgen van inzicht in het verloop van investeringen;

• ·

  het beperken van grote schommelingen in de afschrijvings- en rentekosten.

Tot slot wordt ingegaan op enkele procedurele zaken bij de aanvraag, uitvoering en afsluiting van kredieten.

2. Beleidskaders

2.1 Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten (BBV)

Het Besluit Begroting en Verantwoording voor gemeenten en provincies bevat onder andere de boekhoudige regels voor het omgaan met activa. Aan deze ‘hogere’ regelgeving dienen alle gemeenten te voldoen, hiervan mag niet worden afgeweken.

Onderstaand zijn de belangrijkste kernpunten geformuleerd uit het BBV:

• 1.

  Gezien de strikte activeringscriteria zal in de praktijk nauwelijks sprake zijn van immateriële vaste activa of financiële vaste activa in de vorm van bijdragen aan activa in eigendom van derden.

• 2.

  De maximale afschrijvingstermijn van immateriële vaste activa is 5 jaar.

• 3.

  Materiële vaste activa worden onderscheiden, naar economisch nut (indien de investeringen verhandelbaar zijn of bijdragen aan het genereren van middelen) én maatschappelijk nut in de openbare ruimte (overige investeringen).

• 4.

  Investeringen met economisch nut dienen te worden geactiveerd en worden gewaardeerd op basis van de verkrijgingprijs of vervaardigingprijs minus bijdragen van derden.

• 5.

  Op investeringen met economisch nut (met uitzondering van gronden en terreinen) wordt resultaatonafhankelijk afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur. Op investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte kan extra worden afgeschreven.

• 6.

  Investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte kunnen worden geactiveerd en worden gewaardeerd als investeringen met economisch nut. Het is mogelijk om vervroegd af te schrijven op investeringen met maatschappelijk nut (afboeken via inzet reserve of via resultaatbestemming)

• 7.

  Bij een duurzame waardevermindering wordt de waarde van het actief aangepast.

2.2 Eigen beleid

Naast de wetgeving door het rijk heeft de gemeente Heemstede ook eigen beleiduitgangspunten vastgelegd. Tot op heden zijn de uitgangspunten in beknopte vorm vastgelegd in de verordening 212 ‘Financiële verordening gemeente Heemstede’. Onderstaand het beleid zoals voorheen was vastgelegd in artikel 7 van de financiële verordening:

• 1.

  Er wordt uitsluitend op vaste activa afgeschreven.

• 2.

  Activa met een aanschafwaarde lager dan € 10.000 worden ineens ten laste van de exploitatie gebracht. Dit geldt niet voor gronden en terreinen: deze worden altijd geactiveerd maar er wordt niet op afgeschreven.

• 3.

  Afschrijving vindt lineair plaats op basis van de aanschafwaarde (historische kostprijs) exclusief verrekenbare BTW maar inclusief toegerekende uren. Uitzondering hierop vormt de afschrijvingsmethodiek bij sportaccommodaties, sportvelden en hieraan gerelateerde activa. Deze afschrijving vindt annuïtair plaats omdat de kapitaallasten veelal worden gedekt door huuropbrengsten.

• 4.

  Vervroegde afschrijving op vaste activa met een economisch nut is uitsluitend toegestaan indien het goed teniet gaat of vervreemd wordt; de raad kan besluiten op vaste activa met een maatschappelijk nut die geactiveerd zijn vervroegd af te schrijven.

• 5.

  Afschrijving vindt voor het eerst plaats in het jaar na aanschaf.

• 6.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden niet geactiveerd.

• 7.

  Kosten van onderzoek en ontwikkeling en het saldo van agio en disagio kunnen worden geactiveerd en in maximaal vijf jaar afgeschreven.

• 8.

  Investeringen in materiële vaste activa met een economisch nut (activa die verhandelbaar zijn of middelen kunnen genereren) worden geactiveerd.

• 9.

