Verordening op de uitgangspunten voor het financiel beleid, alsmede de regels voor het financiel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heerenveen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  directie: de leiding van de gemeentelijke organisatie, met uitzondering van de griffie.

• 2.

  dienst: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond

  van het Organisatiebesluit gemeente Heerenveen 2009 een eigen

  verantwoordingsplicht aan de directie heeft.

• 3.

  Afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op

  grond van het Organisatiebesluit gemeente Heerenveen 2009 een eigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht heeft aan het diensthoofd van de desbetreffende dienst.

• 4.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken

  van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Heerenveen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 2. Thema indeling

• 1.

  De raad stelt aan het begin van de nieuwe raadsperiode een thema-indeling voor de

  komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode op basis van de door het

  college aan de thema's toegewezen producten de onderverdeling van de (deel)thema's vast.

• 3.

  De raad stelt op voorstel van het college per thema relevante indicatoren vast voor

  het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel 3. Inrichting themabegroting en jaarrekening

• 1.

  Bij de themabegroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming

  ingedeeld naar thema’s en bij de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar thema’s.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de themabegroting wordt van de

  nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde

  investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Autorisatie themabegroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de themabegroting de lasten en de baten

  per (deel) thema en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan voor welke nieuwe investeringen hij

  op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Bij de behandeling van de tussenrapportage in de raad doet het college voorstellen

  voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

• 4.

  Voor investeringen en andere budgetten in de loop van het begrotingsjaar die niet in

  de themabegroting zijn opgenomen, legt het college voordat verplichtingen worden aangegaan, een (investerings)voorstel daarvan voor aan de raad.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage over de

  realisatie van de themabegroting van de gemeente over de eerste zes maanden van het begrotingsjaar.

• 2.

  De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van

  het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per thema’ s;

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per thema;

  • e.

    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3.

  In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de

  baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000 toegelicht.

Artikel 6. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het

  saldo van agio en disagio worden lineair in vijf jaar afgeschreven.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie

  gebracht.

• 3.

  De materiële vaste activa met economisch nut worden in principe lineair afgeschreven

  in maximaal:

  • a.

    40 jaar: nieuwbouw woonruimten, kantoren, schoolgebouwen en bedrijfsgebouwen;

  • b.

    40 jaar: rioleringen;

  • c.

    25 jaar: renovatie, restauratie, uitbreiding, verbouwing en aankoop woonruimten, kantoren, schoolgebouwen en bedrijfsgebouwen;

  • d.

    15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen, brandblusvoertuigen, ladderwagens, nieuwbouw, tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen (o.a. noodlokalen)

  • e.

    10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, schoolmeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, zware vrachtwagens;

  • f.

    08 jaar: zware transportmiddelen (tractoren, sneeuwploegen, schaftwagens, maaimachines), aanhangwagens;

  • g.

    05 jaar: software en lichte transportmiddelen (bestelauto’s);

  • h.

    04 jaar: automatiseringsapparatuur

  • i.

    Niet: gronden en terreinen.

  • j.

    Afzonderlijk door de raad vast te stellen afschrijvingstermijnen voor unieke projecten niet vallend onder a t/m i.

• 4.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden

  onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief in principe lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

• 5.

  Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd,

  uitgezonderd gronden en terreinen.

Artikel 7 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt

  een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van

  voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor de rioolheffing en de afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door

  het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 8 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke

  tarieven voor belastingen en rechten.

• 2.

  Het college biedt per collegeperiode de raad een nota aan met de kaders voor de

  prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende zaken en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden e.a. De raad stelt de nota vast.

• 3.

  Het college biedt per collegeperiode de raad een nota aan met de kaders voor de

  prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast.

Artikel 9 Financieringsfunctie

• 1.

  Het college zorgt bij het uitoefen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de thema’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de wet financiering decentrale overheden (Wet fido), de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen

  in acht:

  • a.

    financieringsmiddelen mogen enkel en alleen aangetrokken worden ten behoeve van de uitvoering van de publieke taak;

  • b.

    uitzettingen van tijdelijk overtollige geldmiddelen dienen een prudent karakter te hebben en niet gericht te zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van bovenmatig risico;

• 3.

  Bij het uitzetten van middelen, het eventueel verstrekken van garanties en het

  aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college, indien mogelijk, zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van eventuele garanties en financiële participaties.

• 4.

  Het college stelt voor het uitvoeren van de financieringsfunctie nadere richtlijnen vast

  in het treasurystatuut. Deze richtlijnen sluiten aan bij de geldende wet- en regelgeving en worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 10. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheersbehandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 13. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de kostenverdeelsleutels voor het in voorkomende gevallen toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie.

Artikel 14. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2012. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening komt in de plaats van de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heerenveen” vastgesteld op 24 november 2008.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Heerenveen 2012”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 6 februari 2012.

De griffier, De voorzitter,

mevrouw W.J.M.A. Jansen de heer T.J. van der Zwan