Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Heerhugowaard houdende regels omtrent persoonsgegevens (Gedragscode publiceren persoonsgegevens door raad en griffie)

Artikel 1 Definities

• 1.

  Publiceren: Onder ‘publiceren’ wordt verstaan het plaatsen van informatie in het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Heerhugowaard. Stukken die hierop worden geplaatst, blijven na plaatsing permanent al of niet openbaar toegankelijk.

• 2.

  Raadsinformatiesysteem: Het raadsinformatiesysteem omvat alle kanalen waarlangs de gemeenteraad van Heerhugowaard informatie openbaar maakt.

• 3.

  Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

• 4.

  Raad Waar wordt gesproken over de raad, wordt bedoeld de gemeenteraad van Heerhugowaard in al zijn geledingen.

Artikel 2 Verzoek tot verwijdering

Betrokkenen die het aangaat kunnen te allen tijde hun rechten uitoefenen met betrekking tot hun gepubliceerde persoonsgegevens die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waaronder het verwijderen van hun persoonsgegevens uit het raadsinformatiesysteem. Betrokkenen hoeven zich enkel te identificeren en het ingeroepen recht kenbaar te maken. De gemeente (i.c. de raad) dient inzichtelijk te hebben welke persoonsgegevens van de betrokkene zijn verwerkt en met wie deze zijn gedeeld.

Een dergelijk verzoek wordt getoetst aan Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Artikel 3 Gedragscode

Bij het publiceren van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën de aldaar aangegeven gedragsvoorschriften.

• 1.

  Politieke ambtsdragers

Van politieke ambtsdragers worden in het raadsinformatiesysteem naast het door hen vervulde ambt en de wettelijk verplichte nevenfuncties in ieder geval voorletter(s) of naam, achternaam en mailadres en een foto gepubliceerd, alsmede de naam van het gremium en/of de partij die zij vertegenwoordigen. Tevens wordt gepubliceerd of iemand voorzitter is (grondslag is art. 6 AVG – algemeen belang). Optioneel kunnen politieke ambtsdragers zelf adres, telefoonnummer en hun aanwezigheid op sociale media te publiceren en weer verwijderen (grondslag is art. 6 AVG – toestemming). Handtekeningen worden gepubliceerd als zij ten doel hebben de authenticiteit van een document (voorstel, besluit, motie, etc.) aan te tonen. Hier geldt dat er sprake is van noodzakelijke informatie in de communicatie van een bestuursorgaan.

• 2.

  Medewerkers

Van medewerkers die relevant zijn in de context van het gepubliceerde en de werkzaamheden van de raad worden in het raadsinformatiesysteem uitsluitend voorletter(s) of naam, achternaam en functie gepubliceerd en bij externe medewerkers, namens welke organisatie zij werken. Van medewerkers van de griffie wordt tevens het zakelijk telefoonnummer gepubliceerd (grondslag is art. 6 AVG – gerechtvaardigd belang).

• 3.

  Briefschrijvers

Brieven, petities en andere berichten gericht aan de raad van personen of organisaties worden niet gepubliceerd. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en petities zijn ontvangen, met vermelding van het onderwerp en indien van toepassing de organisatie waarvan het bericht afkomstig is. Daarbij wordt uitsluitend gebruik gemaakt van niet tot de persoon herleidbare termen (briefschrijver, bewoner, aanvrager, belanghebbende, etc.). Ook staat een voorstel vermeld voor de wijze van afdoening. Dit kan betekenen dat een afschrift van de brief beschikbaar wordt gesteld aan het college van Burgemeester en Wethouders en/of een medewerker. De lijst van ingekomen stukken wordt gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem.

• 4.

  Aankondigingen en uitnodigingen

Aankondigingen en uitnodigingen gericht aan de raad van personen of organisaties worden niet gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem. Er wordt, indien relevant voor de werkzaamheden van de gemeenteraad, melding gemaakt van de bijeenkomst waarop de aankondiging of uitnodiging betrekking heeft op de kalender van de raad of in ‘het Nieuws van de Dag’.

• 5.

  Insprekers en deelnemers

Namen van personen en organisaties die tijdens een openbare vergadering gebruik maken van het spreekrecht, dan wel op een andere wijze deelnemen aan een openbare vergadering van de raad, worden gepubliceerd in een openbaar verslag van deze vergadering. Ook kunnen openbare vergaderingen live worden uitgezonden, dan wel worden teruggekeken binnen het raadsinformatiesysteem. Insprekers en deelnemers worden hierop ter vergadering geattendeerd.

Indien een inspreker of deelnemer schriftelijke een tekst aanlevert, dan wordt deze gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem, waarbij de naam van de inspreker of deelnemer wordt vermeld (grondslag art. 6 AVG – algemeen belang).

• 6.

  Benoemingen

Bij een voorstel voor een benoeming of voordracht worden uitsluitend de namen van de te benoemen of voor te dragen kandidaten gepubliceerd, dan wel de namen van de kandidaten waaruit een keuze gemaakt moet worden. (grondslag is art. 6 AVG – algemeen belang). Voor eventuele publicatie van andere gegevens is schriftelijke toestemming van de te benoemen of voor te dragen kandidaat vereist.

• 7.

  Personen genoemd in voorstellen en bijlagen

In voorstellen, bijlagen en andere stukken dan hier vernoemd, die aan de raad worden overlegd, worden geen persoonsgegevens opgenomen van personen anders dan genoemd in bovenstaande categorieën, tenzij aannemelijk wordt gemaakt dat het belang van openbaarheid zwaarder weegt dan het belang van het eerbiedigen van de persoonlijke levenssfeer.

Voorstellen en bijlagen in het kader van de beantwoording van bij de raad ingediende zienswijzen worden gepubliceerd zonder namen en adressen van de indieners. De bij de raad ingediende zienswijzen zelf worden, evenals voorstellen en bijlagen in het kader van bestuursrechtelijke procedures, conform artikel 3, derde lid, niet gepubliceerd.

Artikel 4 Inzage door derden

Bij een verzoek van derden tot inzage van één of meerdere brieven, petities of andere berichten vermeld op de lijst van ingekomen stukken, wordt het verzoek doorgeleid. Het recht op inzage is één van de verschillende rechten die betrokkenen hebben op grond van de AVG. Dergelijke verzoeken van betrokkenen worden doorgeleid naar het team Informatiebeveiliging en Privacy. Deze draagt zorg voor de coördinatie. De griffie zal vervolgens benaderd worden in het kader van de inhoudelijke behandeling van het verzoek dat kan leiden tot het verwijderen/aanpassen van de gepubliceerde persoonsgegevens en reactie naar degene van wie de brief, de petitie of het bericht is ontvangen.

Artikel 5 Naleving gedragscode

Degene die de stukken aan de raad overlegt ziet erop toe dat aan voorliggende gedragscode wordt voldaan. Stukken die niet voldoen aan de gedragscode worden niet gepubliceerd. Dit ter beoordeling van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 6 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Gedragscode publiceren persoonsgegevens door raad en griffie’ en treedt in werking met ingang van de eerste dag na publicatie.

Heerhugowaard, 30 oktober 2019

De Raad voornoemd,

de griffier,

G.J. de Graaf

de voorzitter,

A. Blase