  De onttrekking aan bestemmingsreserves ten behoeve van investeringen genoemd onder 8 van dit artikel worden niet verrekend met het investeringsbedrag (er wordt bruto geactiveerd). Bijdragen van derden die een rechtstreekse relatie hebben met de investering genoemd onder 8 worden wel op de investering in mindering gebracht.

• 10.

  Investeringen in materiële vaste activa met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte (niet verhandelbare activa die ook geen middelen genereren) worden geactiveerd behoudens:

  • a.

    Wegen, openbare verlichting, verkeersborden en –tekens etc. waarvan de investeringswaarde maximaal € 100.000 bedraagt;

  • b.

    Groenvoorzieningen waarvan de investeringswaarde maximaal € 50.000 bedraagt.

• 11.

  Bijdragen van derden of de onttrekking aan bestemmingsreserves ten behoeve van investeringen vallend onder punt 10 van dit artikel worden verrekend met het investeringsbedrag (er wordt netto geactiveerd).

• 12.

  Groot onderhoud wordt niet geactiveerd.

• 13.

  Vervangingsinvesteringen mogen wel worden geactiveerd.

• 14.

  Voor de afschrijvingstermijnen wordt verwezen naar bijgevoegde tabel “afschrijvingstermijnen vaste activa”.

Ter volledigheid is punt 13 toegevoegd. Randvoorwaarde is dat de vervangingsinvestering leidt tot een langere levensduur van het actief. De bijlage waarnaar verwezen wordt in artikel 14 is geactualiseerd. Het materieel van de brandweer en bibliotheek zijn overgedragen aan de VRK respectievelijk stadsbibliotheek Haarlem e.o. De afschrijvingstermijnen uit het nieuwe gemeentelijke rioleringsplan (VGRP+ 2011-2015) zijn overgenomen.

3. Begrippen

Voor het realiseren van beleidsdoelen zijn investeringen nodig. Van een investering is sprake als het gaat om een uitgave waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Om een goed beeld te krijgen van de termen die bij activabeleid gebruikt worden is hieronder een opsomming van een aantal kernbegrippen beschreven.

Investeringen	:	Het aanschaffen of zelf produceren van bedrijfsmiddelen. De bedrijfsmiddelen worden meerjarig gebruikt.
Activeren	:	Het opnemen van investeringen op de balans.
Restwaarde	:	De restwaarde is de ingeschatte waarde aan het eind van de gebruikstermijn . Het vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering, verplaatsing of vernietiging van het actief.
Afschrijven	:	Afschrijven is het boekhoudkundig laten zien dat de waarde van het bedrijfsmiddel in de loop van de tijd afneemt. De waardeafname wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de economische levensduur van de investering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten.
Kapitaallasten	:	Kapitaallasten zijn de jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met investeringen. De kapitaallasten bestaan uit afschrijving en rente. De door de vaste activa veroorzaakte lasten vormen een belangrijke kostenpost binnen de begroting.
		De omvang van de kapitaallasten wordt bepaald door;
		1. De hoogte van de investeringen.
		2. De afschrijvingstermijn en de afschrijvingsmethode.
		3. De (eventuele) restwaarde van de investeringen.
		4. De rentekosten (afhankelijk van rentepercentage en boekwaarde).
Lineaire afschrijvingen	:	Het afschrijvingsbedrag dat wordt berekend uit de som van de activeringswaarde gedeeld door de looptijd. Bij lineaire afschrijving lopen de kapitaallasten af. De afschrijvings-component blijft gelijk en de rentecomponent wordt jaarlijks minder.
Annuïtaire afschrijvingen	:	Een berekeningsmethodiek waarbij bereikt wordt dat de kapitaallasten jaarlijks gelijk zijn. Per jaar verschillen echter de hoogtes van de rente en afschrijvingscomponent.
Onderuitputting	:	Van onderuitputting bij kapitaallasten is sprake wanneer een gedeelte van de kapitaallasten in enig jaar niet is uitgegeven. Onderuitputting ontstaat door het niet uitvoeren of vertraging in de uitvoering van begrote investeringen in enig jaar.
Componentenbenadering	:	De componentenbenadering wil zeggen dat samenstellende delen van een materieel vast actief zoveel mogelijk afzonderlijk verantwoord wordt in de boekhouding. De afschrijving vindt plaats afhankelijk van de verwachte levensduur van de component.

