Budgethoudersregeling 2014

Geldend van 25-09-2018 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2014

Intitulé

Budgethoudersregeling 2014

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen,

Gelet op artikel 24 van de Financiële verordening van de gemeente Heerenveen;

Besluit:

vast te stellen de volgende Budgethoudersregeling van de gemeente Heerenveen

1. Begripsbepalingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

Directieteam: de directeuren en de gemeentesecretaris vormen samen het directieteam, dat de besluiten neemt als directie. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor alle besluiten.

Budget: de middelen die via de begroting en productenraming zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken;

Budgethouder: de ambtenaar die uit hoofde van zijn functie bevoegd en verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget dan wel waarvoor hij als zodanig is aangewezen;

Kredietbeheerder: de ambtenaar die voor de beheersing van een budget door de budgethouder is aangewezen.

2. Aanwijzing van budgethouders

Artikel 2

  • 1. Budgethouders worden aangewezen in de productenraming.

  • 2. De functie van budgethouder, behoudens het gestelde in artikel 3, wordt ingevuld door een afdelingshoofd.

  • 3. De budgethouder kan (delen van) het toegewezen budget laten beheren door kredietbeheerders.

  • 4. De aanwijzing als kredietbeheerder wordt in de gemeentelijke financiële administratie vastgelegd.

  • 5. Een budget kan niet gedeeld worden door meerdere budgethouders of kredietbeheerders.

3. Verantwoordelijkheden

Artikel 3

Het directieteam is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de productenraming. De budgethouder rapporteert in de Bestuursrapportage en de Financiële Verzamelbesluiten aan zijn/haar directeur over de budgetten.

Artikel 4

De budgethouder is onverminderd de bepalingen van de in deze regeling opgenomen taken voor budgethouders of kredietbeheerders eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het taakgebied van zijn afdeling behoren.

4. Bevoegdheden en verplichtingen

Artikel 5

  • 1. De budgethouder is namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:

    • a.

      tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgethouder is aangewezen;

    • b.

      tot maximaal het saldo van de voorzieningen die onderdeel uitmaken van de exploitatie en als zodanig vallen binnen de budgetten, bedoeld onder a;

    • c.

      tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen met dien verstande dat hij het college voor investeringen > € 300.000 vooraf de inhoudelijke en financiële invulling van de investering ter vaststelling aanbiedt.

  • 2. De budgethouder en/of kredietbeheerder zorgt er voor dat de (digitale) facturen voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) betaalbaar worden gesteld.

Artikel 6

  • 1. De budgethouder kan tussen de budgetten van verschillende producten binnen hetzelfde (deel)thema, budgettair neutraal wijzigen.

  • 2. De budgethouder kan tussen de producten van verschillende (deel)thema’s wijzigen als de raad hiermee instemt.

5. Rapportage en verantwoording

Artikel 7

  • 1. De budgethouder legt aan zijn/haar directeur verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling middels de Bestuursrapportage, de Financiële Verzamelbesluiten en de Jaarrekening.

  • 2. Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde concernrichtlijnen, afspraken en kwaliteiten in het kader van de financiële verordening van de gemeente Heerenveen van toepassing.

6. Informatieverstrekking

Artikel 8

  • 1. Het hoofd van de Afdeling Belastingen, Bedrijfsvoering, Financiële en Juridische zaken (BBFJ’z) draagt er zorg voor, dat het directieteam, de budgethouders en/of kredietbeheerders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder of kredietbeheerder zijn aangewezen.

  • 2. Het directieteam, de budgethouders en/of kredietbeheerders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

7. Slotbepalingen

Artikel 9

  • 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2014.

  • 2. De regeling “Budgetregels voor de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen burgemeester en wethouders en ambtelijke organisatie voor budgettering en verantwoording” wordt hiermee ingetrokken.

