Nota Materiële vaste activa Heerhugowaard 2003

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 2

1.Inleiding 4

BELEIDSDEEL 6

• 2.

  Beslispunten 7

• 3.

  Beschrijving onderwerp 8

• 3.

  1 Inleiding 8

• 3.

  2 Definitie activa 8

• 3.

  3 Soorten activa 8

• 3.

  4 Wet- en regelgeving 8

• 3.

  5 De niet in de activa opgenomen gemeentelijke eigendommen 9

• 3.

  6 Afbakening inhoud 9

• 3.

  7 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen 9

• 4.

  Waardering 10

• 4.

  1 Inleiding 10

• 4.

  2 Activeren investeringen 10

• 4.

  3 Waarderingsgrondslag 10

• 4.

  4 Vaststellen financiële waarde 10

4.4.1 Bruto-waardering 10

4.4.2 Afwaarderen activa 11

• 4.

  5 Bepalen moment van afschrijving 11

• 4.

  6 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen 12

• 5.

  Afschrijven 13

• 5.

  1 Inleiding 13

• 5.

  2 De levensduur 13

• 5.

  3 Wijze van afschrijving 14

• 5.

  4 Extra afschrijvingen 15

• 5.

  5 Het toerekeningsbeginsel 15

• 5.

  6 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen 15

6 Rente 16

• 6.

  1 Inleiding 16

• 6.

  2 Vast rentepercentage 16

• 6.

  3 Renteomslag 17

• 6.

  4 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen 17

• 7.

  Kapitaallasten in de begroting en rekening 18

• 7.

  1 Inleiding 18

• 7.

  2 Begroten van kapitaallasten 18

• 7.

  3 Verantwoorden van kapitaallasten 18

• 7.

  4 Samenvatting 19

• 7.

  5 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen 19

BEHEERSDEEL 20

• 8.

  Invoering 21

• 8.

  1 Inleiding 21

• 8.

  2 Levensduur 21

• 8.

  3 Wijze van afschrijven 21

• 8.

  4 Rente 21

• 8.

  5 Verantwoording 21

• 8.

  6 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen 21

• 9.

  Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, Administratieve organisatie en interne controle (procedures) 22

• 9.

  1 Inleiding 22

• 9.

  2 Het proces vanaf het begin tot het eind 22

• 9.

  3 Relatie met de budgetcyclus 22

• 9.

  4 De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen 22

• 9.

  5 De administratieve organisatie 22

• 9.

  6 De interne controle 23

Bijlage I : Afschrijvingstabel immateriële en materiële vaste activa 24

Bijlage II : Conversietabel BBV en CV95 voor de bepalingen over de activa 28

Bijlage III : Voorschriften Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) 30

Bijlage IV : Voorschriften Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV95) 34

1. Inleiding

De gemeente is eigenaar van tal van bezittingen, zoals gebouwen, gronden, machines, infrastructuur, etc. Bedrijfsmatig worden bezittingen activa genoemd. In deze notitie zal dan ook gesproken worden over activa.

Activa zijn naast personele capaciteit belangrijke hulpmiddelen bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken en daarmee voor het bereiken van gemeentelijke doelen. Dit vraagt om een goed beheer van de activa, zowel in feitelijk dagelijks gebruik als in administratief opzicht.

Deze notitie gaat over het beleid over activa en het administratieve beheer van (de materiële) activa. Om een verantwoord beleid inzake de gemeentelijke activa te kunnen voeren, moet de administratie een goed inzicht geven in de omvang van de gemeentelijke activa en de waarde, de waardeverandering en de financiële lasten die hiermee samenhangen. Uitgangspunt voor de activa-administratie vormen de wettelijke kaders.

Door de invoering van het duale stelstel zijn een aantal artikelen in de Gemeentewet gewijzigd en zijn de Comptabiliteitsvoorschriften per 1 februari 2003 vervangen door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Regeling informatie voor derden.

Voorheen was in de Gemeentewet geregeld dat de raad een beheersverordening moest vaststellen waarin veelal de financiële administratie van een gemeente was geregeld. Door de wijziging van artikel 212 van de Gemeentewet is nu wettelijk voorgeschreven dat de verordening die door de gemeenteraad moet worden vastgesteld de uitgangspunten en regels (de kaders) van het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie moet bevatten. Het college voert op grond van deze verordening de financiële aspecten in de gemeente uit. In deze verordening moeten ook bepalingen voor de activa opgenomen of mag verwezen worden naar een beleidskader in deze. Het beleidskader maakt dan vervolgens integraal onderdeel uit van de verordening ex artikel 212 Gemeentewet.

In het verleden bestond ruimte in de regelgeving om de activa-administratie naar eigen inzicht te voeren. Met de invoering van het BBV en de bijbehorende regeling is dit vrijwel uitgesloten. In deze nota zal dan ook aansluiting gezocht worden met de nieuwe voorschriften. Op grond hiervan zullen de uitgangspunten voor het administratief beheer van de activa aangegeven worden. Daar waar mogelijk, zullen tevens ook beslispunten worden geformuleerd. Te denken valt aan bijvoorbeeld de aanpassing van de wijze van afschrijving en de afschrijvingstermijnen.

De noodzaak voor een ‘activanota’ wordt al langere tijd onderkend en in 2001 is dan ook de Activanota aangeboden aan het vorige college en de commissie. De destijds onderkende redenen zijn nog steeds van kracht. Deze redenen zijn:

• ·

  op onderdelen bestaat onduidelijkheid over de wijze waarop wij in administratieve zin met onze activa omgaan ( waardering, wijze van afschrijving, etc.);

• ·

  een goed inzicht in de activa en de daarmee samenhangende financiële consequenties levert een bijdrage aan de continuïteit van de organisatie.

Voor de inhoud van deze nota is wederom in eerste instantie aansluiting gezocht met al bestaand beleid voor de activa in onze organisatie. In die zin heeft deze nota dus een beschrijvend karakter. Vervolgens worden indien nodig wijzigingen in de bestaande situatie voorgesteld op basis van de nieuwe regelgeving. Tevens is een scheiding aangebracht tussen het beleidskader, voorbehouden aan de Gemeenteraad, en het beheersmatige aspect van de activa, voorbehouden aan het College van burgemeester en wethouders.

Na deze inleiding wordt eerst een samenvatting gegeven van de voorgestelde beslispunten die uit deze nota naar voren komen. Daarna komen de volgende punten aan de orde:

• 1.

  beschrijving van het begrip activa;

• 2.

  waardering van activa;

• 3.

  afschrijving van activa;

• 4.

  rentetoerekening aan de activa;

• 5.

  kapitaallasten in de begroting en jaarrekening (gevolgen voor budgetbeheer);

• 6.

  praktische maatregelen voor invoering;

• 7.

  de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden budgethouders;

• 8.

  de administratieve organisatie en interne controle (procedure).

De activanota en de bijbehorende procedurebeschrijvingen zullen worden opgenomen in het handboek planning & control, zodat het onderwerp in de aandacht blijft.

Voor de samenhang tussen de onderwerpen in deze nota is het volgende doel gekozen:

Het vaststellen van een duidelijke systematiek en richtlijnen voor het administratieve beheer van activa gericht op het waarborgen van de continuïteit van de gemeentelijke activiteiten.

De volgende bijlagen zijn toegevoegd aan deze nota:

Bijlage I Afschrijvingstabel immateriële en materiële vaste activa

Bijlage II Conversietabel BBV – CV95 voor de voorschriften over de activa

Bijlage III Voorschriften Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

Bijlage IV Voorschriften Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV95)

BELEIDSDEEL

2. Beslispunten

In deze nota komen een aantal beslispunten aan de orde. Als samenvatting en als overzicht van de gewenste besluitvorming worden deze beslispunten aan het begin van deze nota opgesomd. Bij elk beslispunt is een verwijzing naar de betreffende paragraaf opgenomen.

# 1: Soorten activa (paragraaf 3.7)

Voorstel: In de toelichting op de balans de totale waarde van alle niet in de gemeentelijke activa-administratie verwerkte gemeentelijke eigendommen opnemen. Het betreft die activa welke in het register verhuurde gemeentelijke eigendommen en het register overige gemeentelijke eigendommen worden bijgehouden.

# 2: Ondergrens te activeren uitgaven (paragraaf 4.7)

Voorstel: Gelet op de nodige administratieve handelingen die met de administratie van een investering gepaard gaan de ondergrens voor het bepalen van afschrijven op een investering vast te stellen op € 5.000.

# 3: Levensduur (paragraaf 5.6)

Voorstel: Het opstellen en vaststellen van de ‘Afschrijvingstabel immateriële en materiële vaste activa’ waarin de levensduur c.q. afschrijvingstermijn en afschrijvingsvorm voor materiële vaste activa wordt weergegeven.

# 4: Wijze van afschrijving (paragraaf 5.6)

Voorstel: In toenemende mate te kiezen voor afschrijvingen volgens lineaire methode. Slechts voor een beperkt aantal activasoorten zal de annuïtaire methode nog wel worden toegepast. In de ‘Afschrijvingstabel materiële vaste activa’ (bijlage I) is per activasoort aangegeven welke methode wordt toegepast.

# 5: Rentetoerekening (paragraaf 6.5)

Voorstel: De huidige systematiek, een vast rente percentage te kiezen bij het vaststellen van de begrotingsuitgangspunten, handhaven.

# 6: Raming kapitaallasten (paragraaf 7.5)

Voorstel: Voor de raming van kapitaallasten in de begroting wordt voor het jaar van investeren het gemiddelde van de berekende kapitaallasten opgenomen waarbij alleen rekening wordt gehouden met het bedrag van afschrijving. Voor de volgende jaren geldt (het meerjarenperspectief) de volledige kapitaallast. (Zie de tabel onder 7.4).

# 7: Verantwoording kapitaallasten (paragraaf 7.5)

Voorstel: In alle gevallen de kapitaallasten te baseren op de werkelijke boekwaarde per 1 januari van het dienstjaar.

# 8: Verantwoording kapitaallasten (paragraaf 7.5)

Voorstel: Voor afschrijvingen volgens de annuïtaire methode wordt de annuïteit gedurende de vervaardigingperiode van activa i.c. als investeringskredieten nog niet zijn afgesloten (de periode dat uitgaven mogelijk zijn) herrekend op basis van de resterende levensduur.

# 9: Moment van ingang ondergrens (paragraaf 8.7)

Voorstel: Na vaststelling van de Activanota en de afschrijvingstabel, waarin opgenomen de levensduur en de wijze van afschrijven, de financiële consequenties te berekenen voor de bestaande activa.

Hoofdstuk 3 Beschrijving onderwerp

3.1 Inleiding

Voordat in de volgende hoofdstukken ingegaan zal worden op de verschillende onderdelen van activabeleid, zal in dit hoofdstuk eerst de betekenis van het begrip activa worden toegelicht. Met deze toelichting ontstaat een beeld van de problemen die bij het administratieve beheer van activa kunnen ontstaan.

3.2 Definitie activa

De term activa kan worden gezien als een verzamelnaam voor de bezittingen van een organisatie, veelal bedoeld voor de uitoefening van de taken van de organisatie. De term wordt vooral gebruikt binnen administratieve processen, met de actiefzijde van de balans als oorsprong.

3.3 Soorten activa

Activa zijn volgens artikel 31 BBV onder te verdelen in:

• ·

  vaste activa (duurzaam/gebruik);

• ·

  vlottende activa (niet-duurzaam/verbruik).

In artikel 33 BBV worden de vaste activa nader onderverdeeld in:

• ·

  immateriële activa;

• ·

  financiële activa;

• ·

  materiële activa.

Onder de immateriële activa worden de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio en de kosten van onderzoek en ontwikkeling opgenomen (artikel 34 BBV).

De financiële activa betreffen de beleggingen (kapitaalverstrekkingen, leningen, uitzettingen) en deelnemingen (bijdragen aan activa in eigendom van derden) (artikel 36 BBV).

De materiële activa betreffen de gebruiksgoederen. In het BBV zijn deze activa uitputtend beschreven in artikel 35. De materiële activa betreffen:

• 1.

  investeringen met een economisch nut;

• 2.

  investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Van de materiële activa moet worden aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven.

Concreter omschreven worden deze activa in artikel 52, tweede lid. De materiële activa betreffen:

• ·

  gronden en terreinen;

• ·

  woonruimten;

• ·

  bedrijfsgebouwen;

• ·

  grond-, weg- en waterbouwkundige werken;

• ·

  vervoermiddelen;

• ·

  machines, apparaten en installaties;

• ·

  overige

  3.4 Wet- en regelgeving

  Het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV95) is sinds 1 februari jl. vervangen door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De begroting 2004 dient volgens dit nieuwe besluit te worden opgesteld. Zowel in CV95 als in BBV zijn bepalingen opgenomen over de activa. De nieuwe regelgeving is voor de activa(-administratie) overzichtelijker en vollediger geworden.

  Naast het BBV is in een aparte regeling (Regeling voor informatie aan derden) de functionele en categoriale indeling voor de begroting en rekening geregeld. Deze indeling is niet meer leidend voor het opstellen van de verschillende producten voor de Raad en het college, maar wel voor de documenten voor derden (provincie, Ministerie van Binnenlandse Zaken, Centraal Bureau voor de Statistiek).

  In zowel de oude als nieuwe voorschriften werd en wordt onder andere ingegaan op de waardering en wijze van afschrijving van activa (respectievelijk hoofdstuk 4 en 5). Daarnaast wordt nu gedetailleerd voorgeschreven hoe een activaoverzicht moet worden opgesteld en welke gegevens in dit overzicht opgenomen moeten worden (hoofdstuk 8.7). Het spreekt voor zich dat in deze activanota rekening is gehouden met de vanaf 1 februari 2003 geldende regelgeving.

  In bijlage III zijn de relevante artikelen opgenomen uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

  In bijlage IV zijn de voorheen relevante artikelen opgenomen uit het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV95).

  In bijlage II is een conversietabel opgenomen.

  3.5 De niet in de activa opgenomen gemeentelijke eigendommen

  Van belang voor het administratieve beheer van activa is dat alle activa geregistreerd worden. Met name die activa die gerekend kunnen worden tot de stille reserve van de gemeente (onroerend goed zoals woningen, woonwagens en wegen) moeten geregistreerd worden. Deze goederen zijn op dit moment niet opgenomen in de activastaat.

  Het verdient aanbeveling het totaal van deze boekwaarden in de toelichting op de balans op te nemen.

3.6 Afbakening inhoud

Zoals blijkt uit dit hoofdstuk is het begrip activa veelzijdig en het beschrijven van activabeleid zou dan ook bijna eindeloos kunnen zijn. Volledigheid wordt in deze nota daarom niet nagestreefd, gekozen is voor die onderdelen die bij de verwerking in de praktijk het meest tot problemen leiden.

Concreet betekent dit dat alleen de vaste, materiële activa aan de orde komen. De overige vaste activa (immaterieel en financieel) en de vlottende activa blijven buiten beschouwing.

3.7 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen

In dit hoofdstuk wordt het volgende advies gegeven:In de toelichting op de balans de totale waarde van alle niet in de gemeentelijke activa-administratie verwerkte gemeentelijke eigendommen opnemen. Het betreft die activa welke in het register verhuurde gemeentelijke eigendommen en het register overige gemeentelijke eigendommen worden bijgehouden.

4. Waardering

4.1 Inleiding

De eerste stap in het administratieve proces voor het beheer van activa is de bepaling van de waarde die toegekend moet worden aan de activa. Meer specifiek gaat het dan om de volgende aspecten:

• ·

  activeren investeringen;

• ·

  waarderingsgrondslag;

• ·

  vaststellen financiële waarde;

• ·

  bepalen moment van activering (administratief).

Aan de hand van deze aspecten kunnen regels worden opgesteld op basis waarvan nieuwe activa kunnen worden toegevoegd. In dit hoofdstuk zullen de eerste drie aspecten aan de orde komen. In hoofdstuk 7 het laatste aspect.

Daarnaast zal ook stil gestaan worden bij de overgangsbepaling in het BBV voor wat betreft de waardering van activa.

4.2 Activeren investeringen

In artikel 62, eerste lid, BBV is bepaald dat alle vaste activa geactiveerd moeten worden voor het bedrag van de investering.

Daarnaast is in artikel 59 BBV expliciet geregeld welke investeringen wel of niet geactiveerd moeten te worden. Dit betreft de volgende investeringen:

• a.

  Investeringen met een economisch nut (deze zijn verhandelbaar en/of leveren een bijdrage aan het genereren van middelen): deze moeten worden geactiveerd;

• b.

  Kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde: deze worden niet geactiveerd;

• c.

  Investeringen in de openbare ruimte: deze investeringen kunnen worden geactiveerd.

Tevens biedt het BBV de mogelijkheid om in sommige gevallen te kiezen tussen wel of niet activeren van vaste activa. Dit betreft de activa met betrekking tot kosten onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief (artikel 60 BBV) en bijdragen aan activa in eigendom van derden (artikel 61 BBV).

4.3 Waarderingsgrondslag

De waardering van activa is van belang omdat het de basis vormt voor het vaststellen van de financiële consequenties van activa, met name door waardevermindering. Anders geformuleerd: de gekozen systematiek voor de waardering van activa en de waardevermindering in het stelsel van baten en lasten is van invloed op de exploitatie van de gemeente en daarmee op de financiële resultaten die behaald worden.

Het is dan ook niet vreemd dat in het BBV bepalingen voor de waardering van activa zijn opgenomen. Hiermee wordt enerzijds voorkomen dat organisaties met de waardering van activa hun financiële resultaten kunnen beïnvloeden en anderzijds wordt bereikt dat de financiële gegevens van organisaties in de loop van de tijd vergelijkbaar blijven.

De waarderingsgrondslag is ten opzichte van de CV95 niet gewijzigd. De basis voor de waarderingsgrondslag is de historische kostprijs (verkrijgings- of vervaardigingprijs) (artikel 63 BBV). In het BBV is expliciet besloten dat de verkrijgingprijs als grondslag gehanteerd moet worden voor deelnemingen.

Wat onder verkrijgingprijs en vervaardigingprijs wordt verstaan wordt beschreven in artikel 63 tweede en derde lid BBV.

Een uitzondering wordt gemaakt voor bestemmingswijziging van activa van gronden in erfpacht. Wanneer de bestemming van activa verandert, wordt de activa gewaardeerd tegen de actuele waarde. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.

4.4 Vaststellen financiële waarde

4.4.1 Bruto-waardering

Kon voorheen gekozen worden bij het waarderen van activa uit een bruto of een netto benadering, met de invoering van het BBV is alleen de bruto-waardering toegestaan.

De bruto-waardering geeft een beter inzicht in de financiële positie van de gemeente (integraal inzicht in baten en lasten). Het onderling verrekenen van baten en lasten geeft namelijk geen goed inzicht in de daadwerkelijke kosten en opbrengsten van de gemeente. Bij de bruto methode worden de afzonderlijke vermogensbestanddelen die betrokken kunnen zijn bij een actief op de balans gepresenteerd. Bij de activa gaat het om de werkelijke investeringslasten en de bijdragen van derden (subsidieverstrekkers) en/of onttrekkingen uit de reserves.

De bijdragen van derden mogen in mindering gebracht worden op de investering, maar dit hoeft niet. De onttrekking uit de bestemmingsreserves moeten bruto verantwoord worden en mogen dus niet in mindering gebracht worden.

In het BBV wordt voor investeringen met een maatschappelijk nut een uitzondering gemaakt. Deze mogen netto worden gewaardeerd. Een eventuele bestemmingsreserve mag op de investering in mindering worden gebracht.

Een nadeel van de bruto-benadering is dat deze veel meer administratieve werkzaamheden met zich meebrengt dan de tot nu toe toegepaste netto-methode. Daarnaast heeft de bruto-benadering als nadeel dat de staat van activa minder overzichtelijker wordt. Hierop zal in hoofdstuk 8 terug worden gekomen.

Sinds de invoering van het BTW-compensatiefonds per 1 januari 2003 moet rekening gehouden worden met compensabele BTW. Dit geldt ook voor de eventueel in een actief aanwezige compensabele BTW. De compensabele BTW mag niet als een last worden aangemerkt. Ook de bedragen van de activa dienen opgenomen te worden exclusief de compensabele BTW. Voor dit onderdeel dient, indien van toepassing, de activa netto gewaardeerd te worden.

Voor activa van voor de instelling van het BTW-compensatiefonds wordt voor wat de opgenomen BTW betreft een uitzondering gemaakt. Op deze activa mag de BTW worden afgeschreven, omdat hier sprake is van een systeembreuk.

4.4.2 Afwaarderen activa

Het eerste en tweede lid van artikel 65 BBV hebben betrekking op waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. D.w.z. dat niet voorzienbaar is dat de waardevermindering zal ophouden te bestaan. Gedacht kan worden aan nieuwe inzichten in de technische en/of de economische levensduur van activa of de aantasting van het vermogen van deelnemingen.

In het derde lid BBV wordt voorgeschreven dat een actief, dat buiten gebruik wordt gesteld zodra de restwaarde lager is dan de boekwaarde, wordt afgeschreven. Bij een volledige buitengebruikstelling dient het actief uiteraard te worden afgewaardeerd tot hetzij nul, hetzij tot de restwaarde, indien die redelijkerwijs verwacht kan worden. Wanneer een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld, dient het actief proportioneel te worden afgewaardeerd. Uit dit lid, in combinatie met art. 63, vierde lid, volgt dat bij afkoop van een eeuwigdurende erfpacht het verschil tussen de waardering voor de afkoop en de registratiewaarde in het jaar van afkoop als lasten wordt verantwoord.

Waardeverminderingen van activa dienen op het actief zelf in mindering te worden gebracht.

Duurzame waarde vermindering van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

4.5 Bepalen moment van afschrijving

Aan het activeren van een investering zijn de nodige administratieve handelingen verbonden. Hoewel thans bepaald is dat alle vaste activa geactiveerd dienen te worden, is het uit oogpunt van efficiency raadzaam om een ondergrens voor het wel of niet activeren van vaste activa in te voeren. Deze ondergrens geldt tevens voor die vaste activa waarbij de gemeente vrij is om te kiezen tussen wel of niet activeren.

Investeringen met een waarde beneden de vast te stellen ondergrens worden niet geactiveerd. Zij worden in het jaar van ingebruikname geheel ten laste van de exploitatie gebracht.

De vast te stellen ondergrens kan in een aantal gevallen arbitrair zijn. Indien een investering rond de vast te stellen ondergrens ligt, dienen de volgende aspecten in ogenschouw genomen te worden:

• -

  gaat het om een gebruiks- of een verbruiksgoed;

• -

  om welk soort actief gaat het (nuttigheidscriterium);

• -

  betreft het uitbreiding of vervanging.

Op basis van deze afweging kan vervolgens bepaald worden of het actief ineens (a fonds perdu) of in termijnen wordt afgeschreven c.q. geactiveerd.

Voorgesteld wordt de ondergrens vast te stellen op een bedrag van € 5.000. De volgende keuzes zijn voor de te hanteren ondergrens van € 5.000 mogelijk, te weten:

• 1.

  de ondergrens vanaf 2004 te gaan gebruiken;

• 2.

  de ondergrens eveneens van toepassing te laten zijn voor reeds geactiveerde investeringen tot en met 2003 met een waarde onder de € 5.000.

Indien besloten wordt de ondergrens eveneens van toepassing te laten zijn voor de reeds geactiveerde investeringen is wederom een keuze mogelijkheid aanwezig. Dit betreft de wijze waarop de afschrijving plaats kan vinden. Bij iedere optie is tevens de financiële last zichtbaar gemaakt. De volgende drie opties zijn mogelijk:

• 1.

  in een keer afschrijven;

• 2.

  versneld afschrijven;

• 3.

  volgens de normale afschrijvingsprocedure.

Na vaststelling van de te hanteren afschrijvingstermijnen en rentemethode kunnen de financiële consequenties berekend worden.

4.6 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen

In dit hoofdstuk wordt het volgende advies gegeven:Gelet op de nodige administratieve handelingen die met de administratie van een investering gepaard gaan de ondergrens voor het bepalen van afschrijven op een investering vast te stellen op € 5.000.

5. Afschrijven

5.1 Inleiding

In paragraaf 4.2 is aangegeven welke investeringen (kunnen) worden geactiveerd en welke niet. De lasten van de investeringen die geactiveerd (kunnen) worden bestaan uit afschrijvingen en rente. In dit hoofdstuk zal bij de afschrijvingen stil gestaan worden.

Voor het inzicht in de activa en de toekomstige benodigde investeringen is het belangrijk om activa consequent en onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar af te schrijven, zoals geregeld in artikel 64 BBV. De afschrijving is daarmee afhankelijk van de verwachte toekomstige levensduur. Indien er sprake is van duurzame waardevermindering of indien het actief wordt eerder buiten gebruik gesteld wordt, is het mogelijk om resultaatonafhankelijk extra af te schrijven (artikel 65 BBV).

Het kenmerk van vaste activa is dat ze meer dan eens in te zetten zijn in het productieproces. De levensduur van vaste activa is echter niet oneindig. Door technische slijtage of economische veroudering neemt de gebruikswaarde af en daarmee de waarde in het economisch verkeer. Het zichtbaar maken van deze waardevermindering van activa wordt afschrijven genoemd.

De totale afschrijvingkosten bestaan uit de kosten van afschrijving en rente die (functioneel) ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht. In de CV95, artikel 57, was bepaald dat bij de toepassing van de waarderings- en afschrijvingmethoden het toerekeningsbeginsel in acht wordt genomen. Deze bepaling is in het BBV komen te vervallen.

In het BBV worden, net als voor de waardering van activa, kaders gesteld waaraan de afschrijvingen moeten voldoen (artikel 64, 2 – 6 BBV). Er wordt echter geen sluitend systeem voorgeschreven. Een gemeente zal dus zijn eigen invulling moeten geven aan de wijze waarop de afschrijvingen worden vastgesteld. Over deze invulling gaat het in dit hoofdstuk.

Bij het bepalen van de afschrijvingen dient een aantal aspecten in ogenschouw genomen te worden, te weten:

• ·

  de levensduur, die van belang voor het bepalen van de afschrijvingsperiode;

• ·

  wijze van afschrijving.

5.2 De levensduur

In het BBV is, net als in de CV95, bepaald dat op vaste activa met een beperkte gebruiksduur in beginsel jaarlijks wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (artikel 64,2 BBV / artikel 59,2 CV95).

De levensduur (ofwel de gebruiksduur) van vaste activa wordt bepaald door technische slijtage en economische veroudering. Tussen deze twee soorten levensduur zit verschil, te weten:

• -

  de technische levensduur is de periode waarin het technisch mogelijk is het actief te gebruiken;

• -

  de economische levensduur is de periode waarin het actief naar schatting ook economisch kan worden gebruikt, dat wil zeggen dat de voordelen opwegen tegen de kosten.

De economische levensduur wordt gehanteerd voor het bepalen van de afschrijvingstermijn. Omdat de economische levensduur gebaseerd is op een schatting zullen richtlijnen voor het vaststellen van de economische levensduur voor de diverse vaste activa moeten worden opgesteld. Hierbij moet rekening gehouden worden met de wettelijk voorgeschreven termijnen voor een aantal vaste activa. Dit betreft:

• -

  het activeren van disagio: maximale afschrijvingstermijn is gelijk aan de looptijd van de lening;

• -

  kosten onderzoek en ontwikkeling: maximale afschrijvingstermijn is 5 jaar.

De meest effectieve en eenvoudige manier om tot deze richtlijnen te komen is het opstellen van een overzicht waarin per activasoort de levensduur wordt weergegeven. De levensduur is dan gelijk aan de termijn waarover de activa wordt afgeschreven.

Aan de hand van de huidige activa administratie en de bovenstaande overwegingen is per soort activum nagegaan wat een passende afschrijvingsduur is. Deze zijn opgenomen in een “afschrijvingstabel voor immateriële en materiële vaste activa” die als bijlage I is opgenomen.

Voorgesteld wordt deze tabel vast te stellen en te hanteren voor nieuwe investeringen vanaf 1 januari 2004.

5.3 Wijze van afschrijving

Er zijn verschillende methoden om op basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per periode waaraan de lasten worden toegerekend. Deze belangrijkste methoden zijn:

• ·

  afschrijving op basis van een vast bedrag per periode (lineair);

• ·

  progressief toenemende afschrijving per periode (annuïtair);

• ·

  degressief toenemende afschrijving per periode (% van de boekwaarde);

• ·

  variabele afschrijving per periode (afhankelijk van gebruik).

De twee meest voorkomende afschrijvingsmethoden zijn de lineaire en de annuïtaire methode. Op deze methoden wordt hieronder nader ingegaan.

Ter illustratie van het onderscheid tussen beide methoden wordt in onderstaande figuur het verloop van de jaarlijkse kapitaallasten weergegeven gedurende 10 jaar voor een investering van € 10.000 bij een rentepercentage van 8% met lineaire en annuïtaire afschrijving.

Lineair afschrijven

Lineair afschrijven is afschrijven op basis van een vast percentage van de historische kostprijs. Bij deze methode bestaat een evenredige spreiding van de afschrijvingslasten over de gebruiksperiode. Aangezien de rente wordt berekend over de actuele boekwaarde, daalt het totaal van de afschrijvings- en rentelasten in de loop van de gebruiksperiode. Hierdoor ontstaat budgetruimte voor complementaire kosten, zoals in de tijd oplopende onderhoudslasten.

Als nadeel kan van lineair afschrijven worden aangevoerd dat de kapitaallasten gedurende de levensduur variëren, wat vooral in de berekening van jaarlijkse tarieven als ongewenst kan worden gezien. Wel neemt de boekwaarde gedurende de gebruiksduur regelmatig af, hetgeen goed aansluit bij het economisch nut gedurende de gebruiksduur.

Afschrijven op basis van annuïteit

Bij afschrijven op basis van annuïteit blijft de jaarlijkse som van afschrijving en toegerekende rente gedurende de gebruiksduur gelijk. Omdat de rente wordt berekend over de actuele boekwaarde, nemen de rentekosten per jaar af en de afschrijvingskosten per jaar toe. Bij deze methode wordt in de eerste jaren dus relatief weinig afgeschreven en in de laatste jaren relatief veel.

Deze methode van afschrijven kan voordelen bieden in situaties waarin het egaliseren van kosten van belang is, zoals bij de berekening van tarieven. Schommelingen in kosten (zoals afschrijvingen) leiden tot schommelingen in de berekening van het tarief over de gebruiksduur, hetgeen ongewenst kan zijn. De annuïtaire methode van afschrijven draagt bij aan een stabiele ontwikkeling van het tarief gedurende de gebruiksduur. Wel zullen de complementaire kosten in dit verband ook stabiel moeten zijn, omdat anders alsnog schommelingen in de tariefstelling ontstaan.

Keuze

Zowel in de private als in de overheidssfeer wordt de lineaire methode voor afschrijvingen het meest toegepast. In Heerhugowaard echter wordt voor een groot deel van de activa afgeschreven volgens de annuïtaire methode (ongeveer 70%), hetgeen een aantal specifieke vraagstukken met zich meebrengt.

In de eerste plaats betekent annuïtair afschrijven een vaste toerekening van rentelasten gedurende de levensduur. Gezien de huidige omvang van de activa die annuïtair wordt afgeschreven beperkt dit de mogelijkheden om met een renteomslagpercentage te kunnen werken. Daarnaast ontstaat er een afwijking tussen de werkelijke waarde en de boekwaarden van deze activa, dat wederom door de omvang tot aanzienlijke risico’s kan leiden. Tot slot geldt nog dat lineair afschrijven eenvoudiger toepasbaar is dan annuïtair afschrijven.

Voorgesteld wordt daarom in toenemende mate te kiezen voor afschrijvingen volgens lineaire methode. Slechts voor een beperkt aantal activasoorten zal de annuïtaire methode nog wel worden toegepast. In de ‘Afschrijvingstabel materiële vaste activa’ (bijlage I) is per activasoort aangegeven welke methode wordt toegepast.

In het BBV is in artikel 51 geregeld dat in de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend. In de jaarrekening wordt de afschrijvingstabel reeds opgenomen.

Tevens moet worden aangegeven welke investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut worden geactiveerd, welke afschrijvingstermijn hiervoor wordt voorzien en welke reserves hiervoor naar verwachting beschikbaar zullen zijn.

5.4 Extra afschrijvingen

In het BBV is onderscheid gemaakt tussen materiele vaste activa met een economisch nut en activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

Activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genieten niet de voorkeur om op afschreven te worden. Indien het toch noodzakelijk geacht wordt dergelijke activa te activeren, dan mag extra worden afgeschreven via de reserves.

5.5 Het toerekeningsbeginsel

Op basis van het toerekeningsbeginsel worden afschrijvingen ten laste van de exploitatie gebracht. Het toerekeningsbeginsel houdt in dat gezocht wordt naar het juiste moment om kosten te verantwoorden in de exploitatie. In het verlengde van het baten en lasten stelsel betekent dit dat kosten worden toegerekend aan de periode waar ze betrekking op hebben. Voor activa betekent dit dat niet de gehele investeringslast in één jaar tot uitdrukking wordt gebracht, maar dat gedurende de hele periode dat de activa gebruikt worden door de organisatie de investering tot uitdrukking komen in de exploitatie. Door investeringen af te schrijven over de jaren dat de activa gebruikt worden, wordt aan dit beginsel tegemoet gekomen.

Hoewel in het BBV geen bepaling meer is opgenomen waarin het toerekeningsbeginsel wordt voorgeschreven (CV95 artikel 57), moet dit beginsel wel worden toegepast.

5.6 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen

In dit hoofdstuk worden de volgende adviezen gegeven:

1.       Het opstellen en vaststellen van de ‘Afschrijvingstabel immateriële en materiële vaste activa’ waarin de levensduur c.q. afschrijvingstermijn en afschrijvingsvorm voor materiële vaste activa wordt weergegeven.In toenemende mate te kiezen voor afschrijvingen volgens lineaire methode. Slechts voor een beperkt aantal activasoorten zal de annuïtaire methode nog wel worden toegepast. In de ‘Afschrijvingstabel materiële vaste activa’ (bijlage I) is per activasoort aangegeven welke methode wordt toegepast.

6 Rente

6.1 Inleiding

Als laatste component in het activabeleid zal worden stilgestaan bij het begrip rente in geval van geactiveerde uitgaven. Aangezien de rentelasten van de gemeentelijke organisatie worden verdeeld over de beheersproducten, kostenplaatsen en investeringen zal de rente volgens een verdelingsmethodiek worden verdeeld.

Voor de toerekening van rentelasten aan investeringen gelden in principe een tweetal mogelijkheden, te weten:

• 1.

  een vooraf bepaald vast rentepercentage;

• 2.

  een opslag (het zogenaamde renteomslag percentage).

In dit kader is het beleid en de uitvoering rond om Treasury eveneens van belang. Het Treasury-statuut zal eveneens op de nieuwe regelgeving worden afgestemd.

In onderstaande figuur wordt een illustratie gegeven hoe de toerekening aan beheersproducten plaats vindt. De rentelasten worden via een vast te stellen rentepercentage aan de afzonderlijke activa doorberekend en vervolgens aan de gebruikers hiervan.

6.2 Vast rentepercentage

Het hanteren van een vast rentepercentage houdt in dat:

• 1.

  aan het begin van de afschrijvingstermijn een rentepercentage wordt vastgesteld dat voor de hele afschrijvingstermijn wordt gehanteerd;

• 2.

  jaarlijks bij het vaststellen van de uitgangspunten voor de begroting een rentepercentage voor de investeringen wordt vastgesteld.

In het laatste geval hangt de hoogte van het percentage af van de omstandigheden op de kapitaalmarkt en de verwachtingen van de economie op het moment van activeren. Hoewel dit leidt tot resultaten op de verdeling van de rentelasten, kan dit toch tot een acceptabele verdeling van de rentelasten leiden. Bij de vaststelling van de uitgangspunten voor zowel de begroting 2003 als 2004 is aansluiting gezocht met het percentage van de rekening-courant BNG en de internationale ontwikkelingen van de kort lopende rente en de kapitaalmarkt.

Gezien de renteontwikkeling in de afgelopen jaren, zijn de in het verleden gekozen percentages relatief hoog. Reden hiervoor zijn de geldende marktrentes in het verleden, waarbij gehanteerde rentepercentages rond de 10% geen uitzondering zijn.

De keuze voor een vast rentepercentage kan twee redenen hebben.

In de eerste plaats gaat de annuïtaire methode van afschrijven gepaard met een vast rentepercentage gedurende de afschrijvingstermijn. Het veelvuldig toepassen van deze methode leidt dus tot het toerekenen van een groot deel van de rentelasten via vaste rentepercentages.

Daarnaast worden vaste rentepercentages toegepast in het geval van bijdragen van derden, bijvoorbeeld de rijksoverheid. Dergelijke bijdrageregelingen bestaan soms uit een vaste vergoeding voor kapitaallasten c.q. de rentelasten. Ook dan kan toerekening van rentelasten op basis van vaste rentepercentages effectief zijn.

Bij het vaststellen van de uitgangspunten voor de begroting wordt in de gemeente Heerhugowaard een rentepercentage voor de investeringen vastgesteld.

6.3 Renteomslag

In het geval van toepassen van de renteomslag wordt gebruik gemaakt van het jaarlijks door de gemeente vast te stellen tarief voor de verdeling van rentelasten. Op basis van de werkelijke rentelasten en de omvang van de activa, reserves en voorzieningen en leningen wordt het percentage van de renteomslag berekend. Deze methode wordt in de gemeente Heerhugowaard niet toegepast.

6.4 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen

In dit hoofdstuk wordt het volgende advies gegeven:Voorgesteld wordt de huidige systematiek, een vast rente percentage te kiezen bij het vaststellen van de begrotingsuitgangspunten, te handhaven.

7. Kapitaallasten in de begroting en rekening

7.1 Inleiding

In de voorschriften voor het opstellen van de gemeentelijke financiële producten (programmabegroting, meerjarenraming, programmarekening, productenraming en productenverantwoording) komt het beheer van activa in administratief opzicht ook naar voren. Deze voorschriften zijn voor deze nota van belang.

Als centraal artikel is in de comptabiliteitsvoorschriften opgenomen:

De begroting, de meerjarenraming, de jaarrekening en de toelichtingen geven volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd, een zodanig inzicht dat een ve r antwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en de lasten (artikel 3, eerste lid BBV).

Daarnaast wordt gesteld dat:

Voor de begroting, de meerjarenraming en de jaarrekening wordt het stelsel van baten en lasten g e hanteerd (artikel 2, eerste lid BBV).

Uiteraard zal het activabeleid moeten voldoen aan deze voorschriften. In dit hoofdstuk wordt daarom ingegaan op de betekenis van kapitaallasten in de begroting, het meerjarenplan en de jaarrekening.

7.2 Begroten van kapitaallasten

Op begrotingsbasis wordt een raming gemaakt van de verwachte kapitaallasten in het begrotingsjaar. Deze raming bestaat uit een deel waarover zekerheid bestaat en een deel waarover geen zekerheid bestaat.

Het deel van de kapitaallasten waarover zekerheid bestaat betreft activa die reeds in bezit zijn en waarover afgeschreven wordt (opgenomen op de balans/werkelijke boekwaarden). De afschrijving gecombineerd met (een raming van) de toegerekende rentelasten leidt tot een raming van de kapitaallast.

Het deel van de kapitaallasten waarover geen zekerheid bestaat betreft activa die in bezit zullen komen of die nog te vervaardigen zijn in eigen beheer gedurende het begrotingsjaar. Uiteraard betreft de onzekerheid hier de verwachting of dit wel of niet daadwerkelijk zal gebeuren. Aangezien deze groep van kapitaallasten van invloed zijn op de financiële resultaten zal hier verder op ingegaan worden.

De raming van de kapitaallasten vindt zijn oorsprong in het Meerjarenplan. Aan de hand van de strategische thema’s wordt voor de komende jaren de ontwikkelingen in het (te realiseren) beleid en de daarmee samenhangende financiële positie weergegeven. Hierin zijn eveneens de daarmee samenhangende investeringen opgenomen.

In grote lijnen worden de geplande investeringen als volgt opgedeeld:

• ·

  Nieuw beleid

• ·

  Grote projecten (bestaande en nieuwe);

• ·

  Meerjarenschema’s (bijvoorbeeld onderhoud en vervanging).

Elk van deze onderdelen bevat een verzameling van investeringen voor de komende jaren. Het totaal van deze geraamde lasten wordt middels stelposten opgenomen in de begroting. Voor het jaar waarin met de investering wordt begonnen, wordt het gemiddelde van de kapitaallast in de begroting opgenomen waarbij alleen rekening wordt gehouden met het bedrag van afschrijving; voor de volgende jaren (het meerjarenperspectief) de volledige kapitaallast (afschrijving en rente).

Gedurende het begrotingsjaar wordt voor de votering van het betreffende krediet door de raad een begrotingswijziging vastgesteld ten laste van de betreffende stelpost voor de kapitaallasten voor het betreffende jaar volgens de procedure Begrotingswijzigingen.

7.3 Verantwoorden van kapitaallasten

Ten behoeve van de verantwoording wordt op basis van werkelijke bedragen de kapitaallasten berekend. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de werkelijke boekwaarden op 1 januari van het dienstjaar.

In hoofdstuk 5 is voorgesteld om de afschrijving van investeringen zoveel mogelijk te baseren op lineaire afschrijving. Daar waar toch gebruik wordt gemaakt van annuïtaire afschrijving zal zolang het krediet niet is afgesloten op basis van de werkelijke kosten die ten laste van het krediet gemaakt zijn de boekwaarde worden bepaald. De afschrijving wordt bepaald op basis van de berekende annuïteit op begrotingsbasis. De geraamde annuïteit minus de rente over de werkelijke boekwaarde levert het bedrag van afschrijving op.

Het spreekt voor zich dat deze systematiek tot een onjuiste afschrijving leidt. Niet alleen ontstaat een afwijking ten opzichte van het economisch nut van het actief, ook zal er geen sprake zijn van volledige afschrijving aan het eind van de levensduur. Deze verschillen zullen dan handmatig moeten worden verwerkt.

Voorgesteld wordt daarom in alle gevallen de kapitaallasten te baseren op de werkelijke boekwaarde per 1 januari van het dienstjaar. Voor afschrijvingen volgens de annuïtaire methode betekent dit dat gedurende de vervaardigingperiode van activa i.c. als investeringskredieten nog niet zijn afgesloten (de periode dat uitgaven mogelijk zijn) de annuïteit wordt herrekend, op basis van de resterende levensduur.

7.4 Samenvatting

De onderstaande tabel geeft een samenvatting van de verschillende mogelijkheden van verwerking van kapitaallasten in begroting en rekening.

Vanaf 1 januari 2004 wordt een nieuw financieel systeem (Civision Middelen) in gebruik genomen. Op dit moment is nog niet geheel duidelijk hoe de kapitaallasten in het nieuwe financieel systeem verwerkt kunnen worden. Gestreefd wordt naar een zo goed mogelijke verwerking van de werkelijke kapitaallasten per maand. Tevens zullen de kredieten waarop geen uitgaven meer gedaan worden en derhalve afgesloten kunnen worden, per kwartaal afgesloten gaan worden.

7.5 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen

In dit hoofdstuk worden de volgende adviezen gegeven:

1.       De  tabel genoemd onder 7.4

2.       In alle gevallen de kapitaallasten te baseren op de werkelijke boekwaarde per 1 januari van het dienstjaar;Voor afschrijvingen volgens de annuïtaire methode houdt dit in dat gedurende periode wanneer de investeringskredieten nog niet zijn afgesloten (de periode dat uitgaven mogelijk zijn) de annuïteit wordt herrekend, op basis van de resterende levensduur.

BEHEERSDEEL

8. Invoering

8.1 Inleiding

De invoering van de in deze activanota beschreven maatregelen heeft de nodige gevolgen, zowel financieel als qua organisatie van werkzaamheden. Daarbij moet worden vastgesteld of de geformuleerde maatregelen gaan gelden voor nieuwe kapitaaluitgaven, of dat ook bestaande activa aan een heroverweging worden onderworpen. In dit laatste hoofdstuk wordt op dit vraagstuk ingegaan. Daarnaast zullen een aantal praktische maatregelen worden voorgesteld waarmee de in deze nota geformuleerde uitgangspunten in de praktijk toegepast kunnen worden.

8.2 Levensduur

Per activasoort wordt een termijn van afschrijven opgesteld, in relatie tot de levensduur van de betreffende activa. De wijziging van de afschrijvingsduur leidt tot een verhoging van de kapitaallasten.

Een andere mogelijkheid om tot een verlaging van de afschrijvingstermijn te komen is een éénmalige extra afschrijving. Hiermee is een hoger bedrag gemoeid, maar heeft wel als voordeel dat de exploitatie van de gemeente in de komende jaren niet extra belast wordt. Nadat de afschrijvingstabel is vastgesteld kunnen de financiële consequenties worden berekend.

8.3 Wijze van afschrijven

Per activasoort wordt de methode van afschrijven vastgesteld. Dit betekent in een aantal gevallen dat de methode van afschrijven zal worden gewijzigd. Het wijzigen van de methode van afschrijven leidt tot financiële consequenties. Niet alleen wordt de hoogte van de kapitaallasten beïnvloed, ook de berekening van tarieven wijzigt hierdoor. Nadat de afschrijvingstabel is vastgesteld en de afschrijvingsmethode kunnen de financiële consequenties worden berekend.

8.4 Rente

In deze nota is op verschillende plaatsen het begrip rente naar voren gekomen. Daarbij is ook duidelijk geworden dat niet gesproken kan worden van één soort rente, of één rentetarief maar van verschillende soorten en met verschillende tarieven. Om hier duidelijkheid in te krijgen is het wenselijk dat er afspraken worden gemaakt voor de te hanteren rentepercentages.

De huidige procedure, het hanteren van rentepercentages opgenomen in de uitgangspunten voor de begroting, zal vanaf 2004 de voorkeur genieten. Dit houdt in dat een percentage gehanteerd wordt dat jaarlijks op basis van de marktontwikkelingen (fictief) wordt vastgesteld. Het hierdoor (eventueel) bereikte voordeel wordt verantwoord onder de post teveel verdeelde rente, met een tegenboeking in de lasten om afhankelijk in de exploitatie te voorkomen.

8.5 Verantwoording

Ten behoeve van de verantwoording van de kapitaallasten is voorgesteld de kapitaallasten te berekenen op basis van de boekwaarden per 1 januari van het dienstjaar. Deze wijziging ten opzichte van de huidige werkwijze heeft vooral betekenis voor activiteiten voor het opstellen van de jaarrekening.

8.6 Resumé voorgesteld(e) advies / adviezen

Het algemene advies van dit hoofdstuk is:Na vaststelling van de Activanota en de afschrijvingstabel, waarin opgenomen de levensduur en de wijze van afschrijven, de financiële consequenties te berekenen voor de bestaande activa.

9. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, Administratieve organisatie en interne controle (procedures)

9.1 Inleiding

In het proces van het komen tot investeringen zijn meerdere partijen betrokken. Om het proces in kaart te brengen kan deze nota als uitgangspunt dienen. Echter, het totale proces is in deze nota niet aan de orde geweest, omdat de nota slechts gaat over de elementen waardering, afschrijving en rente. In dit hoofdstuk zal op hoofdlijnen het proces beschreven worden.

Voor wat betreft de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen wordt verwezen naar de procedure Kredietaanvragen voor vervangings-, uitbreidings- en nieuwe investeringen.

9.2 Het proces vanaf het begin tot het eind

(het aanvragen van een krediet voor het doen van een investering die leidt tot het opnemen van een activum in de activa admin i stratie)

Wanneer een investering vervanging moet worden of wanneer er sprake is van uitbreiding of een nieuwe investering zal de verantwoordelijk budgethouder moeten handelen zoals de diverse stappen zijn beschreven in de procedure Kredietaanvragen.

Zodra het bestuur, College en/of de Raad, ingestemd heeft met de investering en de middelen zijn gevoteerd, moet het krediet worden opgenomen in de financiële administratie. Na opname in de financiële administratie kunnen verplichtingen ten laste en/of ten gunste van het krediet worden aangegaan.

De sector die het krediet beheert, voert de kredietbewaking uit. De sectorcontroller verstrekt hiervoor periodiek de nodige informatie.

Zodra het krediet kan worden afgerond, wat soms in 1 jaar kan gebeuren en soms na een aantal jaren, wordt het krediet afgesloten bij het opstellen van de jaarrekening. Wanneer het een krediet betreft dat geactiveerd moet worden, moeten de wettelijke voorschriften, de bepalingen in de Verordening ex. artikel 212 Gemeentewet en de afschrijvingstabel in acht genomen worden.

Wat betreft de financiële administratie van zowel een krediet als het activum wordt verwezen naar de nog op te stellen procedure beschrijving hieromtrent. Een en ander is afhankelijk van het nieuwe financiële systeem Civision, welk vanaf 1 januari 2004 in gebruik zal worden genomen.

9.3 Relatie met de budgetcyclus

Het tot stand komen van een activum door loopt diverse fasen, te weten:

• 1.

  het aanvragen van een krediet (nieuw, uitbreiding of vervanging)

• 2.

  het uitvoeren van het toegekende krediet

• 3.

  het afsluiten van het krediet

• 4.

  het opnemen van het krediet in de activa-administratie

Deze diverse fasen kunnen plaats vinden binnen één begrotingsjaar, maar meestal beslaat de hele procedure meer dan één begrotingsjaar. De toegekende kredieten en de activa vormen dan ook een wezenlijk onderdeel van de budgetcyclus.

In de procedure kredietaanvraag (nieuw, uitbreiding of vervanging) zijn de raakvlakken aangegeven met de diverse onderdelen van de budgetcyclus. Van belang is dat de toegekende kredieten en de stand van zaken op een juiste wijze in het meerjarenplan, in de Raadsbegroting in de uiteenzetting van de financiële positie, in de Collegebegroting en de diverse rapportages wordt opgenomen. Daarnaast moeten de kredietenlijst en de activastaat jaarlijks beoordeeld worden hun juistheid.

9.4 De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen

Voor de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de diverse betrokken partijen wordt verwezen naar de procedurebeschrijving Kredietaanvragen en de procedurebeschrijving Begrotingswijzigingen. In deze procedurebeschrijvingen zijn de hoofdlijnen beschreven voor het aanvragen van kredieten en het wijzigingen van de budgetten in de begroting.

Naast deze algemene procedurebeschrijvingen zullen de sectoren zelf nadere richtlijnen dienen op te stellen of nadere afspraken dienen te maken voor het interne proces binnen de sector.

9.5 De administratieve organisatie

Van belang voor het administratieve beheer van activa is dat alle activa geregistreerd worden. Met name die activa die gerekend kunnen worden tot de stille reserve van de gemeente (onroerend goed zoals woningen, woonwagens en wegen) moeten eveneens geregistreerd worden. Deze goederen zijn op dit moment niet opgenomen in de activastaat.

Begin 2002 zijn voor de niet in de administratie opgenomen activa een aantal registers opgesteld, te weten:

• 1.

  het register verhuurde gemeentelijke eigendommen;

• 2.

  het register overige gemeentelijke eigendommen.

In deze registers zijn onder meer de boekwaarden per activum opgenomen.

Het bijhouden van de registers gebeurt op decentraal niveau. De afdelingen waar deze gemeentelijke eigendommen in beheer zijn zorgen zelf voor het onderhouden van de registers, de contracten, de tariefbepalingen en indexeringen.

Voor de administratieve verwerking in de financiële administratie is een goede informatieverstrekking vanuit de diverse afdelingen aan de afdeling Centrale Administratie noodzakelijk.

Het verdient aanbeveling het totaal van deze boekwaarden in de toelichting op de balans op te nemen.

9.6 De interne controle

Een van de taken van de concernstaf, en de concerncontroller, is het bewaken van het algemeen belang van de totale gemeente. De integrale afweging en het opstellen van de concernbrede financiële producten vinden hier plaats. Een onderdeel van de financiële producten is het meerjareninvesteringsplan waarin de diverse kredieten en aanwezige activa zijn opgenomen.

Daarnaast moet in de Raadsbegroting in de uiteenzetting van de financiële positie de stand van zaken betreffende de investeringen, onderscheiden in investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, worden aangegeven.

Het is derhalve van belang dat door de concernstaf, en de concerncontroller, minimaal een keer per jaar de aanwezige activa en de stand van zaken van de gevoteerde kredieten wordt gecontroleerd. Daar waar nodig dient actie te worden ondernomen naar de sectordirecteuren.

Bijlage I : Afschrijvingstabel immateriële en materiële vaste activa

Bijlage II : Conversietabel BBV en CV95 voor de bepalingen over de activa

Nieuw:

Bijlage III : Voorschriften Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

In deze bijlage zijn de relevante artikelen met betrekking tot activabeleid uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) opgenomen. Een aantal artikelen in het BBV komen (deels) overeen met artikelen in het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 (Bijlage IV). Dit is in een overzicht (bijlage II: conversietabel) opgenomen.