4. Activabeleid

De artikelen 31 tot en met 35 van het BBV gaan nader in op de activa. Als gevolg van het doen van investeringen ontstaan bezittingen, ofwel de vaste activa. Vaste activa worden naar hun aard onderscheiden in drie soorten.

4.1 Soorten vaste activa

Immateriële vaste activa zijn die vaste activa die niet stoffelijk van aard zijn, niet onder de financiële vaste activa worden begrepen en niet kunnen worden aangemerkt als ongedekte tekorten. De immateriële vaste activa zoals de kosten voor het afsluiten van geldleningen en de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden niet geactiveerd.

De kosten van onderzoek mogen volgens het BBV alleen worden geactiveerd wanneer het voornemen bestaat:

• ·

  Om het actief te gebruiken/te verkopen.

• ·

  De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat.

• ·

  Het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren.

• ·

  De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Aangezien bovenstaande uitzonderingen in de praktijk slechts in uitzonderlijke gevallen voorkomt is het uitgangspunt in Heemstede dat deze kosten niet geactiveerd worden.

Materiële vaste activa zijn investeringen met een meerjarig economisch nut of maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Een uitzondering op deze regel vormen de kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde. Deze investeringen worden niet geactiveerd. De groep van materiële vaste activa dient in de toelichting op de balans te worden onderverdeeld in:

• •

  Gronden en terreinen.

• •

  Woonruimten.

• •

  Bedrijfsgebouwen.

• •

  Groen- Grond-, weg en waterbouwkundige werken.

• •

  Vervoermiddelen.

• •

  Machines, apparaten en installaties.

• •

  Overige materiële vaste activa.

Om de administratieve lasten te beperken sluiten de categorieën van activa ten behoeve van de verschillende afschrijvingstermijnen zo dicht mogelijk bij bovenstaande indeling aan. In bijgevoegde bijlage zijn de afschrijvingstermijnen van de gemeente Heemstede vastgesteld.

Investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut, maar geen economisch nut, mits gedaan in de openbare ruimte, mogen worden geactiveerd. In Heemstede is besloten investeringen in materiële vaste activa met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte te activeren, tenzij het investeringen betreft voor :

• o

  wegen, openbare verlichting, verkeersborden en –tekens etc. waarvan de investeringswaarde minder dan € 100.000 bedraagt;

• o

  Groenvoorzieningen waarvan de investeringswaarde minder dan € 50.000 bedraagt.

Deze laatst genoemden worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Uitsluitend op investeringen met maatschappelijk nut mogen reserves in mindering worden gebracht. Op investeringen met economisch of maatschappelijk nut dienen de bijdragen van derden die direct betrekking hebben op de investering in mindering te worden gebracht (er wordt netto geactiveerd).

Financiële vaste activa zijn activa die een financiële waarde vertegenwoordigen. De financiële vaste activa worden onderverdeeld in:

• ·

  kapitaalverstrekkingen aan:

  • o

    deelnemingen;

  • o

    gemeenschappelijke regelingen.

• ·

  leningen aan:

  • o

    woningbouwcorporaties;

  • o

    deelnemingen;

  • o

    overige verbonden partijen;

• ·

  overige langlopende leningen;

• ·

  overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• ·

  bijdragen aan activa in eigendom van derden.

De bijdragen aan activa in eigendom van derden (bijvoorbeeld subsidiëring van een tribune van een vereniging), worden in het BBV aangemerkt als financiële vaste activa. Indien men bijdragen aan derden wil activeren dan moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden:

• ·

  er is sprake van een investering door een derde;

• ·

  de investering draagt bij aan de publieke taak van de gemeente;

• ·

  deze derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals beoogd door de gemeente;

• ·

  de gemeente kan de bijdrage terugvorderen indien de derde in gebreken blijft of anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

In de praktijk komt het bovenstaande erop neer dat er slechts in uitzonderlijke gevallen sprake zal zijn van een financieel vast actief uit hoofde van bijdragen aan activa in eigendom van derden.

3.2 Grondslagen

Voor activeren en afschrijven worden de volgende grondslagen gehanteerd:

Activeren

Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen.

Waarderingsgrondslag.

Als besloten wordt het productiemiddel te activeren, dan moet dit op basis van het BBV gebeuren tegen de verkrijgingprijs of vervaardingsprijs van het productiemiddel,

Op zowel investeringen met economisch als met maatschappelijk nut dienen bijdragen van derden die specifieke betrekking hebben op de investering, in mindering te worden gebracht.

Het BBV staat niet toe om investeringen met een economisch nut netto te activeren. Dit betekent dat het niet toegestaan is om direct onttrekkingen aan reserves in mindering te brengen op het investeringsbedrag. De lasten voortvloeiende uit dit actief worden al naar gelang de tijdsduur gedekt door onttrekking aan deze reserves.

Voor investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte wordt in het BBV aanbevolen om de investering direct (reserves direct in mindering brengen) of zo snel mogelijk af te schrijven.

Afschrijven

Binnen de gemeenten is afschrijven op basis van de lineaire methode gebruikelijk. Bij de lineaire methode blijven de afschrijvingsbedragen gedurende de afschrijvingstermijn gelijk, de rentelasten nemen af. In bijgaande bijlage is de nieuwe afschrijvingstabel opgenomen. De afschrijving vindt voor het eerst plaats in het jaar na aanschaf/oplevering.

De BBV laat het toe vervroegd af te schrijven op investeringen met economisch en maatschappelijk nut. Vervroegde afschrijving op vaste activa met een economisch nut is uitsluitend toegestaan indien het goed teniet gaat of vervreemd wordt. Vervroegde afschrijving op vaste activa met een maatschappelijk nut kan alleen als de raad daar expliciet toe besluit.

Rente

Aan alle geactiveerde investeringen wordt rente:toegerekend. Hiervoor wordt een vast rentepercentage (omslagrente) gehanteerd. Deze rente wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting en kadernota bepaald. De renteberekening vindt voor het eerst plaats in het jaar na aanschaf/oplevering. In de volgende jaren wordt de rente berekend over de boekwaarde per 1 januari. Voor bepaalde soorten financiële vaste activa (o.a. verstrekte langlopende geldleningen) wordt een afwijkende rente gehanteerd.

Componentenbenadering

Investeringen in de openbare ruimte worden vaak gelijktijdig uitgevoerd (wegenonderhoud, inrichting groen, vervanging riool, aanleg openbare verlichting, aanleggen parkeerplaatsen). Zowel de aanvraag voor het investeringsbudget als de uitbesteding gebeurt veelal in één krediet. Vooraf wordt de verdeelsleutel vastgelegd hoe de kosten te verdelen. De werkelijke uitgaven worden met dezelfde verdeelsleutel verantwoord. In geval van substantieel meerwerk is extra budget nodig. Bij de aanvraag voor extra budget wordt aangegeven naar welke component(en) het meerwerk wordt toegerekend.

4.3 Procedures aanvragen en uitvoering investeringen

4.3.1 Aanvragen van investeringen

De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust bij de Raad. De exploitatielasten van het nieuwe beleid worden in de begroting geïntegreerd. De kredieten worden bij vaststelling van de begroting door de raad beschikbaar gesteld. De lasten van de investeringen zijn binnen de begroting opgenomen.

Over de geplande investeringen wordt in de kadernota en najaarsnota gerapporteerd. Vertraging in de uitvoering of het niet uitvoeren van een gepland werk veroorzaakt onderuitputting op kapitaallasten.

Tussentijdse nieuwe investeringen moeten via een raadsbesluit dan wel via de kadernota en/of najaarsnota worden vastgesteld.

4.3.2 Subsidies

Bij aanvang van de investering dient te worden bezien in hoeverre er aanspraak kan worden gemaakt op een subsidie of bijdrage. Subsidies en bijdragen, die specifiek voor een investering worden verstrekt, moeten direct in mindering op het investeringsbedrag worden gebracht. Indien een beschikking voor een subsidie of een bijdrage van een derde wordt ontvangen, dient een afschrift aan de financiële administratie verstrekt te worden.

4.4 Onderwerpen die specifieke aandacht verdienen

4.4.1 Activeren van investeringen met maatschappelijk nut

Investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte worden uitsluitend geactiveerd voor zover het Groen- Grond-, Weg- en Waterbouwkundige werken en Openbare verlichting betreft. Overige investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte, worden ten laste van de exploitatie gebracht. Geactiveerde investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte van het type Groen- Grond-, Weg- en Waterbouwkundige werken en Openbare verlichting worden conform de afschrijvingstermijnen genoemd in bijlage 1 afgeschreven, tenzij de raad anders besluit.

4.4.2 Verwerken onderhoud

Het is niet toegestaan kosten van onderhoud te activeren en vervolgens af te schrijven. Daarentegen is het wel toegestaan om voor de kosten van achterstallig onderhoud een voorziening te vormen en deze aan te vullen op basis van beheerplannen, waarbij de werkelijke kosten onttrokken worden aan de voorziening. De laatste methode is minder bewerkelijk en sluit aan bij de huidige vorm van beheersing van bijvoorbeeld het onderhoud van wegen en gebouwen. Tevens bestaat dan niet het risico dat investeringen over een te lange periode worden afgeschreven.

Daarom worden kosten van onderhoud ten laste van de voorziening voor groot onderhoud gebracht. Het vervangen van een toplaag, reparatie van wegen, etc, wordt ten laste van de voorziening gebracht. Kosten van levensduurverlengende renovaties en/of investeringen in de openbare ruimte die het gebied een vernieuwende functie geven (reconstructies/herinrichtingen), worden wel geactiveerd en afgeschreven.

5. Informatieverstrekking

Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van uitgegeven investeringskredieten zullen aan de raad de volgende rapportages worden verstrekt:

• ·

  Kadernota en najaarsnota;

• ·

  Jaarrekening;

5.1 Kadernota en najaarsnota

In de kadernota en najaarsnota wordt ingegaan op de stand van zaken van de lopende investeringskredieten en op de investeringen die afwijken van de planning. Vermeld worden:

• o

  De realisatie van de planning.

• o

  De financiële gevolgen bij afwijking van de planning, zowel voor het lopend als het volgende jaar.

• o

  Een verklaring van de afwijking van de planning.

Bij afronding van investeringsprojecten kunnen de volgende situaties zich voordoen:

• o

  Het krediet is overschreden. De raad is via de kadernota en/of najaarsnota al op de hoogte gebracht over de investering. In uitzonderlijke gevallen via een apart raadsvoorstel.

• o

  Het krediet is toereikend geweest en voor het juiste doel aangewend.

• o

  Het krediet is te hoog. De overblijvende middelen vloeien terug in de algemene middelen.

5.2 Jaarrekening

Een totaaloverzicht van alle lopende investeringen zal in de jaarrekening worden opgenomen. Tevens wordt hierin aangegeven welke investeringen in dat jaar afgesloten worden.

6. Inwerkingtreding en citeertitel

6.1 Inwerkingtreding

Deze nota treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2011.

6.2 Citeertitel

Deze nota wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Nota Activabeleid 2011 gemeente Heemstede’.