  • 3. De regeling kan worden aangehaald als de “Budgethoudersregeling gemeente Heerenveen 2014”.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders d.d. 5 juli 2016

Burgemeester en wethouders van Heerenveen.

de secretaris,

de heer F.H. Perdok

de burgemeester,

de heer T.J. van der Zwan

Toelichting op de Budgethoudersregeling 2014

Algemeen

De Budgethoudersregeling gemeente Heerenveen 2014 spitst zich toe op de uitvoering van de productenraming. De productenraming (en de beheersbegroting) is binnen de planning- en controlcyclus de uitwerking van de begroting. De begroting is kaderstellend en de productenraming (en de beheersbegroting) is gericht op uitvoering van de thema’s (welke zijn ingedeeld in producten). Aangezien de budgetten binnen de producten toegekend worden aan budgethouders of kredietbeheerders dient op dit niveau (beheersbegroting) duidelijkheid te worden verschaft over onder meer de bevoegdheden en verplichtingen. De budgethouder is bevoegd en verantwoordelijk voor de beheersing van het hem toegewezen budget. De uitvoering van het budget kan worden gedaan door de kredietbeheerder.

Niet voorzienbare wijzigingen in budgetten dienen in de jaarstukken nader te worden gemotiveerd. Indien de oorzaak gelegen is ná 31 december van het jaar en daardoor onvoorzienbaar was, dan wordt de overschrijding van het thema in principe niet als onrechtmatig aangemerkt.

Kredietbeheerders

De aanwijzing van kredietbeheerders is een bevoegdheid en geen verplichting. Dus: de bevoegde personen kunnen overgaan tot aanwijzing. Een budgethouder kan ook kiezen de budgetten of een gedeelte daarvan zelf te beheren.

De aanwijzing als kredietbeheerder wordt in de gemeentelijke financiële administratie vastgelegd.

Mutaties (nieuwe nummers en wijzigen kredietbeheerders) worden verwerkt d.m.v. het invullen van een aanvraagformulier (Formulier Aanvragen FCL) of begrotingswijziging (via (BBFJ’z). Nieuwe kredietbeheerders worden aangemaakt middels het invullen van een autorisatieformulier (via ICT). De kredietbeheerders worden jaarlijks vermeld in de beheersbegroting.

Het is mogelijk een kredietbeheerder aan te wijzen van een andere afdeling. Het is niet mogelijk om als budgethouder of kredietbeheerder nota’s te boeken op andere dan aan hem toegewezen budgetten.

In het kader van de interne controle is het zaak dat de personen die een factuur kunnen beoordelen qua geleverde prestatie of dienst, deze ook voor akkoord tekenen. Degene die voor akkoord tekent, is de kredietbeheerder.

De bevoegdheid tot het aangaan van een overeenkomst en/of verplichting is in de regeling Delegatie en mandaat via volmacht verleend aan het afdelingshoofd (in dezen de budgethouder). De budgethouder kan deze taken door een kredietbeheerder laten uitvoeren. De verantwoordelijkheid blijft rusten op het afdelingshoofd (op grond van artikel 4 van deze regeling).

Aanpassen van budgetten

Mede in het kader van de begrotingsrechtmatigheid is het van belang dat budgetten op een zorgvuldige en rechtmatige manier worden beheerd. Dit houdt in dat voorzienbare wijzigingen (verhogen, verlagen, verschuiven) in het benodigde budget vooraf worden gemeld aan het college/gemeenteraad middels één van de documenten van de P&C-cyclus. De budgethouder is verantwoordelijk voor de aanpassingen aan het college/gemeenteraad.

Ten aanzien van het verschuiven van budgetten wordt opgemerkt, dat wijzigingen binnen een product en binnen één thema een bevoegdheid is van de budgethouder. In alle andere gevallen is de gemeenteraad bevoegd.

In deze tabel wordt weergegeven hoe de bevoegdheid is geregeld bij verschuiving van budgetten:

Verschuiving van budgetten

Bevoegdheid

Wijzigen van budgetten binnen een product

Budgethouder

Wijzigen van budgetten tussen producten binnen een thema

Budgethouder

Wijzigen (verlagen, verhogen, verschuiven) tussen verschillende (deel)thema’s

Via de documenten van de P&C-cyclus. Vaststelling in het college/gemeenteraad. De financiële gevolgen worden verwerkt in een begrotingswijziging, welke wordt vastgesteld door